小売業・サービス業ではシフト作成に多くの時間を費やしており「どうすれば精度の高いシフト表を作成できるのか？」という課題がクローズアップされています。
このコラムでは、手作業のシフト作成が抱える課題、自動作成の方法（ツールの種類）、導入事例などを紹介します。

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1.手作業のシフト作成における課題とは

小売業やサービス業の店舗では、シフト表の作成に多くの時間と労力がかかっています。
特に複数店舗を抱える企業では、店舗ごとに希望収集から調整までの手間が重なり、店長の負担は増す一方です。
ここでは、手作業によるシフト作成が抱えている代表的な3つの課題を整理しました。

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【課題1】シフト作成に多くの時間を要している

シフト作成で最も大きな課題として挙げられるのが、作成にかかる時間の長さです。
その内訳は、①希望シフトの収集、②勤務シフト表の作成、③作業シフト表の作成という3つの工程に集約されます。
例えば、首都圏に41店舗を展開するスーパーマーケット、株式会社オオゼキ様の例では、1店舗あたり月60時間をシフト作成業務に費やしていました。
自動作成システムの導入によって12時間程度まで短縮され、実に80％もの効率化を実現。
希望収集にかかっていた6時間がゼロになり、作成作業も6時間程度まで短縮しました。
店長の負担軽減効果は数字からも明らかです。

【課題2】月の途中で頻繁にシフト変更をせざるを得ない

最初に作成したシフト表の精度が低いと、月の途中で頻繁に変更が生じます。
シフトの変更が当たり前になってしまうと、従業員側も「どうせ変更になるから」と、 希望シフトについて曖昧な申請を出すように。
シフトの精度を向上させるには、これらの悪循環を確実に断つことが必要です。
従って、シフトの精度を向上させるには、これらの悪循環を確実に断つことが求められます。
システムによる自動作成であれば、作成するシフト表の精度を向上させる機能もあります。

【課題3】シフトに対する従業員からの不満がなくならない

店長が時間をかけて作成したシフト表であっても、従業員からの不平不満が絶えないケースは少なくありません。
不満の主な原因は、仕事の負荷が特定の人に偏ってしまうことにあります。
早朝勤務や深夜勤務、残業や土日出勤などを積極的に希望する人はまれです。
これらの割り当てが一部の従業員に集中すると、職場の雰囲気が悪化しかねません。
重要なのは、負荷の偏りが生まれない仕組みをつくることです。
シフト自動作成機能を使えば、勤務条件や公平性のルールをあらかじめ設定できます。
特定の人に負担が偏らない、納得感のあるシフト表を組みやすくなります。

2. シフト自動作成のメリット

シフト自動作成システムを導入することで、店舗運営にはさまざまなメリットがもたらされます。
作成時間の削減はもちろん、シフトの公平性向上やスタッフの満足度向上など、その効果は多岐にわたるでしょう。
代表的な3つのメリットを、その理由や具体的な効果とあわせて解説します。
導入を検討する際の判断材料としてご活用ください。

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(1)時間や手間を大幅に削減できる

シフト自動作成システムの最大のメリットは、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減できることです。
人工知能やアルゴリズムがスタッフの勤務希望や事業所のルールを踏まえて最適なシフト表を組み立てるため、店長が一つひとつ手作業で調整する必要がなくなります。
加えて、シフトの提出・回収・共有もスマートフォンから簡単に行えるようになり、従業員とのやり取りにかかる時間も削減可能です。
前述のオオゼキ様の事例のように、月60時間かかっていた作業が12時間程度まで短縮されるケースもあり、浮いた時間を接客や店舗運営の改善といった、より付加価値の高い業務に充てられるようになるでしょう。

(2)シフトの公平性や効率性を向上させる

シフトの自動作成では、労働基準法や就業規則といった法的条件、人件費や売上高などの経営指標を踏まえたうえで人員配置が行われます。
これにより、担当者の経験や勘に頼っていた部分をシステムがカバーし、シフトの重複や人員不足といった問題も自動で検出・修正できるようになるでしょう。
従来は店長個人のスキルに左右されがちだった配置の精度が標準化されるため、担当者が変わっても一定の品質を保ちやすくなる点も見逃せません。
結果として、法令遵守と経営効率の両立がしやすくなり、店舗運営全体の質の底上げにつながります。

(3)スタッフの満足度やモチベーション向上につながる

希望に沿った公平なシフトが組まれることで、シフトに対する従業員の不満を最小限に抑えられます。
特定の人に早朝勤務や深夜勤務、残業などが偏らない仕組みが整うと、スタッフは自分にとって働きやすいシフトで勤務しやすくなるでしょう。
働きやすさが実感できる職場は、自然と雰囲気も良くなり、仕事への意欲向上にもつながります。
実際、株式会社ラウンドワン様の事例では、経験やスキルを考慮した複雑なシフト表がわずか2〜3分で自動作成できるようになり、シフト作成にかかっていた時間の65％以上を削減しながら、スタッフの働きやすさにも配慮したシフト運用を実現しています。

3. シフト自動作成のデメリット

一方で、シフト自動作成システムの導入にはいくつかのデメリットも存在します。
良い面だけでなく、事前に押さえておくべき注意点を理解したうえで検討を進めることが、導入後のミスマッチを防ぐポイントです。
ここでは2つのデメリットを紹介します。

(1)システム導入費用がかかる

シフト自動作成システムには、少なからず初期費用が発生します。
カスタマイズの規模や機能範囲によって費用は数万円から数十万円程度まで幅があるため、導入前にはあらかじめ見積もりを取得しておくことが大切です。
特に複数店舗への展開を考えている場合は、店舗数に応じて費用感が変わってくるケースもあるため、自社の店舗規模や必要な機能を整理したうえで、複数のシステムを比較検討することをおすすめします。
費用対効果を見極めるには、削減できる作業時間や人件費とあわせて試算しておくとよいでしょう。

(2)事前の条件設定が必要

システム導入時の初期設定として、勤務条件を細かく設定する必要がある点もデメリットの一つです。
労働基準法や就業規則といった法的条件、人件費や売上といった経営指標を満たすための条件設定には、一定の時間と手間がかかることは覚えておきましょう。
特に、複数の条件が絡み合う職場ほど設定作業は複雑になりがちです。
ただし、この初期設定さえ丁寧に行っておけば、その後の運用はスムーズになるため、導入初期は自社のルールを整理する良い機会と捉えて取り組むことをおすすめします。

4. シフト自動作成システムの種類

シフト作成の自動化を実現する方法には、簡易的なものから高度なものまでいくつかの種類があります。
どの手段を選ぶかによって自動化できる範囲や精度は大きく異なるため、それぞれの特徴を理解したうえで自社に合った方法を選ぶことが重要です。
ここでは代表的な3つの自動化手段を紹介します。

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(1)エクセルのマクロを使用したシフト自動作成システム

エクセルのマクロを使用した場合、シフト作成の基本部分をある程度自動化することが可能です。
具体的には、従業員別の勤務曜日や勤務時間帯を次月のシフト表に自動的に展開したり、入力データに対して論理チェックを行い入力ミスを自動検出したり、作成したシフト表上で従業員別の月間労働時間を自動計算したりといった機能が実現できます。
ただし、最低限の自動化にとどまり、複雑なアルゴリズムの組み込みや大量データの処理には限界があるため、店舗数が多い企業や条件が複雑な職場ではやや心もとない点に注意が必要です。

(2)プログラミングされたシフト自動作成システム

プログラミング言語で開発された自動作成システムでは、エクセルのマクロでは実現が難しい機能まで自動化できます。
例えば、従業員別に定められた月間公休日数の自動割り当て、仕事の繁閑に応じた必要人員数の自動確保、出勤予定の従業員への適切な勤務シフトの自動割り当て、日々発生する作業の適切な割り振りなどが挙げられるでしょう。
エクセルよりも自動化できる範囲は大きく広がりますが、条件や組み合わせが極端に多くなるとアルゴリズムが複雑化し、シフト作成者が満足するレベルまで自動化しきれないケースもある点は理解しておきましょう。

(3)AI（人工知能）を使用したシフト自動作成システム

AIを活用した自動作成システムでは、より高度な自動化が可能になります。
土日の公休数が平等になるような自動割り当て、早番・遅番といった勤務シフトの公平な配分、従業員のスキルを考慮した作業割り当て、月間の人件費予算や人時予算に合わせたシフト作成などが代表例です。
AIの最大の特徴は、働く人の不平不満を極力抑えたシフト表を自動で組み立てられる点にあります。
手作業で従業員の要望をすべて満たそうとすると条件と組み合わせが膨大になり、プログラムだけでは対応しきれない場面も出てきますが、AIであればこうした複雑な調整を現実的な形で解決できるでしょう。

5.シフト自動作成システム・導入企業の事例

ここでは、シフト管理システム「アールシフト」を導入し、シフト表の自動作成で成果を上げている企業の事例を紹介します。
実際の数字や活用シーンを知ることで、自社に導入した際の効果をイメージしやすくなるはずです。
ぜひ参考にしてください。

◆株式会社ロフト様／シフト作成時間50％削減・「見える化」推進

シフト自動作成機能でシフト作成時間が半分以下になることを確認後、わずか3ヵ月で100以上の店舗へのシステム展開を完了。
各スタッフのスキルも考慮したシフト表が自動作成でき、本社にいるスタッフも自席のパソコンから各店舗のシフト作成状況を確認できるようになり、 シフトの見える化が大きく前進しました。
ロフト様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ロフト様のシフト管理システム導入事例

◆株式会社ラウンドワン様／経験とスキルを考えた最適解を2～3分で

1店舗100人以上のアルバイトを効率的に管理。
各人の経験やスキルを考慮した複雑な勤務シフト表も2～3分で自動作成できます。
また、週3時間かかっていたシフト作成および作業割当業務が60分に短縮され、65％以上の削減効果を達成しています。
ラウンドワン様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ラウンドワン様のシフト管理システム導入事例

◆株式会社オオゼキ様／全店で1500万円以上のコスト削減を達成

レジ部門におけるシフト表を自動作成することで、シフト作成時間を80％削減。
さらに、人員投入のムリ・ムラ・ムダを徹底して削減することで、全店で1500万円以上ものコスト削減に成功。
また、マンアワー管理によって見える化を推進して、店舗応援の効率化やパート採用の効率化を実現しています。
オオゼキ様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

オオゼキ様のシフト管理システム導入事例

◆株式会社ロック・フィールド様／シフト作成効率化とリアルタイム把握

今まで把握することが難しかった「シフトの世代管理」や「勤怠実績との予実管理」、「シフト希望充足率」などを実現し、 独自の視点からマネージメント面を強化。
シフト表の自動作成と徹底した見える化の推進を実施しました。
本部にいながらすべての店舗のシフト作成状況が 把握でき、店舗間の人の移動を効率化しています。
ロック・フィールド様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ロック・フィールド様のシフト管理システム導入事例

6. 自動作成機能を活用するコツ

シフト自動作成システムは、導入すればすぐに理想的なシフト表が完成するわけではありません。
機能を最大限に活かすには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
ここでは、自動作成機能を効果的に活用するための3つのコツを紹介します。

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(1)条件設定は妥協せず丁寧に行う

自動作成システムの精度は、事前に設定する条件の質に大きく左右されます。
労働基準法や就業規則といった法的条件はもちろん、人件費予算や繁閑差、スタッフごとのスキルや希望勤務時間なども漏れなく反映させることが重要です。
設定が粗いままシステムを稼働させると、結局は手修正が多く発生し、自動化のメリットを十分に享受できません。
導入初期は手間がかかっても、自社の運用ルールを一つずつ丁寧に条件へ落とし込んでいくことが、その後の精度向上への近道と言えるでしょう。

(2)現場との運用ルールを明確にしておく

システムを導入しても、希望シフトの提出期限や変更申請の手順といった運用ルールが曖昧なままでは、現場に混乱が生じかねません。
誰が、いつまでに、どのような形式で希望を提出するのか、変更が生じた場合はどのフローで対応するのかを明確にし、スタッフ全員に周知しておくことが大切です。
ルールが定着すれば、システムに入力される情報の精度も上がり、自動作成されるシフト表の質もさらに向上していくでしょう。

(3)一部店舗・部門からスモールスタートする

複数店舗を展開している企業の場合、いきなり全店舗へ一斉導入するのではなく、まずは一部の店舗や部門で試験的に運用してみることをおすすめします。
実際の現場でシステムを動かしてみることで、自社特有の課題や条件設定の抜け漏れに気づきやすくなるでしょう。
小さな範囲で運用ノウハウを蓄積したうえで他店舗へ展開すれば、大きなトラブルを避けながらスムーズに全社展開を進めやすくなります。

7. おすすめシフト自動作成システム5選

ここでは、シフト作成システムの開発に携わる立場から見た、おすすめのシフト自動作成システムを5つ紹介します。
企業規模や業種、必要な機能を比較しながら、自社に合ったシステムを見つける参考にしてください。

(1)シンプル操作が人気「Sync Up」

店舗のシフト作成、シフト管理はもちろん本部でのデータ集約や分析機能も充実した、複数店舗シフト作成システムです。
シフト作成、他店舗ヘルプ調整、労務管理、など、シンプルながら必要な機能は全て揃っています。
現場のモチベーション向上のために、スタッフへの評価や感謝を贈る「メダル機能」などもあります。

Sync Up公式サイトへ

(2)人手不足解消に貢献「シフオプ」

直感的な操作でシフト作成・シフト管理ができるシフト作成システムです。
スタッフの最適配置、最適活用に長けており、あらゆる業種や業態に対応。
勤怠管理システムや給与管理システムとの連携も可能です。

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(3)テレワーク機能も搭載「AKASHI」

シフト作成・シフト管理・勤怠管理・工数管理などさまざまな使い方ができるシステムです。
従業員ごとに細かい労働条件を設定でき、シフト作成や勤怠管理がよりスムーズにおこなえます。
テレワーク中の従業員をリアルタイムで確認できる機能や、残業申請や休日出勤申請などの機能も揃っています。

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(4)誰でもラクラク勤怠管理「Touch On Time」

シフト作成をはじめ、シフト管理や勤怠管理全般の機能が揃ったシステムです。
フレックスタイム制、変形労働時間制、3交代勤務などさまざまなスタイルに対応。
予実管理や概算人件費の計算などの機能も用意されています。

Touch On Time公式サイトへ

(5)小売業・サービス業に人気のシステム「アールシフト」

シフト作成を通じて生産性向上・業務効率化まで叶えるシステムが「アールシフト」です。
シフト自動作成機能の精度、勤務・作業の予実管理、人事予測、人件費管理まで、現場だけでなく企業経営にもプラスにはたらく機能を徹底追及。
導入店舗数は全国で25,000店を突破し、日本を代表する小売業・サービス業の企業様にも多数採用されています。

アールシフト公式サイトへ

ここからはオーエムネットワークが開発したシフト作成システム「アールシフト」について紹介します。

シフト管理・自動作成は「アールシフト」におまかせ！