効率的なシフト管理は、従業員の働きやすさ向上や安定した店舗経営のために欠かせない業務です。
店舗の売上や利益はもちろん、従業員のモチベーション、顧客満足度やリピート率にも大きく影響します。
では、シフト管理は誰が行うべきなのでしょうか。
この記事では、シフト管理を誰が担うべきかを整理しながら、効率的にシフト管理をするためのコツや、シフト管理システムでできることを紹介します。

【関連記事】シフト作成を効率化する5つの方法とは？シフト作成システムでできることも解説

1.シフト管理は誰の仕事なのか

シフト管理は本来、店長やエリアマネージャー、バイトリーダーなど責任者が担うべき仕事です。
しかし実際の現場では、人手不足などを理由にアルバイトやパートが担当せざるを得ないケースも少なくないようです。
ここでは、店長・本部の社員・アルバイト（パート）のそれぞれがシフト管理を担当した場合に、どのようなことが起こりうるのかをまとめました。

【関連記事】シフト管理の目的・方法・効率化のコツ｜有名企業の事例も紹介

(1)店長やマネージャーなど現場の責任者

シフト管理・シフト作成は、店長やマネージャーなど現場の責任者が行うのが一般的でしょう。
彼らは店舗の営業状況や目標、従業員の能力や希望、顧客のニーズや傾向などを総合的に判断し、最適なシフトを組める立場にあります。
シフトの変更や調整、急な欠勤への対応なども、こうした現場感覚があってこそ的確に行えるものです。
ただし現場の責任者は、人手不足の際に自ら多くシフトに入ったり、シフト管理以外の業務も抱えていたりと、実際には非常に忙しいポジションでもあります。

(2)本部の社員

業種によっては、本部の人事・労務担当の社員がシフト管理を行うほうが効率的な場合もあります。
特に建設業や製造業、コールセンターのように大人数のシフトを一括で組む必要がある業種では、現場責任者とは別の部署がシフト管理や勤怠管理を担うケースも珍しくありません。
こうした体制であれば、複数拠点や複数チームの人員配置を横断的に把握でき、全社的な視点での最適化がしやすくなるというメリットも期待できます。

(3)アルバイトやパート

店長が忙しくて手が回らず、アルバイトやパートにシフト管理を任せる場合もあります。
バイトリーダーやベテランスタッフに任せるのであれば、店長としても一定の安心感はあるかもしれません。
ただしシフト管理は、雇用契約や労働基準法が密接に絡む業務です。
知識のないまま店長以外が担当した結果、意図せず法律に抵触してしまう可能性もあるため注意が必要でしょう。

2.店長以外にシフトを任せるデメリット

店長やマネージャー以外の従業員にシフト管理を任せた場合、業務がスムーズに回らないだけでなく、思わぬトラブルに発展することもあります。
ここでは代表的な4つのデメリットを取り上げ、なぜ責任者以外への委任がリスクになりうるのかを具体的に見ていきます。

(1)雇用契約が把握されていない可能性がある

シフト管理を行うには、従業員一人ひとりの雇用契約の内容を正確に把握する必要があります。
勤務時間や休日、残業や休憩、賃金や手当、有給休暇や病欠などがその代表例です。
こうした情報は本部社員や店長しか把握していないケースが多く、一般のスタッフには公開されていないことがほとんどでしょう。
雇用契約の内容を無視してシフトを作成してしまうと、従業員の間に不満が生じたり、シフトの作り直しが発生したりする恐れがあります。

(2)法律を意識する必要がある

シフト管理は、労働基準法や労働契約法、労働安全衛生法などと密接に関係しています。
これらの法律は従業員の権利や義務、安全や健康を守るために定められており、労働環境を適正に保つうえで欠かせないものです。
シフト作成の研修を受けていないスタッフが担当した場合、知らないうちに法律に反する内容になってしまうかもしれません。
法律に違反したシフトを運用し続けると、従業員とのトラブルや、場合によっては法的な問題に発展する可能性もあるでしょう。

(3)本部との情報共有が困難

シフト管理には、本部や店長との密な情報共有が欠かせません。
店舗の営業状況や目標、従業員の能力や希望、顧客のニーズや傾向などを踏まえてこそ、適切なシフトが組めるからです。
しかしアルバイトやパートスタッフは、店長ほど本部との繋がりを持っているわけではありません。
そのため、シフト管理でトラブルが発生した際に店舗内だけで解決しようとしてしまい、本部に情報が共有されないまま問題が大きくなるリスクもあります。

(4)職場の人間関係に悪影響が出る可能性も

シフト管理は、職場の人間関係にも少なからず影響を及ぼします。
シフトを組む際には、どの従業員に対しても平等に要望や事情を聞く姿勢が求められるものです。
これを店長ではない一スタッフに任せた場合、普段の人間関係の延長で対応に差が出てしまい、平等性を保つのが難しくなることがあります。
結果として、店長以外にシフトを任せたことが従業員の不満や不信感につながったり、職場内の対立を招いたりする可能性も否定できません。

3.シフト管理を効率的に行うコツ

毎月発生するシフト作成・シフト管理の業務は、やり方次第で担当者の負担が大きく変わります。
短時間で効率的に実施するためのコツを3つ紹介しますので、自店の運用と照らし合わせながら参考にしてみてください。

【関連記事】シフト作成・シフト管理をDXで効率化！有名企業の最新事例5選

(1)雇用契約書の内容を見直す

雇用契約書には、勤務時間や休日、休暇、残業、賃金といった基本事項を明確に記載しておく必要があります。
この内容をもとに出勤日や休日をあらかじめ固定し、スタッフ側からの変更は通常認めない（変更希望が多くなる場合は雇用契約書自体を見直す）といった運用が効果的でしょう。
こうしたルールを徹底することで、従業員自身がシフトに対する責任感を持つようになり、急なシフト変更や遅刻・欠勤の減少にもつながります。

(2)希望シフトの申請にスマホを活用

希望シフトの申請にスマホアプリを活用するのも、効率化に有効な手段の一つです。
少人数の職場であれば、無料アプリでも十分に管理できる場合が多いでしょう。
希望の提出状況やシフトへの反映状況がリアルタイムで把握できる点は、スマホアプリならではのメリットといえます。
有料アプリのなかには、勤怠管理や給与計算までを一括で担える機能を備えたものもあり、規模や課題に応じた選択が可能です。

(3)シフト管理（シフト作成）システムの活用

現在も手書きやExcelでシフトを作成している場合は、システムの導入が効率化への一番の近道になります。
シフト管理（シフト作成）システムとは、アプリやクラウドサービスを通じてシフトを自動作成したり、従業員情報を一元管理したりできる仕組みのことです。
システムを利用すれば、従業員の希望シフトや個々のスキル、契約内容などの条件を踏まえた最適なシフト作成が可能になり、管理者の作業時間や手間を大幅に削減できます。
従業員側も、希望シフトの申請や自分のシフト確認をアプリ上で完結できるようになるでしょう。
業種や規模、解決したい課題に応じて、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

4.シフト管理システムで効率化できること

シフト管理システムを導入すれば、シフト作成そのものだけでなく、労務管理やスタッフ間の連絡といった周辺業務まで含めて効率化を実現できます。
ここでは、代表的な4つの機能を具体的に見ていきましょう。

【関連記事】シフト作成には時間がかかる！負担を軽減するためのポイントや注意点

(1)自動シフト作成

シフト管理システムには、従業員の希望やスキル、労働法に基づいた条件を踏まえて自動的にシフトを組む機能が備わっています。
人手不足や希望の偏りがある場合でも、数理最適化エンジンなどを活用することで、手作業では見落としがちな最適解を短時間で導き出せる点が大きな強みです。
手動でシフトを組む時間と労力を大幅に削減できるだけでなく、担当者による偏りやミスの発生も防げます。

(2)リアルタイムのシフト更新

クラウド型のシフト管理システムを使えば、シフト情報がリアルタイムで更新され、常に最新の状態を保てます。
従業員はスマートフォンのアプリからいつでも自分のシフトを確認でき、変更が生じた場合にはすぐに通知が届く仕組みです。
急な欠勤や交代の連絡が発生しやすいサービス業においても、情報の行き違いを防ぎ、現場の混乱を最小限に抑えられます。

(3)労働時間の追跡と管理

シフト管理システムでは、従業員の労働時間（MH・人時）を正確に記録し、一元的に管理できます。
残業や休暇の状況を可視化することで、労働基準法を遵守した運営がしやすくなるでしょう。
打刻忘れなどのヒューマンエラーも減らせるため、労働時間データをもとにした給与計算の精度向上や、担当者の集計作業の効率化にもつながります。

(4)コミュニケーションツールの統合

多くのシフト管理システムには、チャット機能や通知機能があらかじめ統合されています。
シフトに関する連絡事項を従業員へ即座に伝えられるため、急なシフト変更や緊急時の連絡もスムーズに行えるでしょう。
紙やメール、電話など複数の手段に分かれがちだった現場連絡を一本化できる点も、日々の業務負担を軽くするポイントです。

5.シフト管理システムで効率化に成功した企業事例

ここからは、シフト管理システム「アールシフト」を導入したことで業務効率化に成功した事例を2件紹介します。

事例(1)アルティウスリンク様

600名規模のシフト管理を効率化！ 作成期間を9日→1日へ大幅短縮

ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）を主軸にコンタクトセンター（コールセンターやAI等のデジタルを活用した顧客対応）事業やITソリューション事業に取り組むアルティウスリンク様。
コンタクトセンターではデスク（クライアントより受託する業務単位のチーム）毎にシフトを作成しますが、チームによっては600名ものスタッフが在籍しています。
毎月のシフト作成業務効率化が大きな課題となる中、 2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入。
毎月9日かかっていた作成期間を1日に短縮できました。

アールシフト導入事例を読む

事例(2)JR東日本スポーツ様

スポーツジム「JEXER」を展開する東日本スポーツ様では、2021年春にアールシフトを導入。
「フロント」「ジム」「プール」で分かれていたシフト表を店舗ごとに一本化し部署間で人員を補う環境を整備できました。
また、シフト関連業務を全店で標準化し、本部で一元管理可能に。
現在はシフト作成の負担が減り、これまで以上にお客さま対応の時間を創出できるようになりました。

他にもアールシフトの導入事例を多数紹介しています。
シフト管理システムによる効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

アールシフト導入事例を読む

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」