シフト管理をおこなう店長にとって、毎月のシフト作成は大きなストレスになっていることと思います。
「希望がなかなか集まらない」「作るたびにミスが出る」「急な欠勤への対応に追われる」
こうした悩みは、多くの現場で共通して起きていることです。
この記事では、シフト作成・シフト管理でよくある悩みを6つ取り上げ、それぞれの解決策をわかりやすく解説します。
さらに、シフト管理システムを導入することで解決できる5つのことも合わせてご紹介します。
現場の負担を少しでも減らすヒントとして、ぜひ最後までお読みください。

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1.シフト作成でよくある悩みと解決策

シフト作成の悩みは「集める・作る・割り当てる」の3つのフェーズにわたります。
どこかひとつでも滞ると、全体の作業が遅れ、店長やリーダーの負担が一気に増してしまいます。
ここでは、現場でよく聞かれる4つの悩みとその具体的な解決策を紹介します。

【関連記事】【企業事例あり】シフト作成はここが大変！原因と解決方法

(1)シフト希望がなかなか集まらない

シフト作成を担当するリーダーや店長が最初に直面する課題が、「スタッフのシフト希望がスムーズに集まらない」ことではないでしょうか。
特に、シフト希望を紙でとっている場合や、店舗のパソコンから各自入力するといった方法をとっている場合は、提出が遅れる傾向にあります。
スタッフにとって「わざわざ店に行って入力する」という手間が、提出を後回しにさせてしまうのです。
人数が多い店舗では、締切をリマインドするだけでも一苦労でしょう。

【解決策】スマホで提出する環境づくり

シフト希望の集まりが悪い場合に効果的なのが、スマホで提出できる仕組みを整えることです。
スタッフが自分のスマホからいつでもシフト希望を出せるようになれば、提出のハードルが大きく下がります。
少人数の職場であれば、無料のシフト管理アプリを全員にインストールしてもらうだけでも十分対応できるでしょう。
ただし、スタッフが10名を超える場合は、シフト希望の収集だけでなく、個別連絡や欠員募集の機能まで一体化されたシフト管理システムの導入がおすすめです。
「提出した」「していない」の確認もシステム上で完結するため、リマインド業務の手間も大幅に減らすことができます。
スマホ対応の機能が充実しているシステムを選ぶのがポイントです。

(2)メンバー全員に平等なシフト作成が難しい

スタッフから「シフトの組み方を平等にしてください！」というクレームを受けたことがある店長さんは少なくないと思います。
土日出勤や残業が特定のスタッフに偏っていれば、「なぜ私だけ？」という不満が生まれるのは当然です。
こうした不満は、モチベーションの低下だけでなく、最悪の場合は退職にまで繋がりかねません。
人の手だけでシフトを組む以上、どうしても主観や慣習が影響してしまうため、完全な公平性を保つのは難しいのが現実です。

【関連記事】シフトの偏りすぎに要注意！平等なシフト作成のコツを4つ紹介

【解決策】システムによる自動作成

人手だけのシフト作成でどうしても主観が入ってしまう場合は、シフト表を自動作成できるシステムやアプリの活用が効果的です。
スタッフのシフト希望収集から、時間帯ごとの人員の過不足調整まで、システムが条件に基づいて自動でおこないます。
「誰が土日に入っているか」「残業時間が特定の人に集中していないか」といったチェックも自動化できるため、担当者が意図せず不公平なシフトを組んでしまうリスクを大きく減らせます。
スタッフ全員に公平・平等なシフトを実現する近道は、人の主観を排除することです。
システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(3)手作業で作成するためミスが多発している

シフト表を手書きやエクセルで作成している場合、ミスはどうしてもつきものです。
一行ずれて入力したせいで、Aさんが出勤するはずがBさんの名前になっていたり、Cさんの希望休を誤ってDさんの行に入力してしまったりといったミスは、店長にとってもスタッフにとっても大きなストレスになります。
「もうシフトなんて作りたくない！」と感じたことがある方も、決して少なくないでしょう。

【解決策】エクセルで自動化orシフト作成システムを活用

エクセルでのシフト管理に慣れていて、関数やマクロに詳しい担当者がいる職場であれば、条件を入力するだけでシフトが自動作成されるようシートを加工する方法も有効です。
R-Shiftのコラムでも、エクセルでおおむね自動作成できるシフト管理シートを無料でご用意しています。
ただし、エクセルによる自動化には限界があります。
スタッフ数が多い場合や、複数店舗でのヘルプ対応もしたい場合には、シフト管理システムの活用が現実的な選択肢です。
システムであれば入力ミス自体を防ぐ機能も備わっており、作成後の確認にかかる時間も大幅に短縮。
作業の効率化とミスの削減を同時に実現したい場合は、システム導入を前向きに検討してみましょう。

(4)業務の割当がスムーズにいかない

シフト作成では、出勤する曜日・時間帯を決めるだけでなく、業務の割り当てまでが担当者の仕事です。
「一部の人にばかり力仕事が集まる」といった不公平感や、「棚卸の日なのに、棚卸がわかるスタッフがシフトに入っていない」という当日のトラブルは、割り当てに起因することが少なくありません。
スタッフ数が多くなるほど、誰に何をしてもらうかの管理は複雑になっていきます。

【解決策】ワークスケジュール機能搭載のシステムを利用

現場にさまざまな業務があり、割り当て管理が複雑化している場合は、作業割り当てを自動でおこなえる「ワークスケジュール機能」搭載のシステムが有効です。
スタッフのスキルや経験を登録しておくことで、「この業務にはこの人」という条件に合わせた自動割り当てが可能になります。

シフト管理システム「R-Shift」は、業種・業態に合わせた専用機能も用意されています。
たとえば、大手ディスカウントストア「ドン・キホーテ」を展開する株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス（PPIH）様では、「レジ情報可視化機能」を活用。
客数や買上点数の予測に基づいたレジの適正稼働台数の算出と、誰がどのレジに入ったかの実績管理を実現しました。
実際の活用方法についてはぜひ事例インタビューをご覧ください。
【事例紹介】ドン・キホーテ、アピタを展開するPPIH様のR-Shift活用インタビュー

2.シフト管理でよくある悩みと解決策

シフトが完成してからも、担当者の仕事は終わりません。
実際に運用する段階では、「急な欠勤への対応」「複数店舗の状況把握」といった別の悩みが生まれてきます。
ここでは、シフト管理フェーズで特によく聞かれる2つの悩みとその解決策を見ていきましょう。

(1)シフト決定後の急な欠勤や変更

シフトが確定し、いざ運用する段階で最も頭を悩ませるのが、急な欠勤やシフト変更への対応です。
毎回シフト表を作り直すのは大変な手間ですが、変更情報がスタッフ全員に行き渡らなければ、当日の現場に混乱が生じます。
さらに、欠員が出た際の代替要員を探す作業は、店長にとって特に大きな負担になりがちです。
誰も入れず、結局店長自身がシフトに入ることになった――という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

【解決策】アプリやツール経由でスタッフに募集連絡

急な欠員が発生した際に有効なのが、シフト管理システムやアプリを使って、条件に合うスタッフへ一斉に募集連絡を送る方法です。
「この日の午後、入れる人はいますか？」という連絡を個別に電話やLINEで回していく手間が省け、スタッフ側もアプリ上でワンタップで返答できるため、スピーディーに欠員を埋められます。
また、プライベートのSNSや電話番号でのやりとりは、スタッフとの関係上のトラブルにつながることもあるため、シフトに関するやりとりはシステム上で完結させる形がベストです。
連絡の履歴がシステム上に残ることで、後から「連絡した・していない」の確認もスムーズになります。

【関連記事】 シフトマネジメントとは？不満の少ないシフトを作る4つのコツ！

(2)本部が現場のシフト管理状況を把握できていない

チェーン展開している企業の場合、複数店舗のシフト状況を一括で把握しながら、人件費管理や売上予測と連動した人事戦略を立てる必要があります。
しかし、店舗ごとにシフトのフォーマットが異なっていたり、独自のローカルルールが存在していたりすると、全体の実態をつかむのは容易ではありません。
「各店長から口頭で報告を受けているが、数字として正確に把握できていない」という声も多く聞かれます。

【解決策】シフト管理システムで一元管理

本部・人事部門の悩みを解決する最も効果的な方法は、シフト管理システムの導入による一元管理です。
たとえば、関東圏を中心にフィットネスクラブを展開する株式会社JR東日本スポーツ様では、R-Shiftの導入によって、本部が各店舗の状況や業務量をデータベースで一元管理できる「見える化」を実現されました。
具体的な活用状況についてはぜひ事例インタビューをご覧ください。
【事例紹介】JR東日本スポーツ様のR-Shift活用インタビュー

3.シフト管理システムで解決できること5選

ここまで、シフト作成・管理の現場でよく起こる悩みと解決策を見てきました。
これらの悩みに共通する解決の手段が「シフト管理システムの導入」です。
では、システムを入れると具体的に何が変わるのでしょうか。
現場や本部が実感しやすい5つの変化を整理してご紹介します。

(1)人件費の最適化

シフト管理システムを導入すると、時間帯ごとの人員配置を数字で可視化できるようになります。
「この時間帯は人が余っている」「この曜日はいつも人手不足になっている」といった傾向が一目でわかるため、必要な人員に絞った効率的なシフト編成が可能になります。
人件費は店舗運営における最大のコストのひとつです。
勘や経験に頼った配置から、データに基づいた配置へと切り替えることで、過剰人員による無駄なコストと、人手不足による機会損失の両方を防ぐことができます。
売上データと連動したシステムであれば、繁忙時間帯に合わせた最適な人員計画も立てやすくなるでしょう。

(2)スタッフの不満・離職率の低下

公平・平等なシフトが組めるようになることで、スタッフの不満を減らし、職場の雰囲気を改善することができます。
「土日ばかり自分が出勤している」「残業が自分に偏っている」といった不公平感は、離職の大きな要因のひとつです。
システムによってシフト作成を自動化・標準化することで、担当者の主観や慣習に依存しない、条件に基づいた公正な配置が実現します。
スタッフが「このシフトは公平に組まれている」と実感できる職場環境は、定着率の向上にも直結します。
人手不足が深刻な業界において、離職率の低下はコスト面でも大きなメリットと言えます。

(3)シフト作成にかかる時間の大幅削減

従来、エクセルや手書きで数時間かけていたシフト作成が、システムを使えば大幅に短縮できます。
スタッフの希望収集・集計・シフト表への反映・確認といった一連の作業が自動化されるため、担当者が手作業で対応する工程が格段に減るからです。
たとえば、これまで月に8〜9時間かけていたシフト作成が、システム導入後は1時間以内に完了するケースも珍しくありません。
浮いた時間を接客や店舗改善、スタッフ育成に充てられるようになるため、店舗全体のパフォーマンス向上にも寄与します。

(4)急な欠勤・シフト変更への迅速対応

シフト管理システムがあれば、急な欠勤が発生した際の対応を仕組み化できます。
条件に合うスタッフへの一斉連絡、返答の受付、シフト変更の反映までをシステム上で完結させることで、担当者が個別に電話やSNSで連絡を回す手間を省けます。
スタッフ側もスマホアプリから即座に返答でき、代替要員決定までの時間が大幅に短縮されます。
「誰かに入れる人いませんか？」と慌てて連絡する状況から脱却し、突発的なトラブルにも落ち着いて対処できるでしょう。

(5)多店舗・本部での一元管理の実現

複数店舗を展開する企業にとって、各店の状況を把握できることは大きなメリットです。
シフト管理システムを全店舗で統一して使うことで、本部が「どの店舗に何人いるか」「どの時間帯に人が不足しているか」をデータとして一元管理できるようになります。
これまで店舗任せになっていたシフト管理に、本部が戦略的に関与できれば、組織全体の運営効率が向上します。
属人化しがちなシフト業務を標準化・見える化することは、企業規模での成長にも欠かせない基盤と言えるでしょう。

4.現場の悩み解決に直結するシステムの選び方

シフト管理システムは数多く存在しますが、「機能が豊富そうだから」「価格が安いから」という理由だけで選んでしまうと、現場に合わず使われなくなるケースも少なくありません。
ここでは、導入後に「選んでよかった」と感じるために押さえておきたい5つの選定ポイントを紹介します。

(1)スマホで希望提出などの申請ができるか

どれほど優れたシステムでも、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。
シフト管理の入口となる「希望提出」がスマホで完結できるかどうかは、最初に確認すべき基本要件です。
特にアルバイト・パートスタッフが多い職場では、「アプリをインストールするだけで使える」「LINEのような感覚で操作できる」といった直感的なUIが定着率に大きく影響します。
スタッフ側の操作がシンプルであるほど、希望提出の遅れやリマインドの手間が減り、担当者の負担軽減にも直結します。
無料トライアルや操作デモで、スタッフ目線の使いやすさを必ず確認しておきましょう。

(2)自社の業種・業態に合った機能があるか

小売業・サービス業・医療・飲食など、業種によってシフト管理のルールや複雑さは異なります。
汎用的なシステムでは対応しきれない独自のルールがある場合、導入後に「やっぱり使えない」となるリスクがあります。
「有資格者を必ず各シフトに配置したい」「レジ担当と品出し担当を分けて割り当てたい」「多店舗間でのヘルプ調整もシステム上でおこないたい」といった要件は、業種特化型のシステムであれば標準機能のケースが多いです。
導入前に自社の運用ルールをリストアップし、対応できるかをベンダーに確認することが重要です。

(3)既存ツールとの連携ができるか

シフト管理システムを単独で導入しても、勤怠管理システムや給与計算ソフト、POSレジのデータとの連携ができなければ、担当者の手間は減りません。
導入前に「現在使っているツールと連携できるか」を必ず確認しましょう。
たとえば、シフトと勤怠が連動していれば、打刻データをもとに自動で労働時間が集計され、給与計算までスムーズに繋がります。
API連携や標準的なCSV出力・取り込みに対応しているかも、選定時のチェックポイントのひとつです。

(4)導入後のサポート体制が整っているか

システムの導入は「入れたら終わり」ではありません。
運用が定着するまでの初期サポートや、トラブル発生時の問い合わせ対応が充実しているかどうかは、長期的な運用を左右する重要な要素です。
「電話・チャットでいつでも相談できるか」
「担当者が変わっても引き継ぎやすいマニュアルが用意されているか」
「定期的なアップデートで機能が改善されているか」
といった点を事前に確認しておくと安心です。
特に初めてシステムを導入する企業にとっては、ベンダーの伴走サポートの質が成否を分けると言っても過言ではありません。

(5)費用対効果が明確に試算できるか

コストは当然重要な選定基準ですが、「月額が安い」という表面的な比較だけでは不十分です。
シフト作成にかかっていた時間コスト・ミス対応のコスト・離職による採用コストなど、システム導入によって削減できるコストと照らし合わせた「費用対効果」で判断することが大切です。

たとえば、店長がシフト作成に月5時間かけていた場合、時給換算すると相応のコストが毎月発生しています。
システムでその時間が半分になれば、月額費用を差し引いても十分に元が取れるケースは多いでしょう。
導入前にベンダーへ「費用対効果のシミュレーション」を依頼し、具体的な数字で判断できると、社内への導入稟議も通しやすくなります。

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ここでは、R-Shiftが選ばれる2つの導入ステップを紹介します。

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R-Shiftは、1か月間無料でお試しできます。
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R-Shiftには、さらに一歩進んだ検証を行える「8万円の有料検証プラン」があります。
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