シフト作成は、業務の効率やスタッフの満足度に大きく影響を与える重要な業務です。
しかし、希望シフトの提出が集まらない、スタッフ間の不公平感など、課題が多いのも事実です。
本記事では、シフト作成が効率化しづらい原因や具体的な苦労、解決策としての効率化の方法について詳しく解説します。
シフト作成を改善し、スムーズな運営を目指すための参考にしてください。

1.シフト作成が効率化しづらい原因とは

シフト作成は店舗運営や業務効率に直結する重要な業務。
作成プロセスが非効率的だと時間と労力を無駄にしてしまいます。
特に希望シフトの遅れやコミュニケーション不足などが効率化を妨げる原因にも。

シフト作成が効率化しづらい原因を具体的に解説し、スムーズな業務運営のヒントを提供します。

(1) 希望シフトの提出が遅い

希望シフトの提出が遅れると、調整作業が遅延し、全体のスケジュール作成に影響を与えます。
管理者が個別に確認や催促をする必要が増え、無駄な時間と手間が発生します。

希望シフトの提出期限を明確に設定する、リマインダーを活用するなどの方法で、対策が必要です。

(2) 繁忙期のスケジュールが読みにくい

繁忙期は突然の変更や予期せぬ欠勤が発生しやすく、効率的なシフト作成を妨げます。
この状況は、スタッフの配置計画に混乱をもたらし、再調整が必要になることが少なくありません。
過去のデータを活用して繁忙期の傾向を予測し、あらかじめ柔軟な対応を取ることで、効率化を目指しましょう。

(3) スタッフ間の連絡不足

スタッフ間での連絡が不足していると、シフト作成時に調整ミスが起きやすくなります。
その結果、不必要な修正作業が発生し、全体の効率が低下することに。
共有ツールやチャットアプリを導入し、情報共有をスムーズにする必要があります。

(4) シフト作成の基準が曖昧

シフト作成の基準が明確でない場合、不公平感が生まれやすくなります。
スタッフの不満から、シフトを作成し直す場合には管理者の負担が増大します。
基準を統一し、スタッフ全員に共有することで、トラブルの防止が可能です。

(5) ツールの活用不足

手作業でシフトを作成している場合、ミスや調整漏れが発生しやすく、効率的な作業が難しくなります。
最新のシフト作成ツールを導入することで、時間短縮や精度向上が可能になり、作業の負担を大幅に軽減できます。

2.シフト作成で苦労するポイント

シフト作成は店舗運営の中で重要な業務ですが、多くの店長が作成時に様々な苦労を経験しています。
希望が特定の時間帯に集中したり、急な欠勤への対応が求められたりする状況では、調整に多くの時間と労力がかかりがちです。

また、公平性と効率性を両立させることも課題の一つです。

シフト作成時に直面しやすいポイントを掘り下げ、それぞれに対処するための具体的なヒントをお届けします。

(1) スタッフの希望が集中しすぎる

特定の時間帯や曜日に希望が集中すると、シフトを公平に割り当てるのが難しくなります。
他の時間帯や曜日に人手不足が発生する可能性も。

公平性を確保するためには、全員の希望を早期に収集し、希望が集中しすぎる場合には調整案を提示することが重要です。
例えば、希望が重なったスタッフ同士で話し合いを促すことで、解決の糸口を見つけやすくなります。

(2) 急なシフト変更への対応

スタッフの急な欠勤や予定変更は、シフト調整を困難にします。
他のスタッフへの負担が増えたり、店全体の運営に支障をきたすこともあるでしょう。

この状況に備えるには、バックアップ要員を事前に確保しておくことが効果的です。
緊急時には迅速に情報を共有できる連絡手段を整備しておくことで、対応をスムーズに進められます。

(3) スタッフ間の不公平感

シフト作成時に特定のスタッフに負担が偏ると、不公平感が生まれ、モチベーションの低下につながります。
不満が積み重なると、退職や人間関係の悪化を招く可能性があります。

解決のためには、全員の希望や業務負担を可視化し、公平に調整するルールを明確にすることが必要です。
透明性を高めるためにシフト作成のプロセスをスタッフに共有すると、理解と協力を得やすくなります。

(4) 効率と公平性のバランス調整

効率を重視してシフトを作成すると、一部のスタッフに不満が出る場合があります。
逆に公平性を重視しすぎると、シフト作成に時間がかかりすぎてしまうことも少なくありません。

バランスを取るには、シフト作成ツールやアルゴリズムを活用し、短時間で公平性を担保することが効果的です。
スタッフとの事前調整を行うことで、双方にとって納得のいく結果を得られる可能性が高まります。

(5) シフト作成ツールの運用ミス

ツールを導入していても、設定や入力ミスが起きると本来の効率化が妨げられます。
特に運用開始直後は、スタッフがツールに慣れておらず、誤操作が頻発することも。

これを防ぐには、ツールの使い方に関する研修やマニュアルを用意し、運用ルールを周知徹底することが重要です。
また、定期的なレビューを行い、運用上の課題を洗い出して改善することで、よりスムーズな活用が期待できます。

3.シフト作成を効率化する5つの方法

シフト作成の効率化は、多くの店舗や企業が抱える課題です。
時間がかかりすぎたり、不公平感が生じたりすると、スタッフのモチベーションや業務全体の効率に影響を与えることもあります。

しかし、いくつかの工夫やツールを活用することで、シフト作成は大幅に効率化できます。効率的なシフト作成に役立つ5つの具体的な方法をまとめました。

(1) 希望シフトの早期提出を促す

希望シフトを早めに提出してもらうことで、調整作業の時間を確保できます。
提出が遅れると、他のスタッフの希望との調整が難しくなり、作業が非効率になります。

対策として、提出期限を明確にし、リマインダーを活用してスタッフに通知を行うと効果的です。
提出しやすいフォームやシフト作成ツールなら、全体の効率が向上します。

(2) シフト作成システムを導入する

手動でシフトを作成すると、ミスや調整漏れが起こりやすくなります。
シフト作成システムを活用すれば、希望や勤務条件を自動で考慮したシフトが短時間で作成可能です。

過去データを参照した最適な配置案を提案する機能もあり、負担が大幅に軽減されます。
ツール選びでは、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

(3) 過去データを活用する

過去のシフトデータを活用することで、繁忙期の傾向やスタッフの稼働状況を把握しやすくなります。
このデータを元に配置を調整することで、効果的なシフトを作成できます。

また、同じミスを繰り返さないための教訓としても役立つでしょう。
記録をデジタル化しておくと、検索や分析が容易になり、さらなる効率化が期待できます。

(4) 負担の公平な分配を心がける

シフトの偏りはスタッフの不満を招きやすいですが、これを防ぐために負担を均等に配分することが大切です。
スタッフ全員の希望や条件を考慮しつつ、公平にシフトを割り振ることで、モチベーションを維持しやすくなります。

負担が偏ることを防ぐために、定期的にスタッフと面談を行い、意見を聞くことも効果的です。

(5) フレキシブルなシフト調整を可能にする仕組みを導入

急な欠勤や変更が発生した場合でも、迅速に対応できる仕組みがあれば、全体の混乱を防ぐことができます。
例えば、オンラインツールやアプリを活用して、スタッフ間でシフトの交換や補完を容易にする方法が挙げられます。

リアルタイムでの調整が可能になることで、管理者の負担も軽減されるでしょう。

4.シフト作成システムでできること

シフト作成の効率化を目指す際、システムの導入は非常に有効な手段です。
従来の手作業によるシフト管理では、集計ミスや調整の手間が発生しがちですが、シフト作成システムを活用することで、これらの課題を大幅に解消できます。

システムを導入することで具体的に何ができるのか、その機能とメリットを詳しく解説します。
効率的なシフト運営の参考にしてください。

(1) 希望シフトの自動集計

システムを活用すれば、スタッフから提出された希望シフトを自動で集計できます。
手動で集計する際のミスを防ぎ、短時間で全体の希望状況を把握可能です。

重複や不足のある時間帯もすぐに確認できるため、調整作業の効率化に貢献します。

(2) 最適なシフトの自動生成

スタッフの希望や勤務条件、過去の実績を考慮し、最適なシフトを自動で作成することが可能です。
公平性を保ちながら、手動では難しいバランスの取れたシフトが短時間で完成します。
さらに、必要に応じて細部を修正できる柔軟性も備わっています。

(3) リアルタイムでの変更対応

急な欠勤やシフト変更が発生した場合でも、システムを使えば迅速に対応できます。
例えば、空いているスタッフをシステムが自動で提案し、迅速な再調整が可能です。
管理者の負担を軽減し、混乱を最小限に抑えることができます。

(4) シフト情報の一元管理と共有

システムを利用することで、スタッフ全員のシフト情報を一元管理し、リアルタイムで共有することができます。
紙やスプレッドシートでの管理と比較して、情報の漏れや更新ミスが防げるのが大きなメリットです。

スタッフは自分のシフトをオンラインで確認できるため、無駄な問い合わせも減少します。

(5) 勤務状況のデータ分析

システムには、過去の勤務データや稼働率を分析する機能が搭載されています。
このデータを活用すれば、繁忙期の傾向やスタッフごとの働き方を把握し、より効果的なシフト作成が可能です。

また、業務改善に役立つ具体的な施策を検討するための材料としても活用できます。

5.シフトの作成方法を変える際の注意点

シフトの作成方法を変えることは、業務の効率化や公平性の向上につながる一方で、スタッフや管理者にとって大きな変化を伴います。
適切な準備や配慮が不足すると、混乱や不満を招く可能性があります。

シフト作成方法を変更する際に注意すべきポイントは以下の通りです。

(1) スタッフへの十分な説明を行う

新しいシフト作成方法を導入する際、スタッフが変更内容を理解していないと混乱を招く恐れがあります。
特に、ルールや操作手順が不明確だと、不満やトラブルの原因になることも。

導入前にミーティングや説明会を実施し、変更点を共有することが重要です。
必要に応じてマニュアルを配布すると、理解が深まりやすくなります。

(2) 段階的に移行する

一度にすべてを新しい方法に切り替えると、予期せぬトラブルが発生しやすくなります。
スタッフや管理者が新しい手順に慣れるまで、既存の方法と併用しながら段階的に移行しましょう。

順を追うことでスムーズに適応が進み、混乱を最小限に抑えることが可能です。

(3) スタッフの意見を反映する

変更内容がスタッフの現場感覚と乖離している場合、不満が高まる可能性があります。
変更を進める前にスタッフの意見を収集し、それを考慮した形で調整することが重要です。アンケートや意見交換会を実施することで、現場の声を反映した方法を構築しやすくなります。

(4) トライアル期間を設ける

新しい方法を導入する際には、一定のトライアル期間を設けて、問題点を洗い出すことが大切です。
期間中に発生した課題を解決することで、本格運用時のトラブルを減らすことができます。

トライアル終了後にフィードバックを収集し、必要に応じて修正を加えると、より良い方法が確立できます。

(5) 継続的なフォローを行う

新しい方法が定着するには時間がかかります。
導入後も定期的にスタッフの意見を聞き、運用を見直すことで、より効果的なシフト作成が可能です。
さらに、運用マニュアルを見直したり、質問に迅速に対応したりすることで、現場の混乱を防ぎやすくなります。

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