筋トレやランニング用のマシン、エクササイズなどをするスタジオ、スイミングプールなど複合的な設備からなるスポーツジム（フィットネスクラブ）。
最近では24時間いつでも自分のライフスタイルに合わせて気軽にトレーニングができるクラブも出現しています。
設備の多様化とともに、働くスタッフの役割も細分化されており、シフト管理の複雑さは年々増しています。
この記事では、スポーツジムの特性に合わせたシフト管理のポイントを紹介します。

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1.スポーツジムのシフト管理の特性

スポーツジムのシフト管理が難しい背景には、業種特有の構造的な課題があります。
インストラクターという専門職、複数エリアにまたがる業務、多店舗展開による人員の分散が複合的に絡み合うことで、一般的な小売業や飲食業とは異なる難しさが生まれます。
まずは、スポーツジムのシフト管理を複雑にしている3つの特性を確認しましょう。

(1) スタジオレッスンにインストラクターが必要

スポーツジムでは日々さまざまなスタジオレッスンが開催されています。
レッスンは曜日や時間帯で内容が固定され、人気のプログラムには多くの会員が参加します。
ここで問題になるのが、インストラクターは「誰でも代理可能」ではない点です。
ヨガ・ピラティス・水中エクササイズなど、プログラムごとに必要なスキルが異なります。
担当者が急に休むと代替がきかないケースがほとんどです。
「レッスンできるインストラクターがシフトに入れないため休講になってしまった」という事態は、会員の信頼を損ない、解約につながるリスクさえあります。
インストラクターの配置は、シフト管理の中でも最優先で押さえるべき要素といえるでしょう。

(2) ジム・スタジオ・プールでそれぞれ役割が異なる

スポーツジムは、トレーニングマシンなどの器具を備えたジムエリア、ダンスやエクササイズをするスタジオ、水泳プールなど、複合的な設備で構成されています。
それぞれのエリアに対して必要なスタッフのスキルや資格が異なり、「受付チーム」「トレーニングマシン担当チーム」「スタジオチーム」「プールチーム」のように、チームごとにシフトを管理している企業が多いです。
この構造は柔軟な応援体制を組みにくくする要因にもなります。
限られた人員の中で、スタッフのスキルや保有資格を把握しつつシフトを組む必要があります。

(3) 複数店舗を掛け持ちするスタッフもいる

近隣エリア内に複数店舗があるようなジムでは、インストラクターが複数店舗を掛け持ちするケースも珍しくありません。
特に専門性の高いインストラクターは需要が高いもの。
週に数回、複数の店舗を移動しながら働くスタイルが一般的です。
この場合、ビジネス街の店舗（平日に利用者が集中）と郊外型店舗（週末に利用者が多い）では、繁閑パターンが大きく異なります。
掛け持ちスタッフのスケジュールが他店舗のシフトと重複しないよう調整するには、複数店舗のシフト情報を横断的に確認できる体制が欠かせません。

2.スポーツジムのシフト管理のポイント

スポーツジム特有の課題に対応するには、一般的なシフト管理の考え方をそのまま当てはめるだけでは不十分です。
スポーツジムならではの3つのポイントをおさえておきましょう。

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(1) レッスンのインストラクターの確保

スポーツジムにおいてインストラクターの配置は「シフトの根幹」と言っても過言ではありません。
レッスンプログラムは会員にあらかじめ告知されているため、直前のキャンセルや変更は大きな不満につながります。
まずインストラクターの出勤スケジュールを確定させてから、他のスタッフのシフトを組み立てていくという順序で進めるのが基本です。
具体的には、以下の点を意識したシフト設計が求められます。

• 各レッスンプログラムに対応できるインストラクターを事前にリスト化
• 対応可能な人材が複数いる場合は他のレッスンとの兼ね合いを考慮して割り当てる
• プライベートレッスンは会員とインストラクター間で日時が決まるケースがあるため、その情報をシフト作成のタイミングで確実に反映できる仕組みを整える
• 急な欠勤に備え、各プログラムの代替インストラクターを事前に決める
• 連絡・対応フローをあらかじめ共有しておく

こうした仕組みを整えることで、休講リスクを最小限に抑え、会員満足度の維持につなげることができます。

(2) 各チーム同士の連携

マシンジム・スタジオ・プールといったエリアごとにチームが分かれているスポーツジムでは、各チームが独立してシフトを管理するだけでは不十分です。
繁忙時間帯に特定エリアだけスタッフが不足するといった偏りが生じやすく、それをカバーする連携が求められます。
そのために有効なのが、フロントやバックオフィス業務を担える「マルチスキルスタッフ」の育成と、エリア間での応援体制の整備です。
たとえば「プールの監視員が急に離席しなければならないとき、スタジオチームから資格保有者が一時的に入れる体制を整えておく」といった運用が考えられます。
各チームのシフトを一元管理し、人員の偏りをリアルタイムで把握できる状態にしておくことが、チーム連携の前提条件となるでしょう。

(3) 人員不足の店舗への応援

小型店がいくつもある場合、各店舗が個別にシフトを管理していると、急な欠員発生時に対応が遅くなりがちです。
複数店舗をまとめて管理する視点が重要で、以下のような仕組みを整えることが有効です。

• 従業員数が少ない小型店のシフトは、複数店舗分をまとめて作成することをスタンダードにする
• あらかじめ「応援要員」のスタッフを定め、緊急時に素早く派遣できる体制を整えておく
• 掛け持ちスタッフの稼働状況を複数店舗横断で確認できる環境を構築し、無理な二重配置や配置漏れを防ぐ

店舗をまたいだ情報共有がスムーズにできるかどうかが、応援体制の実効性を大きく左右します。

3. スポーツジムでシフト管理システムを活用するメリット

スポーツジムのシフト管理は、インストラクターの資格・スキル管理、複数エリアのチーム連携、複数店舗の横断管理など、手作業では情報が分散しやすくミスが起きやすい環境です。
シフト管理システムを導入することで、こうした複雑な条件を整理しながら効率的なシフト運用が実現します。
スポーツジムの現場で特に実感しやすいメリットを4つ紹介します。

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(1) 資格・対応プログラムを一元管理できる

プログラムごとに必要な資格やスキルが異なるスポーツジムでは、担当できる人材の把握が不十分だと配置ミスや休講リスクにつながります。
システムにスタッフの資格や対応プログラムを登録しておけば、シフト作成時に適任者を即座に絞り込めます。
急な欠勤時も代替インストラクターをスピーディーに探せるため、休講リスクの大幅な低減が期待できるでしょう。

(2) チームをまたいだ人員の過不足をリアルタイムで把握できる

ジム・スタジオ・プールのエリアごとにシフトを個別管理していると、「スタジオは余っているのにプールが足りない」といった偏りに気づくのが遅れがちです。
システムを使えば各チームの配置状況を一画面で俯瞰でき、人員不足のエリアや時間帯が一目でわかります。
応援対応の判断が素早くなり、チーム間の柔軟な連携も組み込みやすくなります。

(3) 複数店舗のスタッフをまとめて管理できる

各店舗が別々にシフトを管理していると、同じスタッフが同じ時間帯に重複するダブルブッキングが発生しやすくなります。
システムで複数店舗を横断管理すれば、掛け持ちスタッフの稼働状況を一元把握でき、ダブルブッキングや配置漏れを自動で検知することが可能です。
エリアマネージャーが各店舗を個別に確認して回る手間も削減されます。

(4) 管理者が本来の業務に集中できる

資格確認・人員調整・店舗間の情報共有をすべて手作業でおこなうと、シフト作成だけで多くの時間が消費されます。
システムを活用すれば条件設定だけで最適なシフト案を自動作成でき、修正・調整もシステム上で完結します。
削減できた時間をスタッフの育成や現場改善に充てられることが、導入の大きな価値といえます。

4.スポーツジムのシフト管理システム活用事例

ここからは、実際にスポーツジム業界でシフト管理システム「R-Shift」を活用している企業の事例を紹介します。
スポーツジムの現場において、シフト管理システムがどのように役立つのか、ぜひ参考にしてください。

(1)JR東日本スポーツ様のシフト管理改善事例

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。
2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。
これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。

JR東日本スポーツ様のシフト管理事例を読む

(2)COSPAウエルネス様のシフト管理改善事例

「コ・ス・パ」や「FITBASE24」など、西日本を中心に60店舗のスポーツジムを運営する株式会社COSPAウエルネス。
各施設にジムやプール、スタジオレッスンなどのサービスが充実しており、多いところで約70名のスタッフが在籍しています。
プール監視やスタジオレッスンのインストラクターなど、各業務に対応可能なスタッフを配置する必要があるため、シフト作成には毎月かなりの時間と労力がかかっていました。
アールシフト導入でどのような変化があったのか、インタビュー記事をぜひご確認ください。

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スポーツジム・フィットネス業界のシフト管理なら「アールシフト」