【企業事例あり】シフト作成はここが大変！原因と解決方法

店長や店舗責任者の中には、シフト作成・シフト管理にストレスを感じ「作りたくない！」と思いながら毎月苦労している方も多いのではないでしょうか。

また、シフト作成者の苦労とは裏腹に、現場スタッフから「シフトを組む人ばかりずるい」と思われてしまうケースもあるかもしれません。

この記事では、シフト作成（シフト管理）が誰の仕事なのかを改めて説明しつつ、シフト作成の大変な部分やストレスになる部分を洗い出した上で、解決方法をお伝えします。

1.そもそもシフト作成は誰の仕事？

店長やマネージャーが担当するケースが多い

店舗のシフト作成は一般的に店長やマネージャーなど、管理者的立場の人が決めることになります。

シフト作成やシフト管理は、売上予算と連動した人件費予算で考える必要があり、事業計画にも関わる重要な部分です。

また、労働基準法や就労規則など、働く人達のためのルールに則った運用が必要なため、多方面から見て適切なシフトを作成する必要があります。

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2.シフト作成はここが大変！

(1)シフトの希望を集めるのが大変

シフト作成を担当するリーダーや店長が最初に直面する課題が、「スタッフのシフト希望がスムーズに集まらない」ことではないでしょうか。

特に、シフト希望を紙で集めている場合や、店舗のパソコンから各自入力するといった方法をとっている場合は提出が遅くなる傾向にあります。

人数が多い店舗の場合、締切をリマインドするのにも一苦労だと思います。

(2)公平にシフトを組むのが大変

「あの人だけいつも希望通りになる」「自分ばかり我慢している」など、スタッフからシフトに関する不満を受けたことがある店長さんも多いのではないでしょうか。

他にも、土日出勤や残業が一部のスタッフに偏っていれば、当然そのスタッフとしたら「なぜ私だけ？」と思うことでしょう。

本人のモチベーションは下がり、最悪の場合シフトを理由に退職してしまうことも起こり得ます。

(3)連勤や休日などを考慮するのが大変

シフトを作成する上では、スタッフ本人の希望をなるべく叶えつつ、就業規則や雇用契約書、労働基準法などのルールも守らなければなりません。

本人がシフトに入れるからといって、休日を考慮せず、3週間4週間と連勤してもらうのは労働基準法の原則に反します（労働基準法では最大12日間までしか勤務できないことになっています）。

逆に、店側の都合で本人の希望よりもはるかに少ない日数しかシフトに入れなかった場合も、「雇用契約書では週3以上勤務できるはずだったのに、話がちがう」といったトラブルにもなりかねません。

(4)とにかく作成に時間がかかる！

シフト作成は毎月やらなければいけない業務ですが、非常に時間がかかります。

スタッフの希望の収集、希望に基づいたシフト表の作成、日毎の人数の過不足の確認、休憩時間や法定休日を踏まえた調整など、やることも考えることも多岐に渡るため、1時間2時間で終わる作業ではありません。

それに、店長は日常業務やスタッフのマネジメントで大忙し。

シフト作成はどうしても後回しになりがちですが、あまりにシフトの確定が遅いと、今度はスタッフの不満やモチベーション低下にも繋がってしまいます。

【関連記事】シフト作成・シフト管理でよくある悩み6選と解決策

3.シフト作成のここがストレス！

(1)全員の希望を叶えられない

提出されたシフト希望をそのまま反映するわけにはいかないのがシフト作成の難しさです。

シフトに入りたい人が多すぎる日時では誰かに休んでもらう必要があります。

また、人数が足りない日時にはスタッフの誰かに頼んで出勤してもらわなければいけません。

シフトの日時の希望以外にも「あの人と一緒のシフトは嫌」「シフトには入れるけどこの業務はできない」など、人間関係や個人のスキルに関する希望も叶えようとすると、さらに大変です。

(2)シフトを組む人はずるい、と思われがち

これは普段の店長とスタッフの関係にも左右される部分ですが、店長がシフト作成に頭を悩ませる一方で、「シフトを組む人は自分の希望を通せるからずるい」と思っているスタッフも少なくありません。

もしそのように思っていそうな（店長に不満を持っていそうな）スタッフがいれば、綿密にコミュニケーションをとっていく必要があります。

もちろん「シフト作成者ばかり土日に休む」「シフト作成者が忙しい時間帯のシフトに入ろうとしない」などの行為は間違いなくスタッフからの信頼を失うため、注意が必要です。

【関連記事】【シフト表作成の基本】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！

(3)欠員募集が大変！

シフト作成者が毎回頭を悩ませるのが「欠員募集」ではないでしょうか。

全員の希望を叶えようとした結果、どうしても人が足りない曜日や時間帯が発生します。

シフトに追加で入れそうなスタッフに頭を下げてお願いするのもストレスですし、かと言って自分のスケジュールを犠牲にして毎回自力で欠員を埋めるのもストレスがたまります。

【お知らせ】そのシフトの悩み、相談しませんか？

小売業・サービス業を中心に全国10,000店舗に導入されている「R-Shift」から、オンラインでシフト管理の悩みを解決するための「相談カフェ」がOPENしました。

R-Shift導入を検討中の方からのご相談だけでなく、「シフト作成でこんなことに困っている」といったお悩みも大歓迎です。

「欠員のなるべく出ないシフトを作成したい」

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「自社の複雑なシフト作成ルールを再現可能か確認したい」

など、気になることを何でもご相談ください。

「シフト管理の効率化」や「シフト表自動作成」の枠を超えたソリューションについてもご相談いただけます。

4.シフト作成の大変さを解決する方法

(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

スタッフを採用する際、働ける曜日、時間帯、日数、時間、など雇用契約書に明記します。

その雇用条件を約束した上で、スタッフには変更を通常は認めない（仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う）といった対応が大切です。

あらかじめ雇用契約書で働くスタイルを定めておくことで、都度スタッフの希望を聞く手間が少なくなり、シフト作成の効率が大きくアップします。

また、毎月申請をしなくて済むため、スタッフ側の負担も大幅に軽減します。

(2)希望休などの申請にスマホを利用

シフトの希望休などの申請は紙で行うケースが多いかと思いますが、スマホを利用することで効率は大きくアップします。

申請の締切日になれば、希望が自動的に集まった状態になるため、店長が手をわずらわせる必要がありません。

また、店長によるシフト確定後の連絡もスマホ経由で行うことができ、従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

(3)シフト管理（シフト作成）システムを利用する

手書きやエクセルでのシフト作成はどうしても時間がかかります。

従来の手作業での作成に代わる存在が、クラウド型のシフト管理システムです。

シフト管理システムには、高精度なシフト自動作成システムが備わっているものもあり、たとえばR-Shiftの場合、以下のような機能を利用することができます。

• シフト希望を従業員がスマホアプリから申請
• 従業員に公平なシフトを1分で自動作成
• 作業割当やレジ割当も1クリックで作成

次の項目では、実際にR-Shiftを活用したことでシフト作成やシフト管理を改善した企業の事例を紹介します。

5.シフト作成の大変さを改善した企業事例

事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。

煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様のシフト管理事例を読む

事例(2)快活フロンティア様

インターネットカフェや漫画喫茶などの”複合カフェ業界”において、トップを走り続ける「快活CLUB」。

2019年から2020年にかけて、年間約100店舗を目標に掲げた出店計画の裏で、課題となっていたのが「シフト管理の効率化」でした。

シフト管理システム「アールシフト」の導入によって現場のマネジメント業務がどのように効率化されていったのか、ご担当者様のインタビューを掲載しています。

快活フロンティア様のシフト管理事例を読む

事例(3)JR東日本スポーツ様

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。

2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。

これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。

JR東日本スポーツ様のシフト管理事例を読む

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年、2021年と2年連続で「従業員数1,000名以上の小売業・サービス業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！

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【お知らせ】低価格で利用できるLite版をリリース！

これまで大企業様を中心にご利用いただいていたR-Shiftですが、従業員100名規模の企業さまにもお気軽にお使いいただける、「R-Shift Lite」をリリース致しました！

R-Shiftの厳選された機能をリーズナブルな価格で提供しております。

申込から最大2ヶ月無料でお使いいただけますので、ぜひお気軽にお試しください！

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シフト表の作成やシフト管理にエクセルを使っている店長さんは多いかと思います。シフト管理システム「R-Shift」を開発する弊社より、シフト管理表として使えるExcel用テンプレートをご用意しました。無料でダウンロードできますのでぜひご活用ください。エクセルを使ってシフト表を作る方法、シフト作成に便利な関数についても紹介します。

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