飲食店や小売店などのサービス業や、病院や介護施設などの医療・福祉業など、様々な業種で使われているシフト表。
Excelのテンプレートがあれば、無料で簡単に用意できます。
シンプルなものであれば自社のニーズに合わせてカスタマイズも可能です。
この記事では、シフト表のテンプレートの活用法とおすすめサイトを紹介します。

1.おすすめのシフト表Excelテンプレート5選

シフト表のExcel用テンプレートを無料でダウンロードできるサイトを5つ紹介します。
各サイトで複数のシフト表が用意されていますので、自社にあったタイプを探してみましょう。

(1)無料のビジネス書式テンプレート

ビジネスに関する様々な書式やテンプレートを1800点以上無料で提供しているサイトです。
1ヶ月単位、1週間単位、1日単位などの期間別のシフト表や、時間単位、勤務区分、業種別などの形式別などのテンプレートがあります。

シフト表のカテゴリ一覧 | 無料のビジネス書式テンプレート (office-template.net)

(2)Excel姫のシフト表テンプレート

Excelで活用できるテンプレートを幅広く紹介しているサイトです。
シフト表（Excel）無料テンプレート「00005」では、1ヶ月単位のシフト表のテンプレートを提供しています。
この他にも日別・時間別・縦型・横型などの種類があります。

シフト表（Excel）無料テンプレート「00005」で1カ月をシンプルに管理！

(3)EXCEL勤怠テンプレート

勤怠管理に関するエクセルのテンプレートを無料で提供しているサイトです。
パターン入力のシフト表テンプレート「職員勤務シフト表」は、1ヶ月単位のシフト表のテンプレートとなっています。
日ごとのシフト人数が自動計算されるため、直感的に使うことができます。

パターン入力のシフト表テンプレート　「職員勤務シフト表」 | EXCEL勤怠テンプレート 

(4)ひな形ジャーナル

日常生活やビジネスに役立つひな形やテンプレートを無料で提供するサイトです。
「シフト表テンプレート24時間タイムスケジュール」は、1日単位のシフト表。
従業員が多い職場で、その日に誰が出勤なのかチェックするのに有効なテンプレートです。

シフト表テンプレート24時間タイムスケジュール | ひな形ジャーナル

(5)ビズルート

ビジネスに必要な書類やテンプレートを無料で提供しているサイトです。
例えば「エクセルテンプレート06(1日単位 A4横)」では、1日単位のシフト表のテンプレートを提供しています。
こちらのテンプレートでは、表形式や勤務区分などの詳細な設定が可能です。

シフト表のエクセルテンプレート06(1日単位 A4横) | ビズルート (bizroute.net)

2.シフト表作成にテンプレートを利用するメリット

手書きではなくExcelのテンプレートでシフト表を作成するメリットについてまとめました。

テンプレートを利用するメリットは大きく4つです。

• シフト表の作成時間や手間を短縮できる
• 見た目やデザインを統一できる
• 労務管理が正確になる
• シフト表の変更や更新が簡単にできる

詳しく見ていきましょう。

(1)シフト表の作成時間や手間を短縮できる

Excelのテンプレートでは、シフト表の形式や内容があらかじめ用意されており、一からシフト表を作成する必要がありません。
また、Excel上でコピー、貼り付け、移動が簡単にできるので、シフト表の編集や修正も手軽に行えます。

(2)見た目やデザインを統一できる

Excelのテンプレートを全店舗で使うことで、シフト表の見た目やデザインを統一できます。
色やフォント、罫線や余白などもあらかじめ決められており、見やすく整ったシフト表を作成可能です。

(3)労務管理が正確になる

自動計算機能やパターン入力機能などの便利な機能を活用することで、入力ミスの軽減に繋がります。
表の中に勤務区分や給与計算などの項目も含めることで情報を転記せずに他の労務管理もカバーできます。

(4)シフト表の変更や更新が簡単にできる

シフト表に変更や更新があった場合も容易に修正可能です。
また、Excelのテンプレートは印刷だけでなく、オンラインで共有するのがおすすめ。
Googleドライブなどのクラウド上で共有すれば、修正されたシフトをスタッフが素早く確認できます。

3.シフト表の作成手順と注意点

シフト表を作成する際の基本的な手順は、以下のようになります。

1. シフト表の期間や単位を決める
2. シフト表の形式や機能を選ぶ
3. シフト表のテンプレートをダウンロードする
4. シフト表のテンプレートをカスタマイズする
5. シフト表を印刷orオンラインで共有する

上記手順を踏まえたうえで、シフト表を作成する際のポイントや注意点をまとめました。

(1)期間や単位は業種に合わせる

時間別シフト、週間シフト、月間シフトどれがいいのか、業種や業務内容に応じて適切に設定しましょう。
例えば、飲食店や小売店などのサービス業では、需要や混雑度に応じて、1日単位や時間単位でのシフト表作成が多いようです。
一方、医療・福祉業では、従業員の健康や安全を考慮して、1週間単位や1ヶ月単位でシフト表を作成することがほとんどです。

(2)自社にあった機能を探す

シフト表の形式や機能は、テンプレートの種類や特徴によって異なります。
期間別、形式別、機能別などから、業種や業務内容に合ったものを選ぶことが重要です。

(3)信頼できるサイトを利用する

シフト表テンプレートをダウンロードする際は、信頼できるサイトやサービスを利用しましょう。
無料でダウンロードできるサイトは多数ありますが、ウイルスやスパイウェアなどの危険なものが含まれている場合もあります。
ダウンロードする前に、サイトやサービスの評判や口コミを確認したり、セキュリティソフトを使うことがおすすめです。

(4)適宜カスタマイズする

シフト表のテンプレートを利用する際は、必要な項目や内容を追加したり、不要な項目や内容を削除してから使いましょう。
シフト表には従業員の名前や勤務時間だけでなく、勤務区分や給与計算などの項目も含めることができます。
シフト表の見た目やデザインも、自社に合わせて変更できます。
業種や業務内容に合ったシフト表を作成することが重要です。

(5)共有方法を統一する

シフト表を印刷するか、オンラインで共有するかは、職場環境に応じて適切に選択しましょう。
スタッフが常に同じ場所で働く場合は、印刷して掲示するのが効果的です。
スタッフが他の店舗でも働く場合は、シフト表をオンラインで共有して、スマホやパソコンで確認できると便利です。

4.シフト表の種類と特徴

シフト表のテンプレートには、様々な種類があります。
ここでは、代表的な種類と特徴について、期間別に分類して紹介します。

(1)期間別のシフト表

1ヶ月単位のシフト表のテンプレート

シフト表の期間が1ヶ月で、スタッフの勤務時間や休日を月ごとに管理するテンプレートです。
シフト表の期間が長いため、従業員やスタッフの勤務パターンや休暇の計画を立てやすいのがメリットです。
また、シフト表の見た目がカレンダー形式になっていることが多く、日付や曜日を一目で確認できます。
記述内容が多いため、印刷する場合は、A3サイズやB4サイズなどの大きな用紙が必要です。

1週間単位のシフト表のテンプレート

シフト表の期間が1週間で、従業員やスタッフの勤務時間や休日を週ごとに管理できます。

週間シフトはシフト表の期間が短く、スタッフの勤務状況や需要の変化に柔軟に対応できます。
また、シフト表の見た目が表形式になっており、時間や勤務区分を細かく設定できます。

1日単位のシフト表のテンプレート

1日単位のシフト表のテンプレートでは従業員やスタッフの勤務時間や休日を日ごとに管理します。
シフト表の期間が非常に短いため、スタッフの勤務状況や需要の変化に最も迅速に対応できます。
シフト表の見た目がガントチャート形式になっていることが多く、時間や勤務区分を視覚的に分かりやすく表示できます。

5.シフト表をカスタマイズする方法やコツ

シフト表のテンプレートをダウンロードした後、自分のニーズに合わせて、必要な項目や内容を追加したり、不要な項目や内容を削除したりできます。
カスタマイズする際のコツやポイントは、以下の通りです。

(1)あらかじめ必要な項目を洗い出す

シフト表のテンプレートをカスタマイズする前に、自分の業種や業務内容に応じて、シフト表に必要な項目や内容を洗い出すことが重要です。
シフト表には、従業員の名前や勤務時間だけでなく、以下のような項目も含めることができます。

勤務区分

従業員の勤務形態や職種を表す記号や色分けなどを使って、シフト表に表示することができます。
早番・昼番・遅番などの勤務時間帯や、ホールやキッチン、レジなどの職種で区別するとスムーズです。

給与計算

従業員の勤務時間や勤務区分に応じて、給与や手当などの金額を自動的に計算する機能をシフト表に組み込むことができます。
あらかじめ時給や日給、残業手当や休日手当などの金額を設定しておく必要があります。

備考欄

従業員の勤務状況やシフト変更などの特記事項をシフト表に記入できます。
欠勤や遅刻、早退などの勤怠情報、シフト交代やシフト追加などの変更情報を記入します。

(2)レイアウトを調整する

シフト表の見た目やデザインも変更することができます。
変更する際のコツやポイントは、以下の通りです。

色やフォントの変更

シフト表の色やフォントを変更することで、印象や雰囲気を変えることが可能です。
シフト表の色を明るい色に変えれば軽い感じに、暗い色にすると重たい印象になります。
強調したい文字を太字や斜体にするだけでも、内容にメリハリが生まれます。

罫線や余白の調整

シフト表の罫線や余白を変更することで、見やすさや整理度を変えることができます。
罫線の太さ変更や点線にしたりすることで、シフト表の区切りや区分を変更可能です。
シフト表の余白を調整することでも見やすさを調整できます。

記号やアイコンを活用する

シフト表に記号やアイコンを使うことで、ひと目で分かりやすい内容に変えられます。
シフト表の記号をアルファベットや数字にすることで、見た目がスッキリします。
絵文字やイラストを差し込むのも、職場のコミュニケーションのきっかけづくりになるでしょう。

6.シフト表作成をさらにスムーズにする方法

シフト作成をより短時間でスムーズに勧めるなら、Excelを使うよりもシフト管理システムを活用するのがおすすめです。
シフト管理システムは、従業員の希望や条件を考慮して自動でシフトを作成するため、平等なシフトを組むために頭を悩ませる必要がありません。

また、作成時のミスや漏れを防ぐために、データを一元管理。
勤務時間数や給与自動計算機能、労働基準に違反しそうな場合に警告するアラート機能などを備えています。

パソコンだけでなくスマホアプリと連携しているため、シフトに変更があった場合や欠員が出た場合に最新情報を共有できます。

小売業・サービス業に選ばれている「R-Shift」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！