シフト管理は多くの企業や店舗で必要な業務ですが、手作業で行うと非常に時間や労力がかかります。
また、シフトのミスや不公平さが従業員の不満や離職につながることも。
これらの問題を解決しシフト管理業務を効率化するためにはシステムの活用が有効です。
シフト管理システムではAI技術を使ってシフト作成・調整・共有などの業務を自動化することができます。
この記事では、シフト自動化のメリット、AIを活用したシフト管理システムの機能について紹介します。

【AIについて解説した記事はこちら】

1.シフト管理の自動化とは

シフト管理システムにはシフトの自動作成機能が備わっているタイプが存在します。
シフト管理業務では、従業員のシフト作成・調整・共有などを行いますが、希望シフトの集計や調整、法律や売上予測や人員配置など、様々な要素を考慮しなければなりません。
そのため、手作業で行うと、非常に労力がかかります。
また、シフトの入力・転記のミスや、過重労働や偏りなどのリスクも発生しやすくなります。
シフト管理システムの自動作成機能はこれらの問題を解決します。
事前に設定した条件に基づいて、最適なシフトを自動作成してくれます。
また、自動作成できるシステムの多くはクラウドサービスの形をとっています。
クラウド上でシフトの申請・共有・変更などをスマホやPCから簡単にでき、紙やエクセルを使うときの煩わしさがありません。

2.シフト管理を自動化するメリット

シフト管理の自動化には、以下のようなメリットがあります。

(1)作成時間の軽減

システムがシフトを自動で作成するため、手作業で一から作る必要がありません。修正や再作成も簡単にできます。

例えば、西日本を中心に60店舗のスポーツジムを運営する株式会社COSPAウエルネスでは、多い店舗で70名のスタッフが在籍。
プール監視やスタジオレッスンなど、各業務に対応可能なスタッフを配置する必要があり、シフト作成には毎月かなりの時間と労力がかかっていました。
シフト管理システム「R-Shift」を導入後、シフト関連業務にかかる時間を月10時間以上削減。
迅速かつ正確なシフト表作成を実現しています。

株式会社COSPAウエルネスのR-Shift導入事例を読む

(2)ミスやリスクの抑制

システムの自動化により、シフトの入力・転記のミスを防ぐことができます。
シフト表作成後の修正はスタッフにとっても店長にとってもストレスです。
自動作成なら正しいシフトが一発で作成できるため、その後の変更が最小限で済みます。
就業規則や法律への考慮も自動で行われるため、作成者が頭を悩ませる必要がありません。

(3)人件費・人員配置の最適化

シフト管理システムの中には、過去のシフトデータや売上予測などを分析して、人件費や人員配置を最適化できるものも存在します。
この機能があることで、余剰人員や人員不足を防ぐことができます。

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーをはじめ、 国内や海外で流通業を展開する株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス（PPIH）では、R-Shiftの「レジ情報可視化機能」を活用。
レジ実績から客数や買上点数を予測し、レジの適正な稼働台数の算出する機能および どのレジに誰が入ったかの実績を確認できることで、適正な人員配置を実現しました。

 株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングスのR-Shift導入事例を読む

3.自動化との関連が深い！「AI」とは？

AIは「Artificial（人造の、人工的な）」「Intelligence（知能）」の略語で、いわゆる「人工知能」を指す言葉。
AIは、人間のように知的な情報処理を実現するソフトウェア（プログラム）であり、シフト管理システムでも活用されています。
シフトの自動化をより理解するために、AIの基本情報をまとめました。

(1)AIには2種類存在する

AIには、大きく分けて「汎用型AI」と「特化型AI」の二種類があります。
汎用型AIとは、人間のように幅広い知識と何らかの自意識を持つようになったコンピュータのことを指します。
実用化が期待されていますが現時点で実現はしていません。

特化型AIとは、一つの機能を専門として、特定の決まった作業を行うコンピュータのことを指します。
シフト管理システムをはじめ、現在多くの場面で活用されているのは特化型AIです。

(2)AI誕生は1950年代

AIの歴史は古く、1950年代半ばにアメリカの計算機科学者・認知科学者であるジョン・マッカーシー氏によって生み出されました。
その後、AIのブームはこれまでに3回訪れています。

第一次AIブーム（1956年～1960年代）
推論・探索の時代。迷路やパズルを解くAIが発表されたが、現実の課題解決には使えないことがわかり、ブーム終了。

第二次AIブーム（1980年代）
知識表現の時代。エキスパートシステムが注目を浴びたが、知識を人が入力しなければならないことや、ハードウェアの性能やコストの問題などがあり、ブーム終了。

第三次AIブーム（1990年代〜現在）
機械学習・ディープラーニングの時代。インターネットの普及とハードウェアの発達により、大量のデータを学習して精度を上げるAIが登場し、様々な分野で応用された。

(3)AIの活用で何ができる？

AIはさまざまな分野で活用されており、私たちの生活やビジネスに変革をもたらしています。
現時点では以下のような業務にAIが活用されています。

顧客サービス

チャットボットや音声認識などの技術で、顧客の問い合わせに自動で対応したり、オペレーターを支援します。

マーケティング

Aビッグデータや機械学習などの技術を使って、顧客のニーズや嗜好を分析したり、最適な商品やサービスを提案したりします。

医療・福祉

A画像認識や自然言語処理などの技術を使って、病気の診断や治療、介護の支援などを行います。医療の質や効率の向上や、医療費の削減が期待できます。

建設業

ドローンやロボットなどの技術を使って、危険な作業や重労働を代行したり、建築物の設計や施工、管理などを行います。安全性や生産性の向上に直結する活用方法です。

4.シフト管理システムに関連するAIの手法

シフト管理システムで利用されているAIの手法には、主に以下の3つがあります。

(1)機械学習

大量のデータからパターンや法則を学習し、予測や分類などの知的な判断を行うAIの手法です。ディープラーニングは機械学習の一種で、多層のニューラルネットワークを用いて高度な学習を行うAIの手法です。
売上予測、需要予測、株価予測、タクシー配車予測、電力需給予測、倉庫内の自動仕分け、入館時の顔認証など、多くの分野に応用されています。

(2)進化的計算・群知能

授業の時間割表、鉄道のダイヤ編成、最短経路検索、配達ルート最適化など、人の経験や勘を頼りに作成するものを、人に代わって行うのが「進化的計算」というAI手法です。
生物の種が環境へ適応するときの遺伝学的変化の諸概念（染色体の交叉・突然変異・自然淘汰）を問題解決方法に見立ててその解を探し出します。

(3)群知能

魚や昆虫などの群れの行動を模倣し、最適な解を求めるAIの手法です。
群知能の代表的なものとしてよく取り上げられるのが、巡回セールスマン問題です。
これは、セールスマンが所定の複数の都市を1回だけ巡回する場合の最短経路を求めるというもの。
一見単純な問題に見えますが、都市数が増えていくと爆発的に計算量が増え、解決が困難となります。
この問題を、「蟻コロニー最適化」を用いることにより、都市数が増えたとしても少ない計算量で解くことができます。
「蟻コロニー最適化」は群知能の一種で、蟻が餌の場所を見つけるときのフェロモンの仕組みを利用して最短経路を探索する手法です。

5.AIを活用したシフト自動作成とは

シフト管理の自動化を実現するためには、AIを活用したシフト管理システムの導入がおすすめです。
AI搭載のシステムでは以下のようなシフト自動作成を実現します。

(1)法律・就業規則に基づいた人員配置

事前に設定した条件に基づいて、AIが最適なシフトを自動作成。
管理者は、AIが作成したシフトをもとに、細かく最終調整できます。イレギュラーな事態にも対応できます。

(2)過去のシフトデータや売上予測に基づく調整

システム上に従業員のシフトデータが蓄積されることで、過去の実績に基づくシフトの自動作成が可能です。
また、R-Shiftの「レジ情報可視化機能」のようなPOSデータを活用した売上予測機能があれば、ムダのない人員配置に繋がります。

6.AIを活用したおすすめシフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！