飲食店や小売店などのサービス業から、病院や介護施設などの医療・福祉業まで、シフト表は幅広い業種で欠かせない書類です。
「毎回ゼロから作るのが大変」という担当者も多いでしょう。
Excelのテンプレートを使えば、無料で簡単にシフト表を用意でき、自社のニーズに合わせたカスタマイズも可能です。
この記事では、おすすめのテンプレート配布サイト5選と、活用メリットや作成手順、カスタマイズのコツを紹介します。

【関連記事】[無料DLテンプレあり]シフトをExcelで作成！作り方のポイント

1.おすすめのシフト表Excelテンプレート5選

シフト表を一から作るのは、日付の入力や印刷レイアウトの調整など、意外と手間がかかるものです。
無料のExcelテンプレートを使えば、こうした準備の手間を大幅に省けます。
ここでは、シフト表テンプレートを無料配布している信頼できるサイトを5つ紹介します。
自社の業態に合ったタイプを探してみましょう。

(1)無料のビジネス書式テンプレート

ビジネスに関する書式やテンプレートを1800点以上無料提供しているサイトです。
1ヶ月・1週間・1日単位の期間別や、時間単位・勤務区分別・業種別などのシフト表テンプレートが揃っています。
種類が豊富なので、自社の業態に近いカテゴリから探すと見つけやすいでしょう。

シフト表のカテゴリ一覧 | 無料のビジネス書式テンプレート (office-template.net)

(2)Excel姫のシフト表テンプレート

Excelで使えるテンプレートを幅広く紹介するサイトです。
「シフト表（Excel）無料テンプレート00005」は1ヶ月単位でカレンダー形式のシフト表を提供しています。
日別・時間別、縦型・横型など種類も豊富で、掲示スペースに合わせて選べます。

シフト表（Excel）無料テンプレート「00005」で1カ月をシンプルに管理！

(3)EXCEL勤怠テンプレート

勤怠管理に特化したエクセルテンプレートを無料提供するサイトです。
パターン入力の「職員勤務シフト表」は1ヶ月単位で、勤務パターンを選ぶだけで表が完成し、日ごとのシフト人数も自動計算されます。
人員配置の正確さが求められる現場に向いています。

パターン入力のシフト表テンプレート　「職員勤務シフト表」 | EXCEL勤怠テンプレート 

(4)ひな形ジャーナル

日常やビジネスに役立つひな形を無料提供するサイトです。
「シフト表テンプレート24時間タイムスケジュール」は1日単位で、24時間を時間軸で区切り誰がいつ勤務しているか可視化できます。
従業員が多く出勤メンバーが入れ替わる職場に有効です。

シフト表テンプレート24時間タイムスケジュール | ひな形ジャーナル

(5)ビズルート

ビジネス書類のテンプレートを無料提供するサイトです。
「エクセルテンプレート06(1日単位 A4横)」はA4横向き印刷を想定した1日単位のシフト表で、表形式や勤務区分の設定を細かく変更できます。
印刷して掲示する運用に向いています。

シフト表のエクセルテンプレート06(1日単位 A4横) | ビズルート (bizroute.net)

2.シフト表作成にテンプレートを利用するメリット

手書きやゼロからのExcel作成でシフト表を用意している店舗も多いかもしれません。
しかし手作業は時間がかかるうえ、転記ミスや計算間違いも起こりやすいものです。
無料テンプレートを活用すれば、こうした課題の多くを解消できます。
ここでは、テンプレートを使うメリットを4つ紹介します。

• シフト表の作成時間や手間を短縮できる
• 見た目やデザインを統一できる
• 労務管理が正確になる
• シフト表の変更や更新が簡単にできる

以下、詳しく見ていきましょう。

(1)シフト表の作成時間や手間を短縮できる

テンプレートを使う最大のメリットは、作成時間や手間を大幅に短縮できることです。
あらかじめ形式が用意されているため、一から罫線を引く必要がありません。
コピーや貼り付けも簡単なので、前月のシフトを参考にした編集や急な修正もすぐに行えます。

(2)見た目やデザインを統一できる

統一されたテンプレートを全店舗で使えば、色やフォント、罫線などのデザインが揃い、見やすいシフト表を作成できます。
他店舗からのヘルプスタッフや巡回担当者もスムーズに読み取れるほか、新任の担当者への引き継ぎ負担も軽減されるでしょう。

(3)労務管理が正確になる

自動計算機能やパターン入力機能を活用すれば、勤務時間や休憩時間の集計ミスを大幅に減らせます。
勤務区分や給与計算の項目を表に含めておけば、別の管理表への転記も不要です。
結果として、労働基準法に基づく確認もしやすくなります。

(4)シフト表の変更や更新が簡単にできる

急な欠勤や勤務変更にも、該当セルを書き換えるだけで手早く対応できます。
印刷だけでなくオンラインでの共有もおすすめです。
Googleドライブなどで共有すれば、修正されたシフトをスタッフがスマホからすぐ確認でき、伝達ミスも防げます。

3.シフト表の作成手順と注意点

実際にシフト表を作成する際の基本的な手順を確認しておきましょう。
テンプレートを使う場合でも、期間の設定からカスタマイズ、共有方法の決定までいくつかのステップがあります。
以下の5つの手順を踏まえたうえで、注意点を見ていきましょう。

• シフト表の期間や単位を決める
• シフト表の形式や機能を選ぶ
• シフト表のテンプレートをダウンロードする
• シフト表のテンプレートをカスタマイズする
• シフト表を印刷orオンラインで共有する

上記の手順を踏まえ、作成時に押さえておきたいポイントを5つ紹介します。

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(1)期間や単位は業種に合わせる

時間別シフト、週間シフト、月間シフトどれがいいのか、業種や業務内容に応じて適切に設定しましょう。
例えば、飲食店や小売店などのサービス業では、需要や混雑度に応じて、1日単位や時間単位でのシフト表作成が多いようです。
一方、医療・福祉業では、従業員の健康や安全を考慮して、1週間単位や1ヶ月単位でシフト表を作成することがほとんどです。

(2)自社にあった機能を探す

テンプレートの形式や機能はサイトによって大きく異なります。
期間別・勤務区分別・業種別、自動計算機能の有無など比較ポイントは多くあります。
自社に「絶対必要な機能」と「あれば便利な機能」を整理してから選ぶとよいでしょう。

(3)信頼できるサイトを利用する

シフト表テンプレートをダウンロードする際は、信頼できるサイトやサービスを利用しましょう。
無料でダウンロードできるサイトは多数ありますが、ウイルスやスパイウェアなどの危険なものが含まれている場合もあります。
ダウンロードする前に、サイトやサービスの評判や口コミを確認したり、セキュリティソフトを使うことがおすすめです。

(4)適宜カスタマイズする

シフト表のテンプレートを利用する際は、必要な項目や内容を追加したり、不要な項目や内容を削除してから使いましょう。
シフト表には従業員の名前や勤務時間だけでなく、勤務区分や給与計算などの項目も含めることができます。
シフト表の見た目やデザインも、自社に合わせて変更できます。
業種や業務内容に合ったシフト表を作成することが重要です。

(5)共有方法を統一する

シフト表を印刷するか、オンラインで共有するかは、職場環境に応じて適切に選択しましょう。
スタッフが常に同じ場所で働く場合は、印刷して掲示するのが効果的です。
スタッフが他の店舗でも働く場合は、シフト表をオンラインで共有して、スマホやパソコンで確認できると便利です。

5.シフト表をカスタマイズする方法やコツ

無料のシフト表テンプレートは便利な反面、そのままの状態では自社の業務内容に完全にフィットしないことも少なくありません。
ダウンロードしたテンプレートは、自社のニーズに合わせて必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりしながら育てていくものと捉えるとよいでしょう。
カスタマイズの自由度が高いのもExcelテンプレートならではの魅力です。

【関連記事】シフト表作成はExcelとシステムどちらがいい？効率化する方法を紹介

(1)あらかじめ必要な項目を洗い出す

シフト表のテンプレートをカスタマイズする前に、まず取り組みたいのが、自社の業種や業務内容に応じて必要な項目を洗い出す作業です。
行き当たりばったりでカスタマイズを進めてしまうと、後から項目を追加するたびにレイアウトが崩れ、かえって手間が増えてしまうこともあります。
シフト表には従業員の名前や勤務時間だけでなく、勤務区分や給与計算、備考欄といった項目を組み込むことで、労務管理の一元化にも役立ちます。

①勤務区分

勤務区分とは、従業員の勤務形態や担当職種を記号や色分けで分かりやすく表示する項目です。
例えば早番・昼番・遅番といった勤務時間帯の区分や、ホール・キッチン・レジといった担当職種による区分をシフト表に組み込むと、誰がいつ何を担当しているのかが一目で把握できるようになります。
色分けを活用すれば、文字を読まなくても表全体をパッと見渡すだけで人員配置の偏りに気づきやすくなるのもメリットです。

②給与計算

給与計算の項目をシフト表に組み込むことで、従業員の勤務時間や勤務区分に応じた給与や各種手当の金額を自動的に算出できるようになります。
あらかじめ時給や日給、残業手当や休日手当といった単価をExcelの関数に設定しておけば、シフト表への入力が完了した時点で概算の人件費まで把握できるのが大きな利点です。

③備考欄

備考欄は、従業員の勤務状況やシフト変更に関する特記事項を自由に記入できる項目です。
欠勤や遅刻、早退といった勤怠に関する情報のほか、シフト交代やシフト追加などの変更履歴を書き残しておくことで、後から見返した際にも状況を正確に把握できます。
口頭やチャットだけでシフト変更のやり取りをしていると、伝達漏れや「言った・言わない」のトラブルにつながりかねません。
備考欄にひとことメモを残す習慣をつけておけば、こうした行き違いを防ぎやすくなります。

(2)レイアウトを調整する

項目の洗い出しが終わったら、次はシフト表の見た目やデザインを調整していきましょう。
同じ情報量であっても、レイアウトの工夫次第で表の見やすさは大きく変わります。
特に忙しい現場では、シフト表をパッと見た瞬間に自分の勤務予定を把握できることが重要です。
ここでは、色やフォントの変更、罫線や余白の調整、記号やアイコンの活用という3つの観点から、レイアウトを整えるコツを紹介します。

①色やフォントの変更

シフト表の色やフォントを変更するだけでも、表全体の印象や見やすさは大きく変わります。
例えば明るい色を使えば軽やかで親しみやすい印象に、落ち着いた色を使えば引き締まった印象になるなど、職場の雰囲気に合わせた雰囲気づくりが可能です。
勤務区分ごとに色を分けておけば、文字を読まなくても表全体をひと目見るだけで大まかな配置が把握できます。

②罫線や余白の調整

罫線や余白の調整は、シフト表の見やすさや整理された印象を左右する意外と見落とされがちなポイントです。
罫線の太さを変えたり、実線と点線を使い分けたりするだけで、シフト表の区切りや区分をより分かりやすく表現できます。
例えば曜日の変わり目や週の区切りだけ太い罫線にすると、表全体の構造がひと目で把握しやすくなるでしょう。
また、セルの余白や行の高さを調整することも、窮屈な印象を与えず読みやすい表に仕上げるうえで効果的です。

③記号やアイコンを活用する

シフト表に記号やアイコンを取り入れることで、文字情報だけでは伝わりにくい内容もひと目で分かりやすく表現できます。
例えば勤務区分をアルファベットや数字などの記号に置き換えれば、表全体がすっきりとまとまり、視認性が向上するでしょう。
「早=早番」「遅=遅番」のように凡例をあらかじめ用意しておけば、新人スタッフでもシフト表の見方に迷いにくくなります。

6.シフト作成にはExcelよりシステムがおすすめな理由

Excelテンプレートを使えば、シフト表作成の手間や時間を大幅に削減できます。
しかし店舗の規模が大きくなったり、スタッフの人数や勤務パターンが複雑になったりすると、Excelでの管理には限界も見えてくるでしょう。
ここでは、シフト作成にExcelよりもクラウドのシフト管理システムがおすすめな理由を3つ紹介します。

【関連記事】エクセルのシフト作成に限界を感じたら？効率化のコツや注意点を解説

(1)自動作成で調整の手間がかからない

クラウドのシフト管理システムは、シフト作成にかかる手間を大幅に減らせます。
従業員の希望や勤務条件を考慮しながら、自動でシフトを組む仕組みが備わっているためです。
手作業では、スタッフの希望や有給消化のバランスを見ながら何度も調整を繰り返す必要がありますが、システムであれば条件を入力するだけで公平なシフト案を短時間で作成できます。
担当者が頭を悩ませる時間を、他の業務に充てられるようになるでしょう。

(2)データを一元管理でき、ミスを防げる

クラウドシステムなら、勤務データを一元管理できます。
Excelのように複数のファイルやシートに情報が分散しないため、入力漏れや二重管理によるミスを防ぎやすいからです。
勤務時間数の自動集計や給与計算機能に加え、労働基準法に違反しそうな勤務パターンを検知した際に警告するアラート機能を備えたシステムもあります。
ヒューマンエラーのリスクを抑えながら、正確な労務管理を実現できるでしょう。

(3)端末を問わずリアルタイムに共有できる

クラウドシステムは、パソコンだけでなくスマホアプリとも連携しているため、リアルタイムな情報共有が可能です。
シフト表がクラウド上で一元管理されており、更新内容が即座に反映される仕組みになっているためでしょう。
急な欠員が出た場合や当日のシフト変更が発生した場合でも、スタッフ全員に最新情報をすぐに共有でき、印刷し直したり掲示を貼り替えたりする手間もかかりません。
複数店舗を掛け持ちするスタッフが多い職場ほど、こうしたリアルタイム共有の恩恵は大きいはずです。

小売業・サービス業に選ばれている「R-Shift」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！