コラム
2023.12.21
シフト管理は誰の仕事？効率的にシフト管理をするためのコツとは
シフト管理
効率的なシフト管理は、従業員の働きやすさ向上や安定した店舗経営のために欠かせません。店舗の売上や利益、従業員のモチベーション、顧客満足度やリピート率などにも大きく影響します。では、シフト管理は誰が行うべきなのでしょうか。
この記事では、シフト管理は誰がすべきかを明らかにしながら、効率的にシフト管理をするためのコツを紹介します。
目次
1.シフト管理は誰の仕事なのか
シフト管理は店長やエリアマネージャー、バイトリーダーなど、責任者が行うべき仕事です。
しかし実際には、アルバイトやパートが担当しなければならないケースもあるようです。
店長、本部の社員、アルバイト（パート）、それぞれがシフト管理を担当した場合に起こりうることをまとめました。
(1)店長やマネージャーなど現場の責任者
シフト管理・シフト作成ともに、店長やマネージャーなど現場の責任者が行うのが一般的ではないでしょうか。
彼らは店舗の営業状況や目標、従業員の能力や希望、顧客のニーズや傾向などを総合的に判断して、最適なシフトを作成できる立場にあります。
また、シフトの変更や調整、トラブルの対応なども行います。
現場の責任者として立場は上ですが、人手不足の際には自分が多く出勤したり、シフト管理以外の業務もあったりと、非常に忙しいポジションです。
(2)本部の社員
業種によっては、本部の人事・労務担当の社員がシフト管理を行うほうが効率的です。
特に建設業や製造業、コールセンターなど、大人数のシフトを組む必要がある場合には、現場責任者とは別の部署がシフト管理や勤怠管理を担当することも考えられます。
(3)アルバイトやパート
店長が忙しくて手が回らず、アルバイトやパートにシフト管理を任せる場合もあるようです。
バイトリーダーやベテランのスタッフに任せるならば店長も安心かもしれません。
ただし、シフト管理は雇用契約や労働基準法が絡む仕事でもあります。
シフト管理を店長以外がおこなった結果、知らないうちに法律に違反する可能性もあるため注意が必要です。
アルバイトやパートにシフト管理を任せることのデメリットも後述します。
2.店長以外にシフトを任せるデメリット
店長以外にシフトを任せるとどのようなデメリットがあるのでしょうか。
以下に、いくつかの例を挙げます。
(1)雇用契約の内容が把握されていない可能性がある
シフト管理を行うには、従業員の雇用契約の内容を把握する必要があります。
例えば、勤務時間や休日、残業や休憩、賃金や手当、有給休暇や病欠などです。
これらの内容は、本部社員や店長しか把握していないケースが多く、スタッフには公開されていません。
雇用契約の内容を無視してシフトを作成した結果、従業員の間で不満が生じたり、作成し直しになる可能性があります。
(2)法律を意識する必要がある
シフト管理は労働基準法や労働契約法、労働安全衛生法などに関係します。これらの法律は、従業員の権利や義務、安全や健康などを定めており、労働環境を守るためには欠かせません。
シフト作成者は、法律に違反しないようシフトを管理する必要があります。
店長として研修を受けていないスタッフがシフトを組んだ結果、法律に反する内容になるかもしれません。
法律に違反したシフトを運用した場合、従業員とのトラブルや法的な問題が発生する可能性があります。
(3)本部との情報共有が困難
シフト管理を行うには、本部や店長との情報共有が必要です。
例えば、店舗の営業状況や目標、従業員の能力や希望、顧客のニーズや傾向などが挙げられます。
アルバイトやパートスタッフは、店長ほど本部と繋がりがあるわけではありません。
そのため、シフト管理でトラブルが発生した場合、店舗内で解決しようとして、本部に情報共有されない恐れがあります。
【関連記事】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！
(4)職場の人間関係に悪影響が出る可能性も
シフト管理は、職場の人間関係にも影響します。
シフトを作成する際は、どの従業員にも平等に要望や事情を聞かなければいけません。これを店長ではない1スタッフに任せた場合、上下関係が人間関係の兼ね合いで、平等な対応が難しくなります。
また、店長以外にシフトを任せたことで、従業員の不満や不信感を生んだり、職場内の対立が発生する可能性もあります。
【ここまでの結論】シフト管理は店長など責任者が担当すべき
シフト管理は、店長やマネージャーなど現場の責任者が担当すべきです。
シフト作成やシフト管理は、売上予算と連動した人件費予算で考える必要があり、事業計画にも関わります。
また、労働基準法や就労規則など、働く人達のためのルールに則った運用が必要なため、多方面から見て適切なシフトを作成する必要があるのです。
3.シフト管理を効率的に行うコツ
毎月発生するシフト作成・シフト管理の業務。
短時間で効率的に実施するためにはいくつかのコツがあります。
(1)雇用契約書の内容を見直す
雇用契約書には、勤務時間、休日、休暇、残業、賃金などの基本的な事項を記載する必要があります。
この内容に基づいて出勤や休日を固め、スタッフには変更を通常認めない（仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う）といった対応が大切です。
これにより、従業員はシフトに対する責任感を持ち、急なシフトの変更や遅刻・欠勤を減らすことができます。
(2)希望シフトの申請にスマホを活用
希望シフトの申請にスマホアプリを活用するのも効率化のコツです。
少人数の職場であれば無料アプリでも十分管理できます。
希望の提出状況やシフトの反映状況がリアルタイムでわかるのがスマホアプリのメリット。
有料アプリの場合、勤怠管理や給与管理などの機能が備わっているものもあります。
(3)シフト管理（シフト作成）システムの活用
もし現在手書きやExcelでシフトを作成している場合は、システムの導入が効率化への一番の近道です。
シフト管理（シフト作成）システムは、アプリやクラウドサービスを使って、シフトを自動作成したり、従業員情報を一元管理するシステムのことを言います。
シフト管理システムを利用することで、管理者は従業員の希望シフトや個々のスキル、契約内容などの条件を考慮した最適なシフトの作成が可能です。
これにより、管理者はシフト作成にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
また、従業員は希望シフトの申請や自分のシフトの確認をアプリ上でおこなうことができます。
現在国内では25種類以上のシステムが提供されています。
業種や規模、ニーズに合わせて、最適なシステムを選択することが必要です。
4.シフト管理システムで効率化に成功した企業事例
ここからは、シフト管理システム「アールシフト」を導入したことで業務効率化に成功した事例を2件紹介します。
事例(1)KDDIエボルバ様(現：アルティウスリンク様）
600名規模のシフト管理を効率化！ 作成期間を9日→1日へ大幅短縮
ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）を主軸にコンタクトセンター（コールセンターやAI等のデジタルを活用した顧客対応）事業やITソリューション事業に取り組むKDDIエボルバ様。
コンタクトセンターではデスク（クライアントより受託する業務単位のチーム）毎にシフトを作成しますが、チームによっては600名ものスタッフが在籍しています。毎月のシフト作成業務効率化が大きな課題となる中、 2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入。
毎月9日かかっていた作成期間を1日に短縮できました。
事例(2)JR東日本スポーツ様
スポーツジム「JEXER」を展開する東日本スポーツ様では、2021年春にアールシフトを導入。
「フロント」「ジム」「プール」で分かれていたシフト表を店舗ごとに一本化し部署間で人員を補う環境を整備できました。
また、シフト関連業務を全店で標準化し、本部で一元管理可能に。
現在はシフト作成の負担が減り、これまで以上にお客さま対応の時間を創出できるようになりました。
他にもアールシフトの導入事例を多数紹介しています。
シフト管理システムによる効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
5.まとめ
シフト管理は誰が担当すべきかについて、店長以外が行う場合のデメリットや、シフト管理の効率的な方法とあわせて解説しました。
シフト作成・シフト管理は店長やマネージャーなど現場の責任者が担当すべきです。
シフト管理を効率的に行うコツや、シフト管理システム導入事例を参考にしながら、効率的なシフト管理を目指しましょう。
6.シフト管理システム導入の注意点
システム導入でまず考えなければいけないのは、使い勝手やコストパフォーマンスではなく「なぜシフト管理システムを導入したいのか」という目的の部分です。
システムの利用料金とシステムが提供する機能の間には、通常、相関関係があります。従って、自社がどこまでの機能や精度をシフト管理システムに求めるのかを明確にしておく必要があります。
その他、シフト管理システム導入時に注意しておきたいことや、具体的な導入の流れについてまとめた記事もございますので、ぜひあわせてご覧ください。
【関連記事】シフト管理システム導入を成功させる為に-準備・選び方・導入の流れを紹介
7.導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」
(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超
アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(2)柔軟にカスタマイズ可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(4)直感的に操作できる現場志向のシステム
高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。