シフト作成はシステムの活用で飛躍的に向上

シフト作成の効率化は、システムを有効に活用することで飛躍的に向上します。小売業、サービス業では、シフト作成の効率化が店舗の労働生産性に大きく影響します。当コラムでは、シフト作成の効率化をどの様に進めたら良いか、またシフト作成システムをどの様に選定したら良いかを、詳しくかつ丁寧にお伝えします。店舗のシフト作成を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方は必見です。

経営に活かされるシフト作成システムとは

◆今、シフト作成システムが経営に求められる理由

シフトを効率的に作成することを目的とした「シフト作成システム」は、現在数多くのシステムが販売され、また実際に使用されて効果も発揮しています。近年、パートやアルバイトの確保が難しくなっている状況などから、シフト作成システムに対するニーズは年々高まっています。

通商産業省の「商工業実態基本調査」による小売企業における経営課題をみると「低価格競争」の40.8％が最も高く、次いで、第2位が「大型店との競合」の35.3％、第3位が「後継者がいない」の33.7％となった。小売企業においては、この3つが大きな課題となっている。また、「人材の確保、育成」の25.2％、「資金調達、債務保証」の20.2％が、これに続いています。

（出典： 通商産業省「商工業実態基本調査」より））

通商産業省の「商工業実態基本調査」を見ると、シフト作成システムに対するニーズの直接的な理由としては「人材の確保、育成」が挙げられますが、「低価格競争」や「大型店との競合」と言った課題も間接的ではありますがシフト作成システムに対する大きなニーズの源になっています。

すなわち、個々の企業が「低価格競争」や「大型店との競合」に勝ち抜く為には、自店の労働生産性を向上させる必要があります。その為、店舗における労働生産性の向上に資する「シフト作成システム」が求められているという構図になります。

この様な傾向は今後益々進展していくものと思われますので、それに呼応してシフト作成システムも今後益々その重要性が増していくものと考えています。

◆シフト作成システムが経営面で果たす役割について

では、「シフト作成システム」が経営面で果たす役割とは何でしょうか？
それは、以下に様な３つの役割に集約できると思います。

(1)労働生産性の向上

(2)従業員の働き方改革

(3)シフト作成者の負荷軽減

(1)労働生産性の向上に資するシフト作成システムとは

前述した様に、「低価格競争」や「大型店との競合」と言った局面で最も求められるのが「労働生産性の向上」になります。低価格や競合力強化を実現する為には、無駄な人時投入は徹底して排除しなければなりません。

そこで、無駄な人時投入を削減するツールとしてシフト作成システムが求められています。やはり、紙やエクセルでの作成では限界があり、何らかのシステム的なフォローがないと労働生産性の向上までは持っていけないのが現状だと思います。

シフト作成システムを使って労働生産性を向上させる上で、最も重要な機能は「見える化」を実現する機能になります。この見える化を実現する機能により、「どこに、どれだけのムダな人時投入があるかを把握することができる様になります。

下記のサンプルグラフは、店舗別の必要人時、投入人時を表したものであり、どの店舗に過剰な人時が投入されているかが分かる様になっています。

（出典： 大野勝「最強のシステム」プレジデント社より））

(2)従業員の働き方改革に資するシフト作成システムとは

次にシフト作成システムが果たすべき役割として重要なものは、従業員の働き方改革に資する機能になります。具体的には、従業員が望む形での働き方をシフト作成面から保証できるようにする機能になります。

厚生労働省のホームページに、働き方改革に関する以下の記述があります

（出典： 厚生労働省の「働き方改革」の実現に向けて））

まさにこの働き方改革を推進する為に、シフト作成システムの果たすべき役割は非常に大きなものがあります。個々の従業員のライフスタイルにあった働き方を支援できるシフト作成システムが今後益々重要になってくると言えます。

(3)シフト作成者の負荷軽減に資するシフト作成システムとは

シフト作成システムに求められる機能の中でも、最も要望が大きなものが「シフト作成者の負担軽減に資する機能」になります。やはり、シフト作成の苦労を十分理解している現場のシフト作成者からは、非常に大きな期待が寄せられている機能です。

シフト作成システムに対する具体的な要望としては、以下の様なものがあります。

• 雇用契約書で書かれている条件を必ず守ることができるシフト作成
• 急な残業や休日出勤をさせなくても済むシフト作成
• 土日出勤や早朝深夜シフトが特定の人に偏らないシフト作成
• 所定の有給休暇日数を消化できるシフト作成

上記の様なシフト作成システムを実現できれば、現場のシフト作成者にとっては非常に頼もしいシステムであると言えます。また、働く従業員からも喜ばれるシフト作成であり、シフト作成者の精神的負担も大幅に改善されるはずです。

シフト作成システム求められる機能と導入時の留意点

◆シフト作成システムに求められる機能とは

シフト作成システムを機能面から見た場合、以下の様な機能が必要です。

①	希望休や希望シフトを従業員から収集できる機能
②	収集した希望休や希望シフトを基に勤務シフト表を作成できる機能
③	確定した勤務シフト表を従業員にフィードバックできる機能
④	日々の作業を適切な従業員に割り当てる作業割当表を作成できる機能

これらの基本機能はシフト作成システムとして根幹をなすものですが、従来は手作業による紙ベースで作成していたり、エクセルやマクロを使って作成していたりしました。

また、上記の基本機能の他に、以下の様なオプション機能もシフト作成システムでは利用できる様になってきました。

①	勤怠管理システムとシフトデータをやり取りできるデータ連携機能
②	店舗間で従業員を融通し合える店舗応援機能
③	従業員が不足する時間帯に従業員を募集できる欠員募集機能
④	指示した作業が実施されたか否かを把握できる作業実績把握機能
⑤	日々の必要人員を売上予測や客数予測から計算できる必要人時算定機能

小売業、サービス業の店舗では、実にさまざまな作業がおこなわれています。従って、シフト作成システムの基本機能だけでは必ずしも十分ではありませんので、上記の様なオプション機能が利用できる様になってきました。

◆シフト作成システム導入時の留意点

シフト作成システムを導入する場合には、以下の様な点を考慮する必要があります。

①	現状の課題と改善目標の明確化
②	改善目標にマッチした投資計画
③	社内推進体制の構築
④	従業員への啓蒙活動
⑤	従業員への操作教育
⑥	アフターフォロー体制の構築

以上の様な対応を行うことで、シフト作成システムの導入を成功に導くことが可能となります。

また、一度構築した「社内推進体制」や「アフターフォロー体制」を維持しいていくことも非常に重要になります。よくある事例として、当初の担当者が交代したことでシフト作成システムの展開が上手く行かなくなるケースが多々あります。
やはり、システムを導入したり、店舗展開したりするのは人であり、担当者が交代する時には十分な引継ぎが必要になります。

シフト作成システム選定時のポイント

◆システム導入目的と必要機能とのマッチング

シフト作成システムを導入する際に最も重要な点は、自社のシステム導入目的を明確にし、その導入目的に最もマッチしたシステムを選定することであると言えます。

では、シフト作成システムの導入目的には、どの様なものがあるのでしょうか？ よくある導入目的としては、

①	希望シフトなどの収集は人手を介さず自動的に収集したい
②	収集した希望シフトなどを次月のシフト表へ自動的に反映させたい
③	シフト作成者が同じ複数店舗のシフト表を同時に作成したい
④	要員が不足する店舗には本部応援を組み込んだシフト表を作成したい
⑤	日別や時間帯別の要員過不足が極力生じないシフト表を作成したい
⑥	必要な作業が適切なスタッフに割り当たるシフト表を作成したい
⑦	スタッフの休みが平等に取れるシフト表を作成したい
⑧	変形労働時間制に対応したシフト表を作成したい
⑨	労働基準法を逸脱しないシフト表を作成したい
⑩	勤怠管理システムとのデータ連携をしたい
⑪	人事管理システムとのデータ連携をしたい
⑫	売上管理システムとのデータ連携をしたい
⑬	スタッフの欠員が生じた時に素早く募集ができる様にしたい

これらの導入目的の中から、自社が求める導入目的が確実に実現できるシフト作成システムを選定する必要があります。しかし、シフト作成システムの機能は説明を聞いただけでは十分に理解できない部分もありますので、実際に検証用のシステムを導入して機能を確認する必要があります。

◆システム運用計画と必要機能とのマッチング

前述のシステム導入目的にマッチしたシフト作成システムの候補を選定したら、次にそれらのシステムの中から、自社のシステム運用計画に最もマッチしたシステムを選定することになります。

では、シフト作成システムの運用計画には、どの様なものがあるのでしょうか？

よくある運用計画として、以下のようなものが挙げられます。

①	外部のクラウド環境を利用してシステムを稼働させたい
②	各店舗でのシフトの作成を24時間365日可能としたい
③	関連システムとのデータ連携は夜間のバッチ処理としたい
④	データ連携時のエラーは即座に把握したい
⑤	シフト作成は店舗のチーフ以上の権限としたい
⑥	店舗のシフト作成状況を本部からリアルタイムに把握したい
⑦	申請→承認フローを紙ベースから電子ベースにしたい
⑧	スタッフらのシフト申請の締切を毎月20日としたい
⑨	2ヶ月先までのシフト申請を同時に受け付けたい
⑩	部門によっては半月ごとのシフト作成を可能としたい

これらの運用計画の中から、自社が求める運用計画を実現できるシフト作成システムを選定する必要があります。 シフト作成システムは、多くの店舗で、実にさまざまなスキルの人達が使用するものですから、特に運用面では細心の注意が必要です。 いくら良い機能が揃っているシフト作成システムでも、運用面で満足できないものでは効果が十分に発揮できませんから注意が必要です。

◆システム投資対導入効果の評価

自社が求めるシステム導入目的およびシステム運用計画とマッチしたシフト作成システムが選定されたら、次に「システム投資対導入効果」の評価が必要になります。

シフト作成システムの導入で期待される効果を計数で把握する場合には、以下の２つの視点が必要になります。

①	システム導入でシフト作成時間がどれだけ削減できるか？ 通常、シフト作成業務では、1)希望シフトの収集→2)次月シフト表への転記→3)次月シフト表の作成→4)スタッフへのシフト表伝達→5)シフト表の最終調整と言った流れになります。 この一連の業務に要する時間が現状どれ位であり、システムを導入することでどれ位短縮できるかを見積もる必要があります。ここで短縮できた時間を金額換算することで、導入効果を算出できることになります。
②	システム導入で無駄な人員投入をどれだけ削減できるか？ もう一つの見方は、無駄な人員投入をどれだけ削減できるかという点になります。その為、どこにどれだけの無駄な人員投入をしているかを知る必要があり、導入するシフト作成システムがそれを可能とする必要があります。 そして、削減可能な人員投入時間を見積もり、この時間を金額換算することで導入効果を算出できることになります。

以上の２つの導入効果の合計金額が、シフト作成システムの導入コストに見合っているか否かを判断し、最終的なシステム導入判断を行うことになります。

よくある失敗例としては、自社の目的や計画が不十分なまま、導入コストだけを見てシフト作成システムを選定した為、結果的に無駄な投資に終わってしまった事例を数多く見受けます。特に、複雑なシフト条件を加味しながら最適なシフトを作成しようとするシフト作成システムでは、導入前の十分な検討が必要不可欠であると言えます。

まとめ

当お役立ち情報では、シフト作成を効率化する為の手段として、シフト作成システムの有効性や導入時の留意点などについて述べています。小売業、サービス業ではシフト作成の効率化が店舗の労働生産性に大きく影響します。店舗のシフト作成を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方には、是非参考にして頂きたいと思っています。

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