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【ポイントは3つ】店長のシフト管理を効率化!スタッフから喜ばれるシフト作成とは

最終更新日:2022年1月18日
オーエムネットワーク株式会社
店長とシフト管理

小売業・サービス業の店長は、日々のシフト管理で大変な苦労をしていることと思います。シフト表作成には多くの時間を要する上、スタッフからの不満が出ないよう考慮しなければいけません。当コラムでは、店長のシフト管理・シフト作成業務を効率化するポイントを3つ紹介します。スタッフから喜ばれるシフト管理やシフト作成を目指したい店長さんはぜひお読みください。

1.なぜ店長はシフト管理で苦労するのか?

シフト管理の苦労

店長のシフト管理業務は非常に時間がかかり、どの店舗でも店長は毎月大変な思いをしてシフト表を作成しています。

そもそも、なぜシフト管理・シフト表作成にこれほど苦労するのか。要因は大きく2つです。

(1)シフト管理は店舗の売上目標や人件費目標と関わりが深い

店長シフト管理と売上目標

シフト管理は、普通に考えられているよりもはるかに複雑です。シフト管理の役割は「人」と「仕事」を管理すること。。そのためお金を管理するよりも曖昧な点が多くあります。

シフト管理に影響を与えているのは、以下の要素です。

①売上目標

店舗経営で最も基本となるのが売上目標です。この売上目標を達成するために、販売、仕入、在庫、発注という業務が行われ、同時に店長は「人の確保、作業の段取り、作業の指示」などを行います。シフト管理においては売上目標の大小に合わせて、シフトを上手くコントロールすることが店長に求められます。

②人件費目標

次に関連するのが人件費目標です。人件費予算は売上目標に見合った金額が組まれるため、その予算内でスタッフにどう勤務してもらうかを決めるのが店長の腕のみせどころです。スタッフはそれぞれ給与単価が異なり、人件費目標に合わせて勤務を調整することは簡単ではありません。店長がかなり苦労する部分ではないでしょうか。

③人時目標

人件費目標が金額を示すのに対して、人時目標は何時間までの人員投入が許されるかということを示す数値です。人時目標は、人件費目標を平均時給で割って算出するのが一般的ですが、必要となる作業の時間を積み上げて算出することもあります。これを必要人時ともいいます。

以上の①売上目標、②人件費目標、③人時目標の数字が、シフト管理を行う上での制約条件です。

「誰に出勤してもらい、どの仕事をしてもらうか」を決める際、計画から算出された金額や時間がこれらの制約条件を満たしていることが、店長には求められます。

(2)仕事の割当も最適化する必要がある

店長のシフト管理と作業割当

シフト管理は、シフト表という形で具現化され、スタッフはシフト表を見て「いつ出勤し、どの作業を行うか」を知ることになります。

「誰がいつ出勤するか」を管理するのが「勤務シフト表」、「誰がどの作業を行うか」を管理するのが「作業割当表」です。

店長は月間の人時予算を日別に展開した人時予算を基準に、スタッフの勤務シフト表を作成するわけですが、日々の作業を確実に実行できるスキルを持ったスタッフに出勤してもらう必要があります。「発注日に発注担当者が休み」といったことが起こらないようシフトを作成する必要があり、これが最も難しいのです。

2.なぜシフト作成・シフト管理が非効率になるのか

店長のシフト管理の条件

小売業、サービス業の店長が最も苦労する業務の1つがシフト表作成です。店長は、シフト表の作成に非常に多くの時間を割いており、店舗によっては、閉店後に残業で作成する、または自宅に持ち帰って作成すると言った例もあります。

ではなぜシフト表の作成が非効率になるのでしょうか?それは、シフト表を作成するための条件が非常に多く、その中から最適と思われる組み合わせを、試行錯誤しながら作り上げていく手間が大変大きいからです。

例えば以下の簡単な条件でも、「10の360乗以上」という実に多くの組み合わせがあります。

<条件>

  • 従業員20名
  • シフトパターンは4種類(朝、昼、夜、休み)
  • 30日間のシフト計画

多くの組み合わせの中から1つだけ選び出す訳です。いかに時間のかかる仕事かがわかります。かつ、シフト表完成後もも日常的に変更はあります。シフト作成者である店長の苦労は相当なものです。

3.店長のシフト管理を効率化する3つのポイント

(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

店長のシフト管理と雇用契約書

働ける曜日、時間帯、日数、時間、など雇用契約書に明記します。その雇用条件を約束する代わりに、スタッフにはそれ以外の変更希望を通常は認めない、仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う、といった対応が大切です。

これにより店長は、都度スタッフの希望を聞いてシフト表に反映させる手間が少なくなり、シフト作成の効率は大きくアップします。また、毎月同じような申請をしなくても済むため、スタッフ側の負担も大幅に軽減します。

(2)希望休などの申請はスマホを利用する

店長のシフト管理とアプリ

従来は、希望休などの申請を紙ベースで行うケースが多かったと思いますが、スマホを利用することで効率は大きくアップします。店長の手を介すことなく、申請締め日になれば、希望休などが自動的に集まっていることになります。

また、店長によるシフト確定後のフィードバックもスマホ経由で行うことができ、従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

【関連記事】無料のシフト作成アプリも紹介!スマホを活用したシフト作成・管理

(3)シフト管理システムを利用する

店長とシフト管理システム

従来のエクセルベースのシフト表作成に代わるものとして、クラウド型の専用シフト管理システムがあります。システムを利用することで以下の効果を得ることができます。

  • シフト表の作成時間を大幅に削減することができる
  • 誤りの少ないシフト表を作成することができる
  • 公平でクレームの出ないシフト表を作成することができる
  • 本部側から各店舗のシフト表を素早く確認することができる

以上3つのポイントを実践することで、従来とは比べ物にならない程の効率化を実現することができます。

【企業事例あり】シフト管理やシフト表作成のコツを業種別に紹介

4.スタッフからクレームの出ないシフト管理をするには

シフトの疑問

(1)シフト管理に対するスタッフからのクレーム例

スタッフがシフト管理に対して不満に思う主な原因としては、

  • シフトの変更が多く、急な出勤や残業を依頼されることが多い
  • 働きたいと思っている日数に対して、多すぎたり少なすぎたりする
  • 土日祝日の出勤日数が人によって違いがある
  • 夜間、早朝の出勤日数が人によって違いがある
  • 希望休や希望シフトの要望がなかなか認めてもらえない
  • きつい仕事や難しい仕事が特定の人に偏っている
  • 逆に、楽な仕事が特定の人に偏っている

このような状態が続くと、スタッフの不満が蓄積し、仕事の生産性も低下してしまいます。極端な場合スタッフの退職につながりかねません。極力スタッフのクレームは解消できるよう、制度の見直しなど工夫をする必要があります。

(2)シフト管理に対する不満を無くすために

具体的にどうすればスタッフに納得してもらえるのか、以下にまとめました。

①シフトの平等性を担保する

スタッフのクレームで一番多いのが、不平等なシフトです。

土日出勤や残業が一部のスタッフに偏っていれば、当然そのスタッフとしたら「なぜ私だけ?」と思うことでしょう。本人のモチベーションは下がり、退職してしまうということも起こり得ます。 そうならないためにもシフトの平等性を何とか担保したいものです。人の手だけではどうしても主観が入ってしまうため、シフト表を自動作成できるシステムやアプリの活用が効果的です。

シフトの自動作成にはどんな方法がある?ツールの種類や導入事例を紹介

②シフト確定後の変更を少なくする

月間シフト表を確定した後、何らかの理由で変更をすることがあるかと思います。しかし、変更が多過ぎると、当然スタッフの不満へと結び付きます。せっかく立てた予定が変更される訳ですから、プライベート面にも影響があります。

シフトの変更が生じてしまう原因は、元のシフトが曖昧であり、精度に問題があるためです。

変更ありきのシフト表ではなく、原則変更なしの高精度なシフト表作成が求められます。

【関連記事】アルバイトのシフト表作成を効率化!シフト管理の課題と対策

③スタッフのスキルに合った仕事を指示する

スタッフの能力に合わない仕事を与えることも不満につながります。スタッフの能力以上の仕事を与える場合もそうですが、スタッフの能力以下の仕事を多く与える場合も注意が必要です。

現場にはさまざまなスタッフがいて、店舗にはさまざまな仕事があります。仕事の割り振りは極めて多くの組み合わせが存在し、店長はその中から最適な組み合わせを見つけなければいけません。

シフトの悩み

スタッフの不満を無くすためには、平等かつ高精度なシフト表作成が不可欠です。人の手では限界があるため、ぜひ活用してほしいのがシフト管理システムやアプリといった最新のツールです。中でも、小売業・サービス業に特化したシフト管理システム「アールシフト」は、必要な仕事を適切な人に割り振る独自のロジックを搭載しており、上手く活用して成功している企業も多くあります。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

シフト管理システムアールシフトプレビュー

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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<当コラムに対するお問い合わせ先>
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