Excelをでシフト表を作成していて「もっと効率的に作成したい！」と悩んだことはありませんか。
この記事では、Excelでのシフト表作成とシステムを活用したシフト表作成のちがいを解説した上で、システムを使う場合のメリットや有名企業の事例を紹介します。
シフト表作成にお悩みの方はぜひ参考にしてください。

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1.Excelとシフト表作成システムのちがい4つ

シフト表の作成手段として、長年エクセルが使われてきました。
しかし近年は、シフト管理に特化したシステムへ移行する店舗が増えています。
その背景には、エクセル運用ならではの手間や限界があります。
ここでは、エクセルとシステムの主なちがいを4つの観点から整理しました。

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(1)希望収集の手間

エクセルでシフトを管理する場合、スタッフからの希望収集は紙やLINE、口頭など、バラバラな手段に頼りがちです。
集まった情報をエクセルに手作業で転記する必要があり、転記ミスや集計漏れが起こりやすくなります。
締切を過ぎても提出しないスタッフへのリマインドも、店長が個別に対応しなければなりません。
シフト管理システムでは、スタッフがスマホアプリから希望を提出し、その情報がシステムに自動で反映されます。
転記作業は不要で、未提出者の自動リマインド機能を持つシステムもあります。

(2)シフト作成の自動化

エクセルでは、スタッフの希望・必要人数・スキル・連勤制限などを考慮しながら、担当者が1枠ずつ手作業でシフトを埋めていきます。
マクロや関数で一部を自動化することも可能ですが、その設定・保守には専門的な知識が必要です。
担当者が異動や退職をした途端、誰もメンテナンスできなくなるリスクも抱えています。
シフト管理システムなら、条件を設定するだけでシフトを自動作成できます。
マクロの知識は不要で、誰でも同じクオリティのシフトが作れるのが大きなちがいです。

(3)労務ルールへの対応

エクセル管理では、労働基準法で定められた連勤上限・休日確保・雇用契約との整合性といった労務ルールを、担当者が目視で確認するしかありません。
見落としがあっても自動では気づけず、法令違反やスタッフとのトラブルにつながるリスクがあります。
シフト管理システムでは、労務ルールをあらかじめシステムに設定しておくことで、違反シフトを自動検知・警告。
確認作業の工数を大幅に減らしながら、コンプライアンスの精度を高められます。

(4)生産性の見える化

エクセルでは、スタッフの配置人数は把握できても、日別・時間帯別の人件費や必要人員との過不足を即座に分析するのは困難です。
グラフや集計式を自分で組む必要があり、分析に割ける時間も限られます。
シフト管理システムでは、MH（マンアワー＝人時）単位で人員配置を可視化でき、ムリ・ムダ・ムラを客観的に把握できます。
シフトを組みながら人件費のコントロールも同時にできるのは、エクセルにはない強みです。

2.Excelのシフト表作成はここが大変！

シフト表の作成にエクセルを使っている店舗では、毎月さまざまな手間や問題が積み重なっています。
「なんとなく大変」と感じながらも、どこに問題があるのかが見えにくいのがエクセル運用の特徴です。
ここでは、エクセルでのシフト作成でよく起こる4つの課題をまとめました。

【関連記事】エクセルのシフト作成に限界を感じたら？効率化のコツ

(1)作成に時間がかかる

エクセルでのシフト作成は、希望収集・転記・人数確認・調整と、工程ごとにすべて手作業です。
スタッフの希望休や出勤可能日をひとつひとつ確認しながら、空欄を埋めていく作業は相当な時間を要します。
店長は日常業務やスタッフのマネジメントで多忙なため、シフト作成は後回しになりがちです。
結果として確定が遅くなり、スタッフの不満を招くという悪循環に陥りやすくなります。

(2)希望を集めるのが大変

エクセル管理の現場では、希望収集が紙・LINE・口頭など人によってバラバラになりがちです。
集まった情報をエクセルに手作業で転記する手間が発生するうえ、締切を守らないスタッフへのリマインドも個別対応が必要です。
人数が多い店舗ほどこの手間は大きくなり、希望収集だけで数日かかることも珍しくありません。

(3)公平にシフトを組むのが大変

「あの人ばかり希望が通る」「自分だけ土日出勤が多い」。
こうしたスタッフの不満は、エクセル管理の職場でよく聞かれる声です。
エクセルでは誰がどれだけ希望通りになっているか、土日出勤の回数はどう分散されているかを一目で把握するのが難しく、知らず知らずのうちに偏りが生まれてしまいます。
不公平感はモチベーション低下や離職にもつながりかねない、見落とせない問題です。

(4)連勤・休日の管理が煩雑

シフト作成では、スタッフの希望を叶えながら、就業規則・雇用契約・労働基準法の制約もすべて満たさなければなりません。
労働基準法では、連続勤務日数など、見落とすとトラブルになるルールが複数あります。
エクセルは担当者が目視で確認するしかなく、うっかりミスが起きやすい状況です。
逆に店舗都合で契約より少ない日数しか入れなかった場合も、「話が違う」とスタッフとの摩擦を生みかねません。

3.シフト作成システムを導入するメリット

エクセルでのシフト作成に限界を感じたら、シフト管理システムへの移行を検討するタイミングかもしれません。
システムを導入することで、作成者の負担軽減だけでなく、スタッフの満足度や店舗の生産性にも好影響をもたらします。
ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。

(1)作成者の負担を大幅に削減できる

シフト管理システムでは、スタッフのスキル・経験・希望・連勤制限といった条件をシステムに設定しておくだけで、シフト表を自動作成できます。
エクセルで1枠ずつ手作業で埋めていた作業が不要になり、作成にかかる時間を大幅に短縮。
希望収集もスマホアプリ経由で完結するため、転記ミスや未提出者へのリマインド対応といった細かな手間からも解放されます。
シフト担当者が本来注力すべき業務に時間を使えるようになるのは、システム導入の大きな恩恵です。

(2)ムリ・ムダ・ムラを削減できる

システムを使ったシフト管理では、日別・時間帯別の人員配置をMH（マンアワー＝人時）という単位で可視化。
必要な人員に対して過不足がないかをリアルタイムで把握できるため、人件費の無駄を抑えながら適切な体制を組めます。
エクセルでは感覚に頼りがちだった人員調整を、データに基づいて客観的に判断できるように。
月間シフトの作成段階から日々の作業量を見越した配置ができるため、現場の生産性向上にも直結します。

(3)スタッフのモチベーションが上がる

シフト確定が遅い、希望が毎回通らない、土日出勤の偏りが解消されない。
こうした不満はスタッフのモチベーション低下や離職の原因になりえます。
シフト管理システムを使えば、公平性を考慮したシフトを素早く作成・配信可能。
雇用契約の遵守や業務量の均等化もシステム上で担保されるため、「自分だけ損をしている」という感覚が生まれにくくなります。
スタッフが働きやすい職場環境づくりに、シフト管理システムは大きく貢献するでしょう。

4.シフト表作成はスマホとPCどちらがいい？

シフト管理システムには、スマホアプリで完結するタイプとPC向けの本格システムがあります。
どちらが適しているかは、店舗の規模や管理の複雑さによって異なります。
それぞれの特徴を理解したうえで、自店舗に合った手段を選ぶことが大切です。

(1)少人数の店舗ならスマホアプリでOK

スマホ用のシフト作成アプリには、希望シフトの提出・シフト入力・曜日や割当日数の設定といった基本機能が備わっています。
操作がスマホ上で完結するため直感的に使いやすく、ITツールに不慣れなスタッフでもすぐに馴染みやすいのが特徴です。
従業員が2〜5人程度の個人経営の店舗や、シフトの複雑さがそれほど高くない職場であれば十分に活用できます。
これまで手作業でおこなっていた作業をすぐに効率化したい場合に、導入ハードルの低いスマホアプリは有効な選択肢です。

(2)複雑な条件が多い場合はPCシステムが有利

スタッフ数が多い、ポジションやスキルの組み合わせが複雑、企業独自のルールが細かいといった環境では、スマホアプリだけでは対応しきれないケースが出てきます。
PC向けシフト作成システムの中には、複雑な条件を考慮したシフトを最短1分で自動作成できるものも。
たとえばアールシフトでは、スキル・経験・連勤制限・労務ルールといった多様な条件を組み合わせた高精度なシフト自動作成が可能です。
スマホアプリで感じていた「もう少し細かく設定したい」という不満を解消できます。

(3)PCシステムは生産性向上にも貢献する

PC向けシフト作成システムの強みは、シフト管理にとどまらない点にあります。
作業割当表やレジ割当表の作成、MH（マンアワー）による人員配置の可視化など、ワークスケジュール機能を兼ね備えているシステムであれば、シフトを組むと同時に現場の生産性管理まで一元化できます。
スタッフのスキルや経験を踏まえた適切な作業指示が可能になり、ムリ・ムダ・ムラの見える化にも繋がります。
シフト管理システムの導入を「生産性向上のための投資」と捉えることで、導入コスト以上のリターンを生み出せるでしょう。

5.シフト作成システム活用事例

事例(1)JR東日本スポーツ様

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。
2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。
これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。

JR東日本スポーツ様のアールシフト活用事例を読む

事例(2)アルティウスリンク様

ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）を主軸にコンタクトセンター（コールセンターやAI等のデジタルを活用した顧客対応）事業やITソリューション事業に取り組むKDDIエボルバ様。
従来のシフト作成では1チーム数百名規模のシフト希望を集めるだけで一苦労でしたが、2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入いただき、シフト作成時間の大幅な削減に成功しました。
紙中心のシフト管理からどのようにデジタルへ移行したのか、ぜひインタビューをご覧ください。

KDDIエボルバ様のアールシフト活用事例を読む

事例(3)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。
ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様のアールシフト活用事例を読む

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