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シフト管理表をエクセルで作成するには?作り方のポイントや便利な関数

最終更新日:2021年12月1日
オーエムネットワーク株式会社
シフト管理表をexcelで作成

シフト表の作成やシフト管理にエクセルを使っている店長さんは多いかと思います。

無料のテンプレートもWeb上にさまざま用意されており、工夫次第でシフト業務を効率化することが可能です。

このコラムでは、エクセルを使ってシフト表を作る方法、シフト作成に便利な関数について紹介します。ぜひ参考にしてください。

1.エクセルでのシフト表作成におすすめのテンプレートとは

(1)おすすめはMicrosoftのシフト管理表テンプレート

シフト管理表テンプレートのおすすめ

エクセル初心者の方でもすぐに使い始めることができてオススメなのが、Microsoftが公開しているシフト管理表テンプレートです。

月別・日別のシフト管理表が用意されており、日別のシフト表では時間帯別の実働人数を確認することもできます。

従業員のシフト別状況がグラフ化できるのもこのテンプレートの特徴です。

「手入力でいいからとりあえずシフト表をエクセルで」と考えている方はぜひ使ってみてください。

(2)シフト表作成でテンプレートを使う際の注意点

①複雑な条件まではカバーできない

先ほど紹介したものも含め、多くのシフト表テンプレートは、「誰がいつシフトに入っているのか」を管理する簡単な機能しか備わっていません。

店舗独自のルールなどを反映させる場合は、テンプレートを使わずに自分で作った方がスムーズに行く場合もあります。

作成したシフトが店舗の実態に合っていない場合、追加で出勤要請したりするケースが多く発生します。

②関数やマクロを使えないと自動化が難しい

エクセルでマクロや関数を上手く組み込むことができれば、入力時のエラーチェックや勤務時間計算、自社にマッチしたアウトプット帳票などを自動化することができます。

ただし、マクロや関数が複雑になれば処理時間が多くかかってしまい、「便利だけれど使いづらいツール」になる可能性もあります。

もしマクロや関数の作成者が退職した場合には誰も手が出せなくなってしまいます。

シフト表の自動作成について解説したコラムもぜひお読みください。

シフトの自動作成にはどんな方法がある?ツールの種類や導入事例を紹介

2.エクセルでシフト管理表を作成する時のポイント

(1)月間/週間/タイムシフトなど、自社に合ったシフト管理表を選ぶ

シフト管理表には「月間シフト」「週間シフト」「タイムシフト」があり、以下のように使い分けるのが一般的です。

月間シフト表

エクセルでシフト作成-月間シフト表の例

早番、遅番など勤務区分が固定されていたり、交代制勤務の職場で活用されます。「その日誰がシフトに入っているか」を確認するのに便利です。

週間シフト表

エクセルでシフト作成-週間シフト表の例

1週間の曜日ごとのシフト管理に使われます。

「何曜日に何人勤務するか」「誰が何時から何時まで勤務するか」を確認するのに便利です。

人員が不足しそうな曜日の傾向がわかりやすく表れます。

タイムシフト表

エクセルでシフト作成-タイムシフト表の例

1日の勤務人数や役割分担を把握する際に役立つのがタイムシフト表です。

「誰が何時から何時まで勤務するのか」「誰がどの業務を担当するのか」が視覚的に確認できます。

(2)関数やマクロを使った場合はマニュアルを残しておく

エクセルでシフト管理表を自動作成するのに便利な関数やマクロ。

担当者が変わっても使い方やメンテナンス方法を引き継げるよう、設定した内容についてマニュアルを残しておきましょう。

(3)印刷した際の見やすさも考慮

作成したシフト管理表は、印刷して貼り出すことも多いかと思います。

ひと目でシフトが把握できるよう、文字の大きさに気をつけたり、色分けにメリハリをつけることをおすすめします。

【関連記事】シフト作成の基本・コツ・注意点とは?

3.シフト管理表作成に役立つエクセルの関数

(1)曜日を反映させるWEEKDAY関数

エクセルでシフト作成-weekday関数

セルに入力した日付が何曜日なのか表示させたい時に使うのがWEEKDAY関数です。

A2セルに「=WEEKDAY(A1)」と入力すると、「4」と表示されます。

セルを右にドラッグすることで、B2,C2,D2と同様にWEEKDAY関数が反映されます。

エクセルでシフト作成-weekday関数

4,5,6...のままでは何曜日かわからないため、A2〜任意の範囲を選択し右クリック→ 「セルの書式設定」を開く→「ユーザー定義」を選び、種類に「aaa」と入力すると「水、木、金...」に変更できます。

(2)従業員数調整に役立つCOUNTIF関数

エクセルでシフト作成-weekday関数

シフト別の勤務人数や日ごとの勤務人数を確認する際便利なのが「COUNTIF関数」です。

「=COUNTIF(セルの範囲,”数えたい要素”)」で、 対象セル範囲に要素がいくつ含まれているかを計算できます。

上記の例では「B3〜E6の範囲に早番がいくつあるか」をカウントしています。

【関連記事】シフト管理におけるエクセルの役割と注意点

4.シフト管理・自動作成システム「アールシフト」

シフト管理システムアールシフト

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、プログラミング技術とAI(人工知能)技術を上手く組み合わせた ハイブリッド型のシフト自動作成システム

複雑な条件や組合せに対応したアルゴリズムにも対応でき、かつUX(ユーザー・エクスペリエンス)にも十分配慮したシステムになので、 シフト自動作成後の手修正を“0”にすることも可能です。

シフト自動作成システム-アールシフトの図

、「アールシフト」は以下のような機能や特徴を有しています。

  • ◆世界最高速の数理最適化エンジンを搭載
  • ◆多くの条件を考慮した最適な月間シフト表を自動作成
  • ◆マンアワー計算や労基チェックもリアルタイムに実行 など

シフト作成者の負荷を大幅に軽減すると同時に、シフト表に対する従業員の満足度も向上させることができます。

シフト作成方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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<当コラムに対するお問い合わせ先>
オーエムネットワーク株式会社
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