サービス業の現場では、日々変動する勤務状況やスタッフの多様な希望に対応しつつ、スムーズなシフト作成が求められます。
しかし、実際には「時間がかかる」「人が足りない」など、多くの悩みを抱えている現場も少なくありません。

この記事では、サービス業のシフト作成における代表的な悩みを整理しながら、業務をラクにするポイントや、シフト作成システムの活用メリットを詳しく解説します。
シフト作成に悩む現場担当者の方にとって、実践的なヒントとなる内容を詰め込みました。ぜひ最後までご覧ください。

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1.サービス業のシフト作成でよくある悩み

サービス業のシフト作成は、ただ人を割り当てるだけではありません。
希望の調整、繁忙期の対応、不公平感の回避など、多くの要素を考慮する必要があり、頭を悩ませる業務です。
特に現場でよく聞かれるのが「時間がかかる」「人が足りない」「不満が出る」といった声。
代表的な悩みは次のとおりです。

・スタッフの希望がうまく集まらない
・シフト作成に時間がかかりすぎる
・繁忙期や特定日の人手不足
・シフトの偏りによるスタッフの不満

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)スタッフの希望がうまく集まらない

サービス業では、アルバイトやパートなど多様な働き方のスタッフが多く、希望シフトの提出が揃わずに困るケースがよくあります。
紙や口頭で回収していると、提出漏れや記入ミスが発生しやすく、スムーズな作成ができません。
もし締切を過ぎても希望が出ていないスタッフがいれば、再度確認のやり取りが発生し、作業時間が倍増します。
全員が迷わず提出できる仕組みを整えることで、作成の手間を大幅に減らせます。

(2)シフト作成に時間がかかりすぎる

手作業でシフトを作っていると、スタッフの希望や条件、必要な人数の調整に多くの時間が取られます。
特にスタッフ数が多い店舗では、一人の希望変更に対して全体を調整し直す必要があり、負担が大きくなります。
実際に「毎月何時間もかかっている」「誰が出られるのか分からなくなる」といった声もよく聞かれます。
こうした負担を軽減するには、仕組みやツールを活用した効率化が不可欠です。

(3)繁忙期や特定日の人手不足

休日やイベント開催日などの繁忙期に人手が足りず、対応に追われる店舗も少なくありません。
必要な人員を見積もらずに通常通りの配置をしてしまうと、業務が回らなくなり、接客品質の低下にもつながります。
たとえば連休中のショッピングモールでスタッフが足りなければ、クレームにも発展しかねません。
過去のデータや予測を活用し、前もって人員計画を立てることが重要です。

(4)シフトの偏りによるスタッフの不満

特定の人にだけ負担が集中するようなシフトが続くと、不公平感からスタッフの不満や離職につながる恐れがあります。
特に「毎回遅番ばかり」「土日だけ入っている」といった状況が続くと、モチベーションが下がりやすくなります。
と不満を口にするスタッフが増えると、職場の雰囲気にも影響します。
公平性を意識したシフト作成は、チーム全体の安定につながります。

2.シフト作成を効率化する5つのポイント

サービス業のシフト作成を効率化するには、スタッフの満足度や現場の運営効率まで含めた「全体最適」を意識することが大切です。
希望の集め方や人員配置の工夫、公平性の確保、ツールの見直しなど、複数の視点からの改善が欠かせません。
ここでは、特に効果的な5つのポイントを紹介します。

・スタッフの希望をスムーズに収集する
・繁忙・閑散に合わせた最適な人員配置
・公平なシフトを意識して不満を防ぐ
・紙やExcelからの脱却で作成時間を短縮
・情報共有・引き継ぎを一元管理する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)スタッフの希望をスムーズに収集する

効率的なシフト作成の第一歩は、スタッフの希望を漏れなく、スムーズに集めること。
紙や口頭での申請では手間がかかるうえに、提出忘れや確認ミスが発生しやすくなります。
スマートフォンやPCから簡単に希望を提出できる仕組みを整えることで、回収の手間が大幅に減り、確認もスムーズに行えます。
希望収集の仕組みを改善するだけでも、シフト作成にかかる時間と労力は大きく削減できるでしょう。

(2)繁忙・閑散に合わせた最適な人員配置

業務量に合わせた人員配置は、ムダを省いて効率的に運営するために欠かせません。
来客数に波があるサービス業では、同じ人数を毎日同じように配置していては非効率になってしまいます。
週末のランチタイムに人手を集中させ、平日のアイドルタイムは最小限にするなど、波に合わせた調整が効果的です。
実績データをもとに必要な人員を予測し、無理なく現場を回せる体制を整えましょう。

(3)公平なシフトを意識して不満を防ぐ

シフトの偏りはスタッフの不満を生みやすく、離職や協力体制の乱れにつながります。
特定の人に負担が集中すると「また自分だけ」と不公平感につながることも珍しくありません。
月ごとの出勤回数や時間帯のバランスを見える化し、均等になるよう調整することが有効です。
不満を防ぐためには、公平さを意識したシフト作成が欠かせません。

(4)紙やExcelからの脱却で作成時間を短縮

従来の紙やExcelによる手作業では、ミスが起きやすく、調整にも多くの時間を要します。
希望の修正や急な変更があるたびに何度も作り直すのは、大きな負担になります。
たとえば、クラウド型のシフト管理ツールを導入すれば、変更も自動で反映され、作成・確認の手間が激減します。
業務時間を短縮したいなら、まずは作成ツールの見直しから始めるべきです。

(5)情報共有・引き継ぎを一元管理する

シフトの効率化は、作成だけでなく、その後の運用にも関わってきます。
引き継ぎ内容や急な変更の連絡がバラバラだと、現場に混乱が生じやすくなります。
たとえば、シフト表と連絡事項を一元的に管理できる仕組みがあれば、情報の行き違いや連絡漏れが減ります。
現場をスムーズに回すには、シフト情報と関連するコミュニケーションを一体化させることが有効です。

3.シフト作成システムを利用するメリット

シフト作成の効率化を目指すうえで、手間やミスを大きく減らせる方法のひとつが「シフト作成システムの導入」です。
手作業だった部分を自動化・最適化することで、業務負担の軽減や公平性の確保につながります。
現場での混乱や属人的な判断を減らし、より安定した運用を実現するためにも、システムの活用は有効な手段といえるでしょう。
システムを導入することで得られる主なメリットは以下のとおりです。

・作成時間を大幅に短縮できる
・シフトの公平性を自動でチェックできる
・急な変更にもスムーズに対応できる
・情報共有が一元化できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)作成時間を大幅に短縮できる

システムを導入する最大のメリットは、作業にかかる時間を大きく減らせること。
スタッフの希望や勤務条件を自動的に取り込み、最適な組み合わせを提案してくれるため、手動での調整が不要になります。
たとえば、これまで数時間かかっていた作成作業が、わずか10分ほどで完了するケースもあります。
空いた時間を別の業務に充てることで、全体の生産性向上にもつながります。

(2)シフトの公平性を自動でチェックできる

属人的になりがちなシフト作成も、システムを使えば客観的な視点で判断できます。
早番・遅番の偏りや、出勤回数のばらつきを自動で見える化してくれるため、不満が出にくいシフトが組みやすくなります。
システムによっては、あるスタッフだけに特定の時間帯が偏っていればアラートが表示されるなどの機能もあります。
公平性を担保することで、職場の信頼関係やチームワークを保ちやすくなります。

(3)急な変更にもスムーズに対応できる

急な欠勤や変更が発生した際も、シフト作成システムなら対応が簡単です。
スタッフの空き時間や代替候補が一覧で表示されるため、誰を代わりに配置すべきかをすぐに判断できます。
スマホアプリで通知を送り、希望者を募るといった操作もワンタップかつリアルタイムで行えます。
対応のスピードが早まることで、現場の混乱を防ぐことができます。

(4)情報共有が一元化できる

作成したシフトや変更情報を、リアルタイムでスタッフと共有できるのもシステムの強みです。
紙や掲示板での伝達では、情報が行き届かなかったり、古い情報のまま認識されてしまうリスクがあります。
スマートフォン上で最新シフトがいつでも確認でき、認識間違いを防止できます。
伝達ミスを減らすことで、日々の業務もよりスムーズに進むでしょう。

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