独自のシフト管理ルールを
カスタマイズで完全再現

◆アールシフト導入以前のシフト作成方法について教えて下さい。

各店舗エクセルでシフト表を作成していましたが、フォーマットはバラバラでした。
エクセルが得意な人が作成したシフト表を使っているところもあれば、そうではないところもありましたね。
業務名一つとっても、プール監視を「P」と表記したり「プール」と表記したり、社内で統一出来ていませんでした。

シフト作成担当者が異動する度、新しい担当者がその店舗のルールを覚える必要があり、慣れるまで相当な時間がかかっていました。

◆シフト作成時に生じていた課題についてお聞かせいただけますか。

スタジオやプールを備えているフィットネスジムのため、レッスンを担当できるスタッフやプールの監視を中心に勤務するスタッフなど、「この時間にこの業務ができる人を必ず配置しないと、サービスが提供できない」というシビアな状況で、シフト作成は慎重におこなう必要があります。

しかし、店舗によっては50名以上のスタッフを管理しており、エクセルのシート上で列がずれてしまったことで出勤時間が想定より1時間前後してしまったり、月次シフト表と日次シフト表で連携がうまくいかなかったりといったエラーも少なくありませんでした。

また、通年でメンバーの入れ替わりがあります。特に年度末になると就職が決まった学生のアルバイトの退職などが重なり、多い時には5名～10名が同時に入れ替わることもあるため、その都度データを入れ直さなければならないのも大変でした。

◆シフト管理システムの導入を考え始めたのはいつ頃でしたか。

導入を始める2年前、2017年頃です。
シフト管理システムの導入候補をいくつか絞る中で「アールシフト」の存在を知り、オーエムネットワーク社の大野社長が直接当社へ説明に来てくださいました。

当時、私がシフト作成で困っていたことを中心に、アールシフトでどう改善できるか相談したところ、開発段階から対応いただける範囲が広いことがわかりました。
パッケージ化されたシステムの状態にこだわらず、当社の希望に沿った柔軟なカスタマイズが可能であることから、 「このシステムならやりたいことを実現できそうだ」と思いましたね。

◆その2年後、2019年に試験導入を開始したんですね。

はい、2019年頃は多様なフィットネスサービスが一気に広まった時期でもあります。
24時間営業のジムやヨガ専門ジムなど、一部に特化した競合サービスがどんどん増えてきました。

競合に対抗するために業務の効率化に取り組む一方で、「お客さまと顔をあわせる時間をいちばん大事にしよう」と考えた時、「シフト作成業務にかかる時間＝削るべきコスト」であることがより明確になりました。
そこで、カスタマイズの幅が広く、自社の希望通りにシフトが作成できるアールシフトの名前が挙がり、試験導入がスタートしました。

◆アールシフトを試験導入してみて、いかがでしたか。

最初、2店舗限定で試してみた時は、初期設定が必要なことや操作に慣れていないことから、エクセルで作成する時よりも時間がかかりました。
ただ、これは新しいシステム導入であったため想定内でした。幸い、オーエムネットワークさんからの丁寧なサポートのおかげで、このような問題は次第に解消していきました。

一度操作に慣れてみると、アールシフトというのは便利なものですね。
もうエクセルでシフト表を作っていた当時に戻ることはできないと思いました。
その中で改めて当社のシフト作成ルールを見直していて、アールシフトにある程度のカスタマイズが必要になることがわかったのです。
試験導入のフェーズを設けたことで、こういった気づきを得ることもできました。

◆具体的にどのようなカスタマイズをしたのでしょうか。

エアロビクスやヨガなどのスタジオプログラムは、担当できるスタッフとできないスタッフが明確に分かれています。
担当できるスタッフのシフトを優先的に確定させてから、その他のスタッフのシフトを自動作成する、という流れにする必要がありました。

他のシステム会社さんからは「そのような仕組みは難しい」と言われてしまった部分でしたが、唯一オーエムネットワークさんからは前向きなお返事をいただいていました。
「他にこんなこともできますよ」と、こちらが思いつかないことも色々提案してくださり、日々精度が向上しています。

◆「アールシフトを選んで良かった」と思える部分についてお聞かせください。

まず、シフト関連業務にかかる時間を削減できたことです。
店舗によりシフト作成の難易度が異なりますが、従来の半分以下の時間で作成できているケースも見られるようになってきました。
また、シフト内容を数値化して店舗ごとの比較ができるようになったことで、客観的により効率の良いシフト作りに取り組めるようになりました。
シフト作成方法や管理方法に関する社内ルールも、アールシフトを通じて整備されつつあります。

導入以降、変更してほしい部分、制御してほしい部分など随時要望を出してきましたが、これまでに100件以上改善していただきました。
従来自社でおこなってきたエクセルでのシフト作成をベースに相談をしていますが、多くのことを叶えていただき感謝しています。
引き続き、自社のシフト管理をさらに良いものにしていきたいですね。

森山様、フィットネスクラブにおけるアールシフトの活用についてお話いただきありがとうございました。