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パートやバイトのシフト管理を効率的に

最終更新日:2021年4月9日
オーエムネットワーク株式会社
パートやバイト

今や店舗で働くパートやバイトの占める割合は8割から9割、更には全員がパートやバイトというところもあります。これだけ多くのパートやバイトに頼らざるを得ない現状があるわけですが、シフト管理に関してはなかなか上手く行っていないのが現状ではないでしょうか?当コラムでは、パートやバイトに対するシフト管理の改善を通して、どの様にパートやバイトを戦力化するかを述べたいと思います。

非正規雇用(パートやバイト)の現状

時給イメージ

◆非正規雇用労働者の推移

下記の「非正規雇用労働者の推移(雇用形態別)」を見ると、非正規雇用労働者の数は年々増加していますが、その中でもパートやバイトの数がより大きく増加していることが分かります。特に、小売業、サービス業では、従来からパート、バイトの雇用割合は高かった訳ですが、近年、その傾向は益々大きくなっていると言えます。

非正規雇用の推移のグラフ
出典:厚生労働書HPより
https://www.mhlw.go.jp/content/000679689.pdf

◆非正規雇用労働者が増加する理由

では、なぜ非正規労働者の割合が増加しているのでしょうか?
「事業所が非正規を活用する理由」を調査した結果を見ると、やはり「労働コストの節減のため」が一番大きな理由を占めています。

それ以外の理由を見ても、

  • 働く人のニーズに合わせるため
  • 1日、週の中の仕事の繁閑に対応するため
  • 即戦力・能力のある人材を確保するため
  • 専門的業務に対応するため
  • 正社員をより重要な業務に特化させるため
  • 臨時・季節的な業務量の変化に対応するため
  • 景気変動に応じて雇用量を調節するため
  • 正社員を確保できないため
  • 長い営業(操業)時間に対応するため
  • 正社員採用に向けた見極めをするため
  • 正社員の育児休業等の代替のため

などと、非正規労働者を貴重な戦力と見なしていることが十分に伺えます。また、この傾向は、今後とも継続していくものと考えられます。

(調査データ引用)独立行政法人 労働政策研究・研修機構のHPより
https://www.jil.go.jp/press/documents/20110805.pdf

パートやバイトのシフト管理を効率的に行うために

◆パートの主な課題と対策

パートのイメージ

①「103万円の壁」問題

配偶者の扶養内で働くことを考えると、「103万円の壁」が出てきます。1年間の収入が103万円以下であれば所得税はかからず、社会保険も配偶者の扶養に入れますので、働いた分が収入になります。
(注:厳密にはその他の条件で上限額は変わってきます)

よくある課題としては、103万円を超えそうになったので、「12月は繁忙期だけれど出勤して貰うことができない」という人が出て来ます。 この問題に関しては年間を通して考える必要があり、「閑散期は少ない勤務日数」、「繁忙期は多い勤務日数」を前提として、103万円以内に勤務日数をコントロールすることが最も合理的だと言えます。

②「固定的勤務」問題

特に主婦パートの場合は、働ける曜日や時間帯が固定化されてしまうケースが多々あります。特に、子供の育児や学校の関係で曜日や時間帯が制限されてしまうのは、致し方ない面もあると思います。現状では、正社員や制限の少ないパートやアルバイトで、土日祝日や早朝、夜間の勤務をカバーすることが一般的には行われています。

しかし、これが恒常化してしまうと、正社員や制限の少ないパートやアルバイトの不平不満につながり、継続的に安定した雇用を維持することが難しくなってしまいます。

そこで打つべき手としては、

  • 土日祝日や早朝・夜間の出勤回数や勤務時間を極力平等化し、勤務可能な従業員間での平等性を担保する。
  • 土日祝日、早朝・夜間専門に勤務できるパートやアルバイトを極力確保する。特に、高齢者雇用を積極的に検討・推進する。
  • 短時間パートやアルバイトを増やし、穴の開きそうな曜日や時間帯に勤務してもらう様にする。他

以上の様な対応を駆使して、全曜日、全時間帯が無理なくカバーできる柔軟な体制を構築する必要があります。

③「従業員間の相性」問題

シフト表を作成する際に気を遣う点の1つとして、パート間の相性問題があります。これは表面上にはあまり現れないものですが、現場では実際に気を遣う問題でもあります。

マイナス面としては、効率的でないシフトになったり、硬直的な組み合わせになったりします。一方、プラス面としては、相性の良いパートの組み合わせで、作業効率がアップするという側面もあります。

その様な状況に対処する方法としては、仕事の見える化を推進することが重要です。どの様なパートの組み合わせであっても、「いつまでに、何を、どれだけ」やるのかが明示されている指示書を作成して指示すことが必要です。 短期的には現状を認めるとしても、中長期的には相性による組み合わせは極力無くしていく方向に持っていきたいものです。

◆バイトの主な課題と対策

バイトのイメージ

①季節性問題

特に、テーマパークやレジャーランドなどのアミューズメント関連の企業では、夏季期間や冬季期間に多くのバイトを必要とします。しかし、その時だけバイトをたくさん確保しようとしても、なかなか思う様にいきません。

その為、夏季期間や冬季期間以外でも継続的にバイトを雇用しておく必要がありますが、その際の問題点としては、閑散期のバイトの活用方法です。なるべく短時間バイトを多く雇用することで、閑散期であってもバイトの数を確保しておく必要があります。

しかし、優秀なバイトで長時間働きたいという要望に対してもある程度応える必要がありますから、常日頃からバイトのスキルや貢献度を数値化して管理し、スキルや貢献度の高いバイトをなるべく優遇するようなことも現実的な方策であると言えます。

②突発休問題

バイトを雇用していてよく直面する課題に突発休があります。予定していたバイトが急に休むといったことがしばしば発生しますが、そうなると仕事のやり繰りや人の手配で結構大変な思いをすることになります。

そうならない為の方策としては、バイトに対して仕事に対する優先度をアップさせることを考える必要がります。すなわち、自分が休んだら具体的にどの様な不都合が発生するのかを、目に見える形で伝えることが必要です。

具体的には、自分以外の人の勤務シフトもスマホなどで確認できる様にしておくことと、当日行う予定の作業を同じくスマホで確認できる様にしておく必要があります。そうすることで、自分が急に休んだ場合の迷惑度合いがよく分りますから、安易な突発休は行わない様になってくると思います。

③レベル差問題

多くのバイトを雇用していると、バイト間で仕事に対するモチベーションやスキルの違いが表面化してきます。その時、全てのバイトを同じ条件で扱うことになると、優秀なバイトのモチベーションに影響を与えることも考えられます。

やはり、優秀なバイトにはなるべく多く働いてもらい、逆に優秀でないバイトには、スキルがアップするまで必要以上は働いてもらわない、と言ったことも必要になります。

例えば、個々のバイトから上がってくるシフト希望を考慮する際、勤務希望者が多い場合には、優秀なバイトを優先して勤務させるなどの工夫が必要です。一方、まだスキルレベルが低いバイトには、「どの様なスキルをどう付ければ良いか」を明確に示すことも必要です。そうすることで、スキルレベルの低い人も徐々にスキルを身に付け、貴重な戦力になっていきます。決して、スキルアップをバイト任せにしていては、バイトの戦力化はなかなか進まないと思います。

修正の少ない効果的なシフト表を作成するために

シフト修正イメージ

◆シフト作成に対する発想の転換も必要

特に、バイトには学生や外国人も多く、突発休や遅刻早退なども日常的に発生していると思います。その際、アルバイトの穴を社員やベテランパートが埋めることになり、社員やベテランパートへの負担が慢性的に集中している要因にもなっています。 その結果として、社員やベテランパートのモチベーションを維持することが難しくなり、生産性の低下や最悪の場合には退職へと結び付いてしまうケースもあります。

では、どのようにしたらパートやバイトのシフト管理を効率的に行い、社員やベテランパートのモチベーションを維持向上させることができるのでしょうか?

その為にまず挙げなければならないポイントは、「先手を打ったシフト管理」だと言えます。パートやバイトが雇用される際には、名称は別として雇用契約書というものが必ずある筈です。なければ労基法違反になります。 その雇用契約書には、1週間で働ける時間数や取得すべき公休日数は必ず記載がある筈です。また、都合の良い(又は悪い)曜日や時間帯なども記載があるケースは多い筈です。

従って、まずこの雇用契約書に則った形で次月の勤務予定表を作成し、パートやバイトには、「来月はこうゆうシフト勤務となりますが、変更希望がある日だけ変更申請をお願いします」という形で提示することが最も簡単で、かつ最も効果のあるやり方であると考えています。

◆シフト自動作成システムが問題を解決

しかし、現状の大多数の企業はその逆の対応を行っています。 最初にまっさらな次月のシフト表を準備し、そこにパートやバイトの希望を自由に記入させています。これでは何のための雇用契約書なのか分からなくなってしまいます。

確かに、店長が数十名にもなるパートやバイトの雇用契約書を管理して、かつそれを上手く活用することはそう簡単ではないと思います。また、雇用契約書は個人情報が多く含まれていますから、人事部預かりとなるケースもあり、気軽に雇用契約書を活用すると言う訳にはいかないのも現実だと思います。

そこで活躍するのがシフト自動作成システムになります。シフト自動作成システムでは、雇用契約書の内容を100%満たしたシフト表を作成することは比較的容易にできます。更に、雇用契約書以外の国で定めた労務基準を遵守したシフト表を作成することも容易にできます。

そのようなシフト表をパートやバイトに事前に提示した上で、個々の希望勤務を聞くことの方が遥に効率的になります。せっかくシフト自動作成システムがある訳ですから、従来のやり方を少し変更するだけで大変大きな効果を得ることができる筈です。
皆さんも是非試してみては如何でしょうか。

まとめ

今回のコラムでは、パートやバイトのシフト管理をどの様にしたら効率的に行うことができるか?ということをテーマに取り上げました。小売業、サービス業では、パートやバイトを抜きに店舗運営することは考えられません。それだけ、パートやバイトは貴重な戦力になっています。

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、複雑で面倒なパートやバイトのシフト管理を、素早く、正確に行うことができます。また、複雑な組み合わせから最適解を見つけ出し、パートやバイトも納得するシフト表を自動で作成することができます。

一度、「アールシフト」を試してみませんか? 詳しくは当ホームページの「体験利用」の内容ご覧くださいませ。

<当コラムに対するお問い合わせ先>
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