シフト管理とは？シフト管理の目的・方法・効率化のコツ｜有名企業の事例も紹介

サービス業や小売業など、シフト制勤務の会社で必ず必要な「シフト管理」。 「シフト管理＝従業員の勤務時間を管理するだけ」と思っていませんか。実際は作業効率や店舗の営業成績にも影響を与える重要な管理手法なんです。

この記事では、シフト管理のことを詳しく知りたい方に向けて

• シフト管理とは何なのか
• シフト管理の目的や一般的な方法
• シフト管理システムを利用するメリット

などをまとめました。
有名企業のシフト管理システム導入事例も紹介していますのでぜひお読み下さい。

1.そもそも「シフト管理」とは？

(1)シフト管理の守備範囲は非常に広い

シフト管理と聞くと、「勤務シフト表の作成」「遅刻や欠勤の対応をする」などを指すように考える方が多いかもしれません。

しかし、それらはシフト管理のほんの一部。

シフト管理とは、【いつ・誰が・どのように作業をおこなうか決め、具体的に従業員に割り当て、実際の仕事を通じてムリ・ムラ・ムダを把握し業務を改善する一連の管理】を言います。

適切なシフト管理を実現すれば、現場の業務効率化や従業員のモチベーション向上など、企業にとってのプラス要素をたくさん生み出すことができるのです。

(2)シフト管理の良し悪しはコスト削減にも関わる！

シフト管理の影響は1店舗だけにとどまりません。各店舗のシフト管理を全社で統一して実践すれば、現場のムリ・ムラ・ムダを本部が把握できます。

把握したムリ・ムラ・ムダへの改善策を全店で実施することで、全ての店舗のコスト削減＝企業全体のコスト削減にも繋がります。

いかにシフト管理が企業にとって重要か、おわかりいただけるかと思います。

2.一般的なシフト管理の方法

(1)エクセルでシフト表を作って管理

シフト管理を何でおこなうか、パッと思い浮かぶのは「エクセルのシフト表」ではないでしょうか。

エクセルを使ったシフト管理では、以下のことが可能です。

• 日付、曜日、時間などの入力を効率化できる
• 関数を使えば出勤日数や労働時間も算出できる
• エクセルさえあれば無料でシフトが作成できる
• シフト表のテンプレートも利用できる

「シフト表の作成」だけがゴールならば、上記で十分かもしれません。
しかし、表を作るだけでは終わらないのがシフト管理の難しいところです。
実際にシフトを組むにあたって、さまざまな問題も出てきます。

• 従業員の希望を平等に叶えるのが難しい
• 社内の細かいルールを反映しづらい(店長と副店長どちらも不在にはならないように、など)
• 発注日に発注業務ができる人を割り当てることが難しい
• 労働基準法のルールに則った勤務予定の作成が難しい
• 新人とベテランの勤務をセットで入れるのが難しい

こういった問題は、エクセル上で自動で解決されるものではないため、シフト作成者の悩みの種になっています。

【関連記事】シフト管理におけるエクセルの役割と注意点

(2)シフト管理システムを利用

近年、シフト作成やシフト管理に役立つWebアプリやWebツールが多く登場しています。
Web系のシフト管理システムを使う場合には以下の流れが一般的です。

• ①従業員が各自スマホ用アプリで希望シフトを提出
• ②シフト管理システム上で希望を自動収集し、シフト表に自動反映
• ③シフト表が自動的に作成される
• ④不足が生じた時間帯について、追加募集をアプリで通知
• ⑤確定したシフト表を各従業員のスマホに配信

シフト管理システムを利用するために費用はかかるものの、従業員がアプリで希望シフトを提出できたり、システム上で自動的にシフト作成ができたりと、手間が無くなるのは大きなメリットです。

また、社内ルールの適用、労働基準法に適した休憩時間の設定なども自動でおこなえるので、シフト管理システムを導入する企業が多くなっています。

【関連記事】シフト管理を実践する上でのソフトの役割と機能

3.シフト管理の基本的な手順とコツ

現場ではどのようにシフトを作成し、業務改善へつなげていくのか、シフト作成の流れや管理者が意識すべきポイント（コツ）をまとめました。

【関連記事】シフト管理とは？方法やコツを伝授

(1)必要な業務や作業量（作業時間）を洗い出す

店舗の業務は「いる人ベース」の割り当てになりがちですが、「必要な業務を確実に実施するために必要な従業員を集めること」がシフト管理の原点。

「その日出勤できるメンバーに合わせて仕事を割り当てる」のではなく、

• いつ（日時、曜日、週次、月次など）
• どんな作業に（仕事内容）
• どれだけのリソースが必要か（人数・かかる時間・スキル）

これらの情報を先に整理することが大切です。

業務内容や作業量はその日によって異なります。平日と土日で忙しさが違えば、現場で必要な人数も違いますし、「発注日」「棚卸し日」など、決まった日に行なう作業があれば「その作業ができる人」に出勤してもらう必要があります。

【シフト管理のコツ①】
「いる人ベース」でなく「必要な業務ベース」でシフトを組む

(2)従業員からシフトの希望を取る

いつ・どんな作業に・どれだけのリソースが必要かを整理したら、従業員から希望の休日や希望勤務日を提出してもらいます。

また、テスト期間(学生の場合）、子どもの学校行事(主婦の場合)といった、どうしても休みたい日については当月だけでなく次月以降の分も確認しておきたいところです。

「学生なので夜の方がシフトの融通が効く」「主婦なので平日午前中から働ける」「平日休みでも土日休みでもこだわらない」など、それぞれの働きやすい時間帯やワークスタイルを把握しておくとスムーズです。

【シフト管理のコツ②】
雇用契約書で曜日ごとに働く時間や条件を明確にし、その範囲で希望を出してもらう。
ワークスタイルにある程度契約を絡めることで、人員の調整がスムーズに。

(3)勤務シフト表の作成

従業員から集めた希望シフトをもとに、内容をシフト表に転記します。

その上で人数の過不足を調整し、予定している業務を確実におこなえるようにします。

同時に、自社のルールや従業員同士の公平感も考慮しなければいけません。

「店長と副店長は同時に休まない」「開店閉店時には鍵所有者がいるように」「発注日には必ず発注できる人を出勤させる」「新人しかいない時間帯を作らない」「特定の人に負担が大きくならないように」など、注意すべき点はいくつもあります。

シフト表を作り終わったら、注意点をまとめてチェックし、問題なければ完成です。

【シフト管理のコツ③】
社内のルールや現場の公平感を意識してシフト表を作成する

(4)仕事内容の割り当て

勤務するメンバーが決まったら、「誰がどの仕事をするか」の割り当てをおこないます。割り当てる際のポイントは以下の通りです。

• 当日の業務のうち優先順位の高いものから従業員に割り当てる
• その日に必須の業務の場合、応援に入ってくれる人を確保する
• 従業員のスキルを考慮する

割り当てを考える際は「いる人」を基準にするのでなく「業務の優先順位」を基準にします。

また、上記ポイント以外にも「適任者に仕事を割り当てる」「休憩時間の調整」「平等になるよう過去の割り当て状況も考慮」「関連性の高い作業同士は同じ人に割り当て」といったことを加味しつつ、割り当てていきましょう。

【シフト管理のコツ④】
仕事の割り当ては「従業員のスキル」と「業務の優先順位」を基準に！

以上、シフト作成の手順および管理のコツをお伝えしました。

シフト管理者は、細かいことまで考慮しながら長時間かけてシフト作成をしなければいけません。 これらをすべて手作業でおこなうのは非常に大変です。

そこで近年、シフト管理システムを活用する会社が増えてきました。

4.シフト管理システムを利用するメリット

エクセルとシフト管理システムのちがいはシフト作成の手間だけだと思っていませんか？

ここでは、シフト管理システムを利用するとどんなメリットがあるのかまとめました。

(1)シフト作成者の負担軽減

優れたシフト管理システムでは、平等化の条件を最大限に考慮したシフト表が自動で作成できるようになっています。

希望をどれだけ叶えるか、休憩のタイミングだけでなく、個人のスキル・経験も考慮したシフト作成が可能なので、シフト作成者がそれらにいちいち頭を悩ませる必要がなくなります。

(2)ムリ・ムダ・ムラを減らしコスト削減

無駄な人員を出さないようにしてコスト削減をするためには、月間シフトを作成する過程で、日々の作業を見て必要な人員をアサインすることで実現できます。

また、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダもMH（マンアワー＝人時）という単位で把握できるので、店舗の状況を客観的に分析可能です。

(3)従業員のモチベーションアップ

希望シフトを出してもなかなか調整してもらえなかったり、作成に時間がかかって月末ギリギリにシフト表を出されることは、従業員にとって非常にストレスです。

しかしシフト管理システムを使えば、従業員の希望を平等に加味したシフト表が素早く作成できます。

雇用契約の遵守・業務量の公平性もシステム上で担保されているので、従業員の不満を無くし、モチベーションを高める効果が期待できます。

5.シフト管理システムの導入事例

シフト管理システムを利用した場合のメリットがわかったところで、「既に導入している企業の声」や「自社に導入する場合の進め方」も気になるかと思います。

弊社が提供するシフト管理システム「アールシフト」のお客さま事例を一部ご紹介します。

(1)株式会社ロフト様の事例

全国に新たな流行を発信する生活雑貨店「Loft」でおなじみの株式会社ロフト様。

2017年秋から実験店舗でアールシフトを検証、2018年3月から全国の店舗にアールシフトを展開し、全店で稼働しています。

アールシフトは企業の要望に合わせた豊富な機能を持ちながら、直感的な操作が可能。シフトの見える化・業務効率化につながったロフト様の事例をぜひご確認ください。

ロフト様のシフト管理システム導入事例

(2)株式会社ラウンドワン様の事例

日本全国に約100店舗(2021年8月時点)を構えるスポーツエンターテインメント企業、株式会社ラウンドワン様。

多様なカスタマイズが可能なシフト管理システムを検討する中で、アールシフトをお選びいただきました。

2018年3月より全面的に稼働、アルバイト一人ひとりの経験・スキルが活かせるシフトの自動作成を実現しています。

ラウンドワン様のシフト管理システム導入事例

6.シフト管理システムを導入する流れ

いくら高機能なシフト管理システムでも、使いこなせなければ意味がありません。店舗、本部、情報システム部門といった各部署が連携し、しっかり情報収集した上で使い勝手を検証していく必要があります。

(1)社内体制の構築

シフト管理システム導入を進めるにあたって、店舗運営部門（本部）、情報システム部門、モデル店舗がメンバーとして参画するプロジェクトを発足する必要があります。

店舗運営部門はシフト管理システムの業務要件のとりまとめ、店舗への教育、経営層への状況報告を担当。

情報システム部門はシフト管理システムと基幹システムとのデータ連携、会社のセキュリティポリシーにマッチした管理システムかどうかの検証を行ないます。

モデル店舗は全店舗の模範として、システム検証段階からプロジェクトに参画し、全店舗導入後も他店舗からの相談に乗る立場として重要な役割を担います。

(2)シフト管理に関する社内情報の収集

シフト管理システムは複数店舗を対象とするため、マスターの善し悪しがシフトの精度に影響します。シフト表自動作成にあたって重要な情報となるため、以下の項目について整理しておきましょう。

• 会社情報（従業員の雇用区分）
• 店舗情報（各店舗の営業時間帯、部門構成）
• 労基情報（所定労働日数／所定労働時間／休憩付与基準）
• 従業員情報（従業員ごとの勤務曜日・時間帯・スキルレベル）
• 作業情報（店舗作業の分類／作業ごとの所要時間、実施曜日）

(3)店舗で検証・カスタマイズ

導入後のミスマッチを防ぐため、まずは検証店舗でシステムを稼働し、自社のシフト管理とシステムとのギャップを明確にします。

次に、把握したギャップを埋めるため、必要に応じて自社向けのカスタマイズを行ないます。

その後、検証店舗で最終確認をおこない、問題なければ全店へ展開していく、というのが一般的な流れです。

企業のシフト管理システム導入について、さらに詳しくまとめた記事もあります。

システムの導入をスムーズに進めるためのポイントがまとまっていますのでぜひお読み下さい。

【関連記事】シフト管理システム導入を成功させるために

7.小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

(1)導入店舗数1万店超のシフト管理システム

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズが可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評いただいております。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！

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