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アルバイトのシフト表作成を効率化!シフト管理の課題と対策

最終更新日:2021年12月21日
オーエムネットワーク株式会社
アルバイトやパートのシフト作成・シフト管理の課題と対策

店長や店舗責任者の中には、アルバイトやパートのシフト作成・シフト管理に苦労している方も多いのではないでしょうか。当コラムでは、アルバイトやパートのシフト作成・シフト管理における課題と、解決するための対策を紹介します。

1.アルバイトのシフト表作成における課題と対策

アルバイトのイメージ

(1)繁忙期と閑散期のバランス

テーマパークやレジャーランドなどのアミューズメント関連の企業では、夏季期間や冬季期間に多くのアルバイトを必要とします。しかし、その時だけアルバイトをたくさん確保しようとしても、なかなか思うようにいきません。

その為、夏季期間や冬季期間以外でも継続的にアルバイトを雇用しておく必要がありますが、その際の問題点としては、閑散期のアルバイトの活用方法です。なるべく短時間アルバイトを多く雇用することで、閑散期であってもアルバイトの数を確保しておく必要があります。

しかし、優秀なアルバイトで長時間働きたいという要望に対してもある程度応える必要がありますから、常日頃からアルバイトのスキルや貢献度を数値化して管理し、スキルや貢献度の高いアルバイトをなるべく優遇するようなことも現実的な方策であると言えます。

(2)突発的な休みの発生

アルバイトを雇用していてよく直面する課題に、「突発的な休みの発生」があります。予定していたアルバイトが急に休むと、仕事のやり繰りや人の手配で大変な思いをすることになります。

そうならない為の方策としては、アルバイトに対して仕事に対する優先度をアップさせるよう促す必要があります。

そのためには自分が休んだら具体的にどのような不都合が発生するのかを、目に見える形で伝えることが必要です。

例えば、自分以外の人の勤務シフトもスマホなどで確認できるようにしておくことと、当日行う予定の作業を同じくスマホで確認できるようにしておくことで、自分が急に休んだ場合の迷惑度合いがよくわかり、安易に休むようなことは少なくなるはずです。

(3)モチベーションやスキルの差

多くのアルバイトを雇用していると、アルバイト間で仕事に対するモチベーションやスキルの違いが表面化してきます。全てのアルバイトを同じ条件で扱うと、優秀なアルバイトのモチベーションに影響を与えることも考えられます。

そのため、優秀なアルバイトにはなるべく多く働いてもらい、逆に優秀でないアルバイトには、スキルがアップするまで必要以上は働いてもらわない、といった対応も必要になります。

個々のアルバイトから上がってくるシフト希望を考慮する際、勤務希望者が多い場合には、優秀なアルバイトを優先して勤務させるなどの工夫が必要です。

まだスキルレベルが低いアルバイトには、「どのようなスキルをどう付ければ良いか」を明確に示すことも必要です。そうすることで、スキルレベルの低い人も徐々にスキルを身に付け、貴重な戦力になっていきます。

2.パートタイマーのシフト表作成における課題と対策

パートのイメージ

(1)「103万円の壁」の問題

パートの場合、配偶者の扶養内で働くことを考えると、「103万円の壁」が出てきます。1年間の収入が103万円以下であれば所得税はかからず、社会保険も配偶者の扶養に入れますので、働いた分が収入になります。
(注:厳密にはその他の条件で上限額は変わってきます)

よくある課題として、「12月は繁忙期だけれど、103万円を超えそうなので出勤できない」という人が出てきます。

この問題に関しては年間を通して考える必要があります。「閑散期は少ない勤務日数」、「繁忙期は多い勤務日数」を前提として、103万円以内に勤務日数をコントロールすることが最も合理的です。

(2)曜日や時間帯の制限

特に主婦パートの場合は、働ける曜日や時間帯が固定化されてしまうケースが多々あります。特に、子供の育児や学校の関係で曜日や時間帯が制限されてしまうのは、致し方ない面もあると思います。現状では、正社員や制限の少ないパートやアルバイトで、土日祝日や早朝、夜間の勤務をカバーすることが一般的には行われています。

しかしこれが恒常化してしまうと、正社員や制限の少ないパートやアルバイトの不平不満につながり、継続的に安定した雇用を維持することが難しくなってしまいます。

そこで打つべき手として以下が挙げられます。

  • 土日祝日や早朝・夜間の出勤回数や勤務時間を極力平等化し、勤務可能な従業員間での平等性を担保する。
  • 土日祝日、早朝・夜間専門に勤務できるパートやアルバイトを極力確保する。特に、高齢者雇用を積極的に検討・推進する。
  • 短時間パートやアルバイトを増やし、穴の開きそうな曜日や時間帯に勤務してもらうようにする。他

以上のような対応を駆使し、全曜日、全時間帯が無理なくカバーできる柔軟な体制を構築する必要があります。

(3)従業員同士の相性

シフト表を作成する際に気を遣う点の1つとして、パート間の相性問題があります。これは表面上にはあまり現れないものですが、現場では気を遣う問題でもあります。

マイナス面としては、効率的でないシフトになったり、硬直的な組み合わせになったりします。一方、プラス面としては、相性の良いパートの組み合わせで、作業効率がアップするという側面もあります。

そのような状況に対処する方法としては、仕事の見える化を推進することが重要です。どのようなパートの組み合わせであっても、「いつまでに、何を、どれだけ」やるのかが明示されている指示書を作成して指示すことが必要です。 短期的には現状を認めるとしても、中長期的には相性による組み合わせは極力無くしていく方向に持っていきたいものです。

3.【補足】アルバイトやパートは店舗運営にとってますます重要に!

時給イメージ

(1)非正規雇用労働者の推移

下記の「非正規雇用労働者の推移(雇用形態別)」を見ると、非正規雇用労働者の数は年々増加していますが、その中でもパートやアルバイトの数がより大きく増加していることがわかります。特に、小売業、サービス業では、従来からパート、アルバイトの雇用割合は高かった訳ですが、近年、その傾向は益々大きくなっていると言えます。

非正規雇用の推移のグラフ
出典:厚生労働書HPより
https://www.mhlw.go.jp/content/000679689.pdf

(2)非正規雇用労働者が増加する理由

では、なぜ非正規労働者の割合が増加しているのでしょうか?
「事業所が非正規を活用する理由」を調査した結果を見ると、やはり「労働コストの節減のため」が一番大きな理由を占めています。

それ以外の理由を見ても、

  • 働く人のニーズに合わせるため
  • 1日、週の中の仕事の繁閑に対応するため
  • 即戦力・能力のある人材を確保するため
  • 専門的業務に対応するため
  • 正社員をより重要な業務に特化させるため
  • 臨時・季節的な業務量の変化に対応するため
  • 景気変動に応じて雇用量を調節するため
  • 正社員を確保できないため
  • 長い営業(操業)時間に対応するため
  • 正社員採用に向けた見極めをするため
  • 正社員の育児休業等の代替のため

など、非正規労働者を貴重な戦力と見なしていることが十分に伺えます。また、この傾向は、今後とも継続していくものと考えられます。

アルバイト、パートスタッフにとって働きやすい職場を目指す上でも、シフト作成・シフト管理の効率化はますます重要になっています。

(調査データ引用)独立行政法人 労働政策研究・研修機構のHPより
https://www.jil.go.jp/press/documents/20110805.pdf

4.アルバイトが多い店舗で「修正の少ないシフト表」を作成するために

シフト修正イメージ

(1)アルバイトのシフト表作成に「先手を打つ」

アルバイトには学生や外国人も多く、突発休や遅刻早退なども日常的に発生しています。

その際、アルバイトの穴を社員やベテランパートが埋めることになり、社員やベテランパートへの負担が慢性的に集中している要因にもなっています。 その結果として、社員やベテランパートのモチベーションを維持することが難しくなり、最悪の場合には退職へと結び付いてしまうケースもあります。

こうならないために大切なのが、「先手を打ったシフト管理」です。パートやアルバイトが雇用される際、雇用契約書が必ずあるはずです。

雇用契約書には、1週間で働ける時間数や取得すべき公休日数は必ず記載されます。都合の良い(又は悪い)曜日や時間帯なども記載があるケースは多いはずです。

まずはこの雇用契約書に則った形で次月の勤務予定表を作成し、パートやアルバイトには、「来月はこういうシフト勤務となりますが、変更希望がある日だけ変更申請をお願いします」という形で提示することが最も簡単で、かつ最も効果のあるやり方と言えます。

(2)シフト自動作成システムの活用

大多数の企業は、最初にまっさらな次月のシフト表を準備し、そこにパートやアルバイトの希望を自由に記入させていますが、これでは何のための雇用契約書なのかわからなくなってしまいます。

確かに、店長が数十名のパートやアルバイトの雇用契約書を管理し、それを上手く活用することはそう簡単ではないでしょう。また、雇用契約書は個人情報が多く含まれるため、人事部預かりとなるケースもあります。気軽に雇用契約書を活用する訳にいかないのが現実です。

そこで活躍するのがシフト自動作成システムです。

シフト自動作成システムでは、雇用契約書の内容を100%満たし、かつ労働基準法を遵守したシフト表を容易に作成できます。

希望を聞いてそれらを集計するよりも、先に自動作成されたシフト表をパートやアルバイトに提示した上で、個々の希望勤務を聞くことの方がはるかに効率的です。

シフト自動作成システムを使えば、従来のやり方を少し変更するだけで大きな効果を得ることができます。

アルバイトのシフト表作成・シフト管理を自動化する「アールシフト」

シフト管理システムアールシフトプレビュー

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、プログラミング技術とAI(人工知能)技術を上手く組み合わせた ハイブリッド型のシフト自動作成システムを提供しています。

複雑な条件や組合せに対応したアルゴリズムにも対応でき、かつUX(ユーザー・エクスペリエンス)にも十分配慮したシステムになっていますので、 シフト自動作成後の手修正を“0”にすることも可能です。

シフト自動作成システム-アールシフトの図

店舗シフト管理システム「アールシフト」の製品コンセプトは、「驚くほど多機能かつ高機能!でも使いやすさは抜群!」です。

このコンセプトを実現するために、「アールシフト」は以下のような機能や特徴を有しています。

  • ◆世界最高速の数理最適化エンジンを搭載
  • ◆多くの条件を考慮した最適な月間シフト表を自動作成
  • ◆マンアワー計算や労基チェックもリアルタイムに実行 など

シフト作成者の負荷を大幅に軽減すると同時に、シフト表に対する従業員の満足度も向上させることができます。

店舗における労働生産性を向上させ、スタッフの皆さんに気持ちよく働いてもらうためにも、シフト自動作成機能はますます重要なものになっていくでしょう。

「アールシフト」なら、複雑なシフト表を素早く正確に自動作成できます。

シフト自動作成機能を実際に体験できる利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト作成方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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WEB用アールシフトのロゴ タブレット用アールシフトのロゴ
ワークスケジュールとは

ワークスケジュールとは

ワークスケジュールとは、売上計画や客数計画などに基づいて勤務予定者の作業を時間帯別に割り当てることをいいます。この割り当てられた表を「ワークスケジュール表」または「作業割当表」と呼びます。

<当コラムに対するお問い合わせ先>
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