記事の一覧へ

シフト作成でのスマホ用アプリの活用方法

最終更新日:2021年5月13日
オーエムネットワーク株式会社
スマホアプリのイメージ

シフト作成時にスマホ用アプリを効果的に活用することで、さまざまなメリットを発揮することができます。例えば、希望休や希望シフトをスマホ用アプリ経由で収集することで、大幅な効率化を実現できます。店舗のシフト作成を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方は必見です。

スマホ用アプリを活用した希望休や希望シフトの収集

申請方法

◆シフト作成における希望休や希望シフトの収集の現状と課題

シフト作成時において欠くことが出来ないのがパート、アルバイトの希望休や希望シフトを収集することです。実は、この希望休や希望シフトの収集がシフト作成時に大変な時間と労力を要しています。

 (1)申請用紙の準備

 (2)申請用紙の配布

 (3)申請用紙の回収

 (4)未申請者への催促

というような手順を経て、ようやくシフト作成作業に入ることができるわけです。

ですから、恐らく全員の希望休や希望シフトを収集してシフトを確定するまでに、1週間以上かかっている店舗も多いことと思います。当然この作業が毎月必ず必要になるわけですから、如何に多くの時間をシフト作成の事前準備に費やしているかが分かります。

また、せっかくこの様に苦労して作成したシフト表でも、変更なしで1か月間そのまま使用できるということもまずあり得ないことでしょう。その為、月中でのシフト変更の申請も多くあり、その対応もシフト作成者には大きな負担になっています。

◆シフト作成にスマホ用アプリを利用した仕組みとは

そこで活躍してくれるのがスマホ用アプリによる希望休収集です。スマホ用アプリを利用した希望休収集の一般的な流れは以下のようになります。

まず初めに、スマホ用アプリに表示された次月のカレンダーに自分の希望する休みやシフトを登録します。
スマホ用アプリへの希望休や希望シフトの登録がすべて完了したら、即座に管理者が見るシフト表に希望休や希望シフトが反映されます。
申請締切日が近づくと、未申請者に対して督促メールが自動的に送信されます。申請締切日までは何回でも再申請可能です。
申請締切日になると、それ以降の申請は不可になりますので、これ以降に管理者はシフトの調整作業に入ることが可能となります。

ここまでがスマホ用アプリによる希望休や希望シフト申請の流れになりますが、申請締切日までは特に人手を要することは無いので、極めて効率的な方法であると言えます。また、シフト表への人手による転記ミスもなくなりますから、精度の高いシフト表を作成することも可能になります。

◆シフト作成におけるスマホ用アプリの応用機能について

前述のスマホ用アプリの一般的な機能の他に、以下のような応用機能も有効であると言えます。

自分のスマホから自分以外の人が申請している希望休や希望シフトを参照できる機能です。これにより、自分が休みの申請をした場合にどの様な影響があるかが分かり、管理者が個々の調整をしなくても関係者同士で休みの調整を行うことも可能になります。
希望休や希望シフトの申請をする際に、申請理由を同時に入力させる機能です。これにより、管理者はその希望休や希望シフトが必須なものなのか、または調整が可能なものかの判断がつくようになります。
確定したシフト表をスマホから確認できる機能です。通常は確定したシフト表を印刷して配布したり、所定の場所に張り出したりしますが、個々のスマホから参照できることで非常にスピーディになります。
シフト作成者から従業員へ連絡したいメッセージがある場合に素早く伝達できる機能です。通常は電話やメールで連絡すると思いますが、ひとり一人に連絡するのは結構面倒なものです。そこで、複数の該当者に一度に連絡できる機能を使えれば非常に効率的になると思います。

以上がシフト作成におけるスマホ用アプリの応用機能となりますが、スマホ用アプリの活用はこれだけに限らず、今後益々広がって行くものと思われます。私たちも創意工夫しながら、より有効なスマホ用アプリを考えて行きたいと思っています。

シフト表とスマホ用アプリの連携イメージ

シフト作成におけるスマホ使用上の留意点について

◆個人用スマホの取り扱いルールを明確に

シフト作成上におけるスマホ用アプリの活用は、以上述べた様に極めて有効ではありますが、特に個人用スマホの取り扱いには、以下の様な留意すべき点があります。

個人のスマホを使用するか、または会社からスマホを貸与するか決める必要がありますが、大抵は個人のスマホを使用するケースが多いと思います。その際は,従業員の了解を事前に取っておく必要があります。
また、スマホの他にガラ携の使用も対応するのかどうかを決める必要がありますが、なるべくガラ携は使用しない方向で決めるべきかと思います。
個人情報保護の観点からですが、従業員のメールアドレスとパスワードはたとえ管理者といえども分からないようにすべきです。個人情報保護では、性善説に立ってルールを決めるのは事故のもとになります。

最近では、スマホを持っていない人は少ないと思いますが、個人のスマホを仕事で使用することに抵抗を感じる人や、ガラ携を使っている人もいます。そのような人達のために、店舗内に設置してあるパソコンでも希望休や希望シフトの申請ができるように準備しておくことも必要かと思います。

◆スマホ使用時のパスワード忘れの対応を

シフト作成でスマホを利用する際の課題に、従業員のパスワード忘れがあります。非常に多くの従業員が勤務している小売業、サービス業では、従業員のパスワード忘れが結構な頻度で発生します。

通常、パスワードを忘れた場合の対応として、スマホからパスワードの再発行を行える機能を用意しておきますが、それでもその機能があること自体が分からなかったり、分かっていても操作ができなかったりする人もいます。

また、かなりの割合でパスワードを勘違いしている人もいて、「いつも使っているパスワードでログインできない!」という問い合わせも多く発生します。最近では、あらゆる場面でパスワードの入力を要求されますから、それぞれのルールに従って複数のパスワードを持たざるを得ない状況にもあります。そうなると当然、パスワードの勘違いも発生してきます。

この様な状態が普段発生していると、店舗のシフト作成者に取ってはかなり負担になりますから、従業員に対する十分な教育と誰にとっても分かり易いマニュアルの整備をしっかりと行っておく必要があります。

スマホを使用するスタッフ

まとめ

当お役立ち情報では、シフト作成におけるスマホ用アプリの活用方法について述べました。シフト作成におけるスマホ用アプリの利用は、今後とも益々増えてくるものと思われます。スマホは手軽でかつ多機能なツールですから、アプリ機能を有効に活用することでシフト作成業務を大幅に効率することも可能となります。シフトの作成業務をもっと効率化したいと考えている経営者および店舗管理者の方には、是非参考にして頂きたいと思っています。

シフトの自動作成

シフトの自動作成は店舗の効率アップに大きく貢献

シフトの自動作成に対するニーズは年々増加しているものの、自動化に成功している企業は多くはありません。当コラムでは、シフトの自動化に成功している企業の事例や、成功の為の心得などをお伝えいします。

<当コラムに対するお問い合わせ先>
オーエムネットワーク株式会社
RSサービス推進室
新潟県新潟市中央区上大川前通9番町1265番地
TEL:025-210-9933(受付時間:平日10時~17時、土日祝日は除く)