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シフト管理は経営に直結!効率的なシフト管理のための基本を解説

最終更新日:2022年4月8日
オーエムネットワーク株式会社
シフト管理と経営

シフト管理は店舗で働く人を「活かす」ためにあります。基本に忠実なシフト管理を行なうことで、店舗の生産性向上や店舗オペレーションの改善が可能です。このコラムでは、店舗で働く人を活かすシフト管理とはどうあるべきか、経営の観点からシフト管理の基本を解説します。

1.経営者が知っておきたいシフト管理の基本

(1)そもそもシフト管理とは?

シフト管理とは、【いつ・誰が・どのように作業をおこなうか決め、具体的に従業員に割り当て、実際の仕事を通じてムリ・ムラ・ムダを把握し業務を改善する一連の管理】を言います。

適切なシフト管理を実現すれば、現場の業務効率化や従業員のモチベーション向上など、企業にとってのプラス要素をたくさん生み出すことができるのです。

また、シフト管理の影響は1店舗だけにとどまりません。各店舗のシフト管理を全社で統一して実践すれば、現場のムリ・ムラ・ムダを本部が把握できます。

把握したムリ・ムラ・ムダへの改善策を全店で実施することで、全ての店舗のコスト削減=企業全体のコスト削減にも繋がります。

(2)基本的なシフト管理の方法

①必要な業務や作業量(作業時間)を洗い出す

いつ(日時、曜日、週次、月次など)どんな作業に(仕事内容)どれだけのリソースが必要か(人数・かかる時間・スキル)、これらの情報を整理します。

②従業員からシフトの希望を取る

従業員から希望の休日や希望勤務日を提出してもらいます。「主婦なので平日午前中から働ける」「平日休みでも土日休みでもこだわらない」など、それぞれの働きやすい時間帯やワークスタイルを把握しておくとスムーズです。

③勤務シフト表の作成

従業員から集めた希望シフトをもとに、内容をシフト表に転記します。その上で人数の過不足を調整し、予定している業務を確実におこなえるようにします。

④仕事内容の割り当て

勤務するメンバーが決まったら、「誰がどの仕事をするか」の割り当てをおこないます。割り当てを考える際は「いる人」を基準にするのでなく「業務の優先順位」を基準にします。

シフト管理の方法については以下のコラムをご覧ください。

シフト管理とは?シフト管理の目的・方法・効率化のコツ|有名企業の事例も紹介

(3)ヒト・モノ・カネとシフト管理

ヒト・モノ・カネとシフト管理

あらゆる企業において、「ヒト・モノ・カネが重要だ」ということは、誰もが認める経営における基本中の基本です。しかし、今まで多くの企業が重要視してきたのは、カネ>モノ>ヒトの順番ではないでしょうか。

また、情報システムの分野を見ると、

  • カネにまつわる「経理・給与・販売管理システム」
  • モノにまつわる「生産・在庫管理システム」
  • ヒトにまつわる「人事・労務管理システム」

がありますが、小売業・サービス業の場合はこれ以外に「シフト管理システム」も重視すべきです。

シフト管理面での課題は大きく、シフト管理が各店舗に任せ切りになっているケースが非常に多くあります。これからの小売業、サービス業では、シフト管理面の改善が早急に求められます。

2.これからの経営に必要なシフト管理

(1)高齢化・労働人口減少の時代に対応

店舗運営の現場における人手不足は深刻で、希望する能力に見合ったヒトを自由に確保できることを前提とした今までのシフト管理では今や効果なし!と言わざるを得ません。

逆に、働く人のニーズを無視した一方的なシフト管理では、働く人のモチベーションは低下してしまいます。その結果として、店舗の労働生産性は低下し、店舗経営に大きな影響を及ぼすことになります。

下記の図は高齢者の増加と労働人口の減少を示したものですが、これを見ると人手不足は一時的なものではなく、構造的な問題であることがよくわかります。

人手不足が構造的な問題である以上、今までのシフト管理の仕組みや情報システムでは根本的な問題解決にはならないのです。

グラフ「我が国の高齢化の推移と将来推計」

高齢化の推移のグラフ

(出典:内閣府 令和元年版高齢社会白書「我が国の高齢化の推移と将来推計」より

コロナ禍で小売業、サービス業の人手不足は少し和らいだように思われるかも知れません。しかし中長期的には労働人口の減少には変わりはなく、人手不足は継続していくものと考えられます。

(2)働くヒトが喜ぶ仕組みづくり

従業員が喜ぶシフト管理

商品が売れるか否かは需給バランスで決まります。モノ余りの時代では一生懸命消費者のことを考え、消費者が喜ぶことを提案します。これと同様に、ヒト不足の時代には働く人のことを考え、働く人が喜ぶ仕組みを構築する必要があります。

しかし企業は利益を上げなければなりません。ただ働く人が喜ぶだけではなく同時に労働生産性もアップさせるべきです。

「人は気持ち良く働いているときに一番生産性が上がる」と言われています。

たとえば、以下のような場面です。

  • 「店内の清掃が行き届いていて気持ちが良い」と客から褒められた
  • 「商品が綺麗に陳列されている」と店長から褒められた
  • 商品の発注数が上手く当たり、売上に貢献できた
  • 作業が時間内に終わり、気持ち良く定時に退社できた
  • シフトの変更依頼が少なく、自分の予定が立てられた

役割分担やスケジュールに計画性があり、求める結果も具体的であれば、これらをクリアすることができます。

逆に「人が嫌だと感じること」としては、

  • やるべき作業が決まってなく、ただ上司の指示で働かされる
  • どこまでが終わりなのか、よくわからないまま作業をさせられる
  • 急な残業依頼や出勤依頼で、自分の予定が狂ってしまう
  • 一生懸命やってもやらなくても、他の人と評価が同じだ
  • 自分以外の人が何をやっているのか、よくわからない

などがあります。計画性が無く、求める結果も曖昧です。

次の項目で、労働生産性をアップさせる=役割分担やスケジュールに計画性があるシフト管理の方法を紹介します。

3.シフト管理で労働生産性を向上させるために

(1)店舗業務の見える化

店舗業務見える化

上記画像のように「荷受けの時間」「品出しの時間」など、業務をおこなう時間帯や必要な人数、必要な作業時間を管理することで、店舗業務の見える化を実現することができます。

また、シフト管理を効率的に進めるためには「標準作業モデルの作成」が重要です。この標準作業モデルを基本として、各店舗の特性を加味した個店別の作業モデルを作成することになります。

(2)人員構成の見える化

人員構成の見える化

「人員構成の見える化」とは、店舗業務の見える化で明確になった「標準作業モデル」に対応した、あるべき人員の構成をモデル化する「標準人員モデル」の作成を意味します。

曜日別の人員構成モデルや、時間帯別に必要人員数などを決める方法、一日の中で必要となるシフトパターンをモデル化する方法などがあります。

【関連記事】「良いシフト表」って?定義は立場によって変わる!

(3)シフト管理システムの活用

(1)(2)を実現するには、かなりの時間と労力が必要です。煩雑な条件をクリアし、スタッフの要望を叶えることまで考慮すると、エクセルのシフト表作成には限界があります。

そこでぜひ検討してほしいのが、シフト管理システムの導入です。

近年、シフト管理に特化したシステムがさまざまな企業からリリースされています。中でも経営面や生産性向上に強いのが、オーエムネットワークが提供するシフト管理システム「アールシフト」です。

経営に直結するシフト管理システム「アールシフト」

シフト管理システムアールシフトプレビュー

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2022年と3年連続で「従業員数1,000名以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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