店舗運営において、避けて通れないのが「シフト管理」。
単にスケジュールを組むだけでは、スタッフの不満や人手不足といった問題が発生しがちです。
こうした課題を解消するためには、現場の状況やスタッフの事情を踏まえた「シフトマネジメント」の視点が欠かせません。

この記事では、シフトマネジメントの基本から、店長が重視すべきポイント、不満の出にくいシフト作成のコツまでを幅広く解説します。

1.シフトマネジメントの基本

業種や業態を問わず、現場を円滑に回すために欠かせないのが「シフトマネジメント」です。
単に勤務スケジュールを作るだけでなく、従業員一人ひとりの働き方や職場の状況に合わせて調整する必要があります。
適切なマネジメントができていないと、人手不足や不満の原因になり、店舗運営にも影響を与えかねません。
シフトマネジメントの基本を理解するために、以下の観点でまとめました。

・シフトマネジメントとは
・シフトマネジメントが求められる背景
・シフトマネジメントと人材定着の関係
・マネジメントに必要なスキルとは

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)シフトマネジメントとは

シフトマネジメントとは、従業員の勤務スケジュールを適切に調整・管理することです。
日本語の「シフト管理」と同じ意味と考えてよいでしょう。

シフトマネジメントでは、業務に必要な人員を確保しながら、スタッフの希望や勤務ルールとのバランスを取る必要があります。
たとえば、繁忙時間帯に人が足りなかったり、逆に閑散期に人員過多になると、現場の効率が著しく下がります。
シフトマネジメントは店舗運営の根幹を支える重要な業務といえるでしょう。

(2)シフトマネジメントが求められる背景

多様な働き方が広がる現代において、柔軟なシフト対応は欠かせません。
従業員ごとに異なる勤務条件や希望に配慮する必要があり、従来の一括管理ではカバーできません。
たとえば、学生や主婦層のアルバイトは、授業や家庭の事情で細かいシフト調整が必要になるケースが増えています。
こうした背景から、店舗ごとの事情に応じたマネジメントが強く求められるようになりました。

(3)シフトマネジメントと人材定着の関係

シフトマネジメントの質は、スタッフの働きやすさに直結します。
希望が通らなかったり、不公平な割り当てが続くと、モチベーションの低下や離職につながるリスクが高まります。
たとえば「毎回遅番ばかり」というスタッフの不満が放置されると、結果として辞めてしまうことも少なくありません。
適切なマネジメントは、スタッフの定着率を高め、結果として業務の安定化にもつながるでしょう。

(4)マネジメントに必要なスキルとは

シフトマネジメントには、スケジュール調整だけでなく、コミュニケーション力や判断力も必要です。
スタッフの希望や特性を理解し、全体のバランスを見ながら公平に配置を決めていく必要があります。
たとえば、新人には教育担当をつけたり、経験者には混雑対応の時間帯を任せるといった調整が求められます。
ただシフトを組むだけでなく、人を見る力と現場への理解が欠かせない業務です。

2.店長がシフトマネジメントで重視すべきこと

シフトマネジメントは、現場を預かる店長の手腕が問われる業務のひとつです。
業務効率やスタッフの働きやすさにも直結するため、慎重な判断が求められます。
店長の対応次第で、スタッフの定着率が大きく左右されることも少なくありません。

店長がシフトマネジメントを行う際に特に意識すべきポイントをまとめました。

・業務量に応じた人員配置を意識する
・スタッフの希望と店舗の都合のバランスを取る
・スタッフの能力や相性を考慮した配置を行う
・急な欠勤や変更への柔軟な対応力

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)業務量に応じた人員配置を意識する

店長にとって最も重要なのは、業務量に対して適切な人数を配置することです。
過不足のあるシフトは、現場の混乱やスタッフの負担増を引き起こします。

たとえば、週末やセール期間に人手が足りないと、対応が追いつかずクレームにつながることも。
日別・時間帯別の来店傾向を把握し、人員をバランスよく配置することが求められます。

(2)スタッフの希望と店舗の都合のバランスを取る

公平性のあるシフト作成には、スタッフの希望と店舗の都合を調整する力が必要です。
どちらかに偏ると、不満や業務の非効率化につながりかねません。

たとえば、毎回同じスタッフに土日出金を固定すると、「なぜ私ばかり？」といった声が上がる原因になります。
状況を見極め、両者のバランスを取る調整役の視点を持つことが大切です。

(3)スタッフの能力や相性を考慮した配置を行う

「誰と誰を組み合わせるか」まで意識することが、現場の円滑な運営につながります。
能力や相性を無視した配置では、業務の質や連携に支障が出る恐れがあります。

たとえば、「新人は面倒見の良いベテランと同じシフトにする」などの配慮が有効です。
人をよく観察する力と、配置によって現場の雰囲気を整える工夫が求められます。

(4)急な欠勤や変更への柔軟な対応力

シフト管理では、予定外の変更がつきもの。
そのため、イレギュラーへの対応力も店長には欠かせません。
当日朝の欠勤連絡に対し、即座に代打を立てられないと、他のスタッフの負担が増大します。
普段から連絡体制やバックアップ要員を整えておきましょう。

3.不満が少ないシフトを作成する4つのコツ

シフトマネジメントがうまくいかないと、スタッフのモチベーション低下や人間関係の悪化につながります。
丁寧に作成したシフトでも、現場で不満が噴出すれば、運営に支障をきたしかねません。
スタッフの立場や事情を理解し、納得感のあるシフトを作ることが重要です。

ここでは、不満の出にくいシフトを作成するために意識すべきポイントを整理しました。

・希望休や予定をできるだけ反映する
・特定のスタッフに偏りが出ないようにする
・シフト作成のルールを明確にする
・定期的にスタッフの声を聞く機会をつくる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】スタッフの不満を減らすシフト作成のコツを紹介！

(1)希望休や予定をできるだけ反映する

スタッフの不満を防ぐカギは「希望休が通るかどうか」です。
希望が通らないと、働く意欲の低下や離職につながる恐れがあります。
家族行事や資格取得の講座など、私生活と両立させたい理由があるスタッフも多くいます。
可能な限り予定を把握し、シフトに反映させることで、信頼関係を構築しましょう。

(2)特定のスタッフに偏りが出ないようにする

同じ人ばかりが忙しい時間帯や遅番・土日勤務にあたると、不満の温床になります。
不公平感が続くと、「店長にひいきされている」といった人間関係のトラブルにも発展しかねません。
たとえば、毎週末に固定で入っているスタッフがいる一方、希望通りの平日ばかりのスタッフがいれば、不満は蓄積していきます。
担当業務や時間帯のバランスを見直し、一人に負担が集中しないシフトが大切です。

【関連記事】シフトの偏りすぎはスタッフの不満に直結！公平なシフトを作る4つのポイント

(3)シフト作成のルールを明確にする

曖昧なルールでシフトを作っていると、なぜその配置になったのか納得が得られず、不満を招きやすくなります。
納得感のあるシフトには、事前にルールや優先順位を共有しておくことが効果的です。
たとえば「希望休は2日まで」「早番は週3回まで」など、共通の基準があれば、調整にも一貫性が生まれます。
ルールを明文化することで、説明責任も果たしやすくなるでしょう。

(4)定期的にスタッフの声を聞く機会をつくる

シフトに対する不満は、意見を伝える場がないことで余計に膨らみやすくなります。
現場で何が起きているかを把握するには、定期的な意見交換の場が必要です。

月1回の簡単なアンケートや面談を通じて、不満や希望を事前に拾い上げることで、問題を未然に防ぐことができます。
スタッフとのコミュニケーションを重ねることで、納得感のあるシフトづくりが実現します。

4.シフト管理システムを活用するメリット

シフト作成や調整を手作業で行っている現場では、「時間がかかる」「不公平が生まれやすい」「連絡がうまく伝わらない」といった課題がつきもの。
こうした悩みを解決する手段として、多くの企業で注目されているのが「シフト管理システム」です。
システムを導入することで、効率だけでなく職場全体の満足度も大きく向上します。

ここでは、シフト管理システムで得られる主なメリットをまとめました。

・シフト作成の手間を大幅に削減できる
・不公平感の少ないシフトを組みやすくなる
・スタッフとの情報共有がスムーズになる
・勤怠や労務管理との連携で業務が一元化できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】シフト作成・シフト管理をDXで効率化！有名企業のDX事例5選

(1)シフト作成の手間を大幅に削減できる

シフト管理システムを使えば、従来エクセルや紙で行っていた作業を自動化できます。
手入力によるミスや調整の手間が減ることで、業務効率が大きく向上するでしょう。
スタッフの希望や勤務条件を登録するだけで、自動でバランスの取れたシフト案が作成される仕組みが多くのシステムに備わっています。
店長や責任者の時間を他の業務に充てられるようになります。

(2)不公平感の少ないシフトを組みやすくなる

システムは、勤務回数・時間帯・曜日などの偏りを自動でチェックし、より均等なシフトを作成するサポートをします。
特定の人に負担が集中することを避け、不満の少ないシフトを作成可能です。

AIなどを活用して、偏りのあるパターンを自動修正できるシステムもあります。
人間だけでは気づきにくい不均衡も見逃しません。

(3)スタッフとの情報共有がスムーズになる

シフト管理システムの多くは、スマートフォンやPCからシフトの確認・変更依頼ができます。
口頭や紙の伝達ミスが減り、タイムリーな情報共有が可能です。
出先でもスマホでシフトを確認したり、急な変更依頼を即時に送信できるため、連携のスピードが格段に上がります。
スタッフ間での認識のズレも減り、現場全体の運営がよりスムーズになるでしょう。

(4)勤怠や労務管理との連携で業務が一元化できる

シフト管理システムの中には、勤怠管理や給与計算と連携できるものも。
自動で情報が反映されるので二重入力の手間がなく、データの整合性も保たれます。
たとえば、実際の打刻データとシフトを照合し、遅刻や残業の自動集計まで行えるシステムもあり、管理業務全体が効率化できます。
ミスや見落としを防ぎながら、法令遵守にも役立つ点が大きなメリットといえるでしょう。

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