1.シフト表作成の基本とは？大まかな流れを紹介

シフト表をスムーズに作成するためには、基本的なステップを押さえる必要があります。
現場の状況やスタッフの希望を考慮しながら、効率的かつ公平なスケジュールを組むには、ただ日付に名前を埋めるだけでは不十分です。
特に、小売業やサービス業など日によって混雑具合が異なる業態では、計画性が運営の安定に直結します。
ここでは、シフト作成における基本的な流れを3つのステップに分けてご紹介します。

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(1) 従業員からシフトの希望を取る

シフト作成の第一歩は、従業員から勤務希望日を聞き取ることです。
個人の予定や制約を無視して勤務を決めてしまうと、不満や欠勤につながる恐れがあります。

子育てや学業との両立をしているスタッフは、特定の曜日や時間帯に働くことが難しいでしょう。
事前に希望を聞いておけば、それを尊重したスケジュール調整が可能となり、職場の信頼関係も築きやすくなります。
まずは公平なヒアリングを行い、土台となる情報を集めることが、円滑なシフト作成の鍵を握ります。

(2) 希望を元に月間のシフト表を作る

従業員の希望を集めたら、それをもとに1ヶ月分のシフト表を作成します。
店舗運営では長期的な人員計画が必要であり、予定を可視化すると混乱を防げるからです。

月初に全体のシフトが出ていれば、スタッフは予定を組みやすく、急な欠勤も減らせます。
また、責任者は売上予測や業務配分に基づいた配置を検討しやすくなります。

単なる日々の埋め合わせではなく、全体を見渡した計画的なシフトを作ることが重要です。

(3) 人員の過不足を調整する

シフト表を作った後は、人員の偏りがないかを確認し、必要に応じて調整を行います。
時間帯や曜日によって必要な人数が異なるためです。
放っておくと繁忙時間に人手が足りず、業務に支障が出ることも。

土日やランチタイムに人が集中する飲食店では、多めの配置が求められます。
一方で、平日の閑散時間にスタッフが多すぎると、人件費が無駄に膨むでしょう。
過不足のバランスを見ながら調整することで、効率のよいシフト運用が実現できます。

2.シフト作成を進める上での注意点は？11のポイントを紹介

シフト表の作成は、スタッフを埋めるだけの作業ではありません。
職場の運営を円滑にするには、重要なポイントを押さえる必要があります。
誰が、いつ、どの業務に入るのかといった「配置の適正」はもちろん、法令順守や公平性の確保も欠かせません。
ここでは、シフト作成をスムーズかつ適切に進めるために意識したい11の注意点をご紹介します。

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(1) 従業員の作業スキルを考慮

スタッフのスキルに応じてシフトを組むことは、現場の安定運営に直結します。
業務によっては一定の経験や技術が必要なものもあるからです。
たとえば、レジ操作やクレーム対応には迅速な判断力が求められ、未経験者には難しい場合があります。調理や清掃にも、それぞれの習熟度に応じた適任者の配置が必要です。
適材適所でシフトを組むことにより、ミスやトラブルを防ぎ、スムーズな業務遂行が可能になります。

(2) 店の責任者、サブの人の休みをずらす

責任者クラスの休みが重ならないようにすることは、店舗運営上の重要なポイントです。
トラブルや判断が必要な場面で指示系統が不在だと、現場が混乱してしまう恐れがあるからです。
クレームが発生した際に店長も副店長も不在であれば、誰も対応できずお客様の不満が拡大してしまうかもしれません。
どちらかが常に勤務している状態を保つことで、安心して現場を回すことができます。

(3) 開店・閉店時に解錠・施錠できるように

開店・閉店の時間帯には、鍵の取り扱いができるスタッフを必ず配置することが重要です。
その理由は、戸締まり業務には責任が伴い、信頼できる人材でなければリスクが発生するためです。
たとえば、開店時に鍵を開けられる人がいなければ営業開始が遅れてしまいますし、閉店時の施錠漏れは防犯上の重大な問題になります。
こうしたトラブルを防ぐためにも、シフト表に責任ある人材を割り当てておくことが欠かせません。

(4) 発注日の発注業務割り当て

発注日には、必ず発注業務に慣れたスタッフをシフトに入れるようにしましょう。
商品や備品の発注を誤ると在庫切れや過剰在庫を引き起こし、売上やコストに影響を与えるからです。発注作業の手順やタイミングを熟知していないと、必要な数量を正しく見積もれない可能性があります。
業務に慣れたスタッフを配置しておくことで、安定した在庫管理と円滑な店舗運営につながります。

(5) 労働基準法を遵守する

シフト作成時には、労働基準法を必ず守ることが求められます。
背景に、違法な労働時間や休憩不足が従業員の健康被害や法的リスクにつながる点があります。
休憩が取れない状態は過労につながり、労働時間の上限を超えれば行政指導の対象となる場合も。
法令を意識したシフト設計を行うことで、トラブルの発生を防ぎ、安心して働ける職場環境を守ることができます。

(6) 月間の人時予算や人件費予算を考慮

シフト表は、人件費予算や人時（にんじ）予算の範囲内で作成することが基本です。
理由としては、過剰な人員配置は人件費を圧迫し、経営上の負担になるためです。
たとえば、売上が少ない平日にフルメンバーを配置してしまうと、利益が出にくくなります。
予算と人員のバランスを意識することで、無駄のない効率的な店舗運営を実現できます。

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(7) スタッフの希望には平等に応じる

スタッフの希望に対してできる限り公平に対応することは、職場の信頼関係づくりにおいて大切な姿勢です。
特定の人だけが希望通りになっていると、不満やモチベーションの低下を引き起こします。
たとえば、毎回同じスタッフの希望が優先されていると、他のメンバーは不公平感を抱きやすくなります。
希望を平等に扱うことで、スタッフ全体の満足度が上がり、チームワークの向上にもつながるでしょう。

(8) 土日休みを平等に割り当てる

土日の勤務や休みが特定の人に偏らないように調整することが必要です。
週末に働くことへの負担感が一部のスタッフに集中すると、不満や離職リスクが高まります。
た毎週末に同じ人が出勤していると、本人のワークライフバランスが崩れ、結果的に職場の空気も悪くなるでしょう。
公平にローテーションを組むことで、皆が納得感を持って働ける体制をつくることができます。

(9) 残業が偏らないようにする

残業が一部のスタッフに集中しないよう、シフト段階での配慮が必要です。
その理由は、残業の偏りがスタッフの疲労や不公平感を生み、生産性の低下や離職につながるからです。
いつも同じ人だけが閉店作業を担当し残業をしていると、不満が溜まってしまいます。
全員に適度に残業が分散されるよう調整することで、健全な働き方を促せます。

(10) 有給休暇が平等に取れるようにする

有給休暇の取得を全スタッフに配慮することは、企業の義務であると同時に、職場の働きやすさにもつながります。
有給取得の不公平が続くと、権利が守られていないと感じる従業員が増え、職場への信頼が損なわれるからです。
毎年同じ人しか希望通りに有給を取得できていなければ、他のスタッフは遠慮して取りづらくなります。
公平に取得できるようシフト段階から計画することで、全員が安心して休める環境が整います。

(11) 新人とベテランは同じ出勤日にする

新人スタッフとベテランスタッフが同じ日に出勤するよう配慮することで、現場での育成効果が高まります。
現場でのOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を通じて、新人が実践的に業務を学べるためです。
新人がベテランの出勤日とかぶっていれば、困ったときにフォローしてもらえる安心感があります。
育成と現場の安定を両立させるシフトは、人材定着にもつながる効果的な方法です。

3.シフト表作成に使うツールは何がいい？

シフト表の作成方法は、現場の規模やスタッフ数、求められる柔軟性によって大きく異なります。
効率を重視するのか、コストを抑えるのか、あるいは誰でも使いやすい仕組みを優先するのか。
選ぶツールによって、作業のスピードやミスの発生率にも差が出ます。
ここでは、代表的な3つのシフト作成ツールについて、それぞれの特徴を整理しました。

• エクセルを利用したシフト表作成
• 最新のアプリやシステムを利用したシフト表作成
• 紙のシフト表を使ったアナログ管理

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) エクセルを利用したシフト表作成

シフト表を作成する手段として、エクセルを使う方法は今も多くの現場で活用されています。
初期費用がかからず、自社の運用ルールに合わせて自由にカスタマイズできる点が大きいためです。
セルの色分けで早番・遅番を視覚的に示したり、関数を使って労働時間の自動計算を入れたりと、独自のテンプレートを構築することも可能です。
ただし、共有や更新作業に手間がかかるため、複数人で運用する場合は注意が必要です。

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(2) 最新のアプリやシステムを利用したシフト表作成

効率的なシフト作成を目指すなら、専用アプリやクラウド型システムの活用がおすすめです。
希望収集や自動割り当て、法令チェックなどを一括管理でき、作業負担が大幅に軽減されます。
スタッフがスマホから希望を提出し、自動で最適なシフトが提案される機能もあります。
リアルタイムの変更共有もスムーズで、店舗運営におけるミスや伝達漏れを防ぎやすくなります。

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(3) 紙のシフト表を使ったアナログ管理

紙のシフト表を使って管理する方法も、少人数の職場などでは根強く使われています。
PCやネット環境がなくても作成・閲覧が可能で、導入コストがゼロに近い手軽さがあるからです。
ホワイトボードに1ヶ月の出勤予定を書き出し、スタッフがそれを直接確認・修正する形式を取っている職場もあります。
ただし、更新のたびに手作業が必要で、情報の共有ミスや書き間違いが起こりやすいため、効率や正確性を重視する職場では不向きといえるでしょう。

4.良いシフト表を作成するコツは「スタッフ目線」

シフト表は、店舗運営のためだけに作るものではありません。
現場で働くスタッフにとって「働きやすい」と感じられるシフト表であることが、職場の満足度や定着率にも大きく影響します。
シフト作成者が一方的に決めるのではなく、現場の声や働く人の立場を意識することで、より良いシフト表が生まれます。
店舗スタッフ目線で「これがあると助かる」と感じられる良いシフト表の条件を6つにまとめました。

• 多くの従業員から信頼され不平不満の出ないシフト表であること
• 一度作成したシフト表に対して月中での変更が少ないこと
• 従業員の異動や退職などに柔軟に対応できるシフト表であること
• 日々の作業が滞りなく実施できるシフト表であること
• 作成されたシフト表がデータとして勤怠システムに連携できること
• 多くの時間をかけずにシフト表が適切に作成できること

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) 多くの従業員から信頼され不平不満の出ないシフト表であること

良いシフト表とは、従業員の間で公平だと認識され、信頼されるものです。
特定の人に偏ったスケジュールでは、不満が蓄積し、職場の雰囲気が悪化する恐れがあるからです。
いつも同じ人が土日勤務を強いられれば、不満を抱きやすく、チームの結束力も損ないかねません。
公平なローテーションで、全員が納得できるシフトこそ、スタッフから信頼されます。

(2) 一度作成したシフト表に対して月中での変更が少ないこと

安定したスケジュールを維持できるシフト表は、スタッフにとって大きな安心材料です。
変更が頻発すると私生活の予定が立てづらくなり、仕事への不満が高まりやすくなります。
勤務日が直前で変わると、家庭の事情や他の予定との調整に苦労するスタッフも出てきます。
最初から精度の高いシフトを作成することで、現場の混乱を減らし、従業員満足度を保ちましょう。

(3) 従業員の異動や退職などに柔軟に対応できるシフト表であること

人員の変動に柔軟に対応できるシフト表は、店舗運営の安定に大きく貢献します。
その理由は、急な異動や退職があった際に、調整に手間取っていると業務に支障が出るからです。
たとえば、1人辞めただけで回らなくなるようなシフトでは、残されたスタッフに過剰な負担がのしかかります。
一定の余裕をもたせた設計や、代替案を用意しておくことで、突発的な人員変動にも落ち着いて対応できる体制が整います。

(4) 日々の作業が滞りなく実施できるシフト表であること

現場での業務がスムーズに進むことは、良いシフト表に求められる基本条件です。
なぜなら、作業スキルや担当業務がバラバラなスタッフが適切に配置されていないと、日常業務に支障をきたす恐れがあるからです。
たとえば、ピークタイムにレジ対応が苦手な人ばかりが配置されていれば、お客様対応が遅れ、サービス品質が落ちてしまいます。
業務に必要なスキルや役割分担を意識した人員配置により、作業の遅れや混乱を防げます。

(5) 作成されたシフト表がデータとして勤怠システムに連携できること

作成したシフト表をそのまま勤怠管理に活用できることは、業務の効率化につながります。
なぜかというと、別々に管理していると二重入力の手間が発生し、ミスの原因にもなりやすいからです。
たとえば、エクセルで作成したシフトを人手で勤怠システムに入力していれば、入力ミスや更新漏れが起こる可能性が高まります。
データ連携に対応しているツールを使うことで、シフトと勤怠の整合性を保ちやすくなります。

(6) 多くの時間をかけずにシフト表が適切に作成できること

良いシフト表は、担当者の時間を必要以上に奪わずに作成できるものであるべきです。
その理由は、シフト作成に時間を取られすぎると、本来注力すべき他の業務に支障が出るからです。
たとえば、スタッフの希望確認や手作業での調整を繰り返していれば、作成に数日かかることもあります。
効率的なツールやテンプレートを活用することで、負担を最小限に抑えながら、質の高いシフト表を作成できます。

５.シフト表作成で最低限覚えておくべきポイントは？

シフト表作成は、単にスケジュールを埋めるだけの作業ではありません。
スタッフ一人ひとりの事情や、現場全体の運営体制、さらには本部との連携など、さまざまな要素を考慮しながら進めていく必要があります。
これらを怠ると、現場に不満が生じたり、急なトラブルへの対応が後手に回ったりする恐れがあります。
シフト作成を担当する人が最低限押さえておくべき重要な4つの視点をまとめました。

• 公平・平等なシフト表作成を目指す
• シフト表を早めに確定させる
• 異動・退職に柔軟な対応ができるシフトを心がける
• 店舗-本社間でシフト表の共有を重視する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)公平・平等なシフト表作成を目指す

スタッフから不平不満が出る最大の要因は、シフト表の公平性にあります。
土日の公休取得回数、早朝深夜のシフト出勤回数が人によって違ったり、希望休や有休も人によって取得できる回数が違えば不平不満につながります。
個々の立場や事情を把握した上でシフトを作成する必要があるでしょう。

(2)シフト表を早めに確定させる

手作業のシフト作成はどうしても時間がかかってしまいます。
つい後回しにして、月末ギリギリにシフトを完成させる店長さんも多いのではないでしょうか。
希望シフトの提出から決定までの期間が長いと、スタッフは他の予定を立てられません。
これもシフト勤務の人達にとって非常にストレスです。

「シフトが決まるまで他の予定が入れられないから、出勤できる日を少なく申請しておこう」と考えるスタッフが増えれば、人数の調整が難しくなってしまいます。
従業員の満足度やモチベーション低下を防ぐためにも、早めにシフトを作成しましょう。

(3)異動・退職に柔軟な対応ができるシフトを心がける

店舗スタッフの異動や退職、新規採用などは、シフト管理に少なからず影響を与えます。　
異動の場合、異動元と異動先での情報共有や、異動日以降の増減を加味したシフト作成が必要です。
退職や新規採用の場合、今までのメンバーで固定できていたシフトの組み方に変化が求められます。
異動や退職をする本人だけでなく、周りのスタッフにも配慮しながら作成しなければなりません。

（4）店舗-本社間でシフト表の共有を重視する

各店舗がエクセルでシフト作成を行う場合、各店舗の状況を本部がわからず、店舗任せの管理になっているケースが多くあります。
シフト作成に特化したシステムを全店で導入すれば、各店舗が作成したシフト表を本部からリアルタイムかつ詳細に把握することが可能です。
これにより、全店で統一の取れたシフト表を作成できます。
特に小売業やサービス業の場合、多店舗展開している分、本部からリアルタイムに店舗の状況を把握できることは大きなメリットです。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」