コラム
2023.12.20
シフト表作成はExcelとシステムどちらがいい？効率化する方法を紹介
シフト作成
シフト管理
Excelをでシフト表を作成していて「もっと効率的に作成したい！」と悩んだことはありませんか。この記事では、Excelでのシフト表作成とシステムを活用したシフト表作成のちがいを解説した上で、システムを使う場合のメリットや有名企業の事例を紹介します。シフト表作成にお悩みの方はぜひ参考にしてください。
目次
1.Excelとシフト表作成システムのちがい
(1)Excelを使ったシフト表作成とは
シフト表を作成する手段として、従来からエクセルが頻繁に使われてきました。
エクセルは自由にマクロや関数を組み込むことができる、無料のテンプレートが豊富にあるなどのメリットがあります。
また、マクロや関数を組み込めば入力エラーチェック、時間計算、日数計算などの自動化も叶います。
エクセルを利用したシフト表作成は以下の手順で行います。
①縦に従業員名、横にカレンダーを記入したシートを作成。
②日々の必要人数を計算し、カレンダーの下に記入。
③従業員から希望休や希望シフトを提出してもらう。
④希望休をエクセルのシフト表に転記。
⑤全体の人数調整をして完成。
作成方法としてはシンプルですが、相当な時間と労力が必要です。
【関連記事】シフト管理表をエクセルで作成するには？作り方のポイントや便利な関数
(2)システムを使ったシフト表作成とは
エクセルでのシフト表作成の大変さを解決する手段として、シフト表作成専用のアプリやシステムが登場しています。
アプリやシステムを利用したシフト表作成は以下の手順になります。
①従業員の希望シフトをスマホ用アプリで収集。
②収集した情報をシステムで自動反映。
③必要人数をあわせたシフト表が自動で作成される。
④確定したシフト表を各従業員のアプリに配信する。
希望の収集から自動作成までシステム上で完結するため、業務の負担を大幅に削減できます。
「シフト管理システム」の比較記事もありますのでぜひお読み下さい。
シフト管理システム・ソフト13種類を比較！特徴をまとめました
2.シフト表作成でよくある悩み
(1)作成に時間がかかる！
シフト作成は毎月やらなければいけない業務ですが、非常に時間がかかります。
スタッフの希望に基づいたシフト表作成、人数の過不足の確認、休憩時間や法定休日を踏まえた調整など、やることも考えることも多岐に渡ります。
それに、店長は日常業務やスタッフのマネジメントで大忙し。
シフト作成は後回しになりがちですが、シフトの確定が遅いと今度はスタッフの不満にも繋がってしまいます。
【関連記事】シフト作成・シフト管理でよくある悩み6選と解決策
(2)シフトの希望を集めるのが大変
シフト作成で課題が「スタッフのシフト希望がスムーズに集まらない」ことではないでしょうか。
特にシフト希望を紙で集めている場合や、店舗のパソコンから各自入力する方法をとっている場合、提出が遅くなる傾向にあります。
人数が多い店舗であれば、締切をリマインドするのにも一苦労です。
(3)公平にシフトを組むのが大変
「あの人ばかり希望通りになる」「自分だけ我慢している」など、スタッフから不満を聞いたことがある店長さんも多いかと思います。
土日出勤や残業が一部のスタッフに偏れば、「なぜ私だけ？」と感じるでしょう。
本人のモチベーションは下がり、最悪の場合シフトを理由に退職してしまうことも起こり得ます。
(4)連勤や休日などを考慮するのが大変
シフト作成では、スタッフの希望をなるべく叶えつつ、就業規則や雇用契約書、労働基準法なども守らなければなりません。
本人がOKだからと3週間4週間と連勤してもらうのは労働基準法の原則に反します（労働基準法では最大12日間までしか勤務できないことになっています）。
逆に、店側の都合で本人の希望より少ない日数しか働けなかった場合も「雇用契約書ではもっと勤務できるはずなのに、話がちがう」といったトラブルにもなりかねません。
3.シフト表作成にシステムを使うメリット
(1)作成者の負担軽減
優れたシフト管理システムでは、平等化の条件を最大限に考慮したシフト表が自動作成できます。
希望をどれだけ叶えるか、休憩のタイミング、個人のスキル・経験も考慮したシフト作成が可能です。
シフト作成者がいちいち頭を悩ませる必要がなくなります。
(2)ムリ・ムダ・ムラを削減
無駄な人員を出さないようにしてコスト削減をするためには、月間シフトを作成する過程で、日々の作業を見て必要な人員をアサインすることで実現できます。
また、日別・時間帯別のムリ・ムダ・ムラもMH（マンアワー＝人時）という単位で把握できるので、店舗の状況を客観的に分析可能です。
【関連記事】マンアワーとは？基本の求め方や種類・多店舗展開でなぜ重要なのか解説
(3)従業員のモチベーション向上
希望を調整してもらえなかったり、月末ギリギリにシフト表を出されることは、従業員にとって非常にストレスです。
シフト管理システムを使えば、従業員の希望を平等に加味したシフト表が素早く作成できます。
雇用契約の遵守・業務量の公平性もシステム上で担保されているので、従業員の不満を無くし、モチベーションを高める効果が期待できます。
【関連記事】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！
4.シフト表作成はスマホとPCどちらがいい？
(1)少人数のシフト表作成ならスマホでOK
スマホ用のシフト作成アプリは、「シフト希望の提出」「シフト入力（一部自動作成）」「曜日や割当日数の設定」といった基本機能が備わっています。
操作がスマホ上になるので大人数の管理には不向きですが、従業員が2人〜5人程度の個人経営の店舗であれば、十分活用できます。
これまで手作業でおこなっていたシフト作成を手軽に効率化する意味では非常に有効です。
(2)AIを使った自動作成はPCが圧倒的
企業や店舗独自の細かいルール、複雑な条件での自動作成、公平性の確保という点で見ると、スマホ用アプリだけでは不十分かもしれません。
PC向けシフト作成システムの中には、世界最高速の数理最適化エンジンを搭載し、高精度なシフトの自動作成を最短1分でおこなうものも存在します。
たとえば、オーエムネットワーク社が提供するシフト作成・管理システムアールシフトがそれにあたります。
(3)PC向けシステムは生産性向上に繋がる
「アールシフト」をはじめとするPC向けシフト作成システムの場合、ワークスケジュール機能も兼ね備えているのは大きなメリットです。
従業員のスキルや経験を考慮した煩雑な作業割当表やレジ割当表を素早く作成でき、適切な作業指示が可能です。
また、ムリ・ムダ・ムラの見える化にも繋がるため、店舗の生産性が格段にアップします。
シフト管理システム導入の目的（ゴール）を現場の生産性向上と捉えることで、導入コスト以上のリターンを生むことができるのです。
5.シフト作成システム活用事例
事例(1)JR東日本スポーツ様
関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。
これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。
事例(2)アルティウスリンク様
ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）を主軸にコンタクトセンター（コールセンターやAI等のデジタルを活用した顧客対応）事業やITソリューション事業に取り組むKDDIエボルバ様。
従来のシフト作成では1チーム数百名規模のシフト希望を集めるだけで一苦労でしたが、2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入いただき、シフト作成時間の大幅な削減に成功しました。
紙中心のシフト管理からどのようにデジタルへ移行したのか、ぜひインタビューをご覧ください。
事例(3)PPIH（ドン・キホーテ）様
大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。
4年連続No.1シフト管理システム「アールシフト」
(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超
アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(2)柔軟にカスタマイズ可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(4)直感的に操作できる現場志向のシステム
高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。