近年、多様な働き方の普及により、効率的なシフト管理が重視されるようになりました。
一方で、シフト作成やシフト管理は、店長さんにとって負担の大きい業務となっています。
現在、国内にはさまざまなシフト管理システムが市場に存在し、どれが自社にあっているのか、どんな違いがあるのか疑問に思っている担当者の方も多いと思います。
この記事では、シフト管理システムの基本的な機能やメリット、選び方のポイント、選ぶ際の注意点について詳しく解説していきます。

1.シフト管理システムでできること

シフト管理システムは、スタッフの希望収集・シフト作成・共有・変更管理といった一連の業務を、デジタル上で一元管理できるツールです。
Excelのように「ファイルを開いて手入力する」のとは異なり、スタッフ側もシステム上から希望を申請できます。
作成者はその情報をもとに自動でシフト表を作成可能です。
シフト管理システムでできることとして代表的な3つを紹介します。

(1)希望シフトの申請

シフト管理システムでは、希望シフトや希望休をシステム上で申できます。
シフトを申請するためにわざわざ店舗に出向いたり、手書きで提出する必要がありません。
また、希望シフトの提出締め切りもシステム上で管理可能です。
提出期限が近づいたらアラートを出したり、未提出の人に通知を送ったりすることもできます。

(2)シフト表の自動作成

曜日・時間帯ごとの必要人員、従業員の雇用契約内容などを踏まえつつ、希望シフト内容を照合し、シフトを自動作成できます。
Excelでは、これらの条件をすべて頭の中で整理しながら手動で組む必要があります。
「公休が足りない」「特定の時間帯だけ人が薄い」といったミスが起きやすい状況でした。
システムであれば、複雑な条件を考慮したシフト表を最短1分で生成可能です。
なお、自動作成の精度はシステムによって差があります。
自社の条件が複雑な場合は精度面をしっかり確認することが重要です。

(3)シフトの共有・調整・変更

作成したシフトはシステムを通じてスタッフ全員に共有できます。
スマートフォンアプリが提供されているシステムであれば、いつでも自分のシフトを確認できます。
Excelの場合、更新のたびにファイルを共有し直したり、紙を貼り替える手間がありました。
システムなら変更が即座に全員に反映されるため、「古いシフトを見て出勤してしまった」といったトラブルも防げます。
欠員募集や店舗間応援といった突発的な調整も、システム内で完結できます。

2. シフト管理システムとエクセルのちがい

「Excelでも十分」と感じている担当者ほど、非効率な部分を見過ごしているケースが多いものです。
Excelはシフト表を“作る道具”としては非常に優秀です。
しかし、シフトを“管理する道具”としては限界があります。
この章では、シフト管理システムとExcelの違いを3つの視点から整理します。

(1) 希望収集の手間

Excelの場合、スタッフの希望をLINE・メモ・紙などで個別に受け取り、それをExcelに手入力・転記する作業が毎月発生します。
スタッフの数が多いほど転記作業は膨大になり、見落としや入力ミスのリスクも高まるものです。
「まだ希望を出していない人に個別で連絡する」という追いかけ作業も、作成者の負担として蓄積されます。

システムの場合、スタッフがスマートフォンから直接希望を申請するため、転記作業はゼロです。
未提出者への自動リマインドも送れるため、「誰がまだ出していないか」を個別に確認する手間もなくなります。

(2) シフト作成にかかる時間

Excelの場合、スタッフの希望・必要人員・スキルといった複数の情報を頭の中で整理しながら、一つひとつ手動でシフトを組んでいく必要があります。
慣れた担当者でも数時間、店舗規模や条件が複雑になれば十数時間を要することも。
修正依頼が入るたびに、またゼロから組み直しが発生することも珍しくありません。

システムの場合、入力された条件をもとにシフトを自動生成できます。
例えば、「アールシフト」なら最短1分でのシフト作成も可能です。
シフトを“組む”作業ではなく“確認・微調整する”作業に集中すればいいため、大幅な時間削減につながります。

(3) ミス・抜け漏れのリスク

Excelの場合、人の手を介す工程（転記・入力・計算・コピー）が多いため、そのぶんだけミスが入り込む余地があります。
「公休が足りないまま出勤になっていた」「必要人数より少ない配置にしていた」といったミスが、完成後に発覚するケースも起きやすい状況です。

システムの場合、雇用契約の条件（月間公休日数・上限労働時間など）をあらかじめ登録しておくことで、ルール違反のシフトをシステムが自動でチェックします。
ヒューマンエラーを構造的に減らせる点は、Excelとの大きな違いのひとつです。

3.シフト管理システムの種類

シフト管理システムと一口に言っても、多種多様です。
対象業種・企業規模・主力機能・カスタマイズの柔軟性などによって分類できます。
「どれが自分の職場に合うのか」を考える際の参考として、4つの軸で整理しました。

(1)対象業種から見た分類

対象業種で分類すると、「介護や医療などの業種特化型」と「業種にこだわらない汎用型」に分けられます。
業種特化型は、業種の特性を加味した機能が豊富で、自社にマッチしたシフト作成が可能です。
特性を加味する分、提供機能は多くなりやすく、コスト面や運用面で負担が大きいです。
汎用型は、あらゆる業種が必要とする機能に絞られており、導入までの期間は短く、費用も抑えられます。
業種ごとの特性を反映する場合、カスタマイズ対応となる為、別途コストと期間が必要です。

(2)企業規模から見た分類

企業規模で分類する場合は「1,000人以上の企業向け」「中小企業向け」に分けられます。
1,000人以上の企業向けシステムは、数万人規模のシフト作成が可能で機能も豊富にあり、複雑な要求にも対応可能です。
大量データを素早く処理する必要があるため、中小企業向けよりもコストはかかります。
中小企業向けの場合、対象人数や機能要件が大企業向けより少ない分、導入までの期間とコストも抑えられますが、自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合、別途カスタマイズが必要です。

(3)主力機能から見た分類

主力機能で見た場合は「シフト管理機能中心型」「勤怠機能中新型」に分けられます。
シフト管理機能中新型は、シフト管理専用に開発されたシステムである為、高度なシフト作成も可能です。
多くは勤怠管理が別システムとなる為、データ連携は別途開発の必要があります。
勤怠機能中心型の場合、シフト管理機能はシステムの中の１サブシステムという位置付けで、コスト面は低く抑えることが可能です。
ただしシフト作成面での機能の豊富さに欠け、満足のいく導入ができない場合があります。

(4)カスタマイズ可否による分類

カスタマイズ可否での分類は「カスタマイズ強化型」「カスタマイズ不可型」に分けられます。
カスタマイズ強化型は自社の特性や要望を加味したシフト管理が可能、シフト作成自動化率も向上します。
ただし本格導入までにカスタマイズの期間とコストが必要で、システムバージョンアップも簡単にできない可能性があります。
カスタマイズ不可型はカスタマイズの期間のコストがかからず、システムのバージョンアップも簡単です。
自社の特性や要望は加味できないため、シフト作成の手修正が多くなる可能性が高いです。

4.シフト管理システム導入のメリット

シフト管理をExcelからシステムに切り替えることで、様々な変化が生まれます。
シフト作成の担当者だけでなく、現場で働くスタッフにとってもメリットがあります。
シフト管理システム導入のメリットを4つにまとめました。

(1)店舗におけるムリ・ムラ・ムダの見える化

店舗における大きな課題は、どこにムリ・ムラ・ムダがあるのかが分からない点にありました。
「従って、どこを改善したら良いかが分からず、なかなか具体的な改善には結び付かない状況でした。
シフト管理システムを導入することで、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダが、人時(マンアワー)という単位で具体的に把握できます。
今まで漠然としていた状況を客観的に分析可能です。

(2)スタッフのモチベーション維持・向上

従来のシフトは作成者の主観で組まれており、客観的・合理的なものではありませんでした。
その結果、シフト表に対するスタッフの不平不満は無くならず、モチベーション低下にも繋がっていました。
シフト管理システムなら、雇用契約を守りながら日々の業務を無理なく行えるシフト表を作成可能です。
また、「人ではなくシステムが公平に決めている」という透明性が、スタッフの納得感を醸成。
シフトをめぐる不満や口論が減り、現場の雰囲気が改善されるケースも多く見られます。

(3)店舗のシフト作成者の負荷軽減

シフト表の作成業務は、シフト作成者にとっては極めて負荷の大きなものです。
忙しい業務の合間にシフト作成をする手間も大変ですが、作成したシフトに対する、スタッフからの不平不満は無くならないものでした。
自動でシフト表を作成できるシステムであれば、シフト作成時間を大幅に短縮。
公平なシフトが出来上がることで現場の不平不満の減少に繋がります。

(4)店舗における労働生産性の向上

労働集約型の典型である小売業やサービス業では、製造業のように機械化で生産性を向上させることが難しく、業務の効率化が進まない現状がありました。
シフト管理システムでは仕事内容と働く人の両方を客観的に把握できます。
例えばアールシフトの場合は「人時（マンアワー）」という単位で仕事と人を把握し、ムリ・ムラ・ムダの合理的な削減、労働生産性向上を実現できます。

5.シフト管理システム導入企業事例3選

実際にExcelや旧来の管理手法からシフト管理システムに切り替えた企業が、どのような変化を実感しているのか、代表的な事例を紹介します。
小売業・サービス業でシフト管理システム導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

シフト管理システム導入事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様のアールシフト活用事例を読む

シフト管理システム導入事例(2)アルティウスリンク様

ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）を主軸にコンタクトセンター事業やITソリューション事業に取り組むアルティウスリンク（旧KDDIエボルバ）様。
従来のシフト作成では1チーム数百名規模のシフト希望を集めるだけで一苦労でした。
2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入いただき、作成時間の大幅な削減に成功。
紙中心のシフト管理からどのようにデジタルへ移行したのか、ぜひインタビューをご覧ください。

アルティウスリンク様のアールシフト活用事例を読む

6.シフト管理システムの選び方

「システムを導入したい」と思い始めたとき、次の壁は「どうやって選ぶか」です。
数多くのシステムの中から自社に合ったものを見つけるための、3つの確認ポイントを解説します。

(1)自社に必要な機能が揃っているか

週間シフトor月間シフト、LINEなどの連絡手段との連携、多店舗でのヘルプ機能、勤怠管理システムとの連携など、シフト管理システムによって機能は異なります。
自社がシフト管理システムに求める機能を洗い出した上で、ニーズに合ったシステムを検討しましょう。

(2)操作が簡単でわかりやすいか

シフト管理システムを実際に使う店長やスタッフにとって、操作性の良し悪しは非常に重要です。
いくら機能が充実していても、複雑なパソコン操作を要したり、操作画面の情報が多すぎたりすれば、「従来のシフト作成の方が楽だ」という店長も出てくるかもしれません。
直感的に操作でき、ボタンの配置などもわかりやすく設計されているシステムかどうか、実際に使う人たちが試しながら吟味する必要があります。

(3)システム導入で「ムリ・ムダ・ムラ」が削減できるか

シフト管理システムで叶えられるのは「店長の負担軽減」だけにとどまりません。
たとえば、作業割当表の自動作成もできるシフト管理システムであれば、現場の見える化（ムリ・ムダ・ムラの把握）が可能です。
シフト管理システム導入の目的（ゴール）を現場の生産性向上と捉えることで、導入コスト以上のリターンを生むことができるのです。

7.システムを選ぶ際の注意点

シフト管理システムは、一度導入すると現場の運用に深く組み込まれます。
後々、「思っていたものと違った」となっても、簡単に乗り換えられません。
Excelからの移行であれば特に、スタッフへの説明・研修・データ移行なども発生します。
導入前の検討が肝心です。
以下の2点を必ず確認したうえで意思決定するようにしましょう。

(1)優先したい機能を明確にする

シフト管理システムには、自動作成に特化したものや、勤怠管理までカバーしているもの、必要人数の自動予測機能まで備わったものなど、さまざまな種類があります。
どんな機能が必要なのか、逆にどんな機能は不要なのかを明確にすることが大切です。
機能が豊富なシステムは一見便利そうに見えますが、現場ですべてを活用できるとは限りません。
機能が多すぎたり使い方がややこしいと「今まで通りエクセルで作成したほうがラクだ」と言われてしまう可能性があります。
シフト管理をおこなう店長やマネージャーの意見を踏まえつつ、欲しい機能が揃ったシフト管理システムを選択しましょう。

(2)他システムとの連携可否を確認する

シフト管理や勤怠管理と密接に関わるのが、給与計算や労務管理です。
たとえば給与計算ソフトと連携可能なら、シフトや勤務実績に基づいて自動で給与計算ができます。
すでに自社で使っているシステムとの相性を確認しておくことで、店舗業務だけでなくバックオフィス業務の効率化にも繋がります。

小売業・サービス業向けシフト管理システム「アールシフト」