シフト作成の効率化は、業務負担の軽減やスタッフの満足度向上に直結します。
従来はエクセルでの手作業が一般的でしたが、近年アプリやクラウド型の専用システムを導入する企業も増えてきました。
それぞれのツールには利点と課題があるため、目的や職場環境に合った手段を選ぶことが重要です。
本記事では、エクセル・アプリ・システムによるシフト作成方法の比較、導入ステップやシステム活用のメリット・デメリットまで詳しく解説します。

1.シフト作成に使えるツールは3種類

シフト作成は現場にとって欠かせない業務です。
使用するツールによって作業効率や柔軟性に大きな差が出るため、自社の状況に合った方法を選ぶことが非常に重要です。
特に近年は、エクセルだけでなく、スマホアプリやシステムを活用するケースも増えています。

ここでは、代表的なシフト作成の方法を3つご紹介します。
・エクセルによるシフト作成
・アプリによるシフト作成
・ソフト・システムによるシフト作成
以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) エクセルによるシフト作成

多くの企業で最初に採用されるのが、エクセルを使ったシフト作成です。
無料テンプレートが豊富で、誰でも手軽に始められるため、今も利用されています。
エクセルには、マクロや関数を使って自社独自のシフト表を作れるという利点があります。
システムを導入する必要がなく、社内だけで完結する柔軟さも魅力の一つです。

一方で、シフトのクオリティは作成者のスキルに依存するため、担当者が変わると運用が難しくなるケースも見られます。
スタッフが多い職場では、処理や確認の手間が増える点にも注意が必要です。
コストを抑えて自由に運用したい現場には向いていますが、属人化のリスクを考慮しましょう。

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(2) スマートフォンアプリによるシフト作成

スマートフォンの普及により、アプリを活用したシフト作成が急速に広がっています。
スタッフとのやり取りもスマホで完結できるため、現場にとっては大きなメリットです。

シフトの希望提出から確定通知までがLINEや専用アプリで完了し、申請内容も自動的にシフト表へ反映されます。
無料で使えるアプリも多数存在するため、少人数の職場では特に重宝されるでしょう。
ただし、自社の勤務体制に合ったアプリを選ぶには一定のリサーチが必要です。
カスタマイズ性やサポートの有無に差があるため、選定を誤ると運用の負担が増える恐れも。
スマホ主体の現場にとっては有効な手段ですが、導入前にしっかりと比較検討が求められます。

(3) ソフト・システムによるシフト作成

本格的なシフト管理を目指すなら、専用のソフトやクラウド型システムの導入が有効です。
従業員数が多い職場や複数店舗を展開している企業では、高い処理能力と管理機能が求められます。

専用システムでは、複雑な勤務パターンや最新の法令がカバーでき、店舗ごとの調整も本部から一括でコントロール可能です。
システム開発側のサポート体制も充実しており、トラブル発生時にも安心です。

一方、初期費用や月額費用がかかる点や、導入までの期間が長いといったデメリットもあります。
さらに、操作に慣れるまでには社内での教育や研修も必要です。
高機能なシステムを必要とする、規模の大きな組織には特に適しています。

2.シフト作成を効率的に行うための6ステップ

シフト作成を効率的に行う為のコツとしては、以下の６つのステップを踏むことが重要です。

それぞれのステップについて見ていきましょう。

(1)人と作業の棚卸を行う

まずは、自店舗の作業実態を正確に把握することが必要です。
そのためには、曜日別に「どの様な作業を、いつ、誰が、どの位の時間をかけて行っているのか」を把握する必要があります。
シフト作成段階では、シフト表に上記の「どのような作業を、いつ、誰が、どの位の時間をかけて行うのか」を明確に表現する必要があります。
人と作業の棚卸は、ベースとなる重要な情報です。

(2)棚卸結果の見える化を行う

人と作業の棚卸結果に対して、ガントチャートなどを利用して見える化を行う必要があります。
特に、曜日別の違い、時間帯別の違いなどを明確にする必要があります。
今まで漠然と把握していたムリ・ムラ・ムダが、目に見える形ではっきりと把握できるでしょう。

(3)改善ポイントを明確にする

棚卸結果の見える化を行ったら、次は、どこにムリ・ムラ・ムダがあるかを把握しましょう。
そして、どこをどの様に改善すべきかを明確にする必要があります。

店舗における改善ポイントとは非常に多くあります。
その中から特に重要だと思われるものを選別することが重要です。

(4)シフト作成のツールを選定する

改善ポイントが明確になったら、改善ポイントに対して最も有効と思われるツールを選択します。
自社の課題内容によっては、選択するシフト作成のツールも違ってきます。

提供されているシフト作成システムには、それぞれ得意とする機能が存在します。
また、システムによっては対応していない機能もあるでしょう。
間違った選択をすると、せっかくシステムを導入しても無駄になりかねませんので注意しましょう。

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(5)社内への周知と教育を行う

シフト作成ツールの選定が終わったら、次は、社内への啓蒙活動とシステム教育が必要になります。
何も啓蒙活動やシステム教育をせずにシフト作成システムを導入しても、決して良い効果はでません。
事前に、導入マニュアルや操作マニュアル、運用マニュアルなどを準備する必要があります。
作成マニュアルをもとに、システム導入の事前説明会やシステムの操作教育を行いましょう。

(6)稼働後のフォローを行う

シフト作成ツールを導入した後のフォローも非常に重要になってきます。
特に、多店舗展開をしている小売業、サービス業では、多くのシフト作成者がいます。
全員のシフト作成レベルがアップするまでは、しっかりとフォローが必要です。

3.シフト管理をエクセルからシステムに切り替える5つのメリット

エクセルによるシフト作成は手軽に始められる反面、共有や修正の手間、属人化などの課題に悩まされるケースも少なくありません。
近年では、こうした課題を解決する手段として、クラウド型のシフト管理システムへの切り替えが進んでいます。

エクセル運用と比べて、どのようなメリットがあるのか、主な利点を5つに分けて解説します。
・情報の共有・確認がリアルタイムでできる
・シフト作成の手間と時間を大幅に削減できる
・修正や変更への対応がスムーズになる
・シフトの履歴・管理記録が残せる
・担当者変更時の引き継ぎがラクになる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 情報の共有・確認がリアルタイムでできる

エクセルで作成したシフト表は、共有方法に限りがあり、更新情報がスタッフに正しく伝わらないことがあります。
クラウド型のシステムを使えば、シフト表の内容をリアルタイムで共有でき、スタッフもスマホからいつでも確認可能です。
そのため、「シフトを見ていなかった」「最新版を知らなかった」といったトラブルを防げます。
シフトに関する情報の行き違いがなくなり、現場の混乱も減少します。

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(2) シフト作成の手間と時間を大幅に削減できる

エクセルでのシフト作成は、入力や調整に時間がかかり、負担が大きくなりがちです。
クラウドシステムでは、スタッフの希望や勤務条件をもとに自動でシフトを作成する機能が搭載されています。
たとえば、週ごとの労働時間上限や、特定日の希望休なども自動で反映されるため、手作業の調整が最小限で済みます。
これにより、担当者の作業時間が大幅に短縮され、本来の業務に集中できるようになります。

(3) 修正や変更への対応がスムーズになる

エクセルでは、一度作成したシフト表に変更が発生すると、手動での修正や再送が必要になります。
クラウドシステムなら、変更内容をリアルタイムで反映でき、関係者への通知も自動で行われます。
急な欠勤や代打依頼などにもスピーディに対応できるため、現場の柔軟性が高まります。
結果として、対応遅れによるトラブルも減らせます。

(4) シフトの履歴・管理記録が残せる

エクセルでシフトを運用していると、過去の履歴が消えてしまったり、誤って上書きされたりすることがあります。
クラウドシステムでは、変更履歴や過去のシフト表が自動で保存され、誰がいつ何を変更したかも記録に残ります。
これにより、あとから見直しや検証を行うことができ、トラブル時の対応や改善にも役立ちます。
情報の透明性が保たれ、信頼性の高いシフト運用が可能になります。

(5) 担当者変更時の引き継ぎがラクになる

エクセルで作られたシフトは、ファイルの構成や関数が担当者ごとに違うケースが多く、引き継ぎに時間がかかることがあります。
クラウドシステムでは、操作が標準化されており、担当者が変わってもすぐに運用を継続可能です。
マニュアルやサポートも充実しているため、新任の担当者でも短期間で習熟しやすくなっています。
属人化のリスクを抑え、組織全体の安定した運用が実現します。

4.シフト作成システムを導入するデメリット

どんなツールにもデメリットは存在します。
導入前に注意すべき点を理解しておかないと、「思ったほど使えなかった」「逆に手間が増えた」といった事態にもつながりかねません。
導入を成功させるには、メリットだけでなくリスク面も事前に把握しておくことが重要です。

ここでは、シフト作成システムを導入する際に考慮すべき主なデメリットを4つ紹介します。
・導入コストや月額費用がかかる
・操作に慣れるまで時間がかかる
・システム障害や通信環境の影響を受ける
・自社に合わないシステムを選ぶリスクがある

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 導入コストや月額費用がかかる

シフト作成システムは、基本的に有料のクラウドサービスや専用ソフトとして提供されており、導入時の初期費用や月々の利用料が発生します。
無料で使えるエクセルなどと比べると、コスト面での負担が増える点は無視できません。

スタッフ数や利用機能に応じて課金される料金体系のサービスも多く、思ったよりコストが膨らむケースもあります。
コストに見合う効果が得られるかどうかを、事前に試算してから導入を検討することが大切です。

(2) 操作に慣れるまで時間がかかる

新しいシステムに切り替えると、最初は操作方法に戸惑うことが多くなります。
管理者やスタッフが使いこなせるようになるまでに時間を要することがあります。

「思ったより設定が複雑だった」「慣れるまでに1カ月以上かかった」とならないよう、マニュアルやサポート体制の充実度も、選定時に確認しておくべきポイントです。
現場での混乱を避けるためにも、導入前の操作トレーニングや試験運用をしっかり行うことが求められます。

(3) システム障害や通信環境の影響を受ける

クラウド型のシフト管理システムは、インターネットを通じて運用されるため、通信環境やシステムの安定性に依存します。
システム障害や回線トラブルが発生した場合、シフト表の確認や修正ができなくなる恐れも。

もし、繁忙期や急なシフト調整が必要なときに、ログインできない・データが表示されないといった事態が起きれば、現場に混乱をもたらします。
信頼性の高いサービスを選ぶとともに、非常時の対応マニュアルを用意しておくと安心です。

(4) 自社に合わないシステムを選ぶリスクがある

シフト作成システムの機能や使い勝手は、サービスによって大きく異なります。
自社の勤務形態や運用ルールに合わないシステムを選んでしまうと、逆に運用負担が増えることもあるでしょう。

「希望シフトの提出方法が合わない」「複数拠点での使い方が複雑すぎる」といったケースでは、システム導入そのものが現場の負担になってしまいます。
導入前には、実際の勤務パターンに合わせたシミュレーションやトライアルを行うことが不可欠です。

5.手作業のシフト作成が危険な理由

手作業でシフトを作成する方法には、思わぬリスクが潜んでいます。
人為的なミスが発生しやすいことや、調整に時間がかかるだけでなく、スタッフ間の不公平感が高まる原因にもなりがちです。
また、労働法違反や連絡漏れといった問題も発生しやすく、企業やスタッフにとって大きな負担となります。
手作業でのシフト作成がもたらす具体的なリスクと、対処方法について解説します。

(1) ミスが発生しやすい

手作業でシフトを作成すると、人為的なミスが発生しやすくなります。
多くのスタッフを抱える場合、希望の反映漏れやダブルブッキングといったミスが起こりやすいのが現状です。
こうしたミスが続くと、スタッフの不満が募り、モチベーションの低下につながる恐れがあります。

(2) 確認と調整に時間がかかる

手作業でシフトを組むと、確認や変更の際に多くの時間が必要です。
手動での調整は煩雑になりがちで、確認漏れが起きやすく、調整のたびに再確認が必要になります。
管理者の作業負担が増加し、他の重要な業務が後回しになるリスクが高まります。

(3)スタッフ間での不公平感が生じやすい

手作業のシフト作成は、公平性を保つのが難しく、特定のスタッフに負担が偏ることがよくあります。
偏りが続くと、スタッフ間の不公平感が高まり、職場の雰囲気にも悪影響を及ぼします。
繁忙期に不公平なシフトが続くと、スタッフの離職にもつながりかねません。

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(4) 労働法違反のリスクがある

手作業でシフトを作成すると、法定労働時間の超過や休憩時間の確保が不十分になり、労働法に違反するリスクが生じます。
これが発覚した場合、企業として法的な問題を抱えることになり、信頼にも悪影響を及ぼす可能性があります。
スタッフの健康を守るためにも、正確な管理が重要です。

(5)コミュニケーションの齟齬が起きやすい

手作業でのシフト作成は、情報共有や通知の際に連絡漏れが発生しやすいです。
特に、急な変更があった際には、周知に時間がかかり、スタッフの混乱を招くことがあります。
連絡不備が続くと、現場の混乱が深刻化し、結果としてサービス品質の低下にもつながりかねません。

６.シフト作成システムでできること

シフト作成システムは、効率的なシフト作成やスタッフの希望管理、労働時間の記録・分析といった多様な機能を備え、シフト管理を大幅に改善します。
従来の手作業ではミスや手間が生じやすいシフト調整も、システムを活用することで自動化やリアルタイムでの情報共有が可能です。
システムで具体的にどのような業務が簡素化され、職場環境がどのように改善されるかまとめました。

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(1)自動シフト作成

スタッフの希望や労働条件に基づいて自動的にシフトを組むことが可能です。
手動でシフトを作成すると、条件に適合するように調整する作業が煩雑で時間がかかります。
自動化することで、均等なシフトの割り振りが簡単になり、時間と労力を大幅に削減できます。
繁忙期や曜日に応じて自動的にスタッフを効率的に配置し、人的リソースを無駄なく活用できるのも自動作成の強みです。

(2) スタッフの希望シフトの管理

システムを活用することで、スタッフの希望シフトを一元的に管理することができます。
紙やメールで希望を集めるよりも、システムでの集約は効率的です。
希望が簡単に反映できる環境により、スタッフの満足度向上にもつながります。

(3)シフトの変更・調整

シフト作成システムでは、急な欠勤やシフトの調整も簡単に行えます。
従来の手作業だと変更時に情報伝達の手間が発生しやすい問題がありました。
システムならリアルタイム通知ができるため、スタッフ全員に迅速に情報が伝わります。
代行を頼むときも担当者に直接連絡を取ることができ、スムーズに交代が実現します。

(4)労働時間の管理とレポート

スタッフの勤務時間を自動で記録し、レポートを出力することが可能です。
手動での集計ではミスが起きやすいですが、自動化により正確な労働時間管理を実現。
法定労働時間の超過などのトラブルも防ぎやすくなります。
自動で勤務時間レポートが作成されるため、管理者はすぐに全体の勤務状況を把握できます。

(5)スタッフ間での情報共有

シフト管理システムには、スタッフ間でシフトに関する情報を共有したり、通知を送る機能があります。
連絡漏れを無くし、コミュニケーションコスト軽減にも効果的です。
変更通知や確認事項をスタッフ全員に瞬時に周知することで、管理者とスタッフ双方の負担が減り、業務のスムーズな進行が期待できます。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」