コラム

2023.12.20

【無料ダウンロード】シフト管理表のExcel用テンプレートを提供!自作する際のポイントや便利な関数も紹介

シフト作成

シフト管理

シフト管理表をEXCELで作成!

シフト表の作成やシフト管理にエクセルを使っている店長さんは多いかと思います。

シフト管理システム「R-Shift」を開発する弊社より、シフト管理表として使えるExcel用テンプレートをご用意しました。無料でダウンロードできますのでぜひご活用ください。

エクセルを使ってシフト表を作る方法、シフト作成に便利な関数についても紹介していますのでぜひお役立てください。

1.【無料ダウンロード】Excel用シフト管理表

Excelですぐに使えるシフト管理表を用意しました!

シフト管理表テンプレート画像

「シフト管理やシフト作成に悩んでいるけれど、今すぐシステムを導入するのは難しい…」

そういった企業様のお役に立てるよう、Excelで簡単に使えるテンプレートをご用意致しました!

エクセル初心者の方でもすぐに使い始めることができ、入力の手間を最小限に抑えた作りとなっております。

従業員名、勤務形態、シフトパターンなどを入力すれば、自動で勤務日数や勤務時間数をカウントする設計です。

弊社で開発しているシフト管理システム「R-Shift」に近い機能も含まれていますのでぜひお試しください!

シフト管理シートは以下のリンクよりフォーム送信後、すぐダウンロードできます。

シフト管理表テンプレートダウンロード

シフト表作成でテンプレートを使う際の注意点

①複雑な条件まではカバーできない

先ほど紹介したものも含め、多くのシフト表テンプレートは、「誰がいつシフトに入っているのか」を管理する簡単な機能しか備わっていません。

店舗独自のルールなどを反映させる場合は、テンプレートを使わずに自分で作った方がスムーズに行く場合もあります。

作成したシフトが店舗の実態に合っていない場合、追加で出勤要請したりするケースが多く発生します。

②関数やマクロを使えないと自動化が難しい

エクセルでマクロや関数を上手く組み込むことができれば、入力時のエラーチェックや勤務時間計算、自社にマッチしたアウトプット帳票などを自動化することができます。

ただし、マクロや関数が複雑になれば処理時間が多くかかってしまい、「便利だけれど使いづらいツール」になる可能性もあります。

もしマクロや関数の作成者が退職した場合には誰も手が出せなくなってしまいます。

シフト表の自動作成について解説したコラムもぜひお読みください。

シフトの自動作成にはどんな方法がある?ツールの種類や導入事例を紹介

2.シフト表をエクセルで作成する手順

シフト表を一から作成したい場合、以下の手順で行うのがスムーズです。

少人数の職場(5人以下程度)であれば、シンプルなシフト表だけでも十分機能します。

ここでは月間シフトの作成方法を紹介します。
なお、説明中に登場する関数については「4.シフト管理表作成に役立つエクセルの関数」をご覧ください。

(1)作成期間を設定する

シフトを作成したい期間を設定します。
エクセルの関数を使えば、日付と曜日を自動的に表示可能です。
具体的には、DATE関数とWEEKDAY関数を使います。

(2)従業員名やシフト内容を入力する

シフトに入る従業員の名前や役割・早番/遅番などを入力します。
プルダウンリストを使って、出勤区分(早番、日勤、遅番など)を選べるようにすると便利です。

プルダウンリストは「データの入力規則」→「設定」→「リスト」から特定の範囲を選択して作成できます。

(3)出勤日数や日別の稼働人数を計算する

シフト表に必要な情報を関数を使って計算します。
COUNTA関数やCOUNTIF関数、SUM関数などを使い、従業員ごとの出勤日数や時間帯別の稼働人数などを数えることができます。

(4)レイアウトを整理する

シフト表の見た目を整えます。
セルの色分けや罫線、書式設定などを行って、シフト表を見やすくします。

「条件付き書式」を使うと自動で色分けができて便利です。

3.エクセルでシフト管理表を作成する時のポイント

(1)月間/週間/タイムシフトなど、自社に合ったシフト管理表を選ぶ

シフト管理表には「月間シフト」「週間シフト」「タイムシフト」があり、以下のように使い分けるのが一般的です。

月間シフト表

エクセルでシフト作成-月間シフト表の例

早番、遅番など勤務区分が固定されていたり、交代制勤務の職場で活用されます。「その日誰がシフトに入っているか」を確認するのに便利です。

週間シフト表

エクセルでシフト作成-週間シフト表の例

1週間の曜日ごとのシフト管理に使われます。

「何曜日に何人勤務するか」「誰が何時から何時まで勤務するか」を確認するのに便利です。

人員が不足しそうな曜日の傾向がわかりやすく表れます。

タイムシフト表

エクセルでシフト作成-タイムシフト表の例

1日の勤務人数や役割分担を把握する際に役立つのがタイムシフト表です。

「誰が何時から何時まで勤務するのか」「誰がどの業務を担当するのか」が視覚的に確認できます。

(2)関数やマクロを使った場合はマニュアルを残しておく

エクセルでシフト管理表を自動作成するのに便利な関数やマクロ。

担当者が変わっても使い方やメンテナンス方法を引き継げるよう、設定した内容についてマニュアルを残しておきましょう。

(3)印刷した際の見やすさも考慮

作成したシフト管理表は、印刷して貼り出すことも多いかと思います。

ひと目でシフトが把握できるよう、文字の大きさに気をつけたり、色分けにメリハリをつけることをおすすめします。

【関連記事】シフト作成の基本・コツ・注意点とは?

4.シフト管理表作成に役立つエクセルの関数

(1)曜日を反映させるWEEKDAY関数

エクセルでシフト作成-weekday関数

セルに入力した日付が何曜日なのか表示させたい時に使うのがWEEKDAY関数です。

A2セルに「=WEEKDAY(A1)」と入力すると、「4」と表示されます。

セルを右にドラッグすることで、B2,C2,D2と同様にWEEKDAY関数が反映されます。

エクセルでシフト作成-weekday関数

4,5,6…のままでは何曜日かわからないため、A2〜任意の範囲を選択し右クリック→ 「セルの書式設定」を開く→「ユーザー定義」を選び、種類に「aaa」と入力すると「水、木、金…」に変更できます。

(2)あらゆる場面で応用が効くIF関数

IF関数は条件によってセルの値を変えることができる関数です。
例えば、`=IF(B5=”公休”,”×”,”○”)`と入力すると、B5セルの値が「公休」の場合は「×」と表示され、そうでない場合は「○」と表示されます。

(3)従業員数調整に役立つCOUNTIF関数

エクセルでシフト作成-weekday関数

シフト別の勤務人数や日ごとの勤務人数を確認する際便利なのが「COUNTIF関数」です。

「=COUNTIF(セルの範囲,”数えたい要素”)」で、 対象セル範囲に要素がいくつ含まれているかを計算できます。

上記の例では「B3〜E6の範囲に早番がいくつあるか」をカウントしています。

【関連記事】シフト管理におけるエクセルの役割と注意点

(4)最も使う頻度が多いSUM関数

指定した範囲のセルに入力されている数値の合計を表示できる関数です。
例えば、`=SUM(B2:B31)`と入力すると、B2セルからB31セルまでの範囲内にある数値の合計が表示されます。
シフト表作成だけでなく、普段の表計算でも使う場面の多い関数です。

(5)条件ごとの合計を把握できるSUMIF関数

条件に一致するセルの合計を求めることができる関数です。
例えば、`=SUMIF(B5:B9,”日勤”,C5:C9)`と入力すると、B5セルからB9セルまでの範囲内で「日勤」が入力されたセルに対応する、C5セルからC9セルまでの範囲内の数値の合計が表示されます。

(6)見やすさアップには「条件付き書式」

セルの値や条件に応じて、セルの色やフォントなどを自動的に変更できる機能です。
例えば、B5セルからB9セルまでの範囲内にあるセルの値が「公休」の場合、セルの色を赤にするという設定ができます。

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Excelシフト表テンプレートおすすめ無料サイト5選 Excelシフト表テンプレートおすすめ無料サイト5選

シフト管理・自動作成システム「アールシフト」

R-Shift

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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