シフト管理システムを導入しよう！最新機能・注意点・選定のポイント

シフト管理システムの導入を成功に導く為には、システムの導入目的を明確にすることと、自社にマッチしたシステムを選定することが最も重要です。シフト管理用の無料ソフトも数多くありますが、最近では高機能なシフト管理システムがクラウド型で提供されています。当コラムでは、シフト管理システムの最新動向と、シフト管理システム導入を成功に導く為のノウハウを分かりやすくお伝えします。

1.シフト管理システムの最新機能や導入メリットとは？

(1)シフト管理システムの最新機能

近年のシフト管理システムでは、クラウドサービスの進展、AI(人工知能)の実用化、およびスマホ機能の高度化などと相まって、以下の最新機能を提供するシステムが数多く出てきました。

① クラウドサービスを利用したシフト管理システム

クラウドサービスのメリットである「可用性、拡張性、安全性」などから、近年ではクラウド型のシフト管理システムが増えてきました。 従来の情報システム部門が主導するシステム導入から、現場部門を中心にしたシステム導入というシフト管理システムの特性に、クラウドサービスは実にマッチしています。

② AI(人工知能)などを活用したシフト自動作成機能

小売業やサービス業の店舗におけるシフト作成の負荷は非常に大きなものがあり、シフトの自動作成機能に対するニーズは非常に大きなものがあります。そこで、機械学習や数理最適化などの最新技術を活用したシフト管理システムが実用化されてきています。

シフト管理システムとAIの関係についてまとめた記事もぜひご覧ください。

シフト作成におけるAIの活用方法とは？AIの基本と留意点

③ スマホアプリを活用したユーザーフレンドリーな機能

パートやアルバイトもシフト申請などでスマホ用アプリを利用することが近年増えています。 スマホを上手く活用することで、シフト作成者とシフト申請者の両者にとって使い勝手の良いアプリを提供することが可能です。

【関連記事】プロが選ぶ！最新・シフト管理に役立つおすすめ無料アプリ7選

(2)シフト管理システムの導入メリット

① 店舗におけるムリ・ムラ・ムダの見える化

店舗における大きな課題は、どこにムリ・ムラ・ムダがあるのかが分からない点にありました。従って、どこを改善したら良いかが分からず、なかなか具体的な改善には結び付かない状況でした。

しかし、シフト管理システムを導入することで、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダが、人時(マンアワー)という単位で具体的に把握することができますから、今までは漠然としていた状況を客観的に把握することができるようになります。

② スタッフのモチベーション維持・向上

従来のシフト表は、シフト作成者の主観で作成されていた面が強く、客観的で合理的なものではなかったと言えます。その結果、シフト表に対するスタッフの不平不満はなかなか無くならず、モチベーションの低下にも繋がるものでした。

しかし、シフト管理システムを導入することで、スタッフとの間で交わされた雇用契約を守り、かつ日々の業務を無理なく行うことができるシフト表を作成することが可能になります。

③ 店舗のシフト作成者の負荷軽減

シフト表の作成業務は、シフト作成者にとっては極めて負荷の大きなものです。忙しい業務の合間にシフト表を作成するという手間も大変ですが、一生懸命にシフト表を作成しても、スタッフからの不平不満は無くならないものでした。

シフト管理システムを導入することで、ある程度自動でシフト表を作成することが可能になり、シフト作成時間が短縮されるのは言うまでもなく、スタッフの不平不満を減少させることにも繋がります。

④ 店舗における労働生産性の向上

労働集約型の典型である小売業やサービス業では、製造業のように機械化で生産性を向上させることが難しく、業務の効率化が進まない現状がありました。

しかし、シフト管理システムを導入することで、日々の仕事と働く人の両方を客観的に把握することができるようになります。具体的には、人時（マンアワー）という単位で仕事と人を把握し、ムリ・ムラ・ムダを合理的に削減することが可能となり、結果として労働生産性を向上させることが可能となります。

なお、シフト管理システム導入についてはこちらの記事で事例とあわせてまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

【有名企業の事例多数】シフト管理システムを導入するメリットは？よくある悩みや注意点も紹介

2.シフト管理システム導入前に考えておくべきこと

(1)シフト管理にマッチした社内体制の構築

最新のシステム管理システムの導入にあたっては、シフト管理にマッチした社内体制の構築が非常に重要になります。 例えば、小売業やサービス業では、以下のようにそれぞれの部門が独自の役割を持って臨むことが求められます。

①店舗運営部門の役割

シフト管理システムの導入に向けた全体責任部署として、店舗運営部門は最も重要な位置付けになります。主に、シフト管理システムに対する業務要件の取り纏め、導入店舗への指導・教育、経営層への状況報告などを行います。

②モデル店舗の役割

モデル店舗は全店舗の模範となる店舗で、シフト管理システムの検証段階から導入プロジェクトに参画します。全店舗にシステムを展開するときには、他の店舗からの問い合わせや相談に乗るという基幹店舗としての意味合いも持ちます。

③情報システム部門の役割

シフト管理システムと基幹システムとのデータ連携で主に参画してもらいます。また、導入を検討しているシフト管理システムが会社のセキュリティポリシーにマッチしているか否かの検証を行なう役割もあります。

(2)シフト管理に関連する各種情報の収集と整理

シフト管理システムを導入する際には、シフト管理に関連する各種情報を収集し、マスター情報として整理しておく必要があります。従来の単店舗向けのエクセルベースの場合、情報の収集や整理はそれ程重視する必要はありませんでしたが、複数店舗を対象とするシフト管理システムの場合は、マスターの善し悪しがシフトの精度に大きく影響するため、事前に整備する必要があります。

シフト管理システムの導入前に収集および整理すべき情報としては、主に以下の４種類の情報があります。

①会社情報

・会社情報 ・・・従業員の雇用区分（正社員、パート、アルバイト）などを定義

・店舗情報 ・・・各店舗の営業時間帯や部門構成などを定義

②労基情報

・所定労働日数 ・・・雇用区分ごとの所定労働日数を定義

・所定労働時間 ・・・雇用区分ごとの所定労働時間を定義

・休憩付与基準・・・労働時間に対応した休憩付与時間を定義

③従業員情報

・労働契約情報 ・・・従業員ごとの勤務曜日や勤務時間帯などを定義

・スキル情報 ・・・従業員ごとの可能作業とスキルレベルなどを定義

④作業情報

・作業分類情報 ・・・店舗作業を何らかの基準で分けた作業分類を定義

・作業詳細情報・・・個々の作業の必要時間や実施曜日などを定義

これらの情報がシフト管理システムの主要マスターとなり、勤務シフト表や作業割当表を自動作成する際に利用されます。シフト管理に関する各種情報は、時間を掛けて、正確な情報を収集する必要があります。

(3)シフト管理システム選定のポイント

シフト管理システムを導入する際、多くの方は「システムの選び方がわからない！」と悩んでいるのではないでしょうか。
シフト管理システムと言っても、実にさまざまなシステムが提供されており、自社にマッチしたものを正しく選定するのは簡単なことではありません。

シフト管理システムを正しく選定するには、以下の点に留意する必要があります。

①	システムの利用料金とシステムが提供する機能の間には、通常、相関関係があります。従って、自社がどこまでの機能や精度をシフト管理システムに求めるのかを明確にしておく必要があります。
②	シフト管理システム導入の主目的は、「シフト作成業務の効率化」と「業務改善による生産性の向上」にあります。従って、その両方に対応可能なシステムである必要があります。特に、業務改善に取り組む上では、計画した投入人時の「ムリ・ムラ・ムダの見える化」が可能になっているシステムか否かが重要なポイントになります。
③	真にシフト管理業務の効率化を図ろうとすると、「関連する他システムとのデータ連携（勤怠管理システム連携など）」や、「応用機能の実装（店舗応援機能、欠員募集機能など）」が必要になってきます。従って、シフトを作成するというシフト管理システムの基本機能のほかに、データ連携機能や応用機能がどのようになっているかを十分確認する必要があります。
④	標準のパッケージ機能だけでシフト管理業務を満足いく形で運用できるケースは、それ程多くはないのが現状です。従って、自社の個別事情を考慮したカスタマイズに対しても柔軟に対応できるシステムか否かも重要なポイントになります。

(4)シフト管理システム導入の手順

シフト管理システムを導入する際は、一般的に以下の手順で導入を行います。

①	導入予定のシフト管理システムを、2～3ヵ月程かけて検証店舗で実際に稼働させ、現行の運用と新システムとの間のギャップを明確にします。いわゆる、フィット＆ギャップと言われるものですが、これにより導入後のミスマッチを防止することが可能となります。
②	システムを実際に使ってみて明確になったギャップに対して、3～4ヵ月程の期間をかけてシフト管理システムのカスタマイズを行います。カスタマイズ内容によっては、より長い期間を要することもあります。
③	導入予定のシフト管理システムのカスタマイズ終了後、検証店舗で最終確認を1～2ヵ月程かけて行います。その後、「教育→準備→本番」という手順で、自社向けのシフト管理システムを3～6ヵ月程かけて全店展開を行っていきます。

数多くの店舗を展開している小売業やサービス業では、全店展開までに1年以上かかるケースもあります。

また、シフト管理システムの導入にあたっては、実際に使用する店舗の人達の納得感が非常に重要です。

3.シフト管理システム導入後に対応すべきこと

(1)店舗に対するキメ細かい運用フォロー

シフト管理システムは導入して完了と言う訳にはいきません。多くの店舗でさまざまな人が利用するシステムですから、システム導入後のキメ細かいフォローが非常に重要です。これを怠ると、せっかく多くの時間とコストを掛けたシステムが効果を発揮しないまま終わる可能性も出てきます。

例えば、以下のような課題がシフト管理システム導入後に表面化することがあります。

①	事前にシステム導入の説明会を開催して操作方法を教育したはずなのに、店舗スタッフが正しく理解していない。
②	店舗に配布した操作説明書をよく読んでもらえず、システムの操作で不明な点があると電話で問い合わせをしてくる店舗が多い。
③	システム機能の理解が不十分な為、システムでできる作業を手作業でおこなっている店舗があり、自動化がなかなか進まない。
④	今までの自分のやり方にこだわって新しいシステムを利用せず、自己流でシフト表を作成している店舗がある。
⑤	システム導入の目的が正しく理解されておらず、店舗の生産性の向上や人件費抑制に結び付いていない。

以上のような課題はどこの企業でも発生し得るものですが、それらを解決するには相当な工夫と努力が必要になります。ですから、店舗に対するバックアップ体制を整え、キメ細かく指導をする必要があると言えます。

(2)ベンダーサービスも上手く活用

前述の課題は自社だけで解決できることも多いと思いますが、シフト管理システムと言う難易度の高いシステムを導入する場合、システム提供ベンダーの支援を上手く活用することも必要です。

例えば、以下のようなシステム提供ベンダーの支援も可能です。

• システム運用・操作教育支援
• システムの全店展開支援
• ベンダー専用窓口による各種問い合わせ対応
• ベンダー専用Q&Aサイトによる運用・操作支援
• システム導入後の新たな要望に対するカスタム対応、ほか

各ベンダーにより支援内容は異なりますので事前に確認する必要があります。

4.シフトの悩み大歓迎！「相談カフェ」OPEN

小売業・サービス業を中心に全国10,000店舗に導入されている「R-Shift」から、オンラインでシフト管理の悩みを解決するための「相談カフェ」がOPENしました。

R-Shift導入を検討中の方からのご相談だけでなく、「シフト作成でこんなことに困っている」といったお悩みも大歓迎です。

「欠員のなるべく出ないシフトを作成したい」

「欠員が出た場合、なるべく多くのスタッフに一斉連絡したい」

「多店舗でののヘルプ運用を相談したい」

「自社の複雑なシフト作成ルールを再現可能か確認したい」

など、気になることを何でもご相談ください。

「シフト管理の効率化」や「シフト表自動作成」の枠を超えたソリューションについてもご相談いただけます。

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！

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