【シフト表作成の基本】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！

シフト表作成・シフト管理を担当する店長や責任者の皆さんは「どうすれば効率よくシフトが作成できるか」「シフト管理で何に気をつけたらいいのか」といったことに日々頭を悩ませていることと思います。この記事では、「良いシフト表（理想のシフト表）とは何か」を明確にした上で、どのようにシフト作成やシフト管理と向き合うべきかを紹介します。

1.「良いシフト表」とは？

スタッフ・店長・本部で「良いシフト表」は異なる

「良いシフト表」と聞いて何を思い浮かべるでしょうか。

シフト制の職場で働いたことがある方なら「休みが平等に与えられている」「個々の希望が反映されている」といったことをイメージするかもしれません。

しかし実際にシフト表作成をしている店長や、各店舗の人件費や売上を管理する本社スタッフから見た「良いシフト表」は、これとは別です。

会社は、当然、経営的な視点からシフト表を捉えますし、店長は、自部門の運営面から考えます。

次の項目で、それぞれの立場にとっての「良いシフト表」とは何なのかを見ていきましょう。

2.立場ごとの「良いシフト表」

(1）本部（会社側）から見た良いシフト表

各店舗を管理する本部（会社側）からは、以下の条件をクリアしたシフト表が求められます。

• 売上に見合った人時予算内でシフトが作成されていること
• 現場の業務レベルを維持・向上できること
• 店舗間の応援などがスムーズに行われていること
• シフト表通りに実際の勤務が行われていること

中でも重要なのが「売上に見合った人時予算内でシフトが作成されていること」「現場の業務レベルを維持・向上できること」の2つです。

①売上に見合った人時予算内でシフトが作成されていること

会社の立場は経営的な視点が中心になるため、計画通りの現場運営ができているか否かがポイント。

具体的には、シフト表で出力される「必要人時」「投入人時」「過不足人時」が、正確でタイムリーに把握できることが求められます。

例えば、人時に過不足が出る曜日や時間帯があれば、新たな人の採用や従業員の異動、作業の組み替えなどを考える必要が出てきます。

②現場の業務レベルを維持・向上できる

業務レベルが維持できているかどうかは「会社が定める人時売上高と差がないかどうか」で把握できます。

人時売上高が高過ぎれば、業務レベルが低下している可能性がありますし、逆に低すぎれば、業務レベルが無駄に高すぎる可能性があります。

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(2)店長から見た良いシフト表

店長は「会社側の要求を実現すること」と「従業員を上手く活用すること」を両立する立場にあります。

シフト表作成においては以下の3つを実現することが求められます。

①必要人時と投入人時をマッチングできる

人時予算を達成する上で、必要人時と投入人時のマッチングが重要な課題です。

「誰をいつ出勤させるか」「誰をいつ休みにするか」が鍵を握ります。

②労働基準法や会社ルールなどを順守できる

シフト表作成には、守らなければならない労働基準法や会社ルールがあります。

これらを満たした上で、ムリ・ムラ・ムダが極力少ないシフト表を作成することが求められます。

③従業員の希望を最大限考慮できる

①②を踏まえた上で、従業員の希望を最大限考慮できるシフト表が求められます。

「人は楽しいと感じる時が、一番効率が上がる」というLSPの基本理論を実践する上でも大切です。

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(3)スタッフから見た良いシフト表

現場で働くスタッフにとって、シフト表の良し悪しは仕事に対するモチベーション維持、職場全体の雰囲気にも関わります。

スタッフ目線での「良いシフト表」を作成するためのポイントは大きく2つです。

①モチベーションを維持・向上できる

従業員に長期間働いてもらい、貴重な戦力になってもらうためには、モチベーションの維持・向上が欠かせません。

「やるべき仕事の内容が明確になっている」「一度決めたシフトの変更が少ない」「シフト決めに偏りがなく、平等である」などは特に意識すべきです。

②生活を安定できる

従業員それぞれの事情によって「年間このくらい稼ぎたい」という金額もあると思いますが、会社側が出せる金額にも限度があります。

そこで必要なのが「1年を通してお互いが納得する働き方を見つけ出す」という考え方です。

1年の中には繁忙月と閑散月があります。繁忙月にはなるべく多く働いてもらい、逆に閑散月には少なく働いてもらう、といった工夫が必要になってきます。

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【補足】現場スタッフのシフト表に対する不満

シフト作成に対してもっともシビアな目線を持っているのは、現場のスタッフではないでしょうか。

スタッフがシフトに対して抱く不満として、

• シフトの変更が多く、急な出勤や残業を依頼されることが多い
• 働きたいと思っている日数に対して、多すぎたり少なすぎたりする
• 土日祝日の出勤日数が人によって違いがある
• 夜間、早朝の出勤日数が人によって違いがある
• 希望休や希望シフトの要望がなかなか認めてもらえない
• きつい仕事や難しい仕事が特定の人に偏っている

などが挙げられます。これらを全て手作業で解消するのは大変です。

次の項目では「良いシフト表」を作成するための方法をいくつか紹介します。

3.良いシフト表を作成するためには

(1)店舗業務の見える化

製造業の現場では早くから工程管理や生産管理が行われ、作業のマニュアル化も整備されてきました。

これによって現場の見える化が実現でき、ムリ・ムラ・ムダの削減に大きな威力を発揮しています。

小売業・サービス業においても、製造業でいう工程管理や生産管理と同じような管理方法が求められます。

上記画像のように「荷受けの時間」「品出しの時間」など、業務をおこなう時間帯や必要な人数、必要な作業時間を管理することで、店舗業務の見える化を実現することができます。

また、シフト管理を効率的かつ効果的に進めるためには、「標準作業モデルの作成」が最も重要です。

この標準作業モデルを基本として、各店舗の特性を加味した個店別の作業モデルを作成することになります。

(2)人員構成の見える化

店舗業務の見える化同様に「人員構成の見える化」も重要です。

「人員構成の見える化」とは、店舗業務の見える化で明確になった「標準作業モデル」に対応した、あるべき人員の構成をモデル化する「標準人員モデル」の作成を意味します。

曜日別の人員構成モデルや、時間帯別に必要人員数などを決める方法、一日の中で必要となるシフトパターンをモデル化する方法などがあります。

どのような形でモデル化するかは、それぞれの企業の実情で決まります。

【関連記事】シフト管理の実務！本部と店舗の役割

(3)シフト管理システムの活用

ここまで述べてきた「良いシフト表」を実現するには、かなりの時間と労力が必要です。

煩雑な条件をクリアし、スタッフの要望を叶えることまで考慮すると、エクセルのシフト表作成には限界があります。

そこでぜひ検討してほしいのが、シフト管理システムの導入です。

近年、シフト作成、シフト管理、勤怠管理などに特化したシステムがさまざまな企業からリリースされています。

中でも小売業やサービス業に特化しているのが、オーエムネットワークが提供するシフト管理システム「アールシフト」です。

4.良いシフト表を目指せるシフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！

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