コラム
2023.12.20
【有名企業の事例多数】シフト管理システムを導入するメリットは？よくある悩みや注意点も紹介
システム
シフト管理
シフト管理システムは、店舗の労働生産性を向上させるための最強のツールです。
しかし実際にシフト管理システムを導入する場合、多くの手間やコストがかかります。
各店舗の店長やスタッフ、エリアマネージャー、人事部門やシステム部門など、社内で多くの人がシフト管理システムを理解しなければなりません。
このコラムでは、シフト管理システムを導入するメリットを有名企業の事例とともに紹介しつつ、導入時によくある悩み、導入の際の注意点を解説します。
目次
1.シフト管理システムの基本
(1)そもそもシフト管理システムとは
シフト管理システムは、毎月のシフト作成やシフト管理を自動化・効率化するためのツールです。
小売業、サービス業など、シフト制勤務を採用している企業において、毎月のシフト作成は店長の大きな負担となっていることでしょう。
従業員にシフトの希望を提出してもらい、個々の事情を汲みながら必要人数を集め、業務分担をおこなうのは大変な作業です。
しかし、シフト管理システムを導入することで、希望シフトの収集、シフトの自動作成、業務分担、実績管理や他店舗のヘルプなどを一元管理できるようになります。
勤怠管理システムや給与計算システムと連携可能なものを選べば、シフト管理だけでなく労務管理の効率化も可能です。
(2)シフト管理システムの種類（分類）
シフト管理システムは、大きく8つに分類することができます。
どのシステムが自社に合うか考える歳は、以下の分類のどれに当てはまるのかも加味する必要があります。
①対象業種から見た分類
A:介護や医療などの業種特化型
・業種の特性を加味した機能が豊富で、自社にマッチしたシフト作成が可能。
・特性を加味する分、提供機能は多くなりやすく、コスト面や運用面で負担が大きい。
B:業種にこだわらない汎用型
・全業種が必要とする機能に絞られており、導入までの期間は短く、費用も抑えられる。
・業種特性の部分はカスタマイズ対応となる為、別途コストと期間が必要。
②対象企業規模から見た分類
A:1,000人以上の企業向け
・数万人規模のシフト作成が可能で機能的も豊富、複雑な要求にも対応できる。
・大量データを素早く処理する必要があり、中小企業向けよりもコストは増加する。
B:中小企業向け
・対象人数や機能要件が大企業向けより少ない分、導入までの期間とコストも抑えられる。
・自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合、別途カスタマイズが必要。
③主力機能から見た分類
A:シフト管理機能中心型
・シフト管理専用に開発されたシステムである為、高度なシフト作成も可能。
・多くは勤怠管理が別システムとなる為、データ連携は別途開発の必要がある。
B:勤怠機能中心型
・勤怠管理システムの中の１サブシステムという位置付け。コスト面は低く抑えることが可能。
・シフト作成面での機能の豊富さに欠け、満足のいく導入ができない場合がある。
④カスタマイズ可否による分類
A:カスタマイズ強化型
・自社の特性や要望を加味したシフト管理が可能、シフト作成自動化率も向上。
・カスタマイズの期間とコストが必要、システムバージョンアップも簡単にできない可能性がある。
B:カスタマイズ不可型
・カスタマイズの期間とコストは不要、システムのバージョンアップも簡単。
・自社の特性や要望は加味できず、シフト作成の完全自動化は難しい。手修正が多くなる可能性大。
【関連記事】2022年最新シフト管理システム・ソフト13種類を比較！特徴をまとめました
(3)シフト管理システムの主な機能（できること）
複雑なシフトの自動作成
＜ アールシフトのメインメニュー＞
シフト表を作成する為には多くの条件を考慮する必要がありますが、シフト管理システムなら複雑な条件をいっぺんにクリアすることが可能です。
たとえばオーエムネットワーク社のシフト管理システム「R-Shift」では、以下のような機能を提供しています。
１）シフト作成の元となる各種マスタを設定する機能
・シフト作成の条件設定（連勤・連休制限、休憩付与ルールなど）
・従業員情報（月間公休日数、勤務可能シフトなど）
・作業情報（作業分類、作業基本情報など）
２）次月の変動情報を設定する機能
・予算情報（売上予算、人時予算など）
・本部指示情報（月例会議、棚卸作業など）
３）シフト表を自動作成する機能
・各種マスタ情報と次月変動情報、および従業員の希望シフトなどを元にシフトを自動作成
４）自動作成後のシフトをアレンジする機能
・過不足が生じた日時に対して、店舗応援や欠員募集などの適切な手当を実施
関連システムとのデータ連携
シフト作成が高度になればなる程、また対象人数が多くなればなる程、関連するシステムとのデータ連携が重要になります。
例えば以下のようなデータです。
１）従業員データ
多くの従業員を対象にする場合、従業員データの連携は必須です。
人事管理システムや勤怠管理システムから、従業員の異動データなどをシフト管理システム側へ取り込み、従業員情報の二重登録などを防止します。
２）予算データ
通常、売上予算の大小により必要とする人員数は異なってきます。
そのため、日々の売上予算などは販売管理システムなどからシフト管理システム側へ取り込み、日々の必要人員の算定に利用します。
３）勤務予定データの連携
シフト管理システム側で作成されたシフト表から勤務予定データを作成し、勤怠管理システム側にデータ連携します。
これにより、勤怠管理システム側では勤務予定データを二重登録する必要がなくなります。
以上のデータ連携を実装することで、シフト管理システムは単体システムから統合システムへと進化することができ、店舗運営を強力に支援するツールになり得ます。
2.シフト管理システムを導入するメリット
(1)シフト作成者の負担軽減
優れたシフト管理システムでは、平等化の条件を最大限に考慮したシフト表が自動で作成できるようになっています。
希望をどれだけ叶えるか、休憩のタイミングだけでなく、個人のスキル・経験も考慮したシフト作成が可能です。
そのため、シフト作成者がそれらにいちいち頭を悩ませる必要がなくなります。
(2)ムリ・ムダ・ムラを減らしコスト削減
無駄な人員を出さないようにしてコスト削減をするためには、月間シフトを作成する過程で、日々の作業を見て必要な人員をアサインすることで実現できます。
また、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダもMH（マンアワー＝人時）という単位で把握できるので、店舗の状況を客観的に分析可能です。
【関連記事】マンアワーとは？基本の求め方や種類・多店舗展開でなぜ重要なのか解説
(3)従業員のモチベーション向上
希望シフトを出してもなかなか調整してもらえなかったり、作成に時間がかかって月末ギリギリにシフト表を出されることは、従業員にとって非常にストレスです。
しかしシフト管理システムを使えば、従業員の希望を平等に加味したシフト表が素早く作成できます。
雇用契約の遵守・業務量の公平性もシステム上で担保されているので、従業員の不満を無くし、モチベーションを高める効果が期待できます。
【関連記事】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！
3.シフト管理システム導入企業の事例3選
ここからは、シフト管理システム「アールシフト」を活用した事例を6つ紹介します。
シフト管理システム導入後、各社がどのように業務効率化や生産性向上を実現したのか、参考になれば幸いです。
シフト管理システム導入事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様
大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。
シフト管理システム導入事例(2)JR東日本スポーツ様
関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。
2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。
これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。
R-Shiftの事例紹介ページでは、他にも多数の企業導入事例を紹介しています。
業種も飲食店やスーパー、空港、アミューズメント施設など幅広く掲載していますので、ぜひご覧ください。
4.シフト管理でよくある悩み
悩み1.自社に合う機能があるかわからない
シフト管理システム導入にあたり一番気になるのは「欲しい機能があるかどうか」かと思います。
シフト表は業種や企業によってフォーマットやルールが異なるものなので、今までの様式を崩さず、従来のものをそのままシステムで作れるようにしたい、という声は多くいただきます。
そのため、基本機能でほしい要素があるかどうかはもちろん、自社用のカスタマイズが可能かどうか、同じ業種で似た規模感の企業で導入実績があるかどうかはチェックしておきたいところです。
悩み2.現場で使いこなせるか不安
シフト管理システムの導入を検討する部署がシステム部門や人事部門だけ、という企業にありがちなのが、「導入段階で店舗から不満が続出した」というケースです。
こうならないよう、システムを選ぶ段階から現場の店長さんに検討チームへ参加してもらう必要があります。
また、システムを利用する店長さんやスタッフとの間で情報共有や検討会を徹底し、本格導入までに不明点を解消しておくことも求められます。
悩み3.費用対効果がわかりづらい
シフト管理システムの多くは、使いやすさやカスタマイズの豊富さなどを売り文句にしています。
そのため、システムを導入してどれだけの費用対効果、作業時間削減が叶えられるのか、イメージしづらいのが難点です。
「費用対効果がわからないから」という理由でシフト管理システムの導入に踏み切れない企業も多いと聞きます。
一方「R-Shift」の場合は、使いやすさや機能の豊富さはもちろんのこと、働く現場の「生産性向上」を第一に考え、事務効率の大幅アップ、ムリ・ムダ・ムラの削減に直結する製品コンセプトに重きを置いています。
5.シフト管理システム導入の注意点
システム導入でまず考えなければいけないのは、使い勝手やコストパフォーマンスではなく「なぜシフト管理システムを導入したいのか」という目的の部分です。
システムの利用料金とシステムが提供する機能の間には、通常、相関関係があります。従って、自社がどこまでの機能や精度をシフト管理システムに求めるのかを明確にしておく必要があります。
その他、シフト管理システム導入時に注意しておきたいことや、具体的な導入の流れについてまとめた記事もございますので、ぜひあわせてご覧ください。
【関連記事】シフト管理システム導入を成功させる為に-準備・選び方・導入の流れを紹介
導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」
(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超
アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(2)柔軟にカスタマイズ可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(4)直感的に操作できる現場志向のシステム
高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。