スーパーマーケットや小売店のシフト管理は、長い営業時間・多様な雇用形態・天候による来客数の変動など、他業種にはない複雑さを抱えています。
「シフトを組むだけで毎月何時間も取られてしまう」「人件費が予算をオーバーしてしまう」といった悩みを持つ店長・管理者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、スーパー・小売店の業務特性とシフト管理のポイントをまとめました。
シフト管理システムを導入した企業事例もあわせて紹介します。
現場の課題解決にぜひお役立てください。

【関連記事】シフト管理のコツを業種別に解説！シフト作成を自動化するメリットも紹介

1. スーパー・小売店のシフト管理の特性

スーパーや小売店のシフト管理には、飲食業やアパレルとは異なる独自の難しさがあります。
レジ・品出し・バックヤードなど複数の業務が同時並行で動く環境の中で、限られた人員を最適に配置しなければならないためです。
ここでは、スーパー・小売店のシフト管理に特有の性質を3つ紹介します。

【関連記事】小売業界の「DX」は何ができる？業務効率化の事例8選＋シフト管理DX3選

(1) レジ担当者が多くシフト作成が大変

スーパー・小売店では、レジ担当者が多く、シフト作成の複雑さが際立っています。
レジは店舗の顔とも言える業務。
経験やスピード、接客スキルに差があるスタッフを時間帯ごとに適切に配置しなければなりません。
さらに、レジと品出しを兼任するスタッフがいる場合、どちらの業務にいつ入れるか調整も必要になります。
管理すべき人数と条件が多いほどシフト作成の難易度は上がるもの。
店長の負担が慢性的に大きくなりやすい構造といえます。

(2) バックヤード業務が多岐にわたる

スーパー・小売店では、顧客の目に触れる売り場業務だけではありません。
商品搬入・値付け・陳列・廃棄処理・在庫管理など、バックヤード業務が多岐にわたります。
これらの業務はそれぞれ発生する時間帯が異なります。
売り場の人員と切り離して別途シフトに組み込む必要があるでしょう。
特定のスタッフしか対応できない業務が多いと、その人が休んだ際に業務が滞るリスクも生じます。
バックヤード業務の内容と所要時間を正確に把握した上でシフトを設計することが、店舗全体の安定稼働につながります。

(3) 天候による客数の変動が激しい

スーパー・小売店の来客数は、天候の影響を非常に受けやすい特性があります。
雨の日は外出を控える顧客が増えて来客数が落ち込む一方、台風前や大雪の予報が出ると食料品の買いだめ需要が急増するなど、天候によって客数が大きく変動します。
こうした変動に対応するためには、天気予報を日常的にシフト計画に織り込む習慣が重要です。
過去の天候と来客数のデータを蓄積・分析することで予測精度を高め、柔軟に人員を増減できる体制を整えておくことが、スーパー・小売店のシフト管理における重要な視点となります。

(4) 早朝・深夜など営業時間が長い

スーパー・小売店の多くは、早朝から深夜まで営業しています。
1日の営業時間が長いことがシフト管理の難しさに直結しています。
早番・中番・遅番といった複数のシフト帯を設ける必要があるため、単純に人数を割り当てるだけでは済まず、各時間帯の業務量に応じた人員配置を緻密に設計しなければなりません。
また、深夜勤務の翌日に早番を入れてしまうといった、スタッフの体調や労働法に関わるミスも起きやすくなります。
営業時間が長い分だけシフトのパターンが増え、作成・管理の複雑さが増す点は、スーパー・小売店特有の課題です。

(5) パート・アルバイトの比率が高く、雇用形態が多様

スーパー・小売店では、正社員よりもパートやアルバイトの割合が高く、雇用形態や契約条件がスタッフによって大きく異なります。
「週3日まで」「午前中のみ」「扶養範囲内で働きたい」など、一人ひとりの就労条件を把握した上でシフトを組む必要があるため、管理の手間は相当なものになります。
また、学生・主婦・シニアなど属性も多様で、試験期間や学校行事、家庭の事情によってシフト希望が頻繁に変動することも珍しくありません。
こうした多様な雇用形態をまとめて管理するには、個々の契約条件を正確に把握し、漏れなくシフトに反映できる仕組みが不可欠です。

2. スーパー・小売店のシフト管理で重視すべきポイント

スーパーや小売店のシフト管理は、複数の業務を同時にまわす必要があります。
単純な人数合わせでは対応しきれないのが難しい部分です。
来客数の波を読みながら、限られた人員を最適な場所に配置する判断力が、店舗運営の質を大きく左右します。
ここでは、スーパー・小売店のシフト管理において特に重視すべきポイントを3つ紹介します。

【関連記事】シフト管理を効率化する方法とは？本部と店舗それぞれの立場でやるべきことを解説

(1) 顧客の動きを予測したレジ配置

レジの人員配置は店舗運営の根幹を担う重要な要素です。
来客数は曜日・時間帯・天候・近隣イベントなどによって大きく変動するもの。
過去のデータをもとに需要を予測し、ピークに合わせてレジ担当者を配置する必要があります。
レジの待ち時間が長いと顧客満足度低下に直結する上、スタッフの負担増にもつながります。
売上データや入店数の記録を継続的に蓄積・分析し、精度の高い予測に基づいた配置計画を立てることが、顧客満足度と業務効率の両立につながるでしょう。

(2) バックヤード業務の洗い出し

スーパー・小売店では、レジや接客といった表の業務だけではありません。
商品の搬入・検品・陳列・在庫管理・清掃など、バックヤードで行われる業務も多岐にわたります。
これらをシフトに組み込むためには、どの時間帯にどの作業が発生するか洗い出すことが重要です。
バックヤード業務が属人化していると、担当者が休んだ際に業務が滞るリスクが生じます。
作業内容と所要時間を整理し、複数のスタッフが対応できる体制を整えておくことが、安定した店舗運営の基盤となります。

(3) 来店客数に即した応援体制

特売日や連休・年末年始など、突発的に来客数が急増する場面も頻繁に発生します。
通常のシフトに加えて、柔軟に動ける応援体制をあらかじめ構築しておくことが不可欠です。
具体的には、シフトに余裕を持たせたスタッフを待機させておいたり、他部門のスタッフがレジや接客に入れるよう多能工化を進めたりする取り組みが効果的です。
急な欠員が出た際の連絡フローや代替要員のリストを整備しておくことで、予期せぬ混雑にも慌てず対応できる店舗づくりが実現します。

3.スーパー・小売店のシフト管理事例

ここからは、スーパーマーケットでシフト管理システムを導入した事例について紹介します。
シフト管理システム「アールシフト」を活用して、どのように業務効率化や生産性向上を実現したのか、参考になれば幸いです。

シフト管理システム導入事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。
ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。
ドン・キホーテ様のシフト管理事例を読む

シフト管理システム導入事例(2)オオゼキ様

東京都内を中心に多店舗展開しているオオゼキ様では、効率的かつ従業員の満足度向上につなげるため、2018年にシフト管理システム「アールシフト」を導入しました。
従来のエクセルでのシフト作成からアールシフトへ移行し、どのような変化があったのか、ぜひインタビュー記事をお読みください。
オオゼキ様のシフト管理事例を読む

シフト管理システム導入事例(3)成城石井様

日本全国、世界各国の本当に美味しいものを取り揃えるスーパー、成城石井様。
2019年からシフト管理システム「アールシフト」を導入し、全店舗で稼働しています。
アールシフトの操作性や、情報の一元管理におけるアールシフトの良さについてお話をうかがっていますので、参考にしてください。
成城石井様のシフト管理事例を読む

4. スーパー・小売業のシフト管理システムの選び方

シフト管理システムを導入する際、機能や価格だけで選んでしまうと「使いにくかった」「自店舗の業務に合わなかった」という事態になりかねません。
スーパー・小売店には、長い営業時間・多様な雇用形態・天候による急な人員変更など、業種特有の課題があります。
ここでは、スーパー・小売業に適したシフト管理システムを選ぶ際のポイントを紹介します。

【関連記事】【小売業向け】シフト管理システムおすすめ3選！企業の活用事例も紹介

(1) 多様な雇用形態・契約条件に対応できるか確認する

スーパー・小売店では、正社員・パート・アルバイトが混在している分、労働時間の上限や扶養範囲など契約条件がスタッフごとに異なります。
導入するシステムがこうした条件を個別に登録・管理できるかどうかは、選定の重要なポイントです。
各条件を自動で考慮してシフトを組む機能があれば、店長の負担を大幅に減らせます。
対応できないシステムを選ぶと手作業での補正が必要になり、導入効果が半減してしまうでしょう。

【関連記事】小売業における「理想の店長」とは？店長によくある悩みと大切な心構え

(2) 複数のシフト帯をスムーズに管理できるか確認する

早朝から深夜まで営業するスーパー・小売店では、早番・中番・遅番など複数のシフト帯を毎日管理する必要があります。
各シフト帯の必要人数や業務内容を設定し、過不足を自動で検知する機能があるか確認しましょう。
深夜勤務の翌日に早番が入るなど、法令違反につながるシフトを通知する機能も重要です。
複数シフト帯の管理に強いシステムを選ぶことで、作成ミスのリスクを大幅に下げられます。

(3) 急な人員変更に柔軟に対応できるか確認する

天候の急変や想定外の混雑など、スーパー・小売店では予定外の人員変更が頻繁に発生します。
シフト変更をリアルタイムで反映し、スタッフへ通知できる機能を備えたシステムを選びましょう。
急な欠員の際に「その時間帯に出勤可能なスタッフ」を素早く検索できる機能があると、代替要員の手配がスムーズになります。
緊急時の対応速度は店舗の信頼にも直結するため、変更対応の柔軟性は大きな判断基準となります。

(4) レジ・バックヤードなど部門別の管理ができるか確認する

スーパー・小売店では、レジ・品出し・バックヤードなど、複数の部門が同時に動いています。
部門ごとに必要人数や担当スタッフを分けて管理できる機能の有無は確認しておきましょう。
部門別に管理できれば、部門ごとに人手が足りない状況を把握しやすくなります。
店舗全体をひとまとめにしか管理できないシステムでは、複雑な部門構成を持つスーパー・小売店の運営には対応しきれない場面が出てくるでしょう。

(5) 勤怠管理・給与計算システムとの連携性を確認する

スーパー・小売店はスタッフ数が多く、勤怠データの集計や給与計算に手間がかかりがちです。
シフト管理システムが既存の勤怠・給与計算システムと連携できれば、シフトデータをそのまま給与計算に反映でき、二重入力の手間やミスを削減できます。
パートやアルバイトが多い環境では、時給計算や扶養範囲の管理など細かい処理が多いため、連携による自動化の効果は特に大きくなります。
導入前に使用中のシステムとの互換性をベンダーに確認しておくことが、運用後のトラブル防止につながります。

小売業・サービス業のシフト管理なら「アールシフト」