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スタッフから喜ばれる店長のシフト管理とは

最終更新日:2021年4月15日
オーエムネットワーク株式会社
店長

小売業、サービス業の店長は、日々のシフト管理やシフト作成で大変苦労しています。その苦労の主なものは、如何にしたらシフト表を効率的に作成でき、かつスタッフからもクレームが出ないかという点です。 当コラムでは、シフト管理やシフト作成のポイントを分かり易く紐解くことで、スタッフから喜ばれるシフト管理やシフト作成の勘所を店長の皆さんにお伝えします。

なぜ店長はシフト管理で苦労するのか?

シフト管理の苦労

◆シフト管理は店舗の基本要素を反映するもの

シフト管理は、普通に考えられているよりも遥かに複雑なものです。人と仕事を管理することがシフト管理の役割ですから、お金を管理するよりも曖昧な点が多くあります。このことがシフト管理を複雑にしている大きな原因だと言えます。

では、実際にどの様な要素がシフト管理に影響を与えているかを、以下に見て行きたいと思います。

①売上目標

店舗経営で最も基本となるのが売上目標です。この売上目標を達成する為に、販売、仕入、在庫、発注という業務が行われ、同時に、店長は「人の確保、作業の段取り、作業の指示」などを行います。シフト管理面で見た場合には、売上目標の大小に合わせて、シフトを上手くコントロールすることが店長には求められます。

②人件費目標

次に、人件費目標が関連してきます。売上目標に見合った人件費予算が組まれますので、その予算内でスタッフの皆さんにどう勤務してもらうかが店長の役割になります。実際に働いているスタッフは、それぞれ給与単価が違いますから、人件費目標に合わせて勤務を調整することは簡単ではありません。従って、現場の店長としては、かなり苦労する点になります。

③人時目標

人件費目標と同じようで異なるのが、人時目標です。人件費目標は金額表示ですが、人時目標は時間表示になります。すなわち、何万円までの人員投入が許されるかではなく、何時間までの人員投入が許されるかということになります。この人時目標は、基本的には、店舗で実際に行われている作業から計算されることになります。

この①売上目標、②人件費目標、そして③人時目標の数字が、シフト管理を行う上での制約条件となります。すなわち、「誰に出勤してもらい、誰に何をやってもらうか?」を計画する際、計画から算出された金額や時間がこれらの制約条件を満たしていることが、店長には求められるのです。このことは決して易しいことではないので、事前に綿密な準備や計画、そして適切な情報システムの助けを必要とします。

◆シフト表はシフト管理を具現化したもの

シフト管理は、シフト表という形で具現化されます。このシフト表により、スタッフの皆さんは、「いつ出勤し、どの様な作業を行えば良いか」を具体的に知ることができるのです。なお、いつ出勤すれば良いかは「勤務シフト表」、何をすれば良いかは「作業割当表」で表すことになります。

では、月間の勤務シフト表を作成する際に、店長は何を基準に作成すれば良いのでしょうか? それは、月間の人時予算を日別に展開した人時予算を基準に、スタッフの皆さんの勤務シフト表を作成することになります。

しかし、単に人時予算内に収めれば良いと言う訳ではなく、日々の作業を確実に実行できるスキルを持ったスタッフに出勤して貰わなければなりません。例えば、大切な発注日に発注担当者が休みということでは、シフト表の意味を成しません。すなわち、日々の作業割当も考慮しながら、月間の勤務シフトを作成する必要があり、この点が最も難しい点になります。

現状では、まだエクセルを使用して勤務シフト表を作成しているケースが多いと思いますが、上記の様な点を考慮しながらシフト表を作成することは、極めて難しいものがあります。従って、エクセだけルでは、なかなかスタッフ全員が満足する様なシフト表を作成することは難しいと言えます。そこで、最近では、クラウド型の専用のシフト管理システムが使用される様になってきました。

シフト管理を効率的に進める為のポイント

◆シフト作成が非効率になる理由とは

小売業、サービス業の店長が最も苦労する業務の1つがシフト表の作成です。店長は、このシフト表の作成に非常に多くの時間を割いているのが実態であり、店舗によっては、閉店後に残業で作成する、または自宅に持ち帰って作成すると言った例もあります。

では、なぜシフト表の作成が非効率になるのでしょうか?それは、シフト表を作成するための条件が非常に多く、その中から最適と思われる組み合わせを、試行錯誤しながら作り上げていく手間が大変大きいからです。

例えば、以下の様な簡単な条件でも、「10の360乗以上」という実に多くの組み合わせがあります。

<条件>

  • 従業員は20名
  • シフトパターンは4種類(朝、昼、夜、休み)
  • 30日間のシフト計画

この様な多くの組み合わせの中から1つだけ選び出す訳ですから、如何に時間のかかる仕事であるかが分かるかと思います。かつ、シフト表の作成は1回行えば完了という訳ではなく、シフト表を作成した後からも日常的に変更はあり、シフト作成者である店長の苦労は相当なものがあります。

大きい数字のイメージ

◆シフト作成を効率的に進める為には

では、どの様にしたらシフト作成が効率的になるかという点ですが、以下の様な考慮が必要となります。

① 雇用契約書で働く条件を明確にする

働ける曜日、時間帯、日数、時間、など雇用契約書に明記し、その雇用条件を店舗としては約束する代わりに、スタッフにはそれ以外の変更希望を通常は認めない。仮に、変更希望が多くなる場合には、雇用契約書の更新を行うことが大切です。

これにより、店長は、都度スタッフの希望を聞いてシフト表に反映させるという手間がなくなり、シフト作成の効率は大きくアップします。また、スタッフの方も、毎月同じ様な申請をしなくても済み、スタッフ側も効率的になります。

② 希望休などの申請はスマホを利用する

従来は、希望休などの申請を紙ベースで行うケースが多かったと思いますが、スマホを利用することで効率は大きくアップします。スマホによる希望休などの申請受付は、店長の手を介すことなく行えますから、申請締め日になれば、希望休などが自動的に集まっているという状況になります。

また、店長によるシフト確定後のフィードバックもスマホ経由で行うことができますから、従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

③ シフト管理システムを利用する

従来のエクセルベースのシフト表作成に代わるものとして、クラウド型の専用シフト管理システムがあります。この専用システムを利用することで、以下の様な効果を得ることが可能となります。

  • シフト表の作成時間を大幅に削減することができる
  • 誤りの少ないシフト表を作成することができる
  • 公平でクレームの出ないシフト表を作成することができる
  • 本部側から各店舗のシフト表を素早く確認することができる、ほか

以上の①~③の対応を行うことで、従来とは比べ物にならない程の効率化を実現することができますから、是非とも取り組んで頂きたいと思っています。

契約書 スマホ システム

スタッフからクレームの出ないシフト管理のポイント

シフトの疑問

◆スタッフのシフト管理に対する主なクレーム

スタッフがシフト管理に対して不満に思う主な原因としては、

  • シフトの変更が多く、急な出勤や残業を依頼されることが多い
  • 働きたいと思っている日数に対して、多すぎたり少なすぎたりする
  • 土日祝日の出勤日数が人によって違いがある
  • 夜間、早朝の出勤日数が人によって違いがある
  • 希望休や希望シフトの要望がなかなか認めてもらえない
  • きつい仕事や難しい仕事が特定の人に偏っている
  • 逆に、楽な仕事が特定の人に偏っている。ほか

この様な状態が続くと、スタッフのクレームになると同時に、仕事の生産性も低下してしまいます。また、極端な場合には、スタッフの退職ということもあります。従って、極力スタッフのクレームは解消できる様、制度の見直しなど、さまざまな工夫をする必要があると言えます。

◆スタッフのクレームを無くす方策とは

では、具体的にどの様な形でクレームを無くすことができるのでしょうか?以下に見ていきましょう。

① シフトの平等性を担保する

スタッフのクレームで一番多いのが、不平等なシフトです。仕事ですから、時には大変な時もあり、残業や土日出勤も致し方ない時もあるかと思います。

しかし、土日出勤や残業がある人に偏っていたりしたら、当然そのスタッフとしたら「なぜ私だけ?」と思うことでしょう。その様な偏りが続くと、そのスタッフのモチベーションは下がり、退職してしまうということも起こり得ます。その様なスタッフには優秀な人が多いですから、店舗を預かる店長としても大きな損失になります。 その様なことが起きない様、シフトの平等性を何とか担保したいものです。その為には、人手で作成するシフトでは限界がありますから、専用のシフト管理システムの導入をお勧めします。

② シフト確定後の変更をなくする

月間の勤務シフト表を確定した後で、何らかの理由で変更をすることがあるかと思います。しかし、変更が多過ぎると、当然スタッフの不満へと結び付きます。せっかく立てた予定が変更される訳ですから、プライベート面でも大きな変更を余儀なくされる場合もあります。 シフトを変更する理由としては、元のシフトが曖昧であり、変更は当然のこととして作成されているシフトが多いことによります。すなわち、シフトの精度に問題があるということになります。この場合も、人手で作成するシフトには限界があるという理由で、専用のシフト管理システムの導入をお勧めしたいと思います。

③ スタッフのスキルに合った仕事を指示する

スタッフの能力に合わない仕事を与えることも、スタッフの不満につながります。スタッフの能力以上の仕事を与える場合もそうですが、スタッフの能力以下の仕事を多く与える場合も不満につながります。

すなわち、スタッフの能力に合った仕事を与えることが必要なのですが、なかなか簡単なことではありません。さまざまなスタッフが存在し、かつさまざまな仕事が店舗には存在します。その様な中での仕事の割り振りは、極めて多くの組み合わせになり、店長の判断だけで行うには限界があります。

シフトの悩み

そこで、やはり専用のシフト管理システムが必要になる訳ですが、まだまだ成功事例としてはそう多くはないと思われます。その中でも、オーエムネットワーク社のアールシフトは、必要な仕事を適切な人に割り振る独自のロジックを持っていますので、上手く活用して成功している企業も多くあります。

まとめ

今回のコラムでは、「スタッフから喜ばれる店長のシフト管理とは」というテーマで解説しました。小売業、サービス業では、スタッフあっての店舗ですから、スタッフに如何に気持ちよく働いてもらい、その結果として労働生産性を如何に上げられるかということが非常に重要なテーマになります。

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、スタッフの皆さんが安心して働ける環境を構築する為のお手伝いをしています。「適切な人に適切な作業を!」ということを実現する為にアールシフトはさまざまな機能を提供しています。

一度、「アールシフト」を試してみませんか? 詳しくは当ホームページの体験利用の内容をご覧くださいませ。

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<当コラムに対するお問い合わせ先>
オーエムネットワーク株式会社
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