シフト作成を効率化するツールやコツを伝授

シフト作成を改善することで、店舗運営の効率化は大幅にアップします。その為には、シフト作成を根本から改善する必要がありますが、実際にはなかなか思う様に行かないのが現実ではないでしょうか？そこで、当コラムでは、シフト作成にマッチしたツール、ならびにシフト作成のコツなどを伝授していきます。

シフト作成を効率的に行う為のツールについて

シフト作成を効率的に行う為には、適切なツールを自社の勤務実態に合わせて選択する必要があります。主なツールとしては、エクセル、アプリ、ソフト、システムがあります。それぞれのツールには、メリットとデメリットがありますから、十分に理解した上で適切に選択する必要があります。

◆エクセルによるシフト作成

シフト作成を行う上で最も多く利用されているのがエクセルです。エクセルによるシフト作成は、ほとんどの企業が一度は利用したことがあるのではないでしょうか？
それだけ、エクセルによるシフト作成は広く普及していると言えます。

では、なぜエクセルは多くの企業で、広く利用されているのでしょうか？
それは、以下の様なエクセルのメリットがあるからです。

• 無料のテンプレートが豊富にある
• コストがかからず、気軽に利用できる
• マクロを使えば自社独自のアレンジができる
• 他社の事例を参考にできる、ほか

一方、デメリットとしては以下の様な点があります。

• マクロを使いこなせる人が少ない
• 担当者が変わるとメンテナンスができない
• スタッフが多いと処理時間がかかってしまう
• 店舗毎の独自性が現れ、会社としての統一性がとれない、ほか

以上の様なメリットとデメリットがエクセルにはありますから、自社の勤務実態に合わせてエクセルを上手く活用する必要があると言えます。

◆アプリによるシフト作成

アプリによるシフト作成は、近年かなり利用が進んでいます。その背景としては、スマホの普及があります。スマホを介してシフトを提出してもらい、スマホを介してシフトをフィードバックする、と言ったことが比較的簡単にできます。

その他、アプリを利用するメリットとしては、主に以下の様な点があります。

• スタッフとのやり取りがLINEや専用アプリでスムーズにできる
• シフト申請が自動的にシフト表に反映される
• 複数店舗間の同時シフトを作成することも可能である
• 無料のアプリを利用することもできる、ほか

一方、デメリットとしては以下の様な点があります。

• 自社の勤務実態にあったアプリを選ぶのが結構難しい
• 自社専用のカスタマイズには基本対応してもらえない
• サポート体制に課題があるアプリもある、ほか

以上の様なメリットとデメリットがアプリにはありますから、自社の勤務実態に合わせてアプリを上手く活用する必要があると言えます。

おすすめのシフト管理アプリについてまとめたページもぜひご覧ください。

プロが選ぶ！シフト管理に役立つおすすめ無料アプリ7選

◆ソフトやシステムによるシフト作成

エクセル、アプリの次にくるのは、シフト作成の専用ソフトまたは専用システムです。専用のソフトやシステムの場合、かなり豊富な機能を持っていますから、企業規模が大きくなればなる程、専用のソフトやシステムの利用は増大すると言えます。

では、専用のソフトやシステムのメリットは何でしょうか？
主に、以下の様なメリットがあると言えます。

• 豊富な機能を有しており、複雑な要望にも対応できる
• スタッフ数が多くなっても、処理能力が低下しない
• 複数店舗を有する企業の場合、本部コントロールがし易い
• トラブル時の対応もしっかりしている、ほか

一方、デメリットとしては以下の様な点があります。

• 投資コストや運用コストが一番高い
• 稼働までの導入期間が一番長い
• 利用方法の教育を徹底する必要がある、ほか

以上がシフト作成のツールによる違いとなりますが、それぞれの特徴をまとめると、下記表の様になります。

（記号の意味）◎：優れている、〇：普通／中間、△：劣っている

比較項目	エクセル	アプリ	ソフト/システム
①導入のし易さ	◎	〇	△
②コストの大小	◎	〇	△
③機能の豊富さ	△	〇	◎
④拡張性	△	〇	◎
⑤レスポンス性	△	〇	◎

実際には、どれか一つのツールに絞るというだけではなく、複数のツールを組み合わせて利用するケースもあります。それぞれのツールの詳細は、本コラムの関連記事を通して把握して頂ければと思っています、

シフト作成を効率的に行う為のコツについて

シフト作成を効率的に行う為のコツとしては、以下の６つのステップを踏むことが重要であると考えています。

それでは、それぞれのステップについて見ていきましょう。

◆①人と作業の棚卸を行う

まずは、自店舗の作業実態を正確に把握することが必要です。その為には、曜日別に、「どの様な作業を、いつ、誰が、どの位の時間をかけて行っているのか」を把握する必要があります。

シフト作成段階では、シフト表に上記の「どの様な作業を、いつ、誰が、どの位の時間をかけて行うのか」を明確に表現する必要があります。その為のベースとなる重要な情報となります。

◆②棚卸結果の見える化を行う

人と作業の棚卸結果に対して、ガントチャートなどを利用して見える化を行う必要があります。特に、曜日別の違い、時間帯別の違いなどを明確にする必要があります。

今まで漠然と把握していたムリ・ムラ・ムダが、目に見える形でムリ・ムラ・ムダをはっきりと把握することが可能となります。

◆③改善ポイントを明確にする

棚卸結果の見える化を行ったら、次は、どこにムリ・ムラ・ムダがあるかを把握します。そして、どこをどの様に改善すべきかを明確にする必要があります。

店舗における改善ポイントとは非常に多くありますから、その中から特に重要だと思われるものを選別することが重要です。

◆④シフト作成のツールを選定する

改善ポイントが明確になったら、その改善ポイントに対して最も有効と思われるシフト作成ツールを選択します。やはり、自社の課題内容によっては、選択するシフト作成のツールも違ってきます。

提供されているシフト作成システムには、それぞれ得意とする機能が必ずありますし、逆に、対応していない機能もあります。従って、間違った選択をすると、せっかくシフト作成システムを導入しても無駄に終わる可能性もあります。

◆⑤社内への啓蒙と教育を行う

シフト作成ツールの選定が終わったら、次は、社内への啓蒙活動とシステム教育が必要になります。何も啓蒙活動やシステム教育をせずにシフト作成システムを導入しても、決して良い効果はでません。

事前に、導入マニュアルや操作マニュアル、運用マニュアルなどを準備する必要があります。そして、作成マニュアルをもとに、システム導入の事前説明会やシステムの操作教育を行う必要もあります。

◆⑥稼働後のフォローを行う

シフト作成ツールを導入した後のフォローも非常に重要になってきます。特に、多店舗展開をしている小売業、サービス業では、多くのシフト作成者がいますので、全員のシフト作成レベルがアップするまでは、しっかりとしたフォローが必要になります。

以上の６ステップを正しく進めることで、シフト作成を効率的に進めることができます。他のコラムでも、シフト作成に関するより詳しい情報をお伝えできればと思っていますので、当コラムと合わせてお読み頂ければと思っています。

まとめ

今回のコラムでは、「シフト作成を効率化に進める為のツールやコツ」をお伝えしました。店舗業務の中で、シフト作成は極めて重要ですが、一方で大変負荷の大きなものでもあります。この重要かつ負荷の大きいシフト作成を改善することで、より働き易い店舗環境を構築することができる様になります。

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