シフト業務の見える化が
働きやすさに直結

◆はじめに、従来のシフト作成方法について教えて下さい。

(鈴木様)エクセルでシフト表を作成していましたが、店舗間で様式は異なっており、1つの店舗でも「フロント」「ジム」「プール」などセクションごとにシフト表が存在していました。会社として「シフト作成の基本的な考え方」は存在しており、予算に基づいたシフトの組み方はされていたものの、具体的なシフト管理のルールは整理されていませんでしたね。

シフト管理にはエクセルと勤怠システムを使っていたのですが、手動で情報を入力しなければいけないため、「何とかしなければ」と本部でも課題に上がっていました。

◆特にどのあたりで苦労されていたのでしょうか。

（宍戸様）フィットネスクラブの業務は多岐に渡ります。スタジオレッスンから子供向けスクールまで、色々な組み合わせでシフトを作成する必要があるため非常に煩雑です。セクションごとに存在するシフト表を店舗全体で連携させるのも大変で、セクション間で人員不足を補う、といったことも出来ませんでした。

また、従業員のシフト希望は紙で提出してもらっていましたが、上野店は約50名のスタッフがいます。転記漏れがあったり、列がずれていたり…。ダブルチェックをしてもどこかしらミスがある状況でした。エクセルで作成と言いつつ、ほぼ紙に書いてるのと変わらなかったですね。100名近いスタッフがいる店舗などでは、大変苦労していました。

◆シフト管理システム導入にあたり、何を重視しましたか。

（鈴木様）一つは、従来のシフト表と同様のものを再現できるかどうか、もう一つはフィットネスクラブ特有の事情を踏まえた機能が揃っているかどうかです。特にこれまで、スタジオレッスンやジュニア向けスクールの担当者の割り振りで苦労していたため、そのあたりも自動で割当できるようなシフト管理システムを求めていました。

アールシフトにはスタジオレッスンや担当講師を登録する機能が既に備わっていたため、使いやすそうな印象を受けました。他のシステム会社から「実装は難しい」と言われた細かい調整が、オーエムネットワークさんなら可能だったのも、アールシフトを選んだ理由として大きいですね。

◆導入はスムーズに進んだのでしょうか。

（宍戸様）オーエムネットワークさんには試験導入の段階から親身になっていただき、お試し利用の段階から手応えを感じましたね。

事前に導入スケジュールを明確にできたこと、検証フェーズが用意されていたことから、スムーズに理想のシフト表へと近づけることができました。

◆アールシフト導入後の現場の変化についてお聞かせください。

(宍戸様)私個人の体感ですが、シフト作成の時間的負担・精神的負担がかなり軽減されました。今まで以上にお客さま対応に時間を使えるようになったと感じています。

手作業のシフト作成では、シフト表のミスで代理スタッフを探すといったイレギュラーな対応に追われることもありましたが、アールシフトの自動作成機能によってそれもかなり減りました。勤怠システムとの連携についても、アールシフト側からデータ移行しやすい形に調整していただいたので、連携ミスが減りましたね。

シフト申請もアプリで行えるため、スタッフの申請漏れが少なくなりました。アプリを開けばリアルタイムでシフトの状況や業務の割当をチェックできるので、スタッフが状況にあわせて臨機応変に対応できるようになりました。

現在のシフト表は、1枚に全セクションのスケジュールがまとまっています。今後、セクション同士でサポートし合える環境を整備していく予定です。

◆本部の皆さまにも変化はあったのでしょうか。

（鈴木様）アールシフトを通じて、導入時に目指していた「本部が各店舗の状況や業務量について一元管理できる状態」いわゆる「見える化」を実現することができました。各店舗のスタッフの不足も、これまで「うちの店舗は○人足りません」と口頭で報告を受けていましたが、現在はアールシフト上のデータに基づいて把握できる状態です。

また、当社のフィットネスクラブは、各店舗の営業規模が大小さまざまです。ジムの大きさもプールの大きさも店舗によって違うため、アールシフトを用いて「店舗規模感と人員配置の基準」を作成すれば、今後新規出店した際に役に立つと考えています。

今後もアールシフトを活用しつつ、本部・店舗の連携を高めていきたいですね。

鈴木様、宍戸様、本部および現場でのアールシフトの活用についてお聞かせいただきありがとうございました。