日々の業務に欠かせない「シフト作成」。
多くの職場では、コストがかからず自由度の高いExcel（エクセル）を使って管理していることでしょう。
しかし、スタッフ数の増加や複雑な勤務形態への対応が求められると、「手間がかかる」「他の業務に支障が出る」といった問題が表面化しやすくなります。

そのまま使い続けると、属人化やトラブルが慢性化する恐れも。
この記事では、エクセルのシフト管理に限界を感じる具体的な場面から、改善に向けた見直しポイント、さらにシフト管理を効率化するための工夫やシステム導入時の注意点までをわかりやすく解説します。
現場に合った最適なシフト運用のヒントとして、ぜひお役立てください。

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1.エクセルでのシフト作成で限界を感じるのはどんな時？

シフト表をエクセルで管理している企業や店舗は多く存在します。
しかし、スタッフの人数が増えたり、シフトの調整が頻繁に発生すると、手間の多さやミスの発生など課題が浮き彫りに。
多店舗展開や複雑な勤務形態への対応が求められる現場では、エクセルの限界を感じる場面が少なくありません。
ここでは、エクセルでのシフト作成が行き詰まる代表的なケースを整理しました。

• シフト作成に時間がかかりすぎる時
  
• ミスやダブルブッキングが頻発する時
  
• スタッフの希望に柔軟に対応できない時
  
• 複数店舗のシフトを管理する時
  

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)シフト作成に時間がかかりすぎる時

シフト作成に限界を感じる最大の場面は、作業時間が膨大になった時です。
スタッフの希望休やバランスを見ながら手作業で更新するのは、非常に手間がかかります。
特に、20人以上のスタッフを抱える店舗では、シフトを一から調整するだけで丸一日費やしてしまうことも珍しくありません。
業務に追われる中でシフト作成の負担が増えた場合、エクセルでは非効率でしょう。

(2)ミスやダブルブッキングが頻発する時

手作業のシフト管理では、配置ミスやダブルブッキングといった人的ミスが起こりやすくなります。
行や列が複雑になっていると、漏れやミスが発生しやすく、修正に時間がかかります。
正確性が求められる現場ほど、エクセルでの管理には限界が出てくるものです。

(3)スタッフの希望に柔軟に対応できない時

エクセルでは、急な休みやシフト変更への対応が煩雑になりがちです。
修正のたびに該当箇所を更新し、全体のバランスを手動で見直す必要があるため、スピーディーな調整が難しくなります。
繁忙期に欠員が出た際、他スタッフの出勤可能日を確認するのに時間がかかれば、調整が遅れて混乱が生じることも。
変化の多い現場では、リアルタイムで対応できる仕組みが求められます。

(4)複数店舗のシフトを管理する時

拠点が複数ある場合、エクセルでの管理は一気に煩雑になります。
フォーマットが統一されていなければ、全体を把握するのに手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなるでしょう。
本部で複数店舗のシフトを確認しようにも、データがバラバラでは把握に時間がかかってしまいます。
エクセルは単一店舗には向いていても、複数拠点には不向きな場面が多く見られます。

2.エクセルのシフトで見直すべき5つのポイント

エクセルでのシフト管理に「やりづらさ」や「限界」を感じたら、まずは運用方法を見直すことが重要です。
原因がはっきりしないまま手段だけを変えてしまうと、根本的な課題は解決されず、再び同じような壁にぶつかる可能性があります。
業務フローや情報の扱い方、関わる人の役割などをひとつひとつ点検することで、改善すべきポイントが見えてくるでしょう。
ここでは、エクセル管理を続けるうえでも、次のステップに進むうえでも大切な見直しポイントを整理しました。

• シフト作成のフローを整理する
  
• 情報の収集・管理方法を見直す
  
• 管理対象の範囲を明確にする
  
• 担当者にかかる負担を見直す
  
• ミス発生時の対応ルールを確認する
  

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)シフト作成のフローを整理する

まず見直したいのは、シフト作成の手順や流れが属人化していないかという点です。
担当者の頭の中だけで調整している場合、引き継ぎがうまくいかなかったり、作成ミスが起きやすくなったりします。
特定のスタッフにしかわからないExcelファイルを使っていると、急な退職時に誰も対応できなくなります。
シフト作成の流れを「見える化」し、複数人で共有できる体制にしておくことが重要です。

(2)情報の収集・管理方法を見直す

希望休や勤務条件など、シフト作成に必要な情報の集め方も見直すべきポイントです。
紙や口頭で集めてエクセルに手入力する方式では、時間がかかるうえに転記ミスのリスクも避けられません。
情報をどう集めて、どう管理するかを整えることで、シフト作成全体の質も大きく変わってきます。

(3)管理対象の範囲を明確にする

管理すべきシフトの「範囲」が曖昧なままだと、エクセルでは限界が来やすくなります。
人数・時間帯・ポジションなどの管理が増えるほど、シートが複雑化し、全体のバランスを保つのが困難になります。
複雑な関数やシートを駆使した結果、誰も触れなくなってしまうケースも。
「どこまでをエクセルで管理すべきか？」という線引きを見直すことが、次の一手を考えるきっかけになります。

(4)担当者にかかる負担を見直す

エクセルでのシフト作成は、担当者の負担が偏りがちになる点も見逃せません。
一人の担当者に作成・修正・調整業務が集中すると、作業量が膨れ上がり、精神的なストレスにもつながります。
月末のシフト作成時期になると残業が続き、通常業務に支障が出るケースは多いです。
「誰が・どこまで対応するか」を明確にし、分担できる体制を整えることが、継続的な運用には欠かせません。

(5)ミス発生時の対応ルールを確認する

シフト作成でミスが起きた際、対応ルールが不明確だと、トラブルが長引く可能性があります。
エクセルの場合、「誰が」「いつ」「どこを」修正したのか確認する必要があり、責任の所在も曖昧になります。
ミスをゼロにするのは難しいからこそ、発生時の確認・修正フローを決めておくことが重要です。

3.エクセルのシフト作成を効率化するコツは？4つ紹介

「エクセルは自由度が高いが、作業に時間がかかる」と感じている方は少なくありません。
エクセルでもちょっとした工夫を取り入れることで、シフト作成のスピードと正確性を大きく向上させることができます。
システム導入の前に、まずは現状のエクセル運用を見直すだけでも、業務負担を軽減できるケースは多くあります。
ここでは、エクセルでのシフト作成を効率化するための具体的なコツをまとめました。

• テンプレートを統一して使う
  
• 関数や条件付き書式を活用する
  
• スタッフの希望はフォームなどで回収する
  
• 印刷や共有の前提でレイアウトを整える

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)テンプレートを統一して使う

効率化の第一歩は、毎回使いまわせるテンプレートを整備することです。
作成のたびにレイアウトやルールが異なると、確認にも余計な時間がかかります。
週ごとのフォーマットを統一して保存しておくことで、担当が変わってもスムーズに作業が可能です。
定型のテンプレートを活用することで、時間と労力のムダが減少するでしょう。

(2)関数や条件付き書式を活用する

エクセルの機能をうまく使えば、手作業の負担を減らすことができます。
IF関数やCOUNTIF関数を使えば、スタッフごとの出勤回数や曜日の偏りを自動的に集計できます。
さらに、条件付き書式で色分けをすれば、過不足や重複が一目でわかるようになります。
単なる表計算ではなく、機能を活かした作成方法に切り替えることが、効率化のカギです。

(3)スタッフの希望はフォームなどで回収する

希望休や出勤可能日を手書きや口頭で受け取ると、転記ミスや回収漏れが起こります。
Googleフォームや社内チャットツールを活用すれば、回答をそのまま一覧化でき、エクセルにまとめる手間も省けます。
情報の受け渡しをデジタル化するだけでも、大きな改善効果が期待できます。

(4)印刷や共有の前提でレイアウトを整える

エクセルで作ったシフト表を、印刷やPDF化して配布する職場も多いでしょう。
見づらい配置や崩れた列幅のままでは、スタッフが誤認したり、再説明が必要なこともあります。
「誰が見てもわかりやすいか？」を意識した設計が、情報伝達の質を左右します。

4.エクセルからの脱却を検討するタイミングとは？

エクセルでのシフト作成は、コストがかからず自由度も高いため、はじめはとても便利に感じられます。
しかし、運用が長く続くにつれて、入力ミスや調整の煩雑さ、属人化など、さまざまな問題が表面化してくることも少なくありません。
業務が拡大したり、シフトに関するトラブルが増えたりしたときこそ、見直すタイミングです。

ここでは、エクセルからの脱却を前向きに検討すべき代表的なタイミングを整理しました。

• 人数や拠点が増えて管理が追いつかなくなった時
  
• シフト調整に関するクレームや混乱が増えた時
  
• 担当者が替わるたびに引き継ぎがうまくいかない時
  
• シフト管理以外の業務に支障が出てきた時
  

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)人数や拠点が増えて管理が追いつかなくなった時

シフト作成対象の人数や拠点が増えてきたときは、エクセル管理を見直すべきタイミングです。
複数のファイルを管理しながら、スタッフごとの勤務条件や希望を反映させるのは、手作業では限界があります。
たとえば、2店舗を管理していた飲食店が4店舗に拡大すれば、管理が一気に煩雑に。
拠点や人数の増加によって調整負担が増しているなら、システム導入を本格的に検討すべきです。

(2)シフト調整に関するクレームや混乱が増えた時

現場から「希望が反映されていない」「公平じゃない」といった声が増えた場合、エクセル運用では限界というサインです。
エクセルは入力・確認・修正のすべてを手作業で行う分、ミスや見落としから不満や混乱を招きやすくなります。
申請の伝達ミスによってスタッフの希望休が反映されなければ、不信感にもつながりかねません。
信頼関係に影響が出はじめた時点で、運用の仕組み自体を見直す必要があります。

(3)担当者が替わるたびに引き継ぎがうまくいかない時

属人化が進みすぎて、担当者が替わるたびに混乱が起こる場合も、エクセルからの脱却を考えるべきタイミングです。
関数や書式が複雑だったり、入力ルールが口頭伝承になっていると、操作に苦労します。
再現性のある仕組みを整えるには、ツール自体の見直しが効果的です。

(4)シフト管理以外の業務に支障が出てきた時

本来の業務に割くべき時間がシフト作成に奪われているなら、システム導入の検討を始めるべきです。
エクセル管理は手作業が多く、他業務との両立が難しくなります。
店長業務とシフト調整を兼任していた管理者が、毎月末になると事務所にこもりきりで現場対応ができなくなるという状況は割けるべきです。
業務バランスが崩れていると感じたら、システム化への切り替え時期かもしれません。

5.システム導入前に気をつけたい注意点

シフト管理システムを導入すれば、作業の効率化やミスの防止など、さまざまなメリットが得られます。
しかし、導入方法を誤ると、かえって混乱を招いてしまうことも少なくありません。
便利なツールも、運用の土台が整っていなければ、その効果を十分に発揮することは難しいでしょう。
スムーズに活用を始めるためには、導入前後で押さえておくべき注意点があります。
ここでは、システム導入時によくある落とし穴と、その回避のポイントを整理しました。

• 現場の理解と協力を得ることが前提
  
• すべての課題をシステムで解決できると思わない
  
• 移行期間に余裕を持って計画する
  
• 自社の業務に合ったシステムかどうかを再確認する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)現場の理解と協力を得ることが前提

システム導入時に最も重要なのは、現場スタッフの理解と協力を得ることです。
現場の納得を得ないまま上層部だけで決めてしまうと、導入後に「使いづらい」「聞いていない」といった反発が起きる可能性があります。
店長が説明を省いたまま運用を始めた結果、スタッフの打刻ミスや休み申請の混乱につながることも。
導入時は説明会や試用期間を設け、現場と一緒に進める姿勢が欠かせません。

(2)すべての課題をシステムで解決できると思わない

システムは便利なツールですが、あくまで“補助的な仕組み”であり、運用の工夫やルール作りも並行して行う必要があります。
「システムさえ導入すれば自動でうまく回る」と過信すると、現場に任せきりになり、かえって混乱を招くこともあるのです。
システムに頼りすぎず、組織としての運用ルールとセットで活用することが成功のカギになります。

(3)移行期間に余裕を持って計画する

旧システムやエクセルからの切り替えは、慣れるまでに時間がかかるものです。
設定・データ移行・スタッフへの説明といった工程を急ぎすぎると、混乱や不安を招いてしまいます。
スムーズな導入には、段階的な移行と十分な準備期間が欠かせません。

(4)自社の業務に合ったシステムかどうかを再確認する

「他社で導入されているから」という理由だけでシステムを選ぶと、自社に合わないケースがあります。
業種・勤務形態・希望休の扱いなど、実際の運用に即していないと、余計な手間が増えます。
導入前には、実際の業務フローと照らし合わせて「本当に合うか」を確認することが大切です。

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