コラム
2025.01.22
シフト管理のコツを業種別に解説!シフト作成を自動化するメリットも紹介
シフト管理
業種別

多くの業種において、シフト管理は業務の円滑な運営に欠かせません。
しかし、業種ごとに求められる人員配置の考え方や、繁忙期・閑散期の対応方法は異なります。
適切なシフトを組まなければ、業務の効率が下がるだけでなく、スタッフの負担が偏り、不満が生じる原因にもなります。
本記事では、業種ごとのシフト管理のコツを詳しく解説します。
シフト作成を自動化するメリットについても紹介するので、シフト管理の負担を減らしたい方はぜひ参考にしてください。
目次
1.スーパーや小売業のシフト管理のコツ

スーパーや小売業のシフト管理は、業務の効率化やスタッフの働きやすさに大きく影響します。
しかし、繁忙期と閑散期の差が激しく、急な欠勤対応も求められるため、適切なシフト作成が難しいと感じることも多いでしょう。
スーパーや小売業のシフト管理を円滑に進めるための具体的なポイントを紹介します。
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(1) 繁忙期・閑散期を考慮したシフト作成
スーパーや小売業では、曜日や時間帯によって来店客数が大きく変動します。
特に週末やセール期間は混雑しやすく、レジや品出しの人員が不足すると業務が滞る原因になります。
逆に平日昼間などの閑散時間帯は、最小限のスタッフで回せるようにすることで、人件費の無駄を抑えられます。
例えば、土日の昼間にはレジスタッフを増員し、平日の午後は最低限の人数で運営するといった調整を行えば、スムーズな店舗運営が可能です。
繁忙期と閑散期を考慮したシフト作成を行うことで、適正な人員配置を実現できるでしょう。
(2) シフトの固定とフレキシブル運用の組み合わせ
すべてのスタッフのシフトを流動的にすると、予定が立てにくくなり、急な欠勤が発生した際の調整も難しくなります。
固定シフトを導入すると、スタッフの勤務リズムが安定し、シフト作成の負担も軽減されます。
一方で、繁忙期や欠勤時に対応できるフレキシブルな枠を残しておくと、急な調整にも柔軟に対応できます。
フルタイム勤務のスタッフは固定シフトにし、パートやアルバイトは希望シフト制にすることで、安定した人員確保と柔軟な対応を両立しましょう。
(3) スタッフのスキルを考慮した配置
レジ担当、品出し、接客など、小売業の業務にはそれぞれ求められるスキルが異なります。
新人スタッフを急に忙しい時間帯のレジに配置すると、ミスが発生しやすくなり、結果として業務の効率が低下する恐れがあります。
そのため、スキルに応じた業務配置を考慮しながら、段階的に経験を積ませることが重要です。
例えば、新人スタッフにはまず品出しや補助業務を担当させ、慣れてきたら徐々にレジ業務を任せるといったステップを踏めば、スムーズな成長を促せます。
このように、スタッフのスキルに応じたシフト配置を行うことで、業務の効率を高められるでしょう。
(4) 急な欠勤に対応できるバックアップ体制
小売業では、スタッフの体調不良や急用による欠勤が発生することが珍しくありません。
事前に欠勤時の対応策を考えておかないと、業務が回らなくなるリスクが高まります。
バックアップ体制を整えておくことで、突然の欠勤にもスムーズに対応できます。
例えば、シフトに「ヘルプ枠」を設けておき、欠勤が出た場合に交代可能なスタッフをリスト化しておくと、対応にかかる時間を短縮できます。
事前に欠勤対応策を用意しておけば、人員不足のリスクを最小限に抑えられるでしょう。
2.飲食業界のシフト管理のコツ

飲食業界のシフト管理は、ピーク時の人員確保や急な欠勤対応など、課題が多い業務です。
適切な人員配置や役割分担を意識し、公平なシフトを作成することで、スムーズな店舗運営が可能になります。
以下、飲食業界ならではのシフト管理のコツを紹介しますのでぜひ参考にしてください。
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(1) ランチ・ディナーのピークタイムを考慮したシフト作成
飲食業界では、ランチやディナーなど特定の時間帯に来客が集中するため、ピーク時に十分な人員を確保することが重要になります。
特にランチタイムは短時間に多くの客が訪れるため、オーダーや配膳、会計業務が重なり、少ない人数では対応しきれなくなることもあります。
一方で、アイドルタイム(閑散時間)は最低限のスタッフで運営し、コストを抑えることが求められます。
例えば、ランチタイムにはホール・キッチンともにフルメンバーを配置し、14時以降のアイドルタイムには最低限のスタッフのみを残すと、効率的な運営が可能です。
このように、ピークタイムとアイドルタイムのバランスを考慮することで、適正な人員配置が実現できるでしょう。
(2) 繁忙期と閑散期の変動を考慮したシフト調整
飲食店では、季節やイベントによって客足が大きく変動するため、繁忙期と閑散期の違いを把握し、それに合わせたシフト調整が必要になります。
例えば、年末年始やゴールデンウィークなどは来店客数が増加し、人手不足に陥りやすくなります。
一方で、雨の日や平日の夜などは来店数が少なく、シフトを詰めすぎると人件費が無駄になることもあります。
過去のデータを参考にしながら、繁忙期にはあらかじめ増員計画を立て、閑散期には勤務時間を調整することで、最適なシフト管理が可能となるでしょう。
(3) キッチンとホールのバランスを意識した配置
飲食店では、キッチンとホールの連携がスムーズでなければ、業務が滞る原因となります。
例えば、ホールスタッフの人数が多くても、キッチンの人員が不足していると料理提供が遅れてしまい、結果的に客の回転率が低下します。
逆に、キッチンに人を増やしすぎても、ホールが対応しきれなければオーダーが回らず、業務が混乱してしまいます。
適切なシフトを組むためには、過去の来店データや曜日ごとの傾向を分析し、ホールとキッチンの人数バランスを最適化することが重要です。
3.ドラッグストアのシフト管理のコツ

ドラッグストアのシフト管理は、薬剤師や登録販売者の配置を最適化することが重要です。
医薬品販売には資格が必要なため、適切なシフトを組まなければ、販売機会の損失につながることもあります。
また、接客やレジ対応に加えて、品出しや売り場の整理も欠かせません。
業務のバランスを考えたシフトを組むことで、スタッフの負担を減らし、効率的な店舗運営が可能になります。
ドラッグストアのシフト管理における重要なポイントを紹介します。
【関連記事】ドラッグストア業界におけるシフト管理とは?業務特性に基づいて紹介
(1) 薬剤師の勤務時間を適切に管理する
ドラッグストアでは、調剤業務や医薬品の販売に薬剤師の存在が不可欠です。
薬剤師が不在の時間帯があると、調剤薬局併設店では処方箋の受付ができず、顧客の利便性が損なわれてしまいます。
また、第一類医薬品を販売できるのも薬剤師のみのため、売上にも影響が出る可能性があります。
薬剤師のシフトを最適化することで、顧客対応の質を維持し、売上の機会損失を防げるでしょう。
(2) 登録販売者のシフトを最適化する
登録販売者は、薬剤師が不在でも第二類・第三類医薬品を販売できるため、ドラッグストアの運営において重要な役割を担います。
しかし、登録販売者が不在の時間帯があると、取り扱える医薬品の種類が制限され、顧客のニーズに応えられなくなることもあります。
一方で、過剰に配置すると人件費が増加し、コスト面での負担が大きくなるため、適切なバランスを考慮する必要があります。
開店から閉店まで必ず登録販売者を1名以上配置し、来客の多い時間帯には追加で配置する
(3) 商品補充と接客のバランスを考えた配置
ドラッグストアでは、レジ対応や接客だけでなく、定期的な商品補充も欠かせません。
スタッフが接客対応に追われすぎると、品出しが遅れて売り場の整理が行き届かず、売上にも影響が出る可能性があります。
逆に、品出しに集中しすぎると、レジ待ちの時間が長くなり、顧客満足度が低下する恐れもあります。
例えば、午前中の時間帯は品出しを優先し、来店客が増える午後からは接客中心のシフトを組むことで、店舗全体の業務がスムーズに回るようになります。
接客と商品補充のバランスを考慮したシフトを組むことが、効率的な店舗運営につながるでしょう。
4.ホームセンターのシフト管理のコツ

ホームセンターのシフト管理は、専門知識を持つスタッフの配置や、季節ごとの需要変動に対応することが重要です。
また、大型商品の取り扱いやレジ・フロアスタッフのバランス調整など、他の小売業とは異なる課題もあります。
適切なシフトを組むことで、スムーズな店舗運営ができるだけでなく、スタッフの負担軽減や顧客満足度の向上にもつながります。
ホームセンターならではのシフト管理のコツをまとめました。
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(1) 専門知識を持つスタッフの適正配置
ホームセンターでは、DIY用品、園芸、工具、建築資材など幅広い商品を扱うため、専門知識を持つスタッフの配置が重要になります。
すべてのスタッフがすべての商品に精通しているわけではないため、専門分野ごとに適切な人員を配置しなければ、接客やアドバイスの質が低下する恐れがあります。
また、知識のあるスタッフが不在の時間帯ができてしまうと、顧客の問い合わせに対応できず、機会損失につながる可能性もあります。
DIY用品コーナーには工具の使い方に詳しいスタッフを配置し、園芸コーナーには植物の管理方法を理解しているスタッフを割り当てると、顧客満足度を向上させることができます。
専門知識を持つスタッフを適切に配置することで、円滑な店舗運営が可能になるでしょう。
(2) 季節商品の需要に応じたシフト調整
ホームセンターでは、季節ごとに売れる商品が大きく変わるため、繁忙期と閑散期のシフトを適切に調整することが求められます。
春や夏は園芸用品やアウトドア用品の需要が高まり、秋や冬は暖房器具や除雪用品の売上が増加する傾向があります。
このような季節変動を考慮せずに年間を通じて同じシフトを組むと、繁忙期に人手が足りなくなったり、閑散期にスタッフが余ったりすることになりかねません。
例えば、春や夏には園芸コーナーやアウトドア用品の売り場に人員を増やし、冬場はストーブや防寒グッズの販売エリアに重点的に配置することで、効率的なシフト管理が実現できます。
季節商品の需要に合わせたシフト調整を行うことで、最適な人員配置が可能になるでしょう。
(3) 大型商品の取り扱いに対応できるスタッフの確保
ホームセンターでは、大型の家具や資材を扱うことが多いため、重量物の運搬や積み込みに対応できるスタッフの配置が欠かせません。
スタッフが不足していると、顧客が購入を諦めてしまうことがあり、売上の機会損失につながることもあります。
また、適切な人員がいない状態で無理に対応しようとすると、ケガや事故のリスクが高まるため、安全面でも考慮が必要です。
例えば、大型商品を取り扱う売り場には力仕事に慣れたスタッフを配置し、フォークリフトの資格を持つスタッフが勤務する時間帯を確保することで、スムーズな対応が可能になります。
大型商品の取り扱いに対応できるスタッフを適切に配置することで、スムーズな販売と安全確保が実現できるでしょう。
(4) レジとフロアスタッフのバランスを調整
ホームセンターでは、レジ業務だけでなく、フロアスタッフの配置も重要になります。
レジスタッフが不足すると、会計待ちの行列が長くなり、顧客のストレスが増える原因になります。
一方で、フロアスタッフが足りないと、売り場の整理や接客が十分に行えず、購入を迷っている顧客に適切な対応ができなくなる可能性があります。
例えば、週末やセール期間にはレジの人員を増やし、平日や閑散時間帯はフロアスタッフを優先して配置することで、バランスの取れたシフトを組むことができます。
5.アミューズメント業界のシフト管理のコツ

アミューズメント業界のシフト管理は、イベントや繁忙期の影響を大きく受けるため、柔軟な調整が欠かせません。
また、受付・案内・清掃・安全管理など役割が多岐にわたります。
適切な人員配置を行わなければ、業務の滞りやサービス品質の低下につながる可能性があります。
アミューズメント業界ならではのシフト管理のコツを見ていきましょう。
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(1) イベントや繁忙期に対応した柔軟なシフト調整
アミューズメント施設では、週末や祝日、長期休暇などに来場者が集中するため、繁忙期に合わせたシフト調整が欠かせません。
通常の小売業と異なり、平日と週末の来場者数の差が大きく、同じシフトパターンでは業務が回らなくなることもあります。
また、季節ごとのイベントやプロモーションが集客に影響を与えるため、そのタイミングに適した人員配置が求められます。
大型イベントを開催する日はフロアスタッフを増員し、来場者対応や誘導を強化することで、スムーズな運営が可能です。
(2) 役割ごとの適正な人員配置
アミューズメント施設では、受付・案内・清掃・安全管理など、さまざまな役割を担うスタッフが必要になります。
すべてのスタッフが同じ業務を担当できるわけではないため、適切な人員配置を行わなければ、業務の滞りやサービス品質の低下につながります。
また、特定の業務に人が偏ると、他の業務が手薄になり、来場者の満足度が下がる可能性もあります。
例えば、遊園地ではアトラクションの運営スタッフを確保しつつ、案内係や清掃スタッフの人員も適切に配置することで、安全かつ快適な施設運営が可能になります。
役割ごとの適正な人員配置を行うことで、施設全体の業務がスムーズに回るでしょう。
(3) 夜間・深夜帯のシフト管理
アミューズメント業界の中には、カラオケ店やゲームセンターなど、夜間営業が中心となる業態も多くあります。
夜間・深夜帯のシフトは希望者が少なく、人員確保が難しくなりがちです。
また、夜間はトラブルが発生しやすいため、経験豊富なスタッフを適切に配置する必要があります。
例えば、深夜帯にはベテランスタッフを配置し、トラブル対応をスムーズに行えるようにすることで、安全な店舗運営が可能になります。
夜間・深夜のシフト管理を工夫することで、安心して働ける環境を整えられるでしょう。
6.シフト作成を自動化するメリット

シフト作成は、多くの業種において重要な業務のひとつです。
しかし、手作業でのシフト調整は時間がかかる上に、スタッフの希望や業務のバランスを考慮する必要があり、担当者にとって大きな負担となります。
そこで注目されているのが、シフト作成の自動化です。
システムを活用すれば、適切な人員配置や急な欠勤対応がスムーズになり、業務効率が大幅に向上します。
シフト作成を自動化することで得られるメリットについてまとめました。
(1) 効率的な人員配置が可能になる
シフト作成を自動化すると、必要な時間帯に適切な人員を配置しやすくなります。
手作業でのシフト調整では、業務の繁閑やスタッフのスキルを考慮するのに時間がかかり、配置の偏りが生じやすくなります。
自動化システムを活用すれば、過去の勤務データや業務のピーク時間を分析し、最適な配置を瞬時に決定できるでしょう。
例えば、スーパーのレジ担当をシステムで管理すると、混雑する時間帯に必要な人数を確保でき、閑散時には人員を最小限に抑えることが可能です。
その結果、業務の効率が向上し、スタッフの負担も軽減されるでしょう。
(2) シフト作成の負担を軽減できる
シフト作成の自動化により、シフトを作成する担当者の負担が大幅に削減されます。
手作業でのシフト作成は、スタッフの希望や業務のバランスを考慮する必要があり、調整に時間を要します。
特に人手不足の職場では、希望が重なった際の調整や欠勤対応に追われ、業務負担が増えがちです。
自動化ツールを活用すれば、これらの要素を自動で考慮し、短時間で公平なシフトを作成できます。
例えば、従業員の希望シフトをシステムに入力すると、過去の勤務状況や店舗の繁忙期を考慮した最適なシフトが自動で組まれます。
その結果、シフト作成のストレスが減り、より効率的な運営が可能になるでしょう。
(3) 急な欠勤への対応がスムーズになる
シフトを自動化すると、急な欠勤が発生した際も迅速に対応できるようになります。
従来の手作業では、担当者が人員不足を補うために連絡を取る手間がかかり、代わりのスタッフが見つかるまで時間がかかることが多いです。
自動化システムを導入すると、欠勤が発生した際にすぐに他のスタッフへシフト変更の通知が送られ、対応可能な人を素早く見つけられます。
欠勤者が出た場合、自動で交代要員を検索し、適切な人に勤務を依頼するシステムを活用すれば、人手不足を最小限に抑えられます。
このように、欠勤対応のスピードが向上し、業務の安定性が高まるでしょう。
(4) スタッフの公平感が向上する
自動化されたシフト作成では、特定の人に負担が偏るのを防ぎ、公平な勤務スケジュールを組めます。
手作業でのシフト作成では、無意識のうちに特定の人に負担が集中してしまうことがあります。
特にシフト希望の少ないスタッフや経験の浅いスタッフは、都合の良い時間帯ばかりを優先的に割り当てられ、不公平感を抱くこともあります。
システムを導入すれば、勤務時間の均等割りやスタッフの希望を公平に考慮しながら、自動で最適なシフトを作成できます。
公平なシフトが組まれることで、スタッフの満足度が向上し、職場の雰囲気も良くなるでしょう。
幅広い業種で選ばれているシフト管理システム「R-Shift」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数2万店超
アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ)となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(2)柔軟にカスタマイズ可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい(ホームセンター向け)」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい(ドラッグストア向け)」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(3)シフト管理+人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論(LSP)や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH(人時)で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(4)直感的に操作できる現場志向のシステム
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