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シフトの自動作成は店舗の効率アップに貢献

最終更新日:2021年5月31日
オーエムネットワーク株式会社
シフトのコツ

シフト表の自動作成は、近年益々そのニーズが増大しています。小売業、サービス業では、シフト表の作成で非常に多くの時間を費やしています。それと同時に、シフト表に対する要望も高度化している為、「如何にしたら精度の高いシフト表を作成できるのか?」という課題もクローズアップされてきています。

当コラムでは、今後益々増大するシフト表の自動作成ニーズに対して、現状と課題、および導入事例や効果などについて述べたいと思います。

シフト表の自動作成は今なぜ求められているのか?

シフト自動作成

◆シフト表作成における課題について

小売業、サービス業の店舗におけるシフト作成においては、以下に示す3つの課題が最も大きなものであると言えます。従って、これらの現状課題が「シフト表の自動作成」に対する強いニーズの源泉になっています。まずは、それぞれの課題について見て行きたいと思います。

(課題1)シフト作成に非常に多くの時間を要している

シフト作成で最も課題として認識されているのが、シフト作成時間の問題です。
では、どこにどの様な時間を要しているのでしょうか? それは、以下の3つに集約することができます。

  1. 希望シフトの収集
  2. 勤務シフト表の作成
  3. 作業シフト表の作成

上記の各作業に対して、シフト表の手動作成と自動作成でどれだけの違いがあるかを、以下の事例で見てみましょう。

<事例>
首都圏に41店舗を展開している地域密着型のスーパーマーケット株式会社オオゼキ様では、シフト表の手動作成と自動作成それぞれの処理時間について、以下の様な違いがありました。

業務内容(レジ部門) 店舗数
(店)
手動作成 自動作成
時間(h) 全店合計(h) 時間(h) 全店合計(h)
1)勤務希望収集 41 6 246 0 0
2)勤務シフト表作成 41 24 984 6 246
3)レジシフト表作成 41 30 1,230 6 246
月間合計 41 60 2,460 12 492

上記の例を見ると、従来は1店舗当たり月60時間ものシフト作成時間を要していたことになります。それがシフト自動作成機能を活用することで、月60時間から12時間に短縮できた訳ですから、実に80%もの効率化を実現したことになります。

この様にシフト自動作成機能は、上手く活用することで大きな効果を発揮すると言えます。

(課題2)月の途中でも頻繁にシフト変更をせざるを得ない

最初はしっかりしたシフト表を作成したつもりでも、結局、月の途中でシフト変更が頻繁に発生してしまいます。それはなぜでしょうか?

その最大の原因は、最初に作成したシフト表の精度が低いことによります。日々の勤務シフトが店舗の実態に合っていない場合、追加で出勤要請したりするケースが多く発生します。そうなると、「どうせ後で変更になるから・・・」ということで、いつまで経ってもシフトの精度が向上しないことになります。

従業員側も同じように、「どうせ後で変更になるから・・・」ということで、シフト申請段階で曖昧な申請を出すケースも見受けられます。従って、シフトの精度を向上させるには、これらの悪循環を確実に断つことが求められます。

そこで必要になるのがシフト自動作成機能となります。シフト表の自動作成では、単にシフト表を自動で作成するだけではなく、作成するシフト表の精度を向上させる機能もあります。このシフト自動作成機能を活用することで、月中でのシフト変更頻度も大きく減少するはずです。

(課題3)シフトに対する従業員からの不平不満がなくならない

店長がいくら苦労して作成したシフト表でも、従業員からの不平不満がなかなか無くならないのが現状ではないでしょうか?

では、なぜ従業員の不平不満が無くならないのか? その最大の原因は、仕事の負荷が平等に分配されていないことによります。早朝勤務や深夜勤務、残業や土日出勤などは好んでやりたいとは誰も思わない筈です。

しかし、仕事ですから時には早朝勤務や深夜勤務、残業や土日出勤もしなければならないこともあります。その時に重要なのは、それらの指示が特定の人に偏らないことです。「いつも私ばかり・・・」という思いを持たせないことです。

その為には、平等なシフト表を如何に作るかということになりますが、やはりここでもシフト自動作成機能が大きく効果を発揮することができます。

◆シフト表の自動作成に期待するもの

前述の様な課題に対して、多くの小売業、サービス業では、シフト表を自動作成できるシステムを求める声が年々高まっています。
例えば、

シフト作成に膨大な時間を要しているので、何とかシフト表を短時間で作成したい
直前になってのシフト変更が多いので、変更の少ないシフト表を作成したい
シフトに対する不平不満が多く、不平不満の出ないシフト表を作成したい
各店舗のシフト作成の様子が分からないので、シフト作成の見える化を実現したい
シフト担当者が交代もあるので、誰がやっても同じシフト表を作成したい

しかし、これらはあくまでも希望であり、シフト表の自動作成はそう簡単なことではありません。シフト表の自動作成を成功させる為には、事前の準備、運用体制の整備、ルールの見直し、等々、すべきことが数多くあります。

但し、これらのことをしっかり行えば、確実に効果を発揮できますので、次の成功事例や導入のポイントを参考にしてもらえばと思います。

シフト自動作成システムの選定ポイント

◆シフト作成の自動化手段と特徴

シフト作成の自動化を実現させる為には、何らかのシステム的な支援が必要になりますが、それらのシステムには簡易的なものから複雑なものまで実にさまざまなものがあります。 例えば、①エクセルのマクロを使ったものや、②プログラミング言語を使ってプログラム化されたもの、または③最近話題のAI(人工知能)技術を使ったものもあります。

そして、それぞれ使用する手段によって、以下の様にシフトを自動作成できる内容に違いが出てきます。

① エクセルのマクロを使用した自動作成システム

エクセルのマクロを使用した場合には、以下の様な基本的な機能をシフト作成で自動化することが可能となります。

  1. 従業員別の勤務曜日や勤務時間帯を次月のシフト表に自動的に展開する。
  2. 入力されたデータに対して論理チェックを行い、入力間違いを自動的に検出する。
  3. 作成されたシフト表上で従業員別の月間労働時間などを自動的に計算する。

エクセルのマクロの場合には、以上の様な機能を自動化することは可能ですが、複雑なアルゴリズムを組み込むことや、大量のデータを扱うことには限界がありますので、注意が必要です。

② プログラミングされた自動作成システム

プログラミング言語で作成された自動作成システムの場合には、エクセルのマクロでは実現が難しい、以下の様な機能を自動化することが可能となります。

  1. 従業員別の決められている月間公休日数を自動的に割当てる。
  2. 仕事の繁閑に合わせて日々必要となる人員数を自動的に確保する。
  3. 出勤予定の従業員に適切な勤務シフトを自動的に割当てる。
  4. 日々必要となる作業を適切な従業員に自動的に割当てる。

プログラミングの場合には、以上の様な機能を自動化することは可能ですが、現状ではシフト作成者にとって満足のいくレベルまで自動化することは難しい状況にもあります。

③ AI(人工知能)を使用した自動作成システム

AI(人工知能)を使用した自動作成システムの場合には、プログラミングでは実現が難しい以下の様な機能を自動化することが可能となります。

  1. 土日の公休数が平等になる様に自動的に土日の公休を割当てる。
  2. 早番や遅番などの勤務シフトが平等になる様に自動的にシフトを割当てる。
  3. 従業員のスキルを考慮して必要な作業を必要な従業員に自動的に割当てる。
  4. 月間の人件費予算や人時予算に合わせて自動的に勤務シフトを作成する。

AI(人工知能)の場合には、以上の様な機能を自動化することが可能です。AI(人工知能)を使用した仕組みの最も大きな特徴は、働く人の不平不満を極力抑えたシフト表を自動的に作成できる点にあると言えます。

今までは、人手で何とか不平不満の出ないシフト表を作成しようと努力して来たと思いましたが、従業員の要望を全て満たそうとすると、非常に多くの条件と組合せが発生するという課題がありました。

また、プログラミングの場合でも条件や組合せが極端に多くなると、プログラムのアルゴリズムが複雑になり、なかなか現実的には難しい状況にありました。そこを解決するのに、AI(人工知能)は非常に有効な手段になりつつあると考えています。

以上の内容を踏まえて、①エクセル・マクロ、②プログラミング、③AI(人工知能)を比較した場合の特性を以下の表にまとめていますので、シフト自動作成システムの選定の際には参考にして頂ければと思います。

自動化手段 仕組みの難易度 自動化の割合 自動化後の手修正
①エクセル・マクロ
②プログラミング
③AI(人口知能)

◆店舗向けシフト管理システム「アールシフト」の特徴

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、プログラミング技術とAI(人工知能)技術を上手く組み合わせたハイブリッド型のシフト自動作成システムを提供しています。

これにより、複雑な条件や組合せに対応したアルゴリズムにも対応でき、かつUX(ユーザー・エクスペリエンス)にも十分配慮したシステムになっていますので、シフト自動作成後の手修正を“0”にすることも可能になっています。

シフト自動作成

店舗シフト管理システム「アールシフト」の製品コンセプトは、「驚くほど多機能かつ高機能!でも使い易さは抜群!」です。

このコンセプトを実現する為に、「アールシフト」は以下の様な機能や特徴を有しています。

  • ◆世界最高速の数理最適化エンジンを搭載
  • ◆多くの条件を考慮した最適な月間シフト表を自動作成
  • ◆マンアワー計算や労基チェックもリアルタイムに実行、等々

従って、シフト作成者の負荷を大幅に軽減できると同時に、シフト表に対する従業員の満足度も向上させることが可能になります。現在、数多くの小売業、サービス業で採用されているアールシフトに是非ご期待頂ければと思います。

シフト自動作成システムによる導入効果事例

シフト自動作成

シフト自動作成システムによる効果は、小売業、サービス業の店舗運営に非常に大きなメリットをもたらしてくれます。

例えば、以下のようなものが挙げられます。

シフト作成時間の大幅な削減
従業員の不平不満の解消
店舗運営の見える化の実現
従業員採用時の指針の提供

次に、オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」を導入して、シフト表の自動作成で大きな効果を発揮している企業をご紹介します。

◆株式会社ロフト様/シフト作成時間の50%カットと“見える化”を推進

シフト自動作成機能でシフト作成時間が半分以下になることを確認後、わずか3ヵ月で100以上の店舗へのシステム展開を完了。各スタッフのスキルも考慮したシフト表が自動作成でき、本社にいるスタッフも自席のパソコンから各店舗のシフト作成状況を確認できるようになり、シフトの見える化が大きく前進しました。

◆株式会社ラウンドワン様/経験とスキルを考えた最適解を2~3分で

1店舗100人以上のアルバイトを効率的に管理。各人の経験やスキルを考慮した複雑な勤務シフト表も2~3分で自動作成できます。また、週3時間かかっていたシフト作成および作業割当業務が60分に短縮され、65%以上の削減効果を達成しています。

◆株式会社オオゼキ様/全店で1500万円以上のコスト削減を達成

レジ部門におけるシフト表を自動作成することで、シフト作成時間を80%も削減。さらに、人員投入のムリ・ムラ・ムダを徹底して削減することで、全店で1500万円以上ものコスト削減に成功。また、MH管理によって見える化を推進して、店舗応援の効率化やパート採用の効率化を実現しています。

◆株式会社ロック・フィールド様/シフト作成効率化とリアルタイム把握を

今まで把握することが難しかった「シフトの世代管理」や「勤怠実績との予実管理」、「シフト希望充足率」などを実現し、独自の視点からマネージメント面を強化。シフト表の自動作成と徹底した見える化の推進により、本部にいながらすべての店舗のシフト作成状況がリアルタイムに把握でき、店舗間の人の移動を効率的に実現しています。

◆ぼてぢゅう様/採用や雇用契約の管理時間が30%も短縮

シフト表の自動作成と並んで、アジア圏を中心にバラエティに富んだ国籍を有する従業員の労務管理が効率的に行えるようになりました。特に、日ごとの人件費予算や時間帯別過不足人数の見える化で、採用や雇用契約の管理業務に要する時間が30%も短縮でき、大きな威力を発揮しています。


(出典)大野勝著 『最強のシステム』 第7章「参考にしたい成功企業の改善事例」

いかがでしょうか?これらの企業では、シフト自動作成機能を導入して、素晴らしい効果を発揮しています。是非、これらの事例を参考にして、多くの企業でシフト表の自動作成を実現してもらいたいと思っています。

シフト表の自動作成精度をアップさせる為には

ムリムラムダのイメージ

◆店舗作業の見直しと再構築

シフト表を自動作成し、しかも精度の高いシフト表にする為には、店舗作業の見直しと再構築が必須になります。その為には、まず初めに店舗における作業がどの様になっているかを正確に把握する必要があり、店舗で行っている作業の棚卸を行うことになります。

具体的には、以下の様な情報を整理することがシフト自動作成の第一歩になります。

・ 作業サイクル : 日次、週次、月次、随時
・ 作業実施曜日 : 月、火、水、木、金、土、日、祝
・ 作業実施時間帯 : 10:00~11:15、17:00~18:30など
・ 作業人数 : 作業を行う必要人数
・ 作業スキル : スキルランク
・ 作業割当時間 : 作業者に対する最小割当時間~最大割当時間

これらにより、「何が、いつ、誰によって、どこで、どの様に、どれだけの時間」行われるのかが明確になりますから、この情報を基に曜日別のガントチャートを作成します。 このガントチャートの中で、ムリ・ムラ・ムダのある時間帯を洗い出し、ムリ・ムラ・ムダが極力少なくなる様に作業の再構築を行います。

シフトの自動作成とは「作業と人の最適マッチング」を自動的に行うことですから、まずは店舗作業を正しく把握することが極めて重要なポイントであると言えます。

◆従業員との雇用契約の見直し

次に必要になるのが従業員との雇用契約の見直しです。「店舗作業の見直しと再構築」を行っても、完璧にムリ・ムラ・ムダを無くすることは難しいです。作業の再構築は店舗側の都合だけでできますが、従業員が必要な時に、必要な人数だけ確保できていなければ、ムリ・ムラ・ムダは無くなりません。

いくら高度なシフト自動作成機能を導入しても、前提となる雇用契約が現状作業とアンマッチでは、到底精度の高いシフト表を自動作成することはできません。

その為、従業員の雇用契約を見直し、店舗側が希望する曜日、時間帯で働いてもらえる様にする必要があるのです。しかし、雇用の問題ですから、そう簡単に働き方を変えてもらうのは難しいのが現実です。

そこで、中長期的に対応を考える必要があります。その中でも優先的に考えなければならないのは、新規で雇用する従業員の条件になります。店舗側が本当に必要とする曜日、時間帯、スキルを明確にし、その基準に合った人を募集することから始める必要があります。

その様な対応を地道に行いながら、自動作成されたシフト表の精度をアップさせていくことが肝要だと言えます。

「シフト表の自動作成は一日にして成らず!」です。急がば回れの精神が必要かと思います。

まとめ

今回のコラムのテーマは、シフトの自動作成です。店舗における労働生産性を向上させ、スタッフの皆さんに気持ちよく働いてもらう為にも、シフト自動作成機能は益々重要なものになってくると思います。

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、複雑で面倒なシフト表を、素早く正確に自動作成することができます。複雑なシフトの組み合わせから最適解を見つけ出し、店舗の生産性向上に貢献できるシフト表を自動作成します。

オーエムネットワーク社では、シフト自動作成機能を実際に体験できるサービスを行なっています。詳しくは当ホームページの体験利用のご紹介の内容をご覧くださいませ。

WEB用アールシフトのロゴ タブレット用アールシフトのロゴ
スマホ用アプリの活用方法

シフト作成におけるスマホ用アプリの活用方法

シフト作成時にスマホ用アプリを効果的に活用することで、さまざまなメリットを発揮することができます。例えば、希望休や希望シフトをスマホ用アプリ経由で収集することで大幅な効率化を実現できます。店舗のシフト作成を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方は必見です。

ワークスケジュールとは

ワークスケジュールとは

ワークスケジュールとは、売上計画や客数計画などに基づいて勤務予定者の作業を時間帯別に割り当てることを言います。この割り当てられた表を「ワークスケジュール表」または「作業割当表」と呼びます。

<当コラムに対するお問い合わせ先>
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