シフト管理システム導入を成功させる為に

シフト管理システムの導入を成功に導く為には、システムの導入目的を明確にすることと、自社にマッチしたシステムを選定することが最も重要です。シフト管理用の無料ソフトも数多くありますが、最近では高機能なシフト管理システムがクラウド型で提供されています。従って、最新のシフト管理システムを活用して労働生産性の向上を実現することも比較的容易になってきています。当コラムでは、シフト管理システムの最新動向と、シフト管理システム導入を成功に導く為のノウハウを分かり易くお伝えします。

シフト管理システムの最新機能や導入メリットとは？

◆シフト管理システムの最新機能

近年のシフト管理システムでは、クラウドサービスの進展、AI(人工知能)の実用化、およびスマホ機能の高度化などと相まって、以下の様な最新機能を提供するシステムが数多く出てきました。

① クラウドサービスを利用したシフト管理システム

クラウドサービスのメリットである「可用性、拡張性、安全性」などから、近年ではクラウド型のシフト管理システムが増えてきました。 従来の情報システム部門が主導するシステム導入から、現場部門を中心にしたシステム導入というシフト管理システムの特性に、クラウドサービスは実にマッチしていると言えます。

② AI(人工知能)などを活用したシフト自動作成機能

小売業やサービス業の店舗におけるシフト作成の負荷は非常に大きなものがあり、シフトの自動作成機能に対するニーズは非常に大きなものがあります。そこで、機械学習や数理最適化などの最新技術を活用したシフト管理システムが実用化されてきています。

③ スマホ用アプリを活用したユーザーフレンドリーな機能

シフト作成では、正社員だけでなくパートやアルバイトもシフト申請などでスマホ用アプリを利用することが近年増えています。 高機能化しているスマホを上手く活用することで、シフト作成者とシフト申請者の両者にとって使い勝手の良い、ユーザーフレンドリーなアプリを提供することが可能となっています。

従来は、無料ソフトやエクセルによるシフト作成が主流でしたが、近年のシフト管理やシフト作成に対する高度な要望には応えることができない状況にありました。しかし、上記の①～③の先進的な機能が提供される様になり、シフト管理システムの機能は飛躍的に向上したと言えます。

◆シフト管理システムの導入メリット

シフト管理システムを導入する目的は、シフト管理上の何らかの課題を解決して、業務改善に結び付けることだと言えます。では、シフト管理システムを導入することで、どの様な効果が期待できるのでしょうか？ 特に、多くの従業員を雇用している小売業やサービス業では、以下の様な効果が期待できます。

① 店舗におけるムリ・ムラ・ムダの見える化

店舗における大きな課題は、どこにどの様なムリ・ムラ・ムダがあるのかが分からないという点にありました。従って、どこをどの様に改善したら良いかが分からず、なかなか具体的な改善には結び付かないという状況でした。

しかし、シフト管理システムを導入することで、どこにどの様なムリ・ムラ・ムダがあるのかが見え様になります。日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダが、人時(マンアワー)という単位で具体的に把握することができますから、今までは漠然としていた状況を客観的に把握することができる様になります。

② スタッフのモチベーション維持・向上

従来のシフト表は、シフト作成者の主観で作成されていた面が強く、客観的で合理的なものでは必ずしもなかったと言えます。その結果、シフト表に対するスタッフの不平不満はなかなか無くならず、モチベーションの低下にも繋がるものでした。

しかし、シフト管理システムを導入することで、スタッフとの間で交わされた雇用契約を守り、かつ日々の業務を無理なく行うことができるシフト表を作成することも可能となります。モチベーションの維持・向上は、目に見える具体的な計数効果ではありませんが、店舗にとっては極めて大きな効果であると言えます。

③ 店舗のシフト作成者の負荷軽減

シフト表の作成業務は、シフト作成者に取っては極めて負荷の大きなものです。忙しい日々の業務の合間にシフト表を作成するという手間も大変ですが、いくら一生懸命にシフト表を作成しても、スタッフからの不平不満は無くならないものでした。

しかし、シフト管理システムを導入することで、ある程度自動でシフト表を作成することが可能となりますから、シフト作成時間が短縮されるのは言うまでもなく、スタッフからの不平不満を減少させることも可能となります。

④ 店舗における労働生産性の向上

労働集約型の典型である小売業やサービス業では、他産業に比較して労働生産性の低さが課題としてありました。製造業の様に機械化で生産性を向上させると言ったことが難しいという問題もあり、なかなか業務の効率化が進まない現状がありました。

しかし、シフト管理システムを導入することで、日々の仕事と働く人の両方を客観的に把握することができる様になります。具体的には、人時（マンアワー）という単位で仕事と人を把握し、ムリ・ムラ・ムダを合理的に削減することが可能となり、結果として労働生産性を向上させることが可能となります。

以上の様な効果がシフト管理システムの導入で期待できますが、その為には、システムの導入目的を明確化し、自社の実態にマッチしたシステムを選定することが益々重要になってきていると言えます。

シフト管理システム導入前に考えておくべきこと

◆シフト管理にマッチした社内体制の構築

最新のシステム管理システムの導入にあたっては、シフト管理にマッチした社内体制の構築が非常に重要になります。 例えば、小売業やサービス業では、以下のようにそれぞれの部門が独自の役割を持って臨むことが求められます。

①店舗運営部門の役割

シフト管理システムの導入に向けた全体責任部署として、店舗運営部門は最も重要な位置付けになります。主に、シフト管理システムに対する業務要件の取り纏め、導入店舗への指導・教育、経営層への状況報告などを行います。

②モデル店舗の役割

モデル店舗は全店舗の模範となる店舗で、シフト管理システムの検証段階から導入プロジェクトに参画します。全店舗にシステムを展開するときには、他の店舗からの問い合わせや相談に乗るという基幹店舗としての意味合いも持ちます。

③情報システム部門の役割

シフト管理システムと基幹システムとのデータ連携で主に参画してもらいます。また、導入を検討しているシフト管理システムが会社のセキュリティポリシーにマッチしているか否かの検証を行なう役割もあります。

以上の店舗運営部門、モデル店舗、情報システム部門は、システム導入のプロジェクト・メンバーとして参画し、互いに協調しながらシフト管理システムの導入を進めることになります。

近年のシフト管理システムでは、シフト作成業務の効率化に留まらず、店舗における労働生産性の向上に資することも目的としていますから、単にシステムを稼働させれば良いという訳ではありません。システム化の目的に合わせて関連部署が相互に協力する仕組みを構築する必要があると言えます。

◆シフト管理に関連する各種情報の収集と整理

シフト管理システムを導入する際には、シフト管理に関連する各種情報を収集し、マスター情報として整理しておく必要があります。従来の単店舗向けのエクセルベースの場合には、特に情報の収集や整理はそれ程重視する必要はありませんでしたが、複数店舗を対象とするシフト管理システムの場合は、マスターの善し悪しでシフトの精度に大きく影響しますから、事前に十分整備する必要があります。

シフト管理システムの導入前に収集および整理すべき情報としては、主に以下の４種類の情報があります。

①会社情報

・会社情報 ・・・従業員の雇用区分（正社員、パート、アルバイト）などを定義

・店舗情報 ・・・各店舗の営業時間帯や部門構成などを定義

②労基情報

・所定労働日数 ・・・雇用区分ごとの所定労働日数を定義

・所定労働時間 ・・・雇用区分ごとの所定労働時間を定義

・休憩付与基準・・・労働時間に対応した休憩付与時間を定義

③従業員情報

・労働契約情報 ・・・従業員ごとの勤務曜日や勤務時間帯などを定義

・スキル情報 ・・・従業員ごとの可能作業とスキルレベルなどを定義

④作業情報

・作業分類情報 ・・・店舗作業を何らかの基準で分けた作業分類を定義

・作業詳細情報・・・個々の作業の必要時間や実施曜日などを定義

これらの情報がシフト管理システムの主要マスターとなり、勤務シフト表や作業割当表を自動作成する際に利用されます。ですから、シフト管理に関する各種情報は、時間を掛けて、正確な情報を収集する必要があります。

◆シフト管理システム選定のポイント

導入するシフト管理システムを選定する際、多くの方は「どの様にシステムを選定したら良いかよく分からない！」と悩んでいるのではないでしょうか。
シフト管理システムと言っても、実にさまざまなシステムが提供されていますので、自社にマッチしたものを正しく選定するのは、そう簡単なことではありません。

そこで、自社にマッチしたシフト管理システムを正しく選定するには、以下の様な点に留意して選定する必要があります。

①	システムの利用料金とシステムが提供する機能の間には、通常、相関関係があります。従って、自社がどこまでの機能や精度をシフト管理システムに求めるのかを明確にしておく必要があります。
②	シフト管理システム導入の主目的は、「シフト作成業務の効率化」と「業務改善による生産性の向上」にあります。従って、その両方に対応可能なシステムである必要があります。特に、業務改善に取り組む上では、計画した投入人時の「ムリ・ムラ・ムダの見える化」が可能になっているシステムか否かが重要なポイントになります。
③	真にシフト管理業務の効率化を図ろうとすると、「関連する他システムとのデータ連携（勤怠管理システム連携など）」や、「応用機能の実装（店舗応援機能、欠員募集機能など）」が必要になってきます。従って、シフトを作成するというシフト管理システムの基本機能のほかに、データ連携機能や応用機能がどのようになっているかを十分確認する必要があります。

④	標準のパッケージ機能だけでシフト管理業務を満足いく形で運用できるケースは、それ程多くはないのが現状です。従って、自社の個別事情を考慮したカスタマイズに対しても柔軟に対応できるシステムか否かも重要なポイントになります。

以上の様なポイントに留意して、自社の実態や要望にマッチしたシフト管理システムを選定することが重要だと言えます。

また、シフト管理システムの機能や価格などの比較を行っているサイトも参考になると思いますので、以下に主な比較サイトをご紹介します。参考にして頂ければと思います。

◆シフト管理システム導入の手順

シフト管理システムを導入する際は、一般的に以下の手順で導入を行います。

①	導入予定のシフト管理システムを、2～3ヵ月程かけて検証店舗で実際に稼働させ、現行の運用と新システムとの間のギャップを明確にします。いわゆる、フィット＆ギャップと言われるものですが、これにより導入後のミスマッチを防止することが可能となります。
②	システムを実際に使ってみて明確になったギャップに対して、3～4ヵ月程の期間をかけてシフト管理システムのカスタマイズを行います。もちろん、カスタマイズ内容によっては、より長い期間を要することもありますので、3～4ヵ月はあくまでも参考期間となります。
③	導入予定のシフト管理システムのカスタマイズ終了後、検証店舗で最終確認を1～2ヵ月程かけて行います。その後、「教育→準備→本番」という手順で、自社向けのシフト管理システムを3～6ヵ月程かけて全店展開を行っていきます。

以上が「シフト管理システム導入の手順」となりますが、数多くの店舗を展開している小売業やサービス業では、全店展開までに1年以上かかるケースもあります。

また、シフト管理システムの導入にあたっては、実際に使用する店舗の人達の納得感が非常に重要です。従って、シフト管理システム展開前の実店舗での事前検証は、非常に重要なものであることを重ねてお伝えしたいと思います。

シフト管理システム導入後に対応すべきこと

◆店舗に対するキメ細かい運用フォロー

シフト管理システムは導入して完了と言う訳にはいきません。多くの店舗でさまざまな人が利用するシステムですから、システム導入後のキメ細かいフォローが非常に重要になります。この点を怠ると、せっかく多くの時間とコストを掛けたシステムが効果を発揮しないまま終わるという可能性も出てきます。

例えば、以下の様な課題がシフト管理システム導入後に表面化することがあります。

①	事前にシステム導入の説明会を開催して操作方法などを教育したはずなのに、多くの店舗で操作方法などを正しく理解していない。
②	店舗に配布した操作説明書をよく読んでもらえず、システムの操作で不明な点があると操作説明書に書いてある内容でも電話で問い合わせをしてくる店舗が多い。
③	システム機能の理解が不十分な為、システムが行ってくれる所でも手作業で行っている店舗があり、シフト作成の自動化がなかなか進まない。
④	今までの自分のやり方にこだわって新しいシステムの機能を利用せず、相変わらず自己流でシフト表を作成している店舗がある。
⑤	システム導入の目的が正しく理解されておらず、店舗における生産性の向上や人件費の抑制などに結び付いていない。

以上の様な課題はどこの企業でも発生し得るものですが、それらを解決するには相当な工夫と努力が必要になります。ですから、店舗に対するバックアップ体制を整え、キメ細かく指導をする必要があると言えます。

◆ベンダーサービスも上手く活用

前述の課題は自社だけで解決できることも多いと思いますが、シフト管理システムと言う難易度の高いシステムを導入する場合、システム提供ベンダーの支援も上手く活用することも必要です。

例えば、以下の様なシステム提供ベンダーの支援も可能です。

• システム運用・操作教育支援
• システムの全店展開支援
• ベンダー専用窓口による各種問い合わせ対応
• ベンダー専用Q&Aサイトによる運用・操作支援
• システム導入後の新たな要望に対するカスタム対応、ほか

以上のようなベンダー支援が考えられますが、各ベンダーにより支援内容は異なりますので事前に確認する必要があります。

店舗向けシフト管理システム「アールシフト」を提供しているオーエムネットワーク社では、上記支援サービスの充実を図っており、実際にアールシフトを導入した多くのユーザーから好評を頂いています。

まとめ

当お役立ち情報では、「シフト管理システムの導入を成功に導くノウハウ」というテーマで述べていますが、特に小売業やサービス業の場合には多店舗展開が前提であり、かつ従業員の他にも多くのパートやアルバイトが働いています。この様な環境下でシフト管理システム導入を成功に導くためには、それなりのノウハウが必要となります。当コラムで述べたノウハウを参考に、システム導入を是非成功させて頂きたいと願っています。店舗のシフト管理を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方には、是非参考にして頂きたいと思っています。

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、LSP理論やAI手法などをフルに活用し、シフト管理システムの高度化を図っています。
なお、アールシフトのポイントは、「４０秒でわかるR-Shiftの魅力」をご覧ください。

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