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シフト作成の基本・コツ・注意点とは?最低限覚えておきたいポイントも紹介

最終更新日:2021年10月4日
オーエムネットワーク株式会社
シフト作成の基本・コツ・注意点とは?最低限覚えておきたいポイントも紹介

シフト作成を担当することになった店長や責任者が最初に悩むのは「どのようにシフトを作るのか」「シフト作成で何に気をつけたらいいか」では無いでしょうか。 この記事ではシフト作成の基本・コツ・注意点について、最低限覚えておくべきポイントとともに紹介します。

1.シフト作成の基本

シフト作成の基本

(1)シフト作成の流れ

そもそもシフト作成はどのように行なうのか、大まかな流れは以下の通りです。

①従業員からシフトの希望を取る

従業員から希望の休日や希望勤務日を提出してもらいます。

②希望を元に月間の予定表を作る

従業員から集めた希望シフトをもとに、内容を月間カレンダー(エクセルやシフト作成ソフト上)に転記します。

③人員の過不足を調整する

日ごとの人数の過不足を調整し、予定している業務を確実におこなえるようにします。

【関連記事】シフト作成を効率化するツールやコツを伝授

(2)シフト作成を進める上での注意点

シフト作成をスムーズに進めるためには、いくつか注意しなければいけないことがあります。例えば、以下のようなことです。

1) 従業員の作業スキルを考慮

一人ひとりのスキルに応じてシフトを組んだり業務を割り当てる必要があります。

2) 店の責任者、サブの人の休みをずらす

店舗のトップと2番目の立場の人は、どちらかが出勤しているようにします。

3)開店・閉店時に解錠・施錠できるように

開店時および閉店時には必ず戸締まりできる担当者がいるようにします。

4) 発注日の発注業務割り当て

発注日には発注業務を担当できるメンバーを必ずシフトに入れるようにします。

5) 労働基準法を遵守する

休憩時間や残業時間、休暇などは労働基準法に則って管理しなければなりません。

6) 月間の人時予算や人件費予算を考慮

店舗に定められた予算の範囲内でシフトを組む必要があります。

7) スタッフの希望には平等に応じる

職場で不平不満が生まれないよう、スタッフの希望をなるべく平等に通すようにします。

8) 土日休みを平等に割り当てる

特定の人ばかり土日休みになっていたり、特定の人ばかり土日出勤になっていないか配慮が必要です。

9) 残業が偏らないようにする

一部のメンバーに残業の負荷がかからないような調整をします。

10) 有給休暇が平等に取れるようにする。

なるべく全員が休暇を取れるよう、シフト作成時に考慮しなければいけません。

11) 新人とベテランは同じ出勤日にする

覚える業務が多い新人には、ベテランのサポートやOJTが必要です。

このように、実に多くのことを考慮しながらシフトを作成する必要があります。

       

シフト作成と同時に大切なのが「シフト管理」です。シフト管理の基本についてまとめた記事もありますのでぜひお読み下さい。

       

シフト管理とは?目的・方法・効率化のコツ|有名企業の事例も紹介

2.シフト作成に使うツール

(1)エクセルを利用としたシフト作成

エクセルでのシフト作成

通常、エクセルを利用したシフト表の作り方は、概ね以下のよう手順になります。

① 縦に従業員名、横にカレンダーを記入したエクセルのシフト表を準備する。

② 日々の必要人数を計算して、カレンダーの下に記入する。

③ 従業員から希望休や希望シフトを提出してもらう。

④ 提出してもらった希望休などをエクセルのシフト表に転記する。

⑤ 全体の調整をして、勤務シフト表を完成させる。

作成方法としてはシンプルですが、前項で紹介した「シフト作成の注意点」を考慮した場合、相当な時間と労力が必要です。

       

【関連記事】シフト管理におけるエクセルの役割と注意点

(2)最新のアプリやシステムを利用したシフト作成

システムでのシフト表

エクセルでのシフト作成の大変さを解決する手段として、シフト作成専用のアプリやシステムが登場しています。

通常、アプリやシステムを利用したシフト作成は、概ね以下のよう手順になります。

① 従業員からの希望休や希望シフトをスマホ用アプリから収集する。

② 収集した希望休や希望シフトが自動的にシフト表に反映される。

③ 日々の必要人数がシフト表のカレンダーの下に自動的に反映される。

④ 日々の必要人数に合わせたシフト表が自動的に作成される。

⑤ 過不足が生じた日や時間帯に対して、追加募集などで調整する。

⑥ 確定したシフト表を各従業員のスマホに配信する。

このように、最新のシフト作成アプリやシフト作成システムでは、従来のエクセルをベースとしたやり取りの非効率さ、シフト作成の煩雑さを大幅に改善してくれることがわかります。

シフト作成に役立つ「シフト管理システム」について最新のシステムを比較した記事もありますのでぜひお読み下さい。

シフト管理システム・ソフト13種類を比較!特徴をまとめました

3.シフト表を作成する際のコツ「2つの目線を持つ」

シフト表を作成する際のコツとして”2つの目線を持つ”ことが挙げられます。

2つの目線とは「店舗スタッフ目線」「本部スタッフ目線」のこと。

それぞれの目線を意識することで、従業員にとっても企業にとっても「良いシフト表」を作ることができます。

【関連記事】シフト管理の実務!本部と店舗の役割

(1)店舗スタッフ目線の「良いシフト表」

店舗スタッフ目線の良いシフト作成

店舗スタッフ目線から見た「良いシフト表」の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。

①多くの従業員から信頼され不平不満の出ないシフト表であること

②一度作成したシフト表に対して月中での変更が少ないこと

③従業員の異動や退職などに柔軟に対応できるシフト表であること

④日々の作業が滞りなく実施できるシフト表であること

⑤作成されたシフト表がデータとして勤怠システムに連携できること

⑥多くの時間をかけずにシフト表が適切に作成できること

(2)本部スタッフ目線の「良いシフト表」

本部スタッフ目線の良いシフト作成

本部側から見た「良いシフト表」の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。

①会社で決められたシフト作成上のルールが守られていること

②労働基準法で定められた労基ルールが守られていること

③売上予算と連動した人件費予算内にシフトが組まれていること

④店舗のサービスレベルを落とさずにシフトが組まれていること

⑤店舗間の応援などがスムーズに行われていること

⑥シフト表通りに実際の勤務が行われていること、などなど

店舗側の視点と本部側に視点では明らかに違いがあります。どちらかに偏ることなく、バランスの取れたシフト表が理想です。

しかしシフト表をただ漫然と作成しているだけでは上記の条件を満たすことはできません。様々な角度からシフト表を考え、改善していく必要があります。

4.シフト作成で最低限覚えておくポイント

ここまで、シフト表の基本や作成時の注意点、コツについて紹介しましたが、はじめから全てを完璧にこなすのは困難です。

そこで、最低限これだけは覚えておいた方がいいポイントをまとめました。

(1)なるべく平等なシフト作成を目指す

不満が出ない平等なシフト作成

スタッフから不平不満が出る最大の要因は、シフト表の平等性にあります。

土日の公休取得回数、早朝深夜のシフト出勤回数が人によって違ったり、希望休や有休も人によって取得できる回数が違えば不平不満につながります。

実際、シフト作成者の人に話を聞くと、シフトの平等性には大変気をつかっている人が多く、シフト作成上の大きなストレスにもなっているようです。

個々の立場や事情(学生だから夜働きたい、主婦だから平日昼間働きたいなど)を把握した上でシフトを作成する必要があります。

(2)異動・退職に柔軟な対応ができるシフトを心がける

異動や退職に柔軟なシフト作成

店舗スタッフの異動や退職、新規採用などは、シフト作成・シフト管理に少なからず影響を与えるものですから、何らかの対応をせざるを得ません。

 

異動の場合、異動元店舗と異動先店舗の両方での情報共有や、異動日以降の体制の増減を加味したシフト表作成が必要です。

退職や新規採用の場合、今までのメンバーで滞りなく業務が回っていた場面や、ある程度固定できていたシフトの組み方にも変化が求められます。

異動や退職をする本人だけでなく、周りのスタッフにも配慮しながらシフトを作成しなければなりません。

 (3)店舗-本社間でシフトの共有を重視する

シフト作成で店舗と本部の連携を重視

従来から各店舗がエクセルでシフト作成を行っている場合、各店舗がどの様にシフト表を作成しているかが分からず、結果的に店舗任せのシフト作成・シフト管理になっているケースが多くあります。

シフト作成に特化したシステムを全店で導入すれば、各店舗が作成したシフト表を本部からリアルタイムかつ詳細に把握することが可能となります。

これにより、本部から店舗へシフト作成・シフト管理の適切な指導が可能となり、全店で統一の取れたシフト表を作成することができます。

特に小売業やサービス業の場合、多くの店舗を展開している分、本部からリアルタイムに店舗の状況を把握できることは、非常に大きなメリットになります。

5.小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

シフト管理システムアールシフト

以上、シフト表作成について述べてきました。

この記事で紹介したシフト作成のコツや意識すべきポイントは重要なものばかりです。

しかし、全てに意識を向けてシフト作成するとなると相当な経験と労力が必要。

スムーズなシフト作成のためには、シフト管理システムやシフト管理ソフトの力を借り、予め設定された条件を最大限考慮したシフト表を自動作成する必要があります。

私たちオーエムネットワークが小売業・サービス業向けに提供するシフト管理システム「アールシフト」は最新のAI手法などを駆使して、公平なシフト表を素早く作成することを実現しています。

デモ動画や体験利用を用意していますので、シフト作成方法について見直しを考えているご担当者さまはぜひお気軽にお問い合わせください!

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WEB用アールシフトのロゴ タブレット用アールシフトのロゴ
シフト作成のコツ

シフト作成を効率的に進める為のツールやコツを伝授

シフト作成を改善することで、店舗運営の効率化は大幅にアップします。その為には、シフト作成を根本から改善する必要がありますが、実際にはなかなか思う様に行かないのが現実ではないでしょうか?そこで、当コラムでは、シフト作成にマッチしたツール、ならびにシフト作成のノウハウなどを伝授していきます。

スマホ用アプリの活用方法

シフト作成におけるスマホ用アプリの活用方法

シフト作成時にスマホ用アプリを効果的に活用することで、さまざまなメリットを発揮することができます。例えば、希望休や希望シフトをスマホ用アプリ経由で収集することで大幅な効率化を実現できます。店舗のシフト作成を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方は必見です。

自動作成は店舗の効率アップに貢献

シフト表の自動作成は店舗の効率アップに大きく貢献

シフト表の自動作成に対するニーズは、年々増大しています。また、自動作成に対応したシステムやソフトも増えてきています。しかし、シフト表の自動作成を上手く成功させている企業は必ずしも多くはありません。当コラムでは、シフト表の自動作成に成功している企業の事例や、成功の為の心得などをお伝えします。

<当コラムに対するお問い合わせ先>
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