店舗運営において、効率的なシフト管理は不可欠です。従来のような手書きのシフト希望提出やエクセルでのシフト作成では多くの時間を要します。この記事では、シフト作成やシフト管理のDXによって店舗運営の効率性と生産性を向上させた有名企業のDX事例を5つ紹介しつつ、シフト業務のDXの手法を紹介します。

1.そもそも「DX」とは？

2020年頃から頻繁に使われている言葉、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」。

”デジタル化、IT化によってビジネスや生活に変革をもたらす取り組み”を指す言葉です。

小売業においても、顧客とのやりとりや、少人数のスタッフでの現場運営など、さまざまな場面でDXの活用が見られるようになっており、シフト作成やシフト管理におけるシステム導入などもDXの一例と言えます。

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2.DXの進め方の基本

(1)DXの目標・目的を設定する

具体的なDXに取り組む前に、まずは明確な「目標」と「目的」を設定します。

「目標」は、業務効率化、顧客満足度の向上、収益の増加など、具体的で測定可能な成果、「目的」はその目標を達成するためにDXを行う理由や意義を指します。

(2)現状の調査・課題の把握

現状の業務プロセスや利用しているシステム、業務上の問題点などを調査し、何が課題として挙げられるか把握する必要があります。

この段階では、既存の課題や障害、改善の余地がある領域を特定し、DXに取り組むことで目的や目標を達成できるかどうか検討しましょう。

(3)具体的な戦略立案

(2)を踏まえた上で、DXのための具体的な戦略を立案します。

戦略立案では、優先順位付けや目標達成のためのアクションプランの策定が含まれます。

関係者やステークホルダーとの協力やコミュニケーションも鍵を握ります。

場合によっては部署の垣根を越えた「DX推進チーム」を立ち上げるのも有効です。

(4)デジタル化（システムの導入など）

いよいよ実際にDX（デジタル化）を進めます。

適切なシステムやツールの選定・導入、データの収集・管理、プロセスの自動化などに取り組むことになります。

【関連記事】シフト管理システムを導入しよう！最新機能・注意点・選定のポイント

(5)施策結果の分析と改善

施策実施後は、取り組みの効果を定量的・定性的に評価し、結果を分析することが不可欠です。

これによって、DXの成果や課題点を把握し、必要な改善策の実施が可能になります。

その後も定期的な分析と持続的な改善を行いながらDXを進めていきましょう。

【参考】店舗の業務効率化におすすめの書籍3選

店舗運営において、生産性向上・業務効率化は大きな課題です。店舗の「ムリ・ムラ・ムダ」が明確にし、削減していくための考え方や、実際にどう取り組んでいくかについて理解する上でおすすめの書籍を3冊紹介します。

最強のシステム~店舗運営のムリ・ムラ・ムダをなくす(大野勝/プレジデント社)

小売業・サービス業のオーナーや、店舗運営マネージャーが知るべき業務改善の新発想と、それを可能とする最新シフト管理システムの導入術を解説した一冊。

店舗の業務改善を成功へ導くための考え方がわかります。

SYSTEM&METHOD――AIとDXが、小売・サービス業を劇的に変える(大野勝/プレジデント社)

『最強のシステム~店舗運営のムリ・ムラ・ムダをなくす』の内容をより具体化し「実際にどうすればいいか」をまとめた一冊です。

小売業・サービス業においてDXを進めるためのシステム運用やフォロー体制について、実践レベルまで掘り下げて解説しています。

失敗しない業務改革DX 図解で素早くポイントを把握!(大野勝/プレジデント社)

小売業・サービス業の業務効率化に欠かせない「シフト管理システム」について、期待される効果、推進するための社内体制の作り方、ツールの選定方法に至るまで、必要な情報のすべてを図解でまとめました。

コストの大幅な削減、驚くほどの労働生産性向上に繋がる強力な一手を、わかりやすく提示しています。

3.シフト管理システムを導入するメリット

(1)シフト作成の負担軽減

優れたシフト管理システムでは、シフトに入るスタッフの平等化を最大限に考慮したシフト表が自動作成できます。

「手書きのシフト希望の集計や、エクセルへの入力など、アナログ作業への負担が無くなる分、管理者の業務量が軽減され、他の業務に時間を使えるようになります。

また、希望をどれだけ叶えるかや、休憩のタイミング、レジへの配置、個人のスキル・経験も考慮したシフト作成が可能です。

シフト作成者がスタッフ間の公平性にいちいち頭を悩ませる必要がなくなります。

【関連記事】シフト作成・シフト管理は大変！よくある悩み6選と解決策

(2)全社レベルでのコスト削減

シフト管理システムでは、シフト管理者の業務量削減と同時に、各店舗に最適な人数を配置し無駄な人員を出さないことで、人件費削減も叶えることができます。

日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダもMH（マンアワー＝人時）という単位で把握することで、各店舗の状況を客観的に分析可能です。

これらによって、店舗レベルだけでなく全社レベルでのコスト削減に繋がります。

【関連記事】マンアワーとは？基本の求め方や種類・多店舗展開でなぜ重要なのか解説！

(3)人手不足の解消

シフト業務が多い企業、小売業やサービス業、福祉業界などは、以前から慢性的な人手不足に悩まされています。

少子高齢化が進み労働人口の減少が続く日本において「人手不足を人手で補う」のでは根本的な解決には至りません。

シフト管理システム導入によって、混雑予想や売上予測に即した最適な人材配置を実現し、ムリ・ムダ・ムラを削減することができます。

【関連記事】店舗の人手不足解消に「シフト管理」が効く！具体的な解決策3選

(4)スタッフの満足度向上

希望シフトを提出しても希望通り調整してもらえなかったり、作成に時間がかかって月末ギリギリにシフト表を出されることは、従業員にとって非常にストレスです。

しかしシフト管理システムを使えば、従業員の希望を平等に加味したシフト表が素早く作成できます。

また、雇用契約の遵守・業務量の公平性もシステム上で担保されているので、従業員の不満を無くし、モチベーションを高める効果が期待できます。

【関連記事】シフト作成が苦手な店長必見！スタッフの不満を減らすシフト作成方法

4.シフト作成・シフト管理のDX事例5選

シフト管理システム導入事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。

煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様のアールシフト活用事例を読む

シフト管理システム導入事例(2)JR東日本スポーツ様

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。

2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。

これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。

JR東日本スポーツ様のアールシフト活用事例を読む

シフト管理システム導入事例(3)ロフト様

全国に店舗展開する雑貨店「LOFT」でおなじみの株式会社ロフト様では2018年春よりアールシフトを導入しました。

現在は全店でアールシフトが稼働しており、店舗業務の「統一化」「見える化」「効率化」に役立っています。

ロフト様のアールシフト活用事例を読む

シフト管理システム導入事例(4)オオゼキ様

東京都内を中心に多店舗展開しているオオゼキ様では、効率的かつ従業員の満足度向上につなげるため、2018年にシフト管理システム「アールシフト」を導入しました。

従来のエクセルでのシフト作成からアールシフトへ移行し、どのような変化があったのか、ぜひインタビュー記事をお読みください。

オオゼキ様のアールシフト活用事例を読む

小売業・サービス業のシフト管理なら「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

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