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シフト管理におけるシステムの役割と機能

最終更新日:2021年6月25日
オーエムネットワーク株式会社
システムのイメージ

シフト管理を実践する為のツールとしては、エクセルやアプリ、システムなどがありますが、当コラムでは、シフト管理システムに求められる役割と機能について述べています。更に、現在利用されている主なシフト管理システムを徹底比較することで、シフト管理システム選定時の一助にして頂ければと考えています。

シフト管理システムに求められる役割と機能

シフト管理システムイメージ

◆エクセルやアプリとは違うシステムの役割とは?

シフト管理におけるシステムの役割は、同じくシフト管理で利用されているエクセルやアプリとは大きく異なるところがあります。

エクセルやアプリの役割は、

  • 安価にシフトを作成したい!
  • 手軽にシフトを作成したい!
  • 簡単にシフトを作成したい!

など、シフト管理における基本的なニーズに対応する為に使用されるツールであると言えます。

エクセルのシフト表イメージ

しかし、エクセルやアプリによるシフト管理には、それなりの課題があります。オーエムネットワーク社が独自に実施したアンケート調査(小売・サービス業100社、回答率85%)によると、「エクセルやアプリによるシフト作成上の最大の課題」として、以下の様な結果を得ることができました。

<エクセルやアプリによるシフト作成上の最大の課題>
順位 課題 構成比
1位 シフト表作成までに多くの時間を要している 51%
2位 シフトに対する従業員の不満が無くならない 22%
3位 本部側から店舗のシフト作成状況が分からない 11%
4位 シフト作成者によってシフトの作り方が異なる 6%
5位以下 その他(複数) 10%

これによると、「シフト表作成までに多くの時間を要している」という課題が全体の過半数を占めており、「シフトに対する従業員の不満が無くならない」と合わせると70%以上を占めていることが分かります。

一方、システムの役割は

  • 複雑なシフトを作成したい!
  • 自動でシフトを作成したい!
  • 平等なシフトを作成したい!

など、シフト管理における高度なニーズに対応する為に使用されるツールであると言えます。

同じく、「シフト管理システムに最も期待すること」を結果、以下の様な結果を得ることができました。

<シフト管理システムに最も期待すること>
順位 課題 構成比
1位 シフト表作成を極力自動化したい 37%
2位 ムリ・ムラ・ムダの無いシフト表を作成したい 34%
3位 本部側から店舗のシフト作成状況を把握したい 13%
4位 誰が作成しても同じレベルのものを作成したい 5%
5位以下 その他(複数) 11%

これによると、「シフト表作成を極力自動化したい」と「ムリ・ムラ・ムダの無いシフト表を作成したい」を合わせて70%以上を占めていることが分かります。

これらのニーズに応える為には、高度に設計された専用のシステムでないと実現は難しいと言えますが、近年では多くの専用システムが利用可能な状況になってきています。

それを可能としている背景には、近年のクラウドサービスの進展やAI手法の実用化、コンピュータ機器や関連ソフトの高速化などがあり、従来難しいとされていた複雑なシフト作成も自動化できるまでになっています。

クラウドとAI

◆シフト管理システムに求められる機能とは?

では、シフト管理システムには、具体的にどの様な機能が求められるのでしょうか?

それは、以下の2つの機能が最も重要であると言えます。

 ①複雑なシフトでも自動的に作成できる

 ②関連システムとのデータ連携ができる

では、以下にそれぞれの機能について詳細に見て行きたいと思います。

①複雑なシフトでも自動的に作成できる

シフト表を作成する為には、非常に多くの条件を考慮しながら最適なシフト表を作成する必要がありますが、エクセルやアプリでは残念ながら限界があると言わざるを得ません。

そこで、シフト作成専用のシステムが必要になってくる訳ですが、オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」では、以下の様な機能を提供しています。

1)シフト作成の元となる各種マスタを設定する機能

・シフト作成の条件設定(連勤・連休制限、休憩付与ルール、など)

・従業員情報(月間公休日数、勤務可能シフト、など)

・作業情報(作業分類、作業基本情報、など)

2)次月の変動情報を設定する機能

・予算情報(売上予算、人時予算、など)

・本部指示情報(月例会議、棚卸作業、など)

3)シフト表を自動作成する機能

・各種マスタ情報と次月変動情報、および従業員の希望シフトなどを元にシフトを自動作成する

4)自動作成後のシフトをアレンジする機能

・過不足が生じた日時に対して、店舗応援や欠員募集などの適切な手当を行う

<アールシフトのメインメニュー>

アールシフトのイメージ

②関連システムとのデータ連携ができる

シフト作成が高度になればなる程、また対象人数が多くなればなる程、関連システムとのデータ連携がシフト管理システムには重要になってきます。

例えば、

1)従業員データの連携

⇒多くの従業員を対象にする場合には、特に従業員データの連携は必須になってきます。人事管理システムや勤怠管理システムなどから、従業員の異動データなどをシフト管理システム側へ取り込み、従業員情報の二重登録などを防止します。

2)予算データの連携

⇒通常、売上予算の大小により必要とする人員数は異なってきます。その為、日々の売上予算などは、販売管理システムなどからシフト管理システム側へ取り込み、日々の必要人員の算定に利用します。

3)勤務予定データの連携

⇒シフト管理システム側で作成されたシフト表から勤務予定データを作成し、勤怠管理システム側にデータ連携します。これにより、勤怠管理システム側では勤務予定データを二重登録する必要がなくなります。

<データ連携イメージ>

データ連携のイメージ

以上の様なデータ連携を実装することで、シフト管理システムは単体システムから統合システムへと進化することが可能となり、小売業やサービス業の店舗運営を強力に支援するツールになり得ると言えます。

シフト管理システムの特徴を徹底比較

◆シフト管理システムの分類分けと特徴

現在利用されている数多くのシフト管理システムをさまざまな角度から分類してみると、以下のように整理されると思います。

①対象とする業種から見た分類
比較 業種特化型システム 汎用型システム
メリット 対象とする業種の特性を加味したシフト作成が可能となる為、より自社にマッチしたシフト作成が可能となる。 全業種を対象としている為、多くが必要とする機能に絞られており、導入までの期間とコストは比較的低く抑えられる。
デメリット 対象とする業種の特性を加味する分、提供機能は多くなり易く、コスト面や運用面で負担となることもある。 業種特性の部分はカスタマイズ対応となる為、別途カスタマイズのコストと期間が必要となる。

②対象とする企業規模から見た分類
比較 大企業向けシステム 中小企業向けシステム
メリット 数万人規模のシフト作成も可能となり、機能的にも豊富に準備されている為、複雑な要求にも対応できる。 対象人数や機能要件も大企業向けよりも低く抑えられる為、導入までの期間とコストも比較的低く抑えられる。
デメリット 大量データを素早く処理する必要があり、中小企業向けよりも相対的にコストは増加する。 自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合には、別途カスタマイズが必要になってくる。

③主力とする機能から見た分類
比較 シフト機能中心型システム 勤怠機能中心型システム
メリット シフト管理専用に開発されたシステムである為、高度なシフト作成も可能となる。 勤怠管理システムの中の1サブシステムという位置付けである為、コスト面では低く抑えることができる。
デメリット 多くは勤怠管理が別システムとなる為、勤怠管理システムとのデータ連携は、別途開発の必要がある。 シフト作成面での機能の豊富さに欠ける点もあり、必ずしも満足のいく導入ができない場合がある。

④カスタマイズ可否から見た分類
比較 大企業向けシステム 中小企業向けシステム
メリット 自社の特性や要望を加味したシフト管理が可能となり、シフト作成の自動化率も向上する。 カスタマイズにかける期間とコストは不要となり、かつシステムのバージョンアップも簡単に行える。
デメリット カスタマイズの期間とコストが必要であり、システムのバージョンアップも簡単にはできない可能性がある。 自社の特性や要望は加味できない為、シフト作成の完全自動化は難しく、手修正が多くなる可能性がある。

以上の様な分類分けが可能だと言えますが、自社の実情にマッチしたシフト管理システムを選択する際の参考にして頂ければと思います。

◆シフト管理システムの徹底比較

前述の分類分けを元に、現在広く使用されている主要なシフト管理システムの特徴を整理すると、以下の様に分類できると思います。

<主要システムのシフト機能比較>
ソフト名 主力機能 対象業種 対象規模 カスタマイズ 主な特徴
アールシフト シフト管理 特化型 大~中 小売業、サービス業のシフト管理・シフト作成に特化。シフト自動作成の精度が高い。
Sync Up シフト管理 特化型 大~小 シフト作成から他店舗ヘルプ調整までシフトの全てがオールインワン。飲食サービスの事例が多い。
ホスピタッチ シフト管理 特化型 大~中 大規模医療機関・病院向けシフト管理システム。病院・介護施設の勤務シフトを短時間で自動編成。
シフオプ シフト管理 汎用型 大~中 業務の最適化や効率化を実現するシフト管理。利用ユーザー数は8万人を突破。
Airシフト シフト管理 汎用型 中~小 やりとりも作成もラクになるシフト管理。シフト表と一体になったチャットでシフトのやりとりが可能。
勤務シフト作成お助けマン シフト管理 汎用型 大~小 シフト表の自動作成・管理ができるクラウドサービス。大規模または複雑な業務でカスタマイズも可能。
SHIFTEE シフト管理 汎用型 大~小 スマホ、タブレット、PCに対応したクラウド型シフト管理システム。カスタマイズ対応も可能。
oplus シフト管理 汎用型 中~小 無料のシフト・勤怠管理サービス。自動シフト作成機能でより効率的なシフト作成。
ジョブカン 勤怠管理 汎用型 大~小 初めてでも、誰でも、簡単に使える、導入実績6万社以上の勤怠管理システム。
AKASHI 勤怠管理 汎用型 大~小 大企業、中小企業、ベンチャー企業、シフト勤務者を雇用する店舗など、あらゆる業種の導入が可能。
jinjer 勤怠管理 汎用型 大~小 誰でも簡単に利用できるマルチデバイス対応のクラウド型勤怠管理システム。
Touch On Time 勤怠管理 汎用型 大~小 26000社、190万人が利用する市場シェアNo.1のクラウド勤怠管理システム。
TIME CARD 勤怠管理 汎用型 大~小 給与計算、休暇管理、シフト管理、日報、プロジェクト管理、勤怠管理の枠を超えたスマレジ・タイムカード。

(注)上記の機能比較は、オーエムネットワーク社が独自に調査したものであり、記述内容に対する責任は全てオーエムネットワーク社にあります。また、上記は2021年6月時点のものであり、現時点では変更されている可能性がありますことをご了解願います。

店舗向けシフト管理システム「アールシフト」

シフト管理システムのイメージ

◆シフト作成の自動化を中心とした統合型シフト管理システム

店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、シフトの自動作成に重点をおいたクラウド型のシフト管理システムです。近年のシフト管理やシフト作成に対するニーズは、益々高度化してきていると同時に、使い易さや分かり易さも求められています。

この様なニーズに対応してアールシフトは、AI手法を活用したシフト自動作成機能を提供し、シフト管理業務やシフト作成業務の効率化を実現すると同時に、店舗で活用するという前提のもと、UX(ユーザーエクスペリエンス)にも配慮したユーザーフレンドリーなシステムになっています。

<アールシフトの全体イメージ>

アールシフト全体イメージ

更に、アールシフトは統合型システムへと進化しています。すなわち、従来のシフト自動作成機能に加えて、「人時予測」、「勤怠管理」、「作業実績管理」、「人件費管理」、「店舗間比較」と言った機能を追加することで、店舗経営における総合課題解決ツールへと進化しています。

◆店舗業務に合わせた豊富なオプション機能

小売業やサービス業の店舗で利用するシフト管理システムでは、勤務シフトの作成機能以外でも必要となる重要な機能があります。これらの機能が整っていないと、シフト作成上での手作業が解消されない、または作成するシフトの精度が向上しない言った状況にもなります。

そこで、アールシフトでは、以下の様なオプション機能を提供して、統合化されたシフト管理システムの提供を行っています。

①ワークスケジューリング・システム

ワークスケジューリング・システムは、レジ部門のレジ割当表や売場部門の作業割当表を自動作成する為のシステムです。作業割当表を自動作成する為には、作業マスタの善し悪しが大きく影響します。そこで、オーエムネットワーク社では「標準作業マスタの作成支援サービス」も行っています。

<作業割当表イメージ>

作業割当表イメージ

②スマートフォン連携システム

従業員からの希望休や希望シフトの収集と承認をスマートフォンから行うことは、シフト作成上では極めて効果的です。その為、アールシフトでは、スマホアプリを提供して、素早く効率的に希望休や希望シフトの収集と承認を行うことを可能にしています。

<スマートフォン連携イメージ>

スマホ連携イメージ

③勤怠データ連携システム

アールシフトで作成した月間の勤務シフト表は、他社の勤怠管理システム側にデータ連携することが可能です。これにより、勤怠管理システム側では、次月の勤務予定を登録する必要がなくなります。

また、アールシフトでは、全ての勤怠管理システムへのデータ連携が可能となる様、勤怠管理システム側の取り込みフォーマットに合わせたフォーマット変換も柔軟に行っています。

<勤怠データ連携イメージ>

勤怠連携イメージ

④POSデータ連携システム

POS実績データ(客数予測、レジ台数算出)を日々アールシフト側に取り込み、次月の客数予測とレジ開設台数を自動で算出できる機能になります。アールシフトの客数予測およびレジ開設台数予測は、小売業およびサービス業に優れた効果をもたらします。

<POSデータ連携イメージ>

POSデータ連携イメージ

⑤MH管理システム

日々店舗で発生しているMH(人時)の集計・分析を行い、本部側から全店舗を一括して把握・管理できる様になります。その結果、「どこの店舗でMHが不足している」、「どの店舗でMHに余裕がある」ということが日々、本部にいながら把握できる様になります。

<MH管理イメージ>

MH管理イメージ

⑥欠員募集システム

過不足のないシフト表を作成しようと思っても、必ずしも思う様に行かないケースは多々あります。その様な時、いつ・どの時間帯に・どれだけ不足があるのかを素早く把握でき、不足分を追加で募集する機能と、誰が応募してきたか、誰を採用するかの管理を行うことができる機能ができます。

<欠員募集システムイメージ>

欠員募集イメージ

以上がアールシフトのオプション機能になりますが、それぞれのシステム機能詳細については、当ホームページの「R-Shiftとは」をご覧ください。

◆小売業・サービス業に特化した豊富な導入実績

店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、2017年の発表以来、数多くの小売業、サービス業のお客様に導入していただき、店舗の生産性向上に寄与してきました。業種的にも、以下の様に多岐に渡っています。

①量販店

スーパーマーケット、ホームセンター、スパーセンター、ディスカウントストア、ほか

②専門店

ドラッグストア、ファッション衣料、日用衣料、雑貨、ほか

③サービス業

フィットネスクラブ、映画館、ゲームセンター、カラオケ、空港サービス、コールセンター、ほか

アールシフトはこれからも進化を続け、次世代における統合シフト管理システムへと進化していきます。これからのアールシフトに是非ご期待ください。

なお、具体的な導入事例は、当ホームページの「導入事例」に詳しく書いてありますのでご覧ください。

まとめ

当お役立ち情報では、「シフト管理におけるシステムの役割と機能」というテーマで書いています。シフト管理システムは、近年、機能面で飛躍的な進歩を遂げています。従って、エクセルやアプリによるシフト作成から、多くの企業がシフト専用に開発されたシフト管理システムへ移行していくものと想定しています。その際に、当コラムが少しでもお役に立てば幸いです。

WEB用アールシフトのロゴ タブレット用アールシフトのロゴ
ソフトの役割と機能

シフト管理におけるソフトの役割と機能

今、なぜシフト管理を実践する上でソフトが求められているか?その背景や最新のトレンド、ソフト構成などをお伝えします。シフト管理ソフトの導入を検討されている小売業、サービス業の経営者、店舗管理者の方は必見です。

クラウド利用のメリット

シフト管理におけるクラウド利用のメリット

近年のクラウドの進展に伴い、シフト管理を実践するためのシステムもクラウド利用が進んでいます。当コラムでは、シフト管理におけるクラウド利用のメリットと運用時の留意点について述べています。

<当コラムに対するお問い合わせ先>
オーエムネットワーク株式会社
RSサービス推進室
新潟県新潟市中央区上大川前通9番町1265番地
TEL:025-210-9933(受付時間:平日10時~17時、土日祝日は除く)