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シフト表作成の基本・コツ・注意点とは?最低限覚えておきたいポイントも紹介

最終更新日:2022年4月25日
オーエムネットワーク株式会社
シフト表作成の基本・コツ・注意点とは?最低限覚えておきたいポイントも紹介

シフト表作成を担当することになった店長や責任者が最初に悩むのは「どのようにシフト表を作るのか」「シフト表作成で何に気をつけたらいいか」では無いでしょうか。 この記事ではシフト表作成の基本・コツ・注意点について、最低限覚えておくべきポイントとともに紹介します。

1.シフト表作成の基本

シフト表作成の基本

(1)シフト表作成の流れ

そもそもシフト表作成はどのように行なうのか、大まかな流れは以下の通りです。

①従業員からシフトの希望を取る

従業員から希望の休日や希望勤務日を提出してもらいます。

②希望を元に月間の予定表を作る

従業員から集めた希望シフトをもとに、内容を月間カレンダー(エクセルやシフト表作成ソフト上)に転記します。

③人員の過不足を調整する

日ごとの人数の過不足を調整し、予定している業務を確実におこなえるようにします。

【関連記事】シフト表作成を効率化するツールやコツを伝授

(2)シフト表作成を進める上での注意点

シフト表作成をスムーズに進めるためには、いくつか注意しなければいけないことがあります。例えば、以下のようなことです。

1) 従業員の作業スキルを考慮

一人ひとりのスキルに応じてシフトを組んだり業務を割り当てる必要があります。

2) 店の責任者、サブの人の休みをずらす

店舗のトップと2番目の立場の人は、どちらかが出勤しているようにします。

3)開店・閉店時に解錠・施錠できるように

開店時および閉店時には必ず戸締まりできる担当者がいるようにします。

4) 発注日の発注業務割り当て

発注日には発注業務を担当できるメンバーを必ずシフトに入れるようにします。

5) 労働基準法を遵守する

休憩時間や残業時間、休暇などは労働基準法に則って管理しなければなりません。

6) 月間の人時予算や人件費予算を考慮

店舗に定められた予算の範囲内でシフトを組む必要があります。

7) スタッフの希望には平等に応じる

職場で不平不満が生まれないよう、スタッフの希望をなるべく平等に通すようにします。

8) 土日休みを平等に割り当てる

特定の人ばかり土日休みになっていたり、特定の人ばかり土日出勤になっていないか配慮が必要です。

9) 残業が偏らないようにする

一部のメンバーに残業の負荷がかからないような調整をします。

10) 有給休暇が平等に取れるようにする。

なるべく全員が休暇を取れるよう、シフト表作成時に考慮しなければいけません。

11) 新人とベテランは同じ出勤日にする

覚える業務が多い新人には、ベテランのサポートやOJTが必要です。

このように、実に多くのことを考慮しながらシフトを作成する必要があります。

       

シフト表作成と同時に大切なのが「シフト管理」です。シフト管理の基本についてまとめた記事もありますのでぜひお読み下さい。

       

シフト管理とは?目的・方法・効率化のコツ|有名企業の事例も紹介

2.シフト表作成に使うツール

(1)エクセルを利用したシフト表作成

エクセルでのシフト表作成

通常、エクセルを利用したシフト表の作り方は、概ね以下のよう手順になります。

① 縦に従業員名、横にカレンダーを記入したエクセルのシフト表を準備する。

② 日々の必要人数を計算して、カレンダーの下に記入する。

③ 従業員から希望休や希望シフトを提出してもらう。

④ 提出してもらった希望休などをエクセルのシフト表に転記する。

⑤ 全体の調整をして、勤務シフト表を完成させる。

作成方法としてはシンプルですが、前項で紹介した「シフト表作成の注意点」を考慮した場合、相当な時間と労力が必要です。

       

【関連記事】シフト管理表をエクセルで作成するには?作り方のポイントや便利な関数

(2)最新のアプリやシステムを利用したシフト表作成

システムでのシフト表

エクセルでのシフト表作成の大変さを解決する手段として、シフト表作成専用のアプリやシステムが登場しています。

通常、アプリやシステムを利用したシフト表作成は、概ね以下のよう手順になります。

① 従業員からの希望休や希望シフトをスマホ用アプリから収集する。

② 収集した希望休や希望シフトが自動的にシフト表に反映される。

③ 日々の必要人数がシフト表のカレンダーの下に自動的に反映される。

④ 日々の必要人数に合わせたシフト表が自動的に作成される。

⑤ 過不足が生じた日や時間帯に対して、追加募集などで調整する。

⑥ 確定したシフト表を各従業員のスマホに配信する。

このように、最新のシフト表作成アプリやシフト表作成システムでは、従来のエクセルをベースとしたやり取りの非効率さ、シフト表作成の煩雑さを大幅に改善してくれることがわかります。

シフト表作成に役立つ「シフト管理システム」について最新のシステムを比較した記事もありますのでぜひお読み下さい。

シフト管理システム・ソフト13種類を比較!特徴をまとめました

3.シフト表を作成する際のコツ「2つの目線を持つ」

シフト表を作成する際のコツとして”2つの目線を持つ”ことが挙げられます。

2つの目線とは「店舗スタッフ目線」「本部スタッフ目線」のこと。

それぞれの目線を意識することで、従業員にとっても企業にとっても「良いシフト表」を作ることができます。

【関連記事】アルバイトのシフト表作成を効率化!シフト管理の課題と対策

(1)店舗スタッフ目線の「良いシフト表」

店舗スタッフ目線の良いシフト表作成

店舗スタッフ目線から見た「良いシフト表」の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。

①多くの従業員から信頼され不平不満の出ないシフト表であること

②一度作成したシフト表に対して月中での変更が少ないこと

③従業員の異動や退職などに柔軟に対応できるシフト表であること

④日々の作業が滞りなく実施できるシフト表であること

⑤作成されたシフト表がデータとして勤怠システムに連携できること

⑥多くの時間をかけずにシフト表が適切に作成できること

(2)本部スタッフ目線の「良いシフト表」

本部スタッフ目線の良いシフト表作成

本部側から見た「良いシフト表」の備えている条件を洗い出すと、以下のような点が挙げられます。

①会社で決められたシフト表作成上のルールが守られていること

②労働基準法で定められた労基ルールが守られていること

③売上予算と連動した人件費予算内にシフトが組まれていること

④店舗のサービスレベルを落とさずにシフトが組まれていること

⑤店舗間の応援などがスムーズに行われていること

⑥シフト表通りに実際の勤務が行われていること、などなど

店舗側の視点と本部側に視点では明らかに違いがあります。どちらかに偏ることなく、バランスの取れたシフト表が理想です。

しかしシフト表をただ漫然と作成しているだけでは上記の条件を満たすことはできません。様々な角度からシフト表を考え、改善していく必要があります。

4.シフト表作成で最低限覚えておくポイント

ここまで、シフト表の基本や作成時の注意点、コツについて紹介しましたが、はじめから全てを完璧にこなすのは困難です。

そこで、最低限これだけは覚えておいた方がいいポイントをまとめました。

(1)公平・平等なシフト表作成を目指す

不満が出ない平等なシフト表作成

スタッフから不平不満が出る最大の要因は、シフト表の公平性にあります。

土日の公休取得回数、早朝深夜のシフト出勤回数が人によって違ったり、希望休や有休も人によって取得できる回数が違えば不平不満につながります。

実際、シフト表作成者の人に話を聞くと、シフトの平等性には大変気をつかっている人が多く、シフト表作成上の大きなストレスにもなっているようです。

個々の立場や事情(学生だから夜働きたい、主婦だから平日昼間働きたいなど)を把握した上でシフトを作成する必要があります。

(2)シフト表を早めに確定させる

手作業のシフト作成はどうしても時間がかかってしまいます。つい後回しにして、月末ギリギリにシフトを完成させる店長さんも多いのではないでしょうか。

希望シフトの提出からシフトが決まるまでの期間が長いと、スタッフは他の予定を立てづらくなってしまいます。これもシフト勤務の人達にとって非常にストレスです。

また、「シフトが決まるまで他の予定が入れられないから、出勤できる日を少なく申請しておこう」と考えるスタッフが増えてしまえば、人数の調整が難しくなってしまいます。

従業員の満足度やモチベーション低下を防ぐためにも、シフトの希望がそろったら早めにシフトを作成するようにしましょう。

(3)異動・退職に柔軟な対応ができるシフトを心がける

異動や退職に柔軟なシフト表作成

店舗スタッフの異動や退職、新規採用などは、シフト表作成・シフト管理に少なからず影響を与えます。

 

異動の場合、異動元店舗と異動先店舗の両方での情報共有や、異動日以降の体制の増減を加味したシフト表作成が必要です。

退職や新規採用の場合、今までのメンバーで滞りなく業務が回っていた場面や、ある程度固定できていたシフトの組み方にも変化が求められます。

異動や退職をする本人だけでなく、周りのスタッフにも配慮しながらシフト表を作成しなければなりません。

 (4)店舗-本社間でシフト表の共有を重視する

シフト表作成で店舗と本部の連携を重視

従来から各店舗がエクセルでシフト表作成を行っている場合、各店舗がどの様にシフト表を作成しているかが分からず、結果的に店舗任せのシフト表作成・シフト管理になっているケースが多くあります。

シフト表作成に特化したシステムを全店で導入すれば、各店舗が作成したシフト表を本部からリアルタイムかつ詳細に把握することが可能となります。

これにより、本部から店舗へシフト表作成・シフト管理の適切な指導が可能となり、全店で統一の取れたシフト表を作成することができます。

特に小売業やサービス業の場合、多くの店舗を展開している分、本部からリアルタイムに店舗の状況を把握できることは、非常に大きなメリットになります。

【関連記事】シフト管理は経営に直結!効率的なシフト管理のための基本を解説

5.小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

シフト管理システムアールシフトプレビュー

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2022年と3年連続で「従業員数1,000名以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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