シフト管理は、多くのシフト制職場において業務負担が大きい作業のひとつです。
従業員の希望収集や人数調整、欠員対応などに追われることで、本来注力すべき業務に時間を割けなくなるケースも少なくありません。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、シフト管理システムの導入です。

本記事では、シフト管理システムを導入することで得られるメリットを、有名企業の事例も交えて解説します。
導入時によくある悩みや注意点も取り上げ、現場での活用を成功させるためのポイントを詳しく紹介します。

1.シフト管理システムの基本

シフト管理システムは、シフト希望の収集やシフト調整、業務分担といった複雑な作業を自動化し、管理者の負担を大きく軽減できるのが特長です。
さらに、勤怠や給与計算システムと連携できるタイプを選べば、労務管理全体の効率化にもつながります。
システムを検討する際は、基本的な機能や特徴だけでなく、自社に合うタイプを見極めることが大切です。
対象業種や企業規模、主力機能、カスタマイズ性などを把握したうえで選定することで、導入効果を最大化できます。
シフト管理システムの基本について、以下で見ていきましょう。

(1)そもそもシフト管理システムとは

シフト管理システムは、毎月のシフト作成やシフト管理を自動化・効率化するためのツールです。
小売業、サービス業など、シフト制勤務を採用している企業において、毎月のシフト作成は店長の大きな負担となっていることでしょう。
従業員にシフトの希望を提出してもらい、個々の事情を汲みながら必要人数を集め、業務分担をおこなうのは大変な作業です。

しかし、シフト管理システムを導入することで、希望シフトの収集、シフトの自動作成、業務分担、実績管理や他店舗のヘルプなどを一元管理できるようになります。
勤怠管理システムや給与計算システムと連携可能なものを選べば、シフト管理だけでなく労務管理の効率化も可能です。

(2)シフト管理システムの種類（分類）

シフト管理システムは、大きく8つに分類することができます。
どのシステムが自社に合うか考える歳は、以下の分類のどれに当てはまるのかも加味する必要があります。

①対象業種から見た分類

A:介護や医療などの業種特化型
・業種の特性を加味した機能が豊富で、自社にマッチしたシフト作成が可能。
・特性を加味する分、提供機能は多くなりやすく、コスト面や運用面で負担が大きい。

B:業種にこだわらない汎用型
・全業種が必要とする機能に絞られており、導入までの期間は短く、費用も抑えられる。
・業種特性の部分はカスタマイズ対応となる為、別途コストと期間が必要。

②対象企業規模から見た分類

A:1,000人以上の企業向け
・数万人規模のシフト作成が可能で機能的も豊富、複雑な要求にも対応できる。
・大量データを素早く処理する必要があり、中小企業向けよりもコストは増加する。

B:中小企業向け
・対象人数や機能要件が大企業向けより少ない分、導入までの期間とコストも抑えられる。
・自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合、別途カスタマイズが必要。

③主力機能から見た分類

A:シフト管理機能中心型
・シフト管理専用に開発されたシステムである為、高度なシフト作成も可能。
・多くは勤怠管理が別システムとなる為、データ連携は別途開発の必要がある。

B:勤怠機能中心型
・勤怠管理システムの中の１サブシステムという位置付け。コスト面は低く抑えることが可能。
・シフト作成面での機能の豊富さに欠け、満足のいく導入ができない場合がある。

④カスタマイズ可否による分類

A:カスタマイズ強化型
・自社の特性や要望を加味したシフト管理が可能、シフト作成自動化率も向上。
・カスタマイズの期間とコストが必要、システムバージョンアップも簡単にできない可能性がある。

B:カスタマイズ不可型
・カスタマイズの期間とコストは不要、システムのバージョンアップも簡単。
・自社の特性や要望は加味できず、シフト作成の完全自動化は難しい。手修正が多くなる可能性大。

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2.シフト管理システムの主な機能（できること）

シフト管理システムには、シフト作成や調整の負担を軽減し、現場の運営効率を高めるための便利な機能が備わっています。
希望収集から自動作成、急な欠員対応、給与や勤怠とのデータ連携まで、シフト管理業務を幅広くサポートできるのが特徴です。
これらの機能を活用することで、管理者とスタッフ双方の負担軽減につながります。
主な機能には以下のようなものがあります。

• シフト希望の収集
• シフトの自動作成
• 急な欠員が出た際の調整
• 給与や勤怠など関連システムとのデータ連携

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】シフト管理やシフト表作成のコツを業種別に紹介

(1) シフト希望の収集

シフト管理システムでは、従業員からのシフト希望を簡単に収集できます。
紙やメールで集める方法では、取りまとめや確認作業に時間がかかり、漏れや重複が発生しやすいのが課題です。
システムを使えば、スマホやPCから直接希望を入力できるため、管理者は一覧で確認でき効率的に管理できます。
複数店舗を運営する企業では、従業員がアプリから希望を提出できる仕組みを導入し、作業時間を大幅に削減しています。
この機能を活用することで、希望収集に伴う負担が軽減され、シフト作成の精度が高まるでしょう。

(2) シフトの自動作成

シフト管理システムは、設定した条件に基づいてシフトを自動的に作成できます。
手作業では、希望休や勤務時間の制限、必要人数の確保を考慮する必要があり、担当者に大きな負担がかかっていました。
自動作成機能を使えば、条件を満たした最適なシフトを瞬時に作成でき、時間の削減と人的ミス防止につながります。
作業効率を高めながら公平性を保てるのが、この機能の大きなメリットです。

(3) 急な欠員が出た際の調整

シフト管理システムでは、急な欠員が出た場合の対応もスムーズに行えます。
従来の電話やメールによる連絡では、対応に時間がかかり、代替要員を見つけられないこともありました。
システムを使えば、欠員情報を一斉通知でき、出勤可能なスタッフがすぐに返答できるため調整が容易です。
現場の混乱を防ぎ、サービス品質を保つためにも役立つ機能です。

(4) 給与や勤怠など関連システムとのデータ連携

シフト管理システムは、給与計算や勤怠管理システムとのデータ連携が可能です。
シフトや勤務実績の情報を自動で反映でき、手入力による転記作業や集計ミスを防げます。
従業員数が多い職場では、データの一元管理によって管理負担を大幅に減らせるでしょう。
例えば、シフト情報がそのまま勤怠データや給与計算に反映される仕組みを導入すれば、締め日後の集計作業が自動化され、管理者の業務時間が短縮可能です。
正確なデータ管理と業務効率化の両立に貢献する便利な機能といえます。

3.シフト管理システムを導入するメリット

(1)シフト作成者の負担軽減

優れたシフト管理システムでは、平等化の条件を最大限に考慮したシフト表が自動で作成できるようになっています。
希望をどれだけ叶えるか、休憩のタイミングだけでなく、個人のスキル・経験も考慮したシフト作成が可能です。
そのため、シフト作成者がそれらにいちいち頭を悩ませる必要がなくなります。

(2)ムリ・ムダ・ムラを減らしコスト削減

無駄な人員を出さないようにしてコスト削減をするためには、月間シフトを作成する過程で、日々の作業を見て必要な人員をアサインすることで実現できます。
また、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダもMH（マンアワー＝人時）という単位で把握できるので、店舗の状況を客観的に分析可能です。

【関連記事】マンアワーとは？基本の求め方や種類・多店舗展開でなぜ重要なのか解説

(3)従業員のモチベーション向上

希望シフトを出してもなかなか調整してもらえなかったり、作成に時間がかかって月末ギリギリにシフト表を出されることは、従業員にとって非常にストレスです。
しかしシフト管理システムを使えば、従業員の希望を平等に加味したシフト表が素早く作成できます。
雇用契約の遵守・業務量の公平性もシステム上で担保されます。
従業員の不満を無くし、モチベーションを高める効果が期待できるでしょう。

【関連記事】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！

4.シフト管理システム導入企業の事例2選

ここからは、シフト管理システム「アールシフト」を活用した事例を紹介します。
シフト管理システム導入後、各社がどのように業務効率化や生産性向上を実現したのか、参考になれば幸いです。

シフト管理システム導入事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。
ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様の事例を読む

シフト管理システム導入事例(2)JR東日本スポーツ様

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。
2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。
これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。

JR東日本スポーツ様のシフト管理事例を読む

R-Shiftの事例紹介ページでは、他にも多数の企業導入事例を紹介しています。
業種も飲食店やスーパー、空港、アミューズメント施設など幅広く掲載していますので、ぜひご覧ください。
シフト管理システムR-Shift導入事例を見に行く

5.シフト管理でよくある悩み

シフト管理システムは業務効率化に役立つ一方で、導入を検討する段階でさまざまな不安や課題が挙がることも少なくありません。
特に、現場での運用やコスト面、システム選定時のポイントについては、多くの企業が共通して悩みを抱えています。
これらの課題を事前に理解し、解決策を検討しておくことが、スムーズな導入と定着につながります。

代表的な悩みとしては、以下のようなものが挙げられます。

• 自社に合う機能があるかわからない
• 現場で使いこなせるか不安
• 費用対効果がわかりづらい

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

悩み1.自社に合う機能があるかわからない

シフト管理システム導入にあたり一番気になるのは「欲しい機能があるかどうか」かと思います。
シフト表は業種や企業によってフォーマットやルールが異なるもの。
今までの様式を崩さず、従来のものをそのままシステムで作れるようにしたい、という声は多くいただきます。
そのため、基本機能でほしい要素があるかどうかはもちろん、自社用のカスタマイズが可能かどうか、同じ業種で似た規模感の企業で導入実績があるかどうかはチェックしておきたいところです。

悩み2.現場で使いこなせるか不安

シフト管理システムの導入を検討する部署がシステム部門や人事部門だけ、という企業にありがちなのが、「導入段階で店舗から不満が続出した」というケースです。
こうならないよう、システムを選ぶ段階から現場の店長さんに検討チームへ参加してもらう必要があります。
また、システムを利用する店長さんやスタッフとの間で情報共有や検討会を徹底し、本格導入までに不明点を解消しておくことも求められます。

悩み3.費用対効果がわかりづらい

シフト管理システムの多くは、使いやすさやカスタマイズの豊富さなどを売り文句にしています。
そのため、システムを導入してどれだけの費用対効果、作業時間削減が叶えられるのか、イメージしづらいのが難点です。
「費用対効果がわからないから」という理由でシフト管理システムの導入に踏み切れない企業も多いと聞きます。
「R-Shift」は、使いやすさや機能の豊富さはもちろん、働く現場の「生産性向上」が第一。
事務効率の大幅アップ、ムリ・ムダ・ムラの削減に直結する製品コンセプトに重きを置いています。

6.シフト管理システム導入の注意点

シフト管理システムは業務効率化に役立つ一方で、いくつか注意点を押さえる必要があります。
システム選定や費用、現場への定着度合いによっては、期待した効果が得られないケースもあるためです。
事前にポイントを理解しておくことで、スムーズな導入と効果的な活用につなげることができます。
主な注意点は以下の通りです。

• 自社の運用に合った機能を見極める
• 導入コストと運用コストを把握する
• スタッフへの周知と教育を行う
• 既存システムとの連携を確認する
• セキュリティ対策を確認する

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】シフト管理システム導入を成功させる為に-準備・選び方・導入の流れを紹介

(1) 自社の運用に合った機能を見極める

シフト管理システムを導入する際は、自社の運用に合った機能を見極めることが重要です。
多機能なシステムでも、必要のない機能ばかりでは運用が複雑になり、逆に負担が増える恐れがあります。
現場で実際に必要とする業務フローに合わせて選定することで、効率的な活用が可能です。
複数店舗を管理する企業では、スタッフ間のシフト共有や拠点別の管理機能が重視される傾向があります。
導入前に現場の課題を整理し、必要な機能を明確にしておくことが成功のポイントです。

(2) 導入コストと運用コストを把握する

システム導入では、初期費用だけでなく運用コストも考慮する必要があります。
月額料金や追加機能の費用がかさむと、想定以上の負担となるケースがあるためです。
費用対効果を見極めながら、予算に合ったプランを選ぶことが求められます。
低コストのプランを選んだものの、必要な機能が不足して追加契約が必要になり、結果的に割高になれば意味がありません。
料金体系を確認し、長期的に無理なく利用できるプランを検討することが大切です。

(3) スタッフへの周知と教育を行う

システムを導入しても、現場スタッフが使いこなせなければ効果は発揮できません。
新しいシステムに慣れるまでは操作方法に戸惑う人も多く、教育不足が原因で運用が定着しないこともあります。
利用マニュアルや研修を用意して、スムーズに使える環境を整備することが必要です。
導入後に説明会を実施し、スタッフ全員が操作を理解できれば、システム活用もスムーズに進みます。
現場に浸透させるためのサポート体制を整えることが、定着の鍵です。

(4) 既存システムとの連携を確認する

シフト管理システムは、勤怠管理や給与計算など他システムとの連携が重要です。
連携が不十分だと、データの二重入力が発生し、業務効率が下がる可能性も。
導入前に連携機能の有無や対応範囲を確認しておく必要があります。
シームレスな運用を実現するには、既存環境との適合性を見極めることが欠かせません。

(5) セキュリティ対策を確認する

シフト管理システムは従業員の個人情報を扱うため、セキュリティ対策が不可欠です。
不十分なセキュリティ対策では情報漏洩のリスクが高まり、信頼を損なう恐れがあります。
通信の暗号化やアクセス制限など、具体的な対策が講じられているかを確認しましょう。
安全性の高いシステムを選ぶことは、長期的に安心して利用するための基本条件です。

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