より良いシフト表の作り方やコツとは？

当コラムでは、より良いシフト表の作り方やコツをお伝えします。 しかし、より良いシフト表と言っても、小売業やサービス業では、店舗側で見た場合と本部側で見た場合では定義が異なってきます。 店舗側では、シフト作成者と従業員にとって良いシフト表であり、本部側では、店舗運営部や経営者にとって良いシフト表であることが求められます。 いずれにせよ、より良いシフト表は、店舗の生産性を向上させ、従業員のモチベーションの向上にも大きく影響するものであることは確かです。

シフト表の作り方やコツについて

◆エクセルを利用としたシフト表の作り方

通常、エクセルを利用したシフト表の作り方としては、概ね以下のよう手順になります。

① 縦に従業員名、横にカレンダーを記入したエクセルのシフト表を準備する。

② 日々の必要人数などを計算して、カレンダーの下に記入する。

③ 従業員から、希望休や希望シフトなどを提出してもらう。

④ 提出してもらった希望休などを、エクセルのシフト表に転記する。

⑤ 提出してもらった希望休などを、エクセルのシフト表に転記する。

⑥ 全体の調整をして、勤務シフト表を完成させる。

いかがでしょうか？ 手順としては上記のようになっているはずです。しかしながら、実はシフト作成者は、それ以上のことを頭の中で考えながら、シフト表を作成しています。例えば、以下のようなことです。

1) 従業員の作業スキルを考慮して、作業が確実に行われるようにする。

2) 店の責任者とサブの人は、同時に休まないようにする。

3) 開店時、閉店時には、カギ所有者が必ずいるようにする。

4) 発注日には、発注ができる人を必ず出勤させるようにする。

5) 労働基準法で決められているルールを逸脱しないようにする。

6) 月間の人時予算や人件費予算をオーバーしないようにする。

7) 極力平等なシフトを組み、不平不満がでないようにする。

8) 土日の休みが平等に割り当たるようにする。

9) 残業が特定の人に偏らないようにする。

10) 有給休暇が平等に取れるようにする。

11) 新人はベテランと同じ出勤日になるようにする。

12) 従業員教育の時間が取れるようにする……などなど。

このように、実に多くのことを考慮しながら、非常に多くの時間を割いて、シフト作成者は、シフト表を作成しています。
ところが、それでも従業員からの不平不満はなくなりません。シフト作成者の苦労は相当なものであることが想像できます。

◆最新のアプリやシステムを利用としたシフト表の作り方

前述の様なエクセルによるシフト表の問題点を解決する手段として、シフト作成専用のアプリやシステムが登場してきました。通常、アプリやシステムを利用したシフト表の作り方としては、概ね以下のよう手順になります。

① 従業員からの希望休や希望シフトをスマホ用アプリから収集する。

② 収集した希望休や希望シフトが自動的にシフト表に反映される。

③ 日々の必要人数がシフト表のカレンダーの下に自動的に反映される。

④ 日々の必要人数に合わせたシフト表が自動的に作成される。

⑤ 過不足が生じた日や時間帯に対して、追加募集などで調整する。

⑥ 確定したシフト表を各従業員のスマホに配信する。

この様に、最新のアプリやシステムでは、従来のエクセルをベースとした紙や電話でのやり取りの非効率さを大幅に改善してくれるものです。従って、これらの機能は是非とも活用して頂きたいと思っています。

また、前述したエクセルでの課題1)～12)の多くも、同時に解決してくれる筈です。もちろん、採用するシステムにもよりますが、可能な限り多くの課題を解決してくれるシステムを選定して頂きたいと考えています。

良いシフト表とは？

良いシフト表とは何でしょうか？
小売業やサービス業では、店舗側から見たシフト表と本部側から見たシフト表では、良いシフト表に対する意味合いが異なります。

◆店舗側から見た良いシフト表とは

店舗側から見た「良いシフト表」の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。

①多くの従業員から信頼され不平不満の出ないシフト表であること

②一度作成したシフト表に対して月中での変更が少ないこと

③従業員の異動や退職などに柔軟に対応できるシフト表であること

④日々の作業が滞りなく実施できるシフト表であること

⑤作成されたシフト表がデータとして勤怠システムに連携できること

⑥多くの時間をかけずにシフト表が適切に作成できること

◆本部側から見た良いシフト表とは

本部側から見た「良いシフト表」の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。

①会社で決められたシフト作成上のルールが守られていること

②労働基準法で定められた労基ルールが守られていること

③売上予算と連動した人件費予算内にシフトが組まれていること

④店舗のサービスレベルを落とさずにシフトが組まれていること

⑤店舗間の応援などがスムーズに行われていること

⑥シフト表通りに実際の勤務が行われていること、などなど

この様に、店舗側の視点と本部側に視点では明らかに違いがあります。どちらかに偏ることなく、バランスの取れたシフト表が理想のものと言えます。
しかし、シフト表をただ漫然と作成しているだけでは、決して上記の条件を満たすことはできません。様々な角度からシフト表を考え、改善していく必要があると言えます。

では具体的にどの様にすれば良いシフト表が作成できるのでしょうか？その具体的な方策について次に述べたいと思います。

より良いシフト表にする為の考慮点とは？

◆不平不満の出ないシフト表を作成するために

不平不満の出る最大の要因は、シフト表の平等性にあると言えます。例えば、土日の公休取得回数や早朝深夜のシフト出勤回数などが人によって違っていたら、明らかに不満につながります。また、希望休や有休も人によって取得できる回数が違っていたら、これも明らかに不平不満につながります。

実際、シフト作成者の人に話を聞くと、シフトの平等性には大変気を使っている人が多く、シフト作成上の大きなストレスにもなっているようです。

しかし、ストレスを感じることなく公平なシフト表を作成するのは大変難しいと言わざるを得ません。確かに経験豊富なベテラン社員が作成すれば不平不満の出ないシフト作成は可能だとは思いますが、必ずしも全員が経験豊富と言う訳にはいきませんし、多くの人がシフトの平等性には苦労していると思います。

そこで、どうしてもシフト作成ソフトの力を借り、予め設定された平等化の条件を最大限考慮したシフト表を自動作成する必要があります。これに関しては、オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は最新のＡI手法などを駆使して、公平なシフト表を素早く作成することを実現しています。これにより、一度作成したシフト表が月中で頻繁に変更されると言うことも大幅に削減することも可能になります。

◆異動や退職などに対して柔軟なシフト表を作成するために

従業員の異動や退職、新規採用などは結構頻繁に発生していると思います。また、突然休や遅刻早退なども日々発生していると思います。これらは日々の業務に少なからず影響を与えるものですから、何らかの対応をせざるを得ません。

特にシフト表に影響を与えるものとしては、異動、退職、新規採用です。突発休や遅刻早退はその日に発生しますので、シフト計画と言うよりはその日の業務を如何に乗り切るかが課題であり、店舗の裁量で臨機応変な対応が求められます。従って、突発休などへの具体的な対応策はここでは述べておりません。

さて、従業員の異動の場合、異動日は予め分かる訳ですから、異動日以降の体制の増減を加味したシフト表を作成する必要があります。従って、シフト作成シフトで必要となる機能は、

１.従業員の異動を先日付で登録できること

２.異動元の店舗と移動先の店舗の両方で異動情報を共有できること

が挙げられます。これらの機能があることで、間違いなく誰でも安心してシフト表を作成することができるようになります。

◆シフト表をより有効に活かすために

シフト表をより有効に活かすためには、シフト表と外部システムとのデータ連携が必要になってきます。外部システムとして挙げられるのは、ＰＯＳシステムと勤怠システムの２つです。

まず、ＰＯＳシステムとの連携ですが、ＰＯＳシステムと連携することにより曜日別時間帯別の客数予測が可能となり、シフト作成の前提となる日別時間帯別の必要な人員数を把握することができるようになります。この必要人員数をもとにすることで、ムリ・ムラ・ムダの少ないシフト表を作成することが可能となる訳です。

次に勤怠システムとの連携ですが、２つに分けて考えて必要があります。１つは、シフト計画された勤務予定データを勤怠システム側に渡すケースとなります。これにより、勤怠システム側では勤務予定データを登録する必要がなくなり、大幅な効率化になります。

もう１つは、勤怠システム側から勤務実績データをシフト管理システム側に渡すケースとなります。これにより、計画された勤務予定が実際にどうであったかを把握することが可能となります。

◆本部から店舗のシフト表を把握するために

従来からあるエクセルによるシフト表では、各店舗がどの様にシフト表を作成しているかが分からず、結果的に店舗任せのシフト表になっているケースが多くあります。

しかし、シフト作成専用のシステムを導入することで、各店舗が作成したシフト表を本部からリアルタイムかつ詳細に把握することが可能となります。これにより、本部から店舗を適切に指導することも可能となり、全店統一の取れたシフト表を作成することも可能となります。

小売業やサービス業では、非常に多くの店舗を展開しており、本部からリアルタイムに店舗の状況を把握できることは、非常に大きなメリットになります。従って、シフト作成用の専用アプリやシステムは、より良いシフト表を作成するための大きな武器になるものと考えています。

まとめ

以上、より良いシフト表を作成する為のポイントを述べてきましたが、まだまだ他にも大切なポイントはあるかと思います。しかし、大切なことはシフト表に求められる役割を明確にし、かつその役割を達成する為のポイントを明確にすることだと言えます。
シフト作成ソフトの細かな機能面ばかりに目を奪われることなく、大局を見据えながらより良いシフト表作成に取り組んで頂きたいと思っています。

オーエムネットワーク社では、シフト表を自動で作成する機能を実際に体験できるサービスを行っています。詳しくは当ホームページの「体験利用のご紹介」の内容をご覧ください。

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