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【無料のシフト作成アプリも紹介】スマホアプリを活用したシフト作成・管理とは?

最終更新日:2021年10月29日
オーエムネットワーク株式会社
シフト作成におけるスマホアプリの役割-シフト作成スマホアプリも紹介

シフト作成が無料のスマホアプリでもできることをご存知ですか?この記事では無料で使えるアプリの紹介、 PC版シフト管理システムにおけるスマホ用アプリの役割について解説します。シフト作成を効率化したいと考えている経営者や店舗管理者の方は必見です。

1.無料で使えるスマホ用シフト作成アプリ4選

まずはシフト作成アプリをお探しの方向けに、スマートフォンだけでシフト表が作成できる無料アプリを4つ紹介します。

(1)シフト表Lite(iOS向け)

スマホ用シフト作成アプリ-シフト表Lite

スタッフごとのスキルや勤務可能曜日を登録すれば、自動でシフト表を作成できるスマホ用アプリです。

休みの希望などが提出してされている場合は手作業で反映できます。

無料版だけでなく370円の有料版もあり、有料版では「早番は週3日まで」「夜勤は連続2日まで」といったルールを追加することが可能です。

「シフト表Lite」はこちら

(2)TapShift(iOS向け)

スマホ用シフト作成アプリ-tapshft

複数人のシフト作成や月毎の従業員の勤務状況の確認、その日に働く従業員一覧表示などが可能なスマホ用アプリです。

50件までのシフト入力であれば無料で利用できます。

「TapShift」はこちら

(3)スマートシフト(iOS/Android向け)

スマホ用シフト作成アプリ-smartshift

従業員による希望シフトの提出、店長によるシフト表の作成、どちらもこのアプリでおこなうことが出来ます。

店長と従業員での連絡チャットなど、シフト管理に必要な機能も備わっています。

「スマートシフト」Android 版はこちら

「スマートシフト」iOS版はこちら

(4)シフト作成アプリ(Android向け)

スマホ用シフト作成アプリ

このアプリの「自動割当」機能は、あらかじめ用意した割当ルールに合わせて、できるだけ公平なシフト表を作成できます。

「日付とシフトと担当業務ごとの必要スタッフ数の設定」「スタッフごとのシフト設定(曜日の割当不可、最大日数)」などの割当ルールも付与できます。

「シフト作成アプリ」はこちら

以上、4つのアプリを紹介しました。ちなみにシフトを「作成」するアプリではなく、「スケジュール管理」するアプリについては別のコラムでまとめています。ぜひご覧ください。

プロが選ぶ!シフト管理に役立つおすすめ無料アプリ7選

2.シフト作成アプリはスマホとPCどちらがいいか

スマホ用シフト作成アプリとPC用の比較

スマートフォン1台で手軽にシフト作成・調整ができるのは、PC向けシフト作成システムには無いメリットです。

<しかし、シフト作成システムの多くはPC向けに作られています。スマホ向けとPC向けではどういった違いがあるのでしょうか。

(1)少人数のシフト入力だけならスマホアプリでもOK

前述したスマホ用シフト作成アプリは、「シフト希望の提出」「シフト入力(一部自動作成)」「曜日や割当日数の設定」といった、シフト作成における基本機能が備わっています。

操作がスマホアプリ上になるので大人数の管理には不向きです。従業員が2人〜5人程度の個人経営の店舗であれば、十分活用できるのではないでしょうか。

これまで手作業でおこなっていたシフト作成を手軽に効率化するという意味では、とても優れているといえます。

(2)AIを使った高性能な自動作成はPCが圧倒的

一方で、企業や店舗独自の細かいルール、複雑な条件に則った自動作成、従業員にとって平等な自動作成という点で見ると、スマホ用アプリだけでは不十分かもしれません。

PC向けに開発されたシフト作成システムの中には、世界最高速の数理最適化エンジンを搭載し、高精度なシフトの自動作成を最短1分でおこなうものも存在します。

たとえば、オーエムネットワーク社が提供するシフト作成・管理システムアールシフトがそれにあたります。

(3)PC向けアプリのワークスケジュール機能なら生産性向上にも貢献

また、「アールシフト」をはじめとするPC向けシフト作成システムの場合、ワークスケジュール機能も兼ね備えているのは大きなメリットです。

従業員のスキルや経験を考慮し、煩雑な作業割当表やレジ割当表を素早く作成でき、適切な作業指示が可能に。ムリ・ムダ・ムラの見える化にも繋がるため、店舗の生産性が格段にアップします。

【関連記事】オススメのシフト作成システム13選

スマホ用シフト作成アプリではできることが限られる一方で、PC向けに開発されたシフト作成システムの用途の幅がいかに広いか、おわかりいただけたのではないでしょうか。

さらに、これらのPC向けシステムにおけるシフト作成はPC上の操作にとどまりません。付随するスマホ用アプリを活用したシフト作成機能も用意されています。

3.シフト作成システムにおけるスマホアプリの活用シーン

ここからは、PC向けシフト作成システムに付随するスマホ用アプリがどういった機能を持つのか、詳しく紹介します。

(1)従業員の希望シフトの収集

スマホアプリからの希望シフト申請方法

シフト作成・シフト管理システムに連携しているスマホ用アプリを利用すると、以下の流れで希望シフトが収集できます。

スマホ用アプリに表示された次月のカレンダーに自分の希望するシフトや休日を登録します。
従業員が希望シフトの登録を完了すると、管理者の閲覧するシフト表に希望休や希望シフトが即時反映されます。
申請締切日が近づくと、未申請者に対して督促メールが自動的に送信されます。申請締切日までは何回でも再申請可能です。
申請締切日になると、それ以降は申請不可になり、管理者はシフトの調整作業に入ることが可能となります。

ここまでがスマホ用アプリによる希望休や希望シフト申請の流れになります。申請締切日までは特に人手が要らず、極めて効率的な方法です。 また、シフト表への転記ミスも怒らないため、精度の高いシフト表を作成することができます。

(2)希望シフト収集以外のスマホ用アプリの応用機能

シフト表とスマホ用アプリの連携イメージ

前述のスマホ用アプリの一般的な機能の他、システムによっては以下の応用機能も備わっています。

自分以外の人が申請している希望休や希望シフトを参照できる機能。 自分が休みの申請をした場合の他の人への影響がわかり、管理者が個々の調整をしなくても関係者同士で休みの調整をおこなえます。
希望シフトの申請をする際、申請理由を入力できる機能。 管理者はその希望休や希望シフトが必須なものなのか、調整可能なのか判断できます。
確定したシフト表をスマホから確認できる機能。 確定したシフト表を配布、掲示しなくても、個々がスマホから確認できます。
シフト作成者から従業員へメッセージを送信できる機能。 アプリ上のメッセージ機能を使えば、電話やメールよりもスピーディに連絡でき、非常に効率的です。

【関連記事】シフト管理におけるアプリの役割と機能

4.シフト作成におけるスマホ使用上の留意点

シフト作成システムとスマホ用アプリの留意点

(1)個人スマホの取扱いルールを明確に

シフト作成上におけるスマホ用アプリの活用は極めて有効ですが、個人のスマホの取り扱いは、以下のことに留意すべきです。

個人のスマホを使用するか、または会社からスマホを貸与するか決める必要がありますが、大抵は個人のスマホを使用するケースが多いでしょう。その際は,従業員の了解を事前に取っておく必要があります。
また、スマホの他にガラケーの使用も対応するのかどうかを決める必要がありますが、なるべくガラケーは使用しない方向で決めるべきです。
個人情報保護の観点からですが、従業員のメールアドレスとパスワードはたとえ管理者といえどもわからないようにすべきです。個人情報保護では、性善説に立ってルールを決めるのは事故のもとになります。

最近では、スマホを持っていない人は少ないと思いますが、個人のスマホを仕事で使用することに抵抗を感じる人や、ガラケーを使っている人もいます。そういった人達のために、店舗内に設置してあるパソコンでもシフトの申請ができるように準備しておくことも必要です。

(2)スマホ使用時のパスワード忘れの対応を

シフト作成アプリをスマホで使うスタッフ

シフト作成でスマホを利用する際の課題に、従業員のパスワード忘れがあります。非常に多くの従業員が勤務している小売業、サービス業では、従業員のパスワード忘れが結構な頻度で発生します。

通常、パスワードを忘れた場合、スマホからパスワードの再発行をおこなえる機能がありますが、その機能があること自体がわからなかったり、わかっていても操作ができなかったりする人もいます。

また、他のツールのパスワードと勘違いして、「合ってるはずのパスワードでログインできない!」という問い合わせも多く発生します。最近ではあらゆる場面でパスワードを要求され、複数のパスワードを持たざるを得ない状況にもあります。 そうなると当然、パスワードの勘違いも発生してきます。

このような状態はシフト作成者にとって大きな負担になります。従業員に対する十分な教育と誰にとってもわかりやすいマニュアルの整備をしっかりとおこなっておく必要があります。

5.シフト作成・管理システム「アールシフト」

シフト作成アプリアールシフト

最後に、小売業・サービス業の企業様向けにオーエムネットワーク社が提供するシフト作成・シフト管理システム「アールシフト」のスマホアプリ機能について紹介します。

「アールシフト」スマホアプリの特徴・機能

①申請機能

シフト作成アプリアールシフト申請画面

出勤日や休日・休暇の希望をアプリ上で申請することができる機能です。

②プッシュ通知、双方向のメッセージ機能

シフト作成アプリアールシフトプッシュ通知一覧

店長が来月のシフト作成を完了すると、従業員に通知が送られます。

従業員はアプリ上でシフトの確定をすぐに知ることができます。

また、店長-スタッフ間でメッセージのやりとりができる機能もあり、円滑なコミュニケーションに役立ちます。

③月間シフト(出勤日)の表示

シフト作成アプリアールシフト月間シフト表示

出勤日や休みの日をスマートフォン上で表示することができます。

④日別シフト(作業内容)の表示

シフト作成アプリアールシフト申請画面

出勤日の仕事内容もアプリ内で確認可能です。

日ごとの作業内容が明確になるため、「出勤はしたけれど、職場で何をしていいのかわからない」という事態を防ぐことができます。

5.おわりに

以上、無料で使えるシフト作成スマホアプリや、シフト作成・シフト管理システムにおけるスマホアプリの機能について紹介しました。

シフト作成システムを選ぶ際、少しでもお役に立てば幸いです。

アールシフトはおかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1※となりました(※東京商工リサーチ調べ)。

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<当コラムに対するお問い合わせ先>
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