
複数店舗のシフト管理をスムーズに!一括管理の方法や注意点を解説
小売業・サービス業を悩ませる、現場の人手不足。地域内でチェーン展開している企業であればヘルプ人員を活用しているところも多いかと思います。複数店舗でシフト管理を行うメリット・方法・注意点を解説します。
シフト作成やシフト管理は大変ストレスのかかる業務ですが、店舗マネジメントには必要不可欠な要素です。
当コラムでは、シフト管理の本質に迫り、正しくシフト管理を理解していただけるよう、基本からわかりやすく解説しました。
国内有名企業で多数導入実績のあるシフト管理システム「R-Shift」を提供する”シフト管理のプロ”の目線でまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
-目次-
シフト管理は、先を読み、効率的な計画を立てるための管理手法です。勤務シフト表や作業割当表を利用して業務改善を行うという意味で、極めて実践的で、現場でも受け入れやすいものです。
シフト管理を一言で表すなら、「勤務シフト表や作業割当表を使って、LSPを実践すること」といったところでしょうか。
(LSP:Labor Scheduling Programの略)
以下、勤務シフト表や作業割当表を使ったシフト管理について具体的にみていきましょう。
昔から、段取り8分の仕事2分(段取りで8割の労力を割き、残り2割を実際の仕事に振り向ける)という表現があります。それだけ段取りが重要で、段取りの良し悪しが結果に大きく影響を与えるのです。
労働集約型の典型である店舗運営において、段取りの良し悪しが営業成績に直結することは間違いありません。
店舗運営の中でも特にシフト管理の良し悪しは作業効率や売場のでき栄えに影響を与え、結果的に営業成績にも影響を与えるということになります。ですからシフト管理を正しく理解し、正しく進めることが非常に重要になってくるわけです。
シフト管理は、その内容から以下のように定義できます。
「店舗作業について、いつ・誰が・どのように行うかを定義し、それらを具体的に従業員に割り当て、仕事のムリ・ムラ・ムダを把握しながら業務を改善する一連の管理」
具体的には、マネジメントサイクルの「Plan-Do-See」を、以下のように実践することを意味します。
Plan:店舗作業を、いつ、誰が、どのように行うかを定義し、
Do :それらを従業員に割り当て、
See :仕事のムリ・ムラ・ムダを把握しながら業務を改善する。
「各店舗に任せていた管理を全社統一した形で実践する」という面でも、シフト管理は大変有効な手段であるといえます。
「シフト管理」=「従業員の勤務シフトの作成」という捉え方をする人が多いと思いますが、この考え方では不十分です。
しかし、シフト管理は、それよりも遥かに奥が深く複雑です。
従来の管理手法は、過去のデータを元に分析し、そこから課題を見つけ出し、それを改善に結び付けようとするものでした。もちろん、シフト管理も同じ機能を有していますが、さらにもう一つ大切な機能を有しています。それが「先を計画する機能」です。
次月の勤務シフト表や作業割当表を作成するということは必ずしも過去からの延長だけではなく、これから先を見据えて最善の計画を立てることになります。例えば、次月に従業員の大幅な異動があれば、今までの前提条件を見直して、ムリ・ムラ・ムダのないシフト計画をしなければなりません。
しかしそのような認識が浸透していないのが現状です。「シフト管理=先を見通すために有効な管理ツールである」という認識を持てれば、より有効に活用できるようになります。
適切なシフト管理を実現すれば、現場の業務効率化や従業員のモチベーション向上など、企業にとってのプラス要素をたくさん生み出すことができます。
たとえば、各店舗のシフト管理を全社で統一して実践することで、現場のムリ・ムラ・ムダを本部が把握でき、それらへの改善策を全店で実施することで、全ての店舗のコスト削減=企業全体のコスト削減にも繋がります。シフト作成にかかる店長のストレス軽減にもつながるはずです。
シフト管理が経営面にどう役立つのかについてまとめた記事もあわせてご覧ください。
シフト管理は経営に直結!効率的なシフト管理のための基本を解説
現場スタッフにとって、シフト表の良し悪しは仕事に対するモチベーション維持、職場全体の雰囲気にも関わります。
希望になるべく沿ったシフト表の作成はもちろん、仕事の進めやすさや役割分担にも配慮したシフト管理を実践することで、スタッフが活躍しやすく定着しやすい環境を作ることができます。
シフト管理を実践する上で重要なのは以下の4つです。
①作業計画 ・・・店舗で必要となる作業を洗い出し、いつ、どれだけの作業量が発生するかを計画すること
②シフト計画・・・従業員に対して、いつ、どの時間帯に勤務してもらうかを計画すること
③割当計画 ・・・出勤する従業員に対して、何を、いつ、どれだけやってもらうかを計画すること
④MH管理 ・・・それぞれの計画がどのように実践されたかを管理し、課題を洗い出すこと
次の項目では、それぞれの機能に対して、どう実践すれば良いか?その「コツ」をご説明します。
作業計画では、店舗で行うべき作業を、主に以下の項目に従って定義します。
これらを管理することにより、店舗で必要となる作業量、すなわち必要MHが時間帯別、日別、月別で算出できます。また、次に続く、「②シフト計画」、「③割当計画」、「④MH管理」の基礎情報になります。
LSPの教科書では、各作業に対してストップウォッチを使って作業時間を計測し、一定のスキルがある人をベースとして標準作業時間(RE値)を決めますが、この方法は小売業・サービス業の現場ではかなり負荷が大きいためおすすめできません。
作業計画においては、大きな目標である「生産性の向上」という視点から、最初はある程度ラフな時間設定でも十分だといえます。
シフト計画とは、①の「作業計画」で定義した作業を確実に実施できるよう、必要な従業員を投入する計画のことをいいます。実務的には、いわゆる「勤務シフト表」と呼ばれるものを作成することになります。
通常、シフト計画の手順は以下のようになります。
箇条書きするのは簡単ですが、実際のシフト作成は非常に大変な作業です。
例えば、以下のことも考えつつシフトを組まなければいけません。
シフト作成をする店長や責任者は、実に多くのことを考慮し、非常に多くの時間を割いて勤務シフト表を作成します。それでも従業員からの不平不満はなくなりません。シフト作成者にとって大変ストレスのかかる業務であることが想像できます。
①「作業計画」で定義した業務を、②「シフト計画」で出勤を指示した従業員に対して、どうを割り当てるかを計画するのが「割当計画」です。
手順は以下のようになります。
勤務シフト表と同様、シフト作成者はさまざまなことを頭の中で考えながら作業割当表を作成させます。
以下はその一例です。
ここれを1カ月分作成する必要があるため、手作業で精度の高い作業割当表を作成することは、不可能に近いです。
MH(マンアワー)管理とは、各店舗で計画された「勤務シフト計画」および「作業割当計画」を基に、どこに・どのような、ムリ・ムラ・ムダがあるかを把握する為のものです。
MHは、先にも述べたように、必要MH、投入MH、過不足MHと3つの指標があります。それらの指標を時間軸で見る場合は、「年間MH」「月別MH」「週別MH」「日別MH」「時間帯別MH」という捉え方をします。
また、組織軸で見る場合は、「全社MH」「エリア別MH」「店舗別MH」「部門別MH」という捉え方があります。
このようにMHは極めてシンプルですが、管理上の応用範囲は大変広いものがあります。特に多店舗展開をしている小売業・サービス業の場合、全店舗を横串で見ることができるため、本社側から見ても大変有効な管理ツールです。
これに準ずる資料を作成している企業も多いかと思いますが、「必要MH」と「過不足MH」を把握せず、投入MHだけを集計しているケースが多いのが現状です。それではどこにムリ・ムラ・ムダがあるのか判断できません。
過不足MHを把握してこそ初めて、ムリ・ムラ・ムダがある具体的な時間帯や曜日などがわかってきます。
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標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
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