シフト勤務の職場において店長やマネージャーにとって大変なのが、シフト管理やシフト作成です。
この記事では、シフト管理やシフト表作成の基本、自動作成の方法などとともに、小売業界やサービス業界におけるシフト管理のコツを、 実際の企業事例とともに紹介します。
当コラムへのリンクも多く載せておりますので、ぜひ参考にしてください。

【関連記事】シフト管理のコツを業種別に解説！シフト作成を自動化するメリットも紹介

1.シフト管理の基本をおさらい

シフト管理というと、「勤務表を作ること」や「欠勤への対応」といった実務面だけを思い浮かべる方も多いでしょう。
しかし本来のシフト管理は、スタッフの配置を通じて業務全体のムリ・ムラ・ムダをなくし、組織全体の生産性を高めるための重要な仕組みです。
本部と店舗がそれぞれの役割を理解し、同じ目標のもとで運用することで、現場の効率化や人件費の最適化につながります。
ここでは、シフト管理の基本を整理しながら、正しい理解を深めていきましょう。

(1)シフト管理とは

シフト管理とは、【いつ・誰が・どのように作業をおこなうか決め、具体的に従業員に割り当て、 実際の仕事を通じてムリ・ムラ・ムダを把握し業務を改善する一連の管理】をいいます。
「勤務シフト表を作成する」「遅刻や欠勤の対応をする」などを指すと考える方が多いかもしれません。
それらはシフト管理のほんの一部なのです。
各店舗のシフト管理を全社で統一して実践すれば、現場のムリ・ムラ・ムダを本部が把握できます。
さらに、現場にとって適切なシフト管理を実現すれば、店舗作業の業務効率化や従業員のモチベーション向上など、各店舗にもプラスの要素も生み出します。
シフト管理の目的や効率化についてまとめたコラムがありますのでぜひご覧ください。

シフト管理とは？シフト管理の目的・方法・効率化のコツ｜有名企業の事例も紹介

(2)シフト管理は本部と店舗で役割が異なる

シフト管理は店舗だけの問題ではありません。
本部（本社）と店舗それぞれが役割を果たすことで、 現場の見える化、ムリ・ムラ・ムダの削減を実現できるのです。
例えば本部では、売上目標、人件費目標、人時(マンアワー)目標、人時売上高目標の4つを把握する必要があります。
また、店舗業務の見える化、人員構成の見える化、シフト作成のルール化を推進していく立場でもあります。

一方、店舗は、本部が作成した基準を店舗規模や特性に合わせた形へ調整する役割を担っています。
シフト管理における本部と店舗それぞれの役割について詳しくまとめた記事もございます。
ぜひ参考にしてください。

シフト管理を効率化する方法とは？本部と店舗それぞれの立場でやるべきことを解説

2.シフト表作成の基本

シフト表の作成は、現場運営の土台となる重要な業務です。
単に人を配置するだけでなく、労働基準法の遵守、スタッフのスキルや勤務希望の考慮、人件費のバランス調整など、複数の要素を踏まえて計画を立てる必要があります。
一方で、エクセルを使って手作業で作成する方法から、システムやアプリを使った自動化まで、シフト表の作り方にもさまざまな選択肢があります。
シフト表作成の基本をおさらいしながら、実践に役立つ考え方やツール活用のコツを紹介します。

(1)シフト作成で知っておくべきこと

シフト作成をするにあたって、「どのようにシフトを作るのか」「シフト作成で何に気をつけたらいいか」 といった疑問が出てくるかと思います。
シフト作成においては、労働基準法の遵守、スタッフの習熟度に合わせた業務の割当、人件費予算の考慮など、注意すべき点がたくさんあります。
シフト作成のコツや注意点をまとめたコラムがありますので、参考にしてください。

シフト作成の基本・コツ・注意点とは？最低限覚えておきたいポイントも紹介

(2)シフト表をエクセルで作成する場合

シフト作成方法には、「エクセルで作る方法」と「シフト作成システムやアプリなどを使う方法」、大きく2つあります。
エクセルの場合Web上にも無料のテンプレートがたくさん公開されています。
関数やマクロを活用すればある程度の自動化も可能です。
エクセルを使ったシフト作成については、以下のコラムをご覧ください。

シフト管理表のExcel用テンプレート無料DL！作成のポイントや便利な関数も紹介

最近ではスマホでシフト表作成もいくつか存在します。
自動作成できるアプリ等紹介しているコラムもあわせてお読みください。

最新版！無料シフト作成アプリおすすめ13選

(3)シフト管理・シフト表作成は自動化できる

エクセルの場合、最低限の自動作成はできるものの、複雑なアルゴリズムを組み込むことや大量のデータを扱うことは難しくなります。
一方、シフト管理システム、シフト作成システムであれば、AIを活用した高精度なシフト作成が可能です。
エクセルでの自動作成とシステムを使った自動作成の違いについてまとめたコラムがありますので参考にしてください。

シフトの自動作成の方法は？おすすめシステム5選＆導入事例を紹介

シフト作成システムを選ぶ際には、自社の業種や規模、自動化の目的に合ったシステムかどうか見極める必要があります。
シフト作成システムを選ぶ際のポイントや、おすすめのシフト作成システムをまとめたコラムもぜひお読みください。

【最新版！】シフト作成システムを選ぶポイントは？オススメのシステム13選

また、システムの導入をスムーズに行なうためには、社内体制の整備や関連情報の整理が必要です。
システム導入のポイントを解説したコラムがありますので参考にしてください。

シフト管理システムを導入しよう！最新機能・注意点・選定のポイント

3.スーパーマーケット・小売業のシフト管理

レジ業務やバックヤード業務で多くの従業員を必要とするスーパーマーケット。
特にレジ業務では数十人のパートやアルバイトを要しており、レジの稼働台数や従業員のレジ割当などに頭を悩ませる担当者の方も多いです。
来客数が天候に大きく左右されることが多いのもスーパーの特性です。
スーパーマーケットのシフト管理における注意点を以下のコラムにまとめています。

スーパーマーケットにおけるシフト管理とは？業務特性に基づいて紹介

スーパーのシフト管理システム導入事例(1)

東京都内を中心に多店舗展開しているオオゼキ様では、効率的かつ従業員の満足度向上につなげるため、2018年にシフト管理システム「アールシフト」を導入しました。
従来のエクセルでのシフト作成からアールシフトへ移行し、どのような変化があったのか、ぜひインタビュー記事をお読みください。

オオゼキ様のシフト管理事例

スーパーのシフト管理システム導入事例(2)

日本全国、世界各国の本当に美味しいものを取り揃えるスーパー、成城石井様。
2019年からシフト管理システム「アールシフト」を導入し、全店舗で稼働しています。
アールシフトの操作性や、情報の一元管理におけるアールシフトの良さについてお話をうかがっていますので、参考にしてください。

成城石井様のシフト管理事例

4.飲食店（チェーン）のシフト管理

飲食チェーン店では、アルバイトのスタッフを多く抱えており、アルバイトの戦力化が重要な課題となっています。
また、多くの店舗では、ピークタイムが昼と夜の2回あり、それぞれに対して売上予算が設定されているケースも多いのが特徴です。
その上、調理場、フロアーなどポジションごとに必要人員を確保する必要があります。
飲食店、特にチェーン店でのシフト管理について、ポイントを以下のコラムにまとめています。

飲食業界におけるシフト管理とは？業務特性に基づいて紹介

飲食業界のシフト管理システム導入事例

「ぼてぢゅう」「てっぱん屋台」などのブランドで、日本を代表する食を提供するBOTEJYU Groupホールディングス様。
レストランからフードコートまで、様々な業態で店舗を運営しているため、画一的な店舗オペレーションが難しく、 シフトの作成や人件費の管理に大きな課題意識を持っていました。
シフト管理システム「アールシフト」導入によって、どう課題を解決したのか、ぜひ以下のインタビューをご覧ください。

BOTEJYU Groupホールディングス様のシフト管理事例

5.アミューズメント・レジャー業界のシフト管理

映画館、ボウリング場、カラオケ、ゲームセンター、ネットカフェなどさまざまな業種で構成されるアミューズメント・レジャー業界。
業務面で見ると、パート・アルバイトの戦力化がやはり大きなテーマです。
また、夏休み、年末年始などの繁忙期と、それ以外の時期とで来客数にも大きな差があります。
アミューズメント業界において、シフト管理で考慮すべき点を以下のコラムにまとめています。

【事例あり】アミューズメント業界のシフト管理のコツは？システムを使うメリットも紹介！

アミューズメント業界のシフト管理システム導入事例

スポーツ・エンターテイメント企業・ラウンドワン様では、2018年3月より店舗シフト管理システム「アールシフト」を全面的に稼働。
システム導入を通して、ラウンドワン様の企業コンセプトを側面から支援する仕組みを構築されています。

ラウンドワン様のシフト管理システム導入事例

6.フィットネスクラブ・スポーツジムのシフト管理

フィットネスクラブでは、ジム、スタジオ、プールと言ったベーシックな構成の他に、 ゴルフやテニスのスクール、フットサルやテニスのコートなどを併設しているところもあります。

近年さらに業態が多様化し、更に、スパやサウナ、マッサージ、エステなど、リラクゼーション施設を 兼ね備えたフィットネスクラブも増えています。

レッスンプログラムのインストラクターの配置、ジム、スタジオ、プール間で従業員をどう割り当てるかなど、フィットネスクラブならではの シフト管理のポイントをコラムにまとめていますのでご活用ください。

スポーツジムにおけるシフト管理とは？業務特性に基づいて紹介

スポーツジム業界のシフト管理システム導入事例(1)

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。
2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。
どのようにシフト管理が変化していったのか、詳しくは事例インタビューをご覧ください。

JR東日本スポーツ様のシフト管理システム導入事例

スポーツジム業界のシフト管理システム導入事例(2)

西日本を中心に60店舗のスポーツジムを運営する株式会社COSPAウエルネス。
各施設にジムやプール、スタジオレッスンなどのサービスが充実しており、多いところで約70名のスタッフが在籍しています。
プール監視やスタジオレッスンのインストラクターなど、各業務に対応可能なスタッフを配置する必要があるため、シフト作成には毎月かなりの時間と労力がかかっていました。
アールシフト導入でどのような変化があったのか、詳しくはインタビューをご覧ください。

COSPAウェルネス様のシフト管理システム導入事例

7.コールセンターのシフト管理

日々多くの従業員の方が働いているコールセンター。
パートタイマーやアルバイトと言った 非正規社員も多く、未経験者も多く入社してきます。
従業員の流動性が比較的高い環境で、採用面、教育面、運用面などに配慮したシフト作成、シフト管理が重要です。
コールセンターにおけるシフト管理のポイントは以下のコラムにまとめています。

コールセンターにおけるシフト管理のコツは？業務特性に基づいて紹介

コールセンターのシフト管理システム導入事例

コールセンターやAI等のデジタルを活用した顧客対応事業、ITソリューション事業に取り組むアルティウスリンク株式会社様。
コンタクトセンターではデスク（クライアントより受託する業務単位のチーム）毎にシフトを作成しますが、チームによっては600名ものスタッフが在籍しています。
毎月のシフト作成業務効率化が大きな課題となっていました。
2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入後、シフト作成にかかる期間を9日→1日まで短縮。
取り組んだ内容についてのインタビューをぜひご覧ください。

アルティウスリンク様のシフト管理システム導入事例

8.ドラッグストアのシフト管理

医薬品、化粧品、日用品など幅広い商品を扱うドラッグストア。
扱う商品数が多い分、発注や品出しと言ったセルフサービス業態の作業が多い上、医薬品販売には 登録販売者や薬剤師といった専門資格を持った従業員が必要です。
調剤薬局の機能も兼ね備えている店舗では薬剤師が常駐する必要があります。
また、登録販売者の不在時間帯が無いようなシフト表を確実に作成しなければいけません。
ドラッグストアのシフト管理で注意すべき点をまとめたコラムも参考にしてください。

ドラッグストア業界におけるシフト管理とは？業務特性に基づいて紹介

9.ホームセンターのシフト管理

衣食住の中でも主に「住」に関連した数多くの商品を品揃えするホームセンター。
売り場面積が広いこと、一般従業員の他に専門知識を持つスタッフも在籍しています。
移動距離を考慮したシフト管理、カテゴリごとにグループ分けしたシフト管理が必要です。
屋外の園芸コーナーにもレジがある場合、夏場、冬場は従業員の負担を考えた平等なレジ割当にしなければなりません。
その他、ホームセンターにおけるシフト管理のポイントについては以下のコラムをご覧ください。

ホームセンターにおけるシフト管理とは？業務特性に基づいて紹介

ホームセンターのシフト管理システム導入事例

コーナン商事様では、「店舗業務効率化」が大きなテーマとなっており、新たに店舗業務用アプリケーションの構築・それを動かす業務用端末の導入を進められています。
そのような状況において、店舗シフト作成・日常営業のオペレーションの効率化を達成すべく2024年年明けよりアールシフトを各エリアの店舗で検証し、6月より全国の店舗に一斉展開されました。
導入後の変化については、インタビューをぜひご覧ください。

コーナン商事様のシフト管理システム導入事例

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」