シフト管理に関するお役立ち情報

シフト管理システムのイメージ画像

シフト管理へのニーズの高まり

シフト管理およびシフト管理システム(又はソフト、アプリ)へのニーズの高まりは、近年に益々大きくなっていると感じています。その理由としては、1.人件費の高騰、2.従業員の採用難、3.従業員の多様化、などが近年ますます顕著になり、(1)今働いている従業員の有効活用、(2)学生や外国人を含めた多様化したパート・アルバイトの採用、などを図らないと企業の存続そのものに大きく影響する事態が起きているからだと言えます。

そのような中で、シフト管理システムに期待される役割としては、1.人件費の抑制を可能とするムリ・ムラ・ムダの無いシフト作成、2.パート・アルバイトの要望を最大限満たせるシフト作成、3.従業員から不平不満が出ないシフト作成、などが求められています。

一方、今日まで勤怠管理システムが広く普及してきましたが、勤怠管理システムの主たる目的は、勤務実績データを収集して労務管理や給与計算に活用すると言った事務処理的な要素が強いと言えます。残念ながら、事務処理的な機能だけでは昨今のニーズに応えることは難しく、最近ではシフト作成機能を持った勤怠管理システムも数多く出て来ています。

しかし、勤怠管理システムに搭載されたシフト作成機能もそれぞれで違いがあります。問題はシフト作成そのものの精度であり、如何に企業ニーズにあったシフト作成が出来るかが問われています。シフト作成はこれから先の予測がメインであり、その点に難しさの根本があると言えます。ではどの様なシフト作成機能が必要なのかということを、順を追って説明していきたいと思います。

シフト管理で最も基本となる月間シフト表

シフト管理で最も基本となるものは、やはり「月間シフト表」になります。月間シフト表と言っても、実際には「週間シフト表」、「2週間シフト表」、「上旬/下旬シフト表」などもあります。当然ながら、これらのシフト表には、1.勤務日と勤務時間帯、2.公休日、3.有休日、の3種類が記載の中心になります。
では、月間シフト表作成上の現状課題は?と言うと、

  • (1)パート、アルバイトから勤務希望や公休希望を集め、それを調整するのに大変多くの時間を要している。
  • (2)シフト作成の締め切りギリギリでの作成となり易く、月の途中での変更作業が頻繁に発生している。
  • (3)日々の必要とする人数と確保する人数との間に差がある為、正社員やベテランパートに残業などが片寄り易くなっている。
  • (4)シフトに対する公平感がなく、パート、アルバイトからの不平不満となっている。
などが挙げられます。これらの課題は、多くの小売業、サービス業の現場で日常的に起こっていることだと言えます。

それでは、どのような機能がシフト管理システムに求められるかと言うと、
  • (1)パート、アルバイトからの勤務希望や公休希望の収集は、スマホを利用して素早く正確に収集できる機能
  • (2)日々および時間帯ごとに必要とする人数が登録でき、極力それに合わせた従業員の勤務や公休を作成できる機能
  • (3)早番、遅番と言ったシフト勤務や土日の出勤回数などが極力平等に割り当てられるようにできる機能
  • (4)労働基準法や社内ルールとのチェックが正確にできる機能
などが挙げられます。月間シフト表の作成システムを導入したい場合には、これらの機能を持っているシフト管理システムを選択することをお勧めします。

月間シフト表のサンプル

シフト管理で難易度が高い作業割当表

シフト管理で難易度が高い機能は、日々の作業割当表の作成になります。作業割当表まで正確に作成できるシステムはまだ多くはないのが現状です。これはシステムだけの問題ではなく、導入する側の受け入れ態勢にも課題があるケースがありますので、その辺の状況を見極めることも必要になってきます。
では、作業割当表を作成する上での課題は?と言うと、

  • (1)過去に作成された作業割当表をコピーして繰り返し利用している為、手間はかからないが非常に見難い作業割当表になっている。
  • (2)作業割当表の内容が大まか過ぎて、作業割当表に頼らず管理者や従業員が各自の判断で作業を行っている。
  • (3)作業割当表のベースとなる作業定義が不十分な為、現状とマッチしない作業割当表になっている。
などが挙げられます。これらの課題も多くの小売業、サービス業の現場で日常的に起こっていることだと言えます。

それでは、どのような機能がシフト管理システムに求められるかと言うと、
  • (1)自社の状況を考慮した定義された作業情報がムリなくスムーズにマスター登録できる機能
  • (2)従業員個々のスキルを考慮し、従業員と各作業とをマッチングさせながら作業割当が行える機能
  • (3)個々の作業間の特性を考慮し、ムリのない現実的な作業指示が作成できる機能
などが挙げられます。作業割当表の作成システムを導入したい場合には、これらの機能を持っているシフト管理システムを選択することをお勧めします。

作業割当表のサンプル

シフト管理に関連したサブテーマ

当お役立ち情報では、シフト管理に関連したテーマをさまざまな角度から取り上げています。特に、シフト管理システムを導入して業務改善を推進していきたいと考えている方には是非参考にして頂きたいと思っています。


シフト管理システムに関する情報

■まとめサイト

シフト管理システムや勤怠管理システムとしてどのようなものがあるかは、以下の比較サイトを参考にされると素早く的確な情報が入手できるかと思います。以下に代表的なまとめサイトをご紹介します。

シフト管理・表作成ソフト&アプリ | クラウド【無料&有料24選】
→スマートキャンプ株式会社が運営するBOXILという情報サイトです。
→クラウド環境で利用可能なシフト管理システムやシフト表作成システムを紹介しています。当サイトからは各社の資料が一括してダウンロードできます。

シフト管理システムの価格・特徴を徹底比較 | 2018年完全版
→株式会社ネオキャリアが運営するNR NOTEという情報サイトです。
→国内主要なシフト管理システムの価格・特徴を徹底比較しています。2018年版が掲載されています。

■個別サイト

また、個別の企業サイトを直接ご覧になることで、より詳細な情報を取得して比較することが可能です。以下に国内における主要なシフト管理システムをご紹介します。

シフオプ
→株式会社リクルートジョブズ様が運営するクラウドシステムです。
→直感的に操作できる編集画面と多彩な機能、きめ細やかな設定で、企業の規模や形態に合わせて柔軟に利用が可能です。

SHIFTEE(シフティ)
→株式会社システムサポート様が運営するクラウドシステムです。
→豊富な機能(固定シフト、スキル表示機能など)で、素早くシフト表(勤務表)を作成。また、日次のタスク設定や、ワンタッチでできるパターン入力も可能です。

おまかせシフト
→ピクオス株式会社様が運営するクラウドシステムです。
→あらゆる機能でスムーズなシフト管理を実現。小規模の飲食店・小売業からあらゆる業種の企業様まで幅広く対応可能です。

勤務シフト作成お助けマン
→鉄道情報システム株式会社様が運営するクラウドサービスです。
→スタッフの希望を考慮し、各種勤務条件を反映し、実際に現場で使える「勤務予定表」を短時間で作成可能です。

ShiftMAX(シフトマックス)
→KYODOU株式会社様が運営するクラウドシステムです。
→「セミオーダー感覚で柔軟にアレンジできる」クラウド型勤怠管理システム。操作画面にExcelを使用して、Excelから直接クラウドに接続するという逆転の発想のシフト&勤怠システムです。

shiftcare
→中央システム株式会社様が運営するクラウドシステムです。
→シフト希望の提出やシフト表の作成、シフト共有をオンライン上で行うことができる、シンプルで使いやすいシフト管理システムです。

快決!シフト君NEO
→株式会社NTTデータセキスイシステムズ様が運営するクラウドシステムです。
→スタッフのスマートデバイスと連動し、高いセキュリティのもとで、すばやく確実に勤務計画情報を伝達します。

ジョブカン勤怠管理
→株式会社Donuts様が運営するクラウドシステムです。
→申請された希望シフトは、シフト作成画面に自動反映、管理者は、シフト申請を参考にシフトを作成が可能です。

jinjer勤怠
→株式会社ネオキャリア様が運営するクラウドサービスです。
→マルチデバイス完全対応で、どこからでも打刻・勤怠管理を実現しました。ユーザーの利用シーンを考え、機能や操作性を追求し、勤怠関連のパフォーマンス向上につながります。

以上のシフト管理システムの他にも、有償、無償(フリー)を問わず数多くのシフト管理システムがありますが、各社各様の特徴を持って機能提供されていますので、自社の要望にマッチしたシフト管理システムを選択して頂ければと思っています。