シフト管理は、現場の調整業務にとどまらず、経営の安定や成長を左右する重要なテーマです。
人手不足が常態化する小売業・サービス業では、限られた人材をどのように配置し、いかに生産性を高めるかが経営課題として浮き彫りになっています。
本記事では、シフト管理がなぜ経営に直結するのかという基本的な考え方から、現場で起こりやすい課題、シフト管理効率化のために押さえておきたいポイントを整理しました。
ぜひ参考にしてください。

1. シフト管理が経営に直結する3つの理由

シフト管理は現場のしごとと捉えられがちですが、経営判断に大きく影響する重要な業務です。
人件費、売上、リスク管理のいずれにも関わるため、運用次第で店舗経営の安定性が左右されます。
ここでは、シフト管理が経営に直結する主な理由として3つに整理しました。

• 人件費コントロールに直結するから
• サービス品質と売上を左右するから
• 労務トラブルが経営リスクになるから

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) 人件費コントロールに直結するから

シフト管理は人件費を最適化するための重要な手段です。
必要以上に人員を配置すれば、無駄なコストが発生します。
反対に、人手が足りなければ現場は混乱しやすくなります。
来客数や業務量に合わせたシフト設計が欠かせないのはそのためです。
適切なシフト管理ができれば、人件費率の安定化が期待できます。

(2) サービス品質と売上を左右するから

シフトはサービス品質に直結する要素です。
人手不足の状態では、接客対応が遅れやすくなります。
その結果、顧客満足度の低下を招く可能性も高まるでしょう。
一方で、適正な人数配置ができれば、安定したサービス提供が可能です。
売上やリピート率にも影響を与える重要なポイントと言えます。

(3) 労務トラブルが経営リスクになるから

シフト管理の不備は労務トラブルの原因になります。
長時間労働や法定違反が続けば、是正指導の対象になる可能性も否定できません。
トラブル対応に追われることで、管理負担はさらに増加傾向に。
企業イメージの低下につながる点も見逃せないリスクです。
法令を意識したシフト管理が、安定経営の土台となります。

2. 小売業・サービス業におけるシフト管理の課題

小売業・サービス業の現場では、日々の業務が忙しく、シフト管理が後回しになりがちです。
本来は仕組みとして整えるべき管理業務が属人的な対応に留まり、さまざまな課題が表面化します。
ここでは、多くの店舗で共通して見られるシフト管理上の課題をまとめました。

• シフト作成が属人化しやすい
• 勤怠実態とシフトが乖離しやすい
• 店長・管理者の負担が大きい

以下、詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト作成が属人化しやすい

シフト作成は、特定の店長やベテランスタッフに任せきりになりやすい業務です。
勤務条件やスキル、スタッフ同士の相性などを把握している人が限られるためです。
この状態が続くと、担当者が不在の際にシフトを組めず、現場が混乱する場面も出てきます。
ノウハウが共有されないことで、引き継ぎが難しくなる点も見逃せません。
結果として、安定した店舗運営が属人性に左右される状態になります。

(2) 勤怠実態とシフトが乖離しやすい

現場では、シフト通りに勤務が進まないケースが多く見られます。
急な来客増加による残業や、業務量減少による早上がりが発生するためです。
こうした差分を把握できないまま運用すると、実際の労働時間が見えにくくなります。
勤怠管理が曖昧になることで、給与計算や法令対応に影響が及ぶ可能性も。
経営判断に必要な正確な数値が得られない点は、大きな課題と言えるでしょう。

(3) 店長・管理者の負担が大きい

シフト管理は調整業務が多く、想像以上に手間がかかる仕事です。
希望シフトの回収や急な欠勤対応、スタッフへの連絡調整が日常的に発生します。
これらを紙やExcelで管理していると、作業時間はさらに増加傾向に。
売場づくりやスタッフ育成といった本来の業務に集中できなくなります。
管理者の負担が慢性化しやすい点も、小売業・サービス業ならではの課題です。

3. 効率的なシフト管理を行うための基本

シフト管理を効率化するには、ツール以前に考え方を整理することが重要です。
現場任せの運用を続けていると、部分的な改善にとどまりやすくなります。
ここでは、小売業・サービス業で押さえておきたいシフト管理の基本を整理します。

• シフト管理の目的を明確にする
• 勤怠管理と一体で考える
• 現場運用を標準化する
• 人員配置の基準を持つ
• 変更・欠勤対応のルールを決める

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト管理の目的を明確にする

効率的なシフト管理には、最初に目的を整理することが欠かせません。
人件費削減を優先するのか、サービス品質の安定を重視するのかで設計は変わります。
目的が曖昧なままでは、判断基準が人によってばらつきます。
現場ごとに運用が異なると、改善効果は見えにくくなるでしょう。
経営課題とシフト管理を結びつけて考える姿勢が重要です。

(2) 勤怠管理と一体で考える

シフト管理は計画、勤怠管理は実績という関係にあります。
両者を別々に扱うと、差分の把握が後回しになり、実態に合わないシフトが常態化します。
計画と実績を一体で確認できれば、配置の過不足が可視化でき、現実的なシフト改善が期待できるでしょう。

(3) 現場運用を標準化する

シフト管理の効率は、運用ルールの有無で大きく変わります。
担当者ごとに判断が異なると、調整に時間がかかります。
そうならないために、基本的な作成手順や確認項目を決めておくことが有効です。
標準化されていれば、引き継ぎや教育もスムーズになります

(4) 人員配置の基準を持つ

効率的なシフトには、配置の基準が必要です。
忙しさの感覚だけで人数を決めると、過不足が起こりやすくなります。
時間帯別の来客数や業務量を基準に考えることが重要です。
基準があれば、誰が作成しても一定の品質を保てます。
人件費とサービスのバランスが取りやすくなります。

(5) 変更・欠勤対応のルールを決める

シフト変更や急な欠勤は避けられませんが、毎回の個別対応は管理者の負担が増えます。
事前に対応ルールを決めておくことで、迅速な判断が可能です。
スタッフ側の理解も得やすくなり、トラブル防止にもつながるでしょう。

4.これからの経営に必要なシフト管理の考え方

シフト管理業務の負担は、人手不足が深刻化するほどに増大します。
限られた人材で店舗運営を行うためには、経営視点を踏まえたシフト管理が求められます。
これからの時代に必要とされるシフト管理の考え方をまとめました。

(1)高齢化・労働人口減少の時代に対応

店舗運営の現場における人手不足は深刻です。
「希望する能力に見合ったスタッフを確保できる」という前提は崩れつつあります。
今までのシフト管理では対応しきれない場面も増えてきました。
働く人のニーズを無視した一方的なシフト管理は、スタッフのモチベーションを低下させます。
店舗の労働生産性は低下し、店舗経営に大きな影響を及ぼすことになるでしょう。

下記の図は高齢者の増加と労働人口の減少を示したもの。
人手不足は一時的なものではなく、構造的な問題であることがよくわかります。
構造的な問題である以上、今までと同様の方法では根本的な問題解決にはなりません。

（出典：内閣府　令和元年版高齢社会白書「我が国の高齢化の推移と将来推計」より）

コロナ禍で小売業、サービス業の人手不足は少し和らいだように思われるかも知れません。
しかし中長期的には労働人口の減少には変わりはなく、人手不足は継続していきます。

(2)働くヒトが喜ぶ仕組みづくり

商品が売れるか否かは需給バランスで決まります。
モノが余る時代、一生懸命消費者のことを考え、消費者が喜ぶことを提案するのが当たり前。
同様に、人手不足の時代には働く人のことを考え、働く人が喜ぶ仕組みを構築する必要があります。
企業は利益を上げつつ、ただ働く人が喜ぶだけではなく同時に労働生産性もアップさせるべきです。
「人は気持ち良く働いているときに一番生産性が上がる」と言われています。
役割分担やスケジュールに計画性があり、求める結果も具体的であれば、これらをクリアできます。

3.シフト管理で労働生産性を向上させる手順

労働生産性を高めるためには、単に人員を増減させるだけでは不十分です。
店舗業務や人員配置の状況を正しく把握し、根拠のあるシフト設計を行うことが求められます。
特に小売業・サービス業では、業務内容や忙しさが時間帯によって大きく変わるため、可視化の重要性が高まります。
シフト管理を通じて労働生産性を向上させるための具体的な考え方をまとめました。

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(1)店舗業務の見える化

上記画像のように「荷受けの時間」「品出しの時間」など、業務をおこなう時間帯や必要な人数、必要な作業時間を管理することで、店舗業務の見える化を実現することができます。
また、シフト管理を効率的に進めるためには「標準作業モデルの作成」が重要です。
標準作業モデルを基本に、各店舗の特性を加味した個店別の作業モデルを作成するのが効果的です。

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(2)人員構成の見える化

標準作業モデルがある程度定まったら、今度は人員構成を考える必要があります。
「人員構成の見える化」とは、人員構成を定型化する「標準人員モデル」の作成を意味します。
曜日別や時間帯別に必要人員数などを決める方法、一日の中で必要となるシフトパターンをモデル化する方法などがあります。

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6. シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムは、単にシフト表を作るためのツールではなく、現場の負担軽減や労務管理の精度向上、人件費の最適化まで幅広く影響を与える仕組みです。
紙やExcelでの管理に限界を感じている場合でも、導入メリットを正しく理解すれば、自社に合った活用イメージが描きやすくなります。
ここでは、シフト管理システムを導入することで得られる主な利点を整理します。

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(1) シフト調整の工数を大幅削減

シフト管理システムんは、シフト作成や変更対応にかかる時間と手間を大きく減少させます。
紙やExcelでの管理では、希望シフトの回収、条件のすり合わせ、修正時の再共有などが発生し、担当者の負担が大きいもの。
システムを使えば、従業員が直接希望を入力でき、条件に合わないシフトは自動でチェックされるため、確認作業そのものが効率化されます。
管理者は細かな調整作業から解放され、他の業務に時間を割けるようになります。

(2) ミスやトラブルを防ぐ

シフト管理システムは、人的ミスの防止にも効果的です。
手作業での管理では、入力漏れや転記ミス、最新版が分からないといった問題が起こります。
現場の混乱につながるケースも少なくありません。
システム上で一元管理すれば、常に最新シフトを全員が確認でき、重複配置や人員不も事前に把握しやすくなります。
こうした仕組みが、現場のトラブル発生を未然に防ぐ支えとなります。

(3) 勤怠データとの連携による効率化

シフト管理を勤怠管理と連動させられる点も大きな利点です。
シフトと実際の打刻情報が別々に管理されていると、差異の確認や修正に時間がかかります。
集計作業も煩雑になりかねません。
システムを連携させることで、予定と実績のズレを自動で把握できます。
残業や人件費の状況も可視化しやすいので、正確な労務管理につながるでしょう。

(4) 従業員の満足度向上

シフト管理システムは、管理者だけでなく従業員側の利便性向上にもつながります。
スマートフォンやPCからシフトの確認・申請ができるため、わざわざ店舗に出向く必要がありません。
変更や連絡がリアルタイムで共有されることで、不安や誤解も生じにくくなります。
働きやすさの向上は、結果的に定着率の改善にもつながるでしょう。

(5) 人件費の最適化

シフト管理システムを活用することで、人件費を意識した運用がしやすくなります。
人員配置と労働時間を可視化し、過剰配置や不要な残業を早い段階で把握できるからです。
データに基づいた調整が可能となり、感覚に頼ったシフト作成から脱却できます。
無理のない形でコスト管理・人件費の最適化を進められます。

経営に直結するシフト管理システム「アールシフト」