シフト作成は、店長にとって最も時間と労力のかかる業務のひとつです。
スタッフ数が多い店舗や複数拠点を抱える企業では、手作業による調整に限界を感じている人も多いでしょう。
そこで注目されているのが、シフト作成の効率化と負担軽減を実現するための導入です。
この記事では、シフト作成に時間がかかる原因を整理し、作業をスムーズに進めるためのポイントや注意点、システム活用のコツを詳しく解説します。
日々のシフト業務を少しでもラクにしたい方は、ぜひ参考にしてください。

1.シフト作成に時間がかかるのは何が原因？

多くの店長が「毎月のシフト作成に時間を取られてしまう」と感じています。
人員の確保や希望のすり合わせ、法的な制約など、考慮すべき要素が多いためです。
ここでは、シフト作成に時間がかかる主な原因を整理しました。

• スタッフの希望調整に時間がかかる
• 勤務ルールや条件が複雑になっている
• 手作業での調整に限界がある

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)スタッフの希望調整に時間がかかる

シフト作成が長引く最大の原因は、スタッフの希望や出勤条件の調整に時間を取られることです。
それぞれの生活スタイルや学業・家庭の事情を考慮する必要があります。
全員の希望を反映しようとすると、どうしても作成期間が長引きます。
希望提出がバラバラに届く職場では、作業効率が大きく低下するでしょう。
スムーズに進めるためには、希望提出の期限やフォーマットを統一し、集計作業を簡略化する工夫が欠かせません。

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(2)勤務ルールや条件が複雑になっている

スタッフごとに勤務時間やシフト条件が異なると、作成の難易度が一気に上がります。
「週4日以内」「連続勤務は3日まで」「扶養内勤務」など、制約を守りながら作成しなければなりません。
これらを手作業で確認していると、時間だけでなくミスのリスクも増加します。
作業を効率化するためには、ルールを明文化したうえで、条件ごとに自動チェックできる仕組みを取り入れることが有効です。

(3)手作業での調整に限界がある

いまだに紙やExcelでシフトを作成している職場では、手動での修正や調整に多くの時間がかかります。
人数が増えるほど、勤務時間のバランスや休暇の調整に追われ、毎月の作業が負担になりがちです。
たとえば、1人の変更が全体に影響するようなケースでは、都度シフトを組み直さなければならず、作業効率が極端に下がります。
限られた時間で正確なシフトを作成するには、シフト管理システムの導入など、作業を自動化する仕組みが欠かせません。

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2.シフト作成にかかる負担を軽減するポイント

シフト作成に時間がかかる原因の多くは、現場のルールや手順があいまいなまま進めていることにあります。
作成作業を効率化するには、ルールを整理し、関係者全員が同じ基準で動ける体制を整えることが大切です。
ここでは、シフト作成の負担を軽くするための4つのポイントを紹介します。

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(1)シフト作成ルールを明確にする

作成基準が人によって異なると、毎回ゼロから調整が必要で、作業に時間がかかります。
「連続勤務は何日まで」「休み希望は何日前までに提出する」といった基本ルールを明確にすることで、作成時の判断がスムーズになります。
たとえば、早番・遅番の人数バランスや土日勤務の回数を一定にしておくと、公平性を保ちながら効率的に組むことができます。
ルールを可視化し、スタッフ全員に共有しておくことで、無駄を減らすことが可能です。

(2)希望提出フォーマットを統一する

希望を集める方法がバラバラだと、集計に時間がかかり、確認漏れも発生しやすくなります。
LINE、口頭、紙など複数の提出方法が混在している職場では、情報整理だけで膨大な手間がかかります。
Googleフォームやシフト管理アプリを使い、提出フォーマットを一つにまとめるだけで、集計作業を大幅に短縮できます。
フォーマットを統一することで、店長・スタッフ双方の負担を減らし、シフト作成のスピードが向上するでしょう。

(3)シフトの調整を早めに行う

提出期限を明確にしても、調整を後回しにすると締切直前で慌ただしくなります。
希望を受け取ったら、すぐに仮組みを行い、早い段階で欠員を確認するのが理想です。
早めに調整を始めることで、スタッフへの相談や追加募集など、余裕を持った対応が可能になります。
余裕のあるスケジュール管理が、正確で無理のないシフト作成につながります。

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(4)店舗責任者以外にも作成を分担する

店長ひとりでシフトを作成していると、どうしても負担が集中するもの。
副店長やリーダー層と分担することで、確認や修正がスムーズになり、シフトの精度も向上します。
曜日ごと・チームごとに担当を分けることで、責任が明確になり、トラブル時の対応も迅速になります。
シフト作成をチームで取り組む仕組みに変えることで、店長の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

3.効率的にシフトを組むための実践テクニック

シフト作成効率化には、日々の作業を「仕組みとして整理する」ことが重要です。
業務の流れを可視化し、データやパターンを活用することで、無駄のないシフトを短時間で組めるようになります。
ここでは、店長が実践しやすい3つのテクニックを紹介します。

(1)シフトの固定パターンをつくる

毎回ゼロからシフトを組むのは非効率です。
基本的な勤務パターンをあらかじめ決めておくことで、作成のスピードと精度が高まります。
たとえば、「早番・中番・遅番」の時間帯を固定し、曜日ごとの人員数もテンプレート化しておくと、調整の手間が減ります。
固定パターンをベースに微調整するだけで済むため、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

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(2)勤務データや実績をもとに配置を最適化する

シフトの効率化には、過去の勤務データを活用することが欠かせません。
繁忙時間帯や曜日別の来店数、スタッフのパフォーマンスなどを分析することで、最適な配置を判断できます。
たとえば、売上データやPOSシステムの情報を参照し、「金曜夜はベテランを増やす」「平日昼は新人中心に配置する」といった戦略的なシフトを組むことが可能です。
感覚ではなくデータに基づいたシフト作成が、効率と成果を両立させるカギになります。

(3)予測的な人員配置を意識する

シフトは「今月を乗り切るための表」ではなく、将来を見据えた計画として組むことが理想です。
天候、イベント、季節要因などによって来客数は変動します。
それらを見越した人員配置を行うことで急な混乱を防げます。
たとえば、連休前やキャンペーン期間は余裕を持ってスタッフを増員し、閑散期には配置を抑えるといった調整が有効です。
先を読むシフトづくりが、無理のない働き方と安定した店舗運営につながります。

4.シフト作成で注意すべき3つのポイント

シフト作成は単に人を配置するだけでなく、「公平性」「法令遵守」「人間関係への配慮」など、さまざまな要素を考慮する必要があります。
これらをおろそかにすると、不満やトラブルが生じ、結果的に離職や士気低下につながることもあります。
ここでは、シフト作成時に特に注意しておきたい3つのポイントを紹介します。

• 公平性を保つルールを設定する
• 法令遵守を徹底する
• スタッフとのコミュニケーションを意識する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)公平性を保つルールを設定する

シフトの偏りは、不満や人間関係の悪化につながる大きな要因です。
特定のスタッフに遅番や土日勤務が偏ると、「自分ばかり負担が大きい」と感じるもの。
たとえば、「遅番は週2回まで」「休日勤務はローテーション制にする」といった明確なルールを設定しておくと、公平性を保ちやすくなります。
誰もが納得できる基準を設け、トラブルの少ない職場運営を実現しましょう。

(2)法令遵守を徹底する

シフト作成では、労働基準法に基づいた勤務時間や休憩時間の確保が欠かせません。
無意識のうちに法定労働時間を超過していたり、休憩が取れていなかったりすると、後々トラブルに発展する恐れがあります。
たとえば、連続勤務日数の制限や深夜勤務の扱いなどは、業種によっても異なります。
労務管理の観点を常に意識しながらシフトを組むことで、安心して働ける環境を維持できます。

(3)スタッフ間とのコミュニケーションを意識する

シフト作成における不満は、内容そのものよりも「話を聞いてもらえなかった」という感情から生じることが多いです。
希望が通らなかった場合でも、理由を丁寧に伝えたり、代替案を示したりすることで納得感を生み出せます。
「この日は人員が足りないから別日に休みをずらせないか」など、調整の意図を共有するだけで印象は大きく変わります。
コミュニケーションを意識したシフト作成が、チーム全体の信頼関係を強める鍵となります。

5.シフト作成の効率化にはシステム活用が効果的

シフト作成を効率化するには、単なる時間短縮だけでなく「正確さ」「公平性」「情報共有のスピード」も重要なポイントです。
手作業では限界のある要素をカバーできるのが、シフト管理システムの大きな強み。
近年ではAIによる自動作成や、複数店舗を一括管理できるツールなど、業種や規模に合わせた柔軟な機能も増えています。
ここでは、システムを導入することで得られる効果を多角的に見ていきましょう。

• 自動化で作成時間を大幅に短縮できる
• ミスを防ぎ、法令遵守をサポートできる
  スタッフとの共有がスムーズになる
• 複数店舗やチームの一元管理が可能になる
• データを活用して業務改善につなげられる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)自動化で作成時間を大幅に短縮できる

シフト管理システムの最大の魅力は、作業の自動化です。
希望提出の集計、シフトの割り当て、休日バランスの調整など、煩雑な工程を短時間で処理できます。
たとえばAI機能を備えたシステムでは、過去のシフトや勤務傾向をもとに最適案を作成できるため、作成時間を数時間から数十分に短縮することも可能です。
毎月の作業負担を減らし、店長や管理者がより重要な業務に時間を割けるようになります。

(2)ミスを防ぎ、法令遵守をサポートできる

人の手によるシフト作成では、どうしても勤務時間の超過や連続勤務の見落としなどが発生しがちです。
システムを導入すれば、労働基準法に基づく勤務制限を自動チェックし、リスクのあるシフトには警告を出します。
週40時間を超える勤務や休憩時間不足を自動で検出できる機能もあり、労務リスクを軽減可能です。
正確なシフト管理を続けることで、スタッフにとって安心して働ける環境が作られます。

(3)スタッフとの共有がスムーズになる

システムを活用することで、シフトの共有や変更対応もスピーディーに。
作成したシフトをボタンひとつで全員に配信でき、変更があった場合も即時通知で共有できます。
急な欠勤や代打の依頼もアプリ上で完結できるため、連絡ミスや混乱を防げます。
シフトに関するコミュニケーションコストを減らし、現場全体の運営をスムーズに進められるでしょう。

(4)複数店舗やチームの一元管理が可能になる

店舗数が増えると、シフト作成や人員配置の管理は一段と複雑になります。
システムを導入すれば、複数店舗やチームをひとつの画面で管理でき、各店舗の勤務状況をリアルタイムで把握可能です。
急な人員不足が発生した場合でも、他店舗からの応援調整をスムーズに行えます。
本部から現場まで一貫したシフト管理ができるため、大規模組織でも柔軟に対応できるのが大きな利点です。

(5)データを活用して業務改善につなげられる

シフト管理システムの導入によって得られるデータは、単なる勤怠記録にとどまりません。
シフトの傾向や人件費の推移、曜日別の人員配置などを分析すれば、業務改善の材料としても活用できます。
特定の曜日に残業が多い」「特定の時間帯で人手が余っている」といった課題を可視化できれば、より効率的な運営計画を立てられます。
データに基づくシフト管理は、店舗全体の生産性向上にも直結します。

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