「スタッフの希望をまとめるだけで一苦労」
「複雑な関数が壊れて計算が合わない」
毎月のシフト表作成にストレスを感じていませんか？
本来、接客や教育に充てたい貴重な時間が、事務作業で削られてしまうのは非常に惜しいことです。

本記事では、数多くの現場をサポートしてきたシフト管理システムの専門家「R-Shift」が、エクセルで使えるシフト管理表のテンプレートを無料で提供します！
記事の後半では、作り方のコツや、入力の手間を劇的に省く便利な関数を解説しました。
今のシフト管理に限界を感じている方も、この記事を読めばスムーズで正確な運用へのヒントがきっと見つかるはずです。
是非参考にしてください。

1.Excel用シフト管理表の無料DLはこちら！

自動で勤務日数や勤務時間数をカウント！

シフト管理やシフト作成に悩んでいる企業様のために、Excelで簡単に使えるテンプレートをご用意致しました！
エクセル初心者の方でもすぐに使い始めることができ、入力の手間を最小限に抑えた作りとなっております。
従業員名、勤務形態、シフトパターンなどを入力すれば、自動で勤務日数や勤務時間数をカウントする設計です。
弊社で開発しているシフト管理システム「R-Shift」に近い機能も含まれていますのでぜひお試しください！
シフト管理シートは以下のリンクよりフォーム送信後、すぐダウンロードできます。

シフト表作成でテンプレートを使う際の注意点

①複雑な条件まではカバーできない

先ほど紹介したものも含め、多くのシフト表テンプレートは、「誰がいつシフトに入っているのか」を管理する簡単な機能しか備わっていません。
店舗独自のルールなどを反映させる場合は、テンプレートを使わずに自分で作った方がスムーズに行く場合もあります。
作成したシフトが店舗の実態に合っていない場合、追加で出勤要請したりするケースが多く発生します。

②関数やマクロを使えないと自動化が難しい

エクセルでマクロや関数を上手く組み込むことができれば、入力時のエラーチェックや勤務時間計算、自社にマッチしたアウトプット帳票などを自動化することができます。
ただし、マクロや関数が複雑になれば処理時間が多くかかってしまい、「便利だけれど使いづらいツール」になる可能性もあります。
もしマクロや関数の作成者が退職した場合には誰も手が出せなくなってしまいます。
シフト表の自動作成について解説したコラムもぜひお読みください。

2.【初心者向け】シフト表をエクセルで作成する手順

エクセルでのシフト管理をスムーズに開始するには、作成の順序を正しく理解することが大切です。
基本のステップを抑えることで、計算ミスが少なく、誰にとっても見やすいシフト表を効率的に作成できるようになります。
具体的な手順は以下の通りです。

• 作成期間を設定する
• 従業員名やシフト内容を入力する
• 出勤日数や日別の稼働人数を計算する
• レイアウトを整理する

それぞれについて詳しく見ていきましょう。
あわせて「4.シフト管理表作成に役立つエクセルの関数」も参考にしてください。

(1) 作成期間を設定する

まずはシフトを作成したい年月を指定し、日付と曜日の枠組みを構築します。
手入力で日付を打ち込むと時間がかかる上、月による日数の違いでミスが起こりやすいもの。
この部分を自動化するのがポイントです。
具体的には、DATE関数で月初の日付を取得し、そこから数式で翌日以降を表示させることで、年月を変えるだけでカレンダーが更新されるようになります。
WEEKDAY関数を組み合わせて曜日も自動表示させれば、毎月の作成準備が数秒で完了できるでしょう。

(2) 従業員名やシフト内容を入力する

次に、シフトに入る従業員の名前や役割、具体的な勤務区分を入力する欄を作成します。
この際、出勤区分（早番、日勤、遅番など）は直接入力するのではなく、プルダウンリスト（ドロップダウンメニュー）から選択できるように設定するのがコツです。
「データの入力規則」からリスト設定を行えば、入力の手間が省けるだけでなく、表記ゆれによる集計エラーも未然に防げます。
スタッフごとに固定の役割がある場合はあらかじめ入力しておき、イレギュラーな部分だけを更新する運用にするとさらに効率的です。

(3) 出勤日数や日別の稼働人数を計算する

入力したデータに基づき、従業員ごとの合計出勤日数や、時間帯ごとの稼働人数を算出する計算式を挿入します。
個人の労働時間が過剰になっていないか、あるいは店舗の運営に必要な人数が確保できているかを数値で客観的に判断するためです。
例えば、COUNTIF関数を使えば「特定の日に早番が何人いるか」を瞬時に集計し、人員不足の時間を一目で把握できます。
勘に頼らず、関数を用いた正確な数値管理を行うことが、現場の過負荷や人件費の無駄を抑止する鍵となります。

(4) レイアウトを整理する

最後に、誰が見ても一目で内容が理解できるようにシフト表の見た目を整えます。
単なる数字や文字の羅列では読み間違いが発生しやすいため、セルの色分けや罫線の太さを工夫して視認性を高める必要があるためです。
「条件付き書式」機能を活用すれば、土日の列に自動で色を付けたり、特定のシフト（欠勤や有給など）の強調表示が容易に実現できます。
印刷して貼り出す場合も考慮し、フォントサイズや列の幅を適切に調整して、情報の伝達ミスが起きないデザインを心がけましょう。

3.エクセルでシフト管理表を作成する時のポイント

エクセルで効率的なシフト管理を実現するには、作成前の準備と運用ルールの徹底が重要です。
自社の業態に最適な形式を選び、誰でもメンテナンスできる仕組みを整えることで、管理業務の属人化を防げます。
作成時に意識すべき主なポイントを3つにまとめました。

(1)自社に合ったシフト管理方法を選ぶ

シフト管理表には「月間シフト」「週間シフト」「タイムシフト」があります。
以下のように使い分けるのが一般的です。

月間シフト表

早番、遅番など勤務区分が固定されていたり、交代制勤務の職場で活用されます。「その日誰がシフトに入っているか」を確認するのに便利です。

週間シフト表

１週間ごとのシフト管理に使われます。
「何曜日に何人勤務するか」「誰が何時から何時まで勤務するか」を確認するのに便利です。
人員が不足しそうな曜日の傾向がわかりやすく表れます。

タイムシフト表

1日の勤務人数や役割分担を把握する際に役立つのがタイムシフト表です。
「誰が何時から何時まで勤務するのか」「誰がどの業務を担当するのか」が視覚的に確認できます。

(2)関数やマクロのマニュアルを残しておく

エクセルでシフト管理表を自動作成するのに便利な関数やマクロ。
担当者が変わっても使い方やメンテナンス方法を引き継げるよう、設定した内容についてマニュアルを残しておきましょう。

(3)印刷した際の見やすさも考慮

作成したシフト管理表は、印刷して貼り出すことも多いかと思います。
ひと目でシフトが把握できるよう、文字の大きさに気をつけたり、色分けにメリハリをつけることをおすすめします。

4.シフト管理表作成に役立つエクセルの関数

Excelで効率的にシフト管理表を作成するには、関数の活用が欠かせません。
数式を組み込むことで、日付の自動入力や人数の自動集計が可能になり、作成工数を大幅に削減できます。
実務で特に役立つ便利な関数や機能として代表的なものをまとめました。

• 曜日を反映させるWEEKDAY関数
• あらゆる場面で応用が効くIF関数
• 従業員数調整に役立つCOUNTIF関数
• 最も使う頻度が多いSUM関数
• 条件ごとの合計を把握できるSUMIF関数
• 見やすさアップには「条件付き書式」

以下、詳しくみていきましょう。

(1)曜日を反映させるWEEKDAY関数

セルに入力した日付が何曜日なのか表示させたい時に使うのがWEEKDAY関数です。
A2セルに「=WEEKDAY(A1)」と入力すると、「4」と表示されます。
セルを右にドラッグすることで、B2,C2,D2と同様にWEEKDAY関数が反映されます。

4,5,6…のままでは何曜日かわからないため、A2〜任意の範囲を選択し右クリック→ 「セルの書式設定」を開く→「ユーザー定義」を選び、種類に「aaa」と入力すると「水、木、金…」に変更できます。

(2)あらゆる場面で応用が効くIF関数

IF関数は条件によってセルの値を変えることができる関数です。
例えば、`=IF(B5=”公休”,”×”,”○”)`と入力すると、B5セルの値が「公休」の場合は「×」と表示され、そうでない場合は「○」と表示されます。

(3)従業員数調整に役立つCOUNTIF関数

シフト別の勤務人数や日ごとの勤務人数を確認する際便利なのが「COUNTIF関数」です。
「=COUNTIF(セルの範囲,”数えたい要素”)」で、 対象セル範囲に要素がいくつ含まれているかを計算できます。
上記の例では「B3〜E6の範囲に早番がいくつあるか」をカウントしています。

(4)最も使う頻度が多いSUM関数

指定した範囲のセルに入力されている数値の合計を表示できる関数です。
例えば、`=SUM(B2:B31)`と入力すると、B2セルからB31セルまでの範囲内にある数値の合計が表示されます。
シフト表作成だけでなく、普段の表計算でも使う場面の多い関数です。

(5)条件ごとの合計を把握できるSUMIF関数

条件に一致するセルの合計を求めることができる関数です。
例えば、`=SUMIF(B5:B9,”日勤”,C5:C9)`と入力すると、B5セルからB9セルまでの範囲内で「日勤」が入力されたセルに対応する、C5セルからC9セルまでの範囲内の数値の合計が表示されます。

(6)見やすさアップには「条件付き書式」

セルの値や条件に応じて、セルの色やフォントなどを自動的に変更できる機能です。
例えば、B5セルからB9セルまでの範囲内にあるセルの値が「公休」の場合、セルの色を赤にするという設定ができます。

5.Excelとシステムでシフト管理方法はどう違う？

Excelとクラウドシステムでは、管理の手法や効率性に大きな違いがあります。
それぞれの特性を把握し、自社の運用に最適な方法を選択することが業務改善の第一歩となるでしょう。
主な違いは以下の通りです。

• 情報の更新と共有のスピード
• 法令遵守とアラート機能
• データの集計と他システムとの連携
• 操作性と管理の属人化

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 情報の更新と共有のスピード

クラウド型システムとExcelでは、情報の更新から共有に至るまでのスピード感が根本的に異なります。
Excelはファイルを更新して配布する「静的」な管理ですが、システムは常に最新状態が保たれる「動的」な管理です。
Excelはファイルを再送しない限り変更が伝わりませんが、システムならボタン一つで全スタッフへ即時通知が届きます。
常に最新の情報を全員が同時に持てる点は、誤解や連絡ミスを防ぐ上で決定的な差と言えるでしょう。

(2) 法令遵守とアラート機能

管理上の安全性において、システムはExcelにはない高度な自動チェック機能を備えています。
労働基準法などの複雑なルールをExcelの関数だけで網羅するのは難しく、どうしても人的ミスが避けられないためです。
例えば、システムなら週40時間超過や勤務間インターバルの不足を自動検知してくれます。
しかしExcelでは目視での確認が欠かせません。
コンプライアンス違反を未然に防ぐ仕組みは、企業のリスク管理に直結します。

(3) データの集計と他システムとの連携

シフトデータの二次利用や他システムとの親和性においても、両者には明確な違いが存在します。
Excelは単体での管理に特化しており他の労務管理システムとの互換性はあまりありません。
一方システムは、給与計算や勤怠管理とシームレスに繋がることができます。
手作業でCSV出力や転記を行うExcel運用に対し、システムなら打刻データとシフトを自動照合して瞬時に実績を算出します。
管理工数を削減しつつデータを多角的に活用するのであれば、拡張性の高いシステムが圧倒的に有利です。

(4) 操作性と管理の属人化

運用を誰でも行えるかという属人化の問題も、比較すべき重要なポイントとなります。
Excelは作成者独自の関数やマクロが組まれやすく、ブラックボックス化して引き継ぎが困難になる事例が多いためです。
特定の担当者しか修正できない「複雑なシート」に比べ、システムは直感的なUIで誰でも同様の操作ができるよう設計されています。
担当者の不在や交代による現場の混乱を防ぐには、標準化された操作性を持つシステムの導入が欠かせません。

6.シフト管理をクラウド型システムへ移行するメリット

Excelでのシフト管理をクラウド化することで、現場の負担は劇的に軽減されます。
情報の即時共有やミス防止、法令遵守の徹底など、システム導入がもたらすメリットは非常に多岐にわたるでしょう。
移行によって得られる主なメリットは以下の通りです。

• リアルタイムな情報共有とマルチデバイス対応
• 労務コンプライアンスの自動チェック機能
• シフト作成工数の大幅な削減
• 人的ミスと計算エラーの排除
• 蓄積されたデータの多角的な分析

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) リアルタイムな情報共有とマルチデバイス対応

クラウド型システムを導入すれば、場所を問わず常に最新のシフト状況を共有できます。
データがクラウド上で一元管理されるため、管理者が更新した内容が即座に全スタッフの端末へ反映されるからです。
例えば、スタッフは自分のスマートフォンからいつでもシフトを確認でき、急な変更が生じた際も通知機能で即座に把握することが可能です。
Excelのようにファイルを個別に送付したり、最新版がどれかなどの混乱がなくなり、連絡ミスを劇的に低減できるでしょう。

(2) 労務コンプライアンスの自動チェック機能

労働基準法や36協定に基づいた、適正な労務管理を自動で行える点は大きな利点です。
多くのシステムには労働時間の上限やインターバル規制を判定し、違反時にアラートを出す機能が備わっているためです。
具体的には、過度な連勤や長時間労働に該当するシフトを入力しようとすると、システムが警告を発して入力を制限します。
管理者の知識不足や不注意による法令違反のリスクを未然に防ぎ、企業の信頼性を守ることに繋がるはずです。

(3) シフト作成工数の大幅な削減

シフトの収集から作成、調整までに要する時間を、Excel管理に比べて大幅に短縮できます。
スタッフの希望入力がシステム上で完結し、それらを自動で集計・配置する機能が活用できるためです。 Excelでは手入力で10時間かかっていた作業が、自動作成機能を併用することで1〜2時間程度にまで効率化された事例も少なくありません。
管理者が本来注力すべき接客やスタッフ育成といった現場業務に、より多くの時間を割くことが可能となります。

(4) 人的ミスと計算エラーの排除

手入力による転記ミスや、Excel関数の破損による集計エラーを根絶できます。
スタッフ本人が入力したデータが直接反映され、人件費などの計算もシステムが自動で正確に処理するからです。
Excelで起こりがちな「セルの数値を誤って消去する」といったトラブルや、重複した出勤割り当てなどのケアレスミスは発生しません。
常に正確なデータに基づいた店舗運営が可能となり、給与計算との連携もスムーズに行えるようになります。

(5) 蓄積されたデータの多角的な分析

過去のシフト実績や人件費データを分析し、店舗運営の最適化を図ることが容易です。
クラウド上に蓄積された膨大なデータを、売上予測や忙しさに応じて自動でグラフ化・分析する機能を備えているためです。
曜日や時間帯ごとの適正人数を可視化することで、無駄な人員配置を削り、人件費率の改善に成功する店舗は非常に多いと言えます。
単なるスケジュール管理に留まらず、経営判断を支える強力なツールとして機能するのがクラウド型の強みです。

シフト管理・自動作成システム「アールシフト」