「毎月のシフト作成に何時間もかかる」「スタッフの希望を集めるだけでひと苦労」と感じている店長やマネージャーの方は多いのではないでしょうか。
そんな悩みを解決する手段として注目されているのが、シフト管理システムです。
とはいえ、具体的にどんな機能があり、何ができるのか分からないという声も少なくありません。
この記事では、シフト管理システムで何ができるのか、主な機能と導入のメリット、自社に合ったシステムの選び方のポイントについて解説します。

1. シフト管理システムとは？基本をおさらい

シフト管理システムの機能を知る前に、まずはシステムそのものの基本を押さえておきましょう。
紙やExcelでシフトを組んでいる店舗も多いなか、なぜ今システム化を検討する企業が増えているのでしょうか。
全体像をつかんでおくと、紹介する機能の役割も理解しやすくなるはずです。
システムの概要、紙やExcelでとの違い、導入が広がっている背景について、詳しく見ていきましょう。

(1) シフト管理システムの概要

従業員の勤務スケジュールを作成・共有・管理するツールが、シフト管理システムです。
パソコンやスマートフォンから操作でき、希望収集からシフト公開までを一元的に扱えます。
これまで手作業で行っていた調整業務を、システムが代わりに担えるのが大きな特徴。
スタッフ数が多い店舗や、複数店舗を管理する方ほど、効果を実感しやすいはずです。
シフト業務の負担を根本から軽くする仕組みと考えると分かりやすいでしょう。

(2) 紙やExcelでの管理との違い

最も大きな違いは、情報が一か所に集約される点です。
紙やExcelでは、希望の回収、転記、修正、配布をすべて人の手で行う必要がありました。
そのため、転記ミスや連絡漏れが起きやすく、最新版がどれか分からなくなることも珍しくありません。
システムなら、スタッフが入力した希望がそのままシフト表に反映されます。
変更もリアルタイムで共有できるため、手間だけでなくミスそのものを減らせるのが従来の方法との違いです。

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(3) 導入が広がっている背景

人手不足の深刻化が、導入を後押しする大きな要因となっています。
限られた人員でお店を回すには、一人ひとりの働き方に合わせた細やかなシフト調整が欠かせません。
さらに、働き方改革や労働関連法の改正により、労働時間の管理も厳しくなりました。
「希望は増える一方なのに、守るべきルールも増えている」という状況では、手作業での管理に限界があります。
負担を減らしつつ適切な管理を行う手段として、システムへの関心が高まっています。

2. シフト管理システムでできる主な機能

シフト管理システムには、シフト作成を効率化するための機能が備わっています。
製品によって搭載される機能は異なるものの、共通する基本機能も存在します。
シフトを「作る」「集める」「伝える」「管理する」という一連の流れを、まるごと支えてくれるのが特徴です。
この章では、店舗運営の現場で特に役立つ代表的な機能を5つ取り上げます。

• シフト作成・自動作成機能
• シフト希望の収集機能
• シフト表の共有・連絡機能
• 人件費の管理機能
• 勤怠管理システムとの連携機能

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト作成・自動作成機能

システムの中心となるのが、シフト表を作成する機能です。
スタッフの希望や必要人数、スキルなどの条件を設定しておけば、システムが自動でシフト案を組み立ててくれます。
手作業ではパズルのように何時間も悩んでいた作業が、短時間で完了するのは大きな魅力。
自動作成したシフトを、店長が最終確認して微調整するという使い方が一般的です。
作成時間の短縮に最も直結する機能です。

(2) シフト希望の収集機能

スタッフがアプリ等から勤務希望を提出できる機能は多くのシステムに備わっています。
紙の希望表を配って回収したり、LINEで個別に聞いたりする手間がなくなります。
提出された希望は自動で集計されるため、転記作業も不要。
「提出期限の前日にリマインド通知を送る」といった設定ができるシステムもあり、未提出者への催促もスムーズです。
希望集めにかかっていた時間とストレスを大きく減らせます。

(3) シフト表の共有・連絡機能

完成したシフト表をスタッフ全員にオンラインで公開できる機能です。
スタッフは自分のスマートフォンからいつでも最新のシフトを確認できます。
急な欠勤が出た際に、代わりに出勤できる人を募集する機能を備えたシステムも少なくありません。
店長が一人ずつ電話をかけて代役を探す必要がなくなり、対応のスピードも上がります。
情報共有のずれをなくし、連絡にかかる手間を省ける点が魅力です。

(4) 人件費の管理機能

シフトを組んだ段階で、人件費の見込み額を自動計算できる機能です。
時給や深夜手当などを設定しておけば、シフト表と連動して金額が表示されます。
予算と照らし合わせながら調整できるため、月末になって人件費の超過に気づくといった事態を防ぐのにも便利です。
売上予測と組み合わせて、時間帯ごとの適正人数を算出できるシステムも存在します。
コスト意識を持ったシフト作成を後押ししてくれるでしょう。

(5) 勤怠管理システムとの連携機能

シフトのデータを勤怠管理システムや給与計算システムと連携させる機能です。
予定と実績を突き合わせられるので、遅刻や早退、残業の把握がスムーズになります。
データを別々に入力する必要がなくなり、二重入力の手間や入力ミスも防げます。
打刻データをもとに、シフトどおりに勤務できているかを確認できるのもポイント。
シフト作成から勤怠記録、給与計算まで、一連の流れで管理できるようになります。

3. シフト管理システムの機能を活用するメリット

シフト管理システムの機能を活用すると、単に作業がラクになるだけではありません。
店舗運営全体に良い影響が期待できます。
店長の負担軽減はもちろん、スタッフの働きやすさ、法令順守といった効果も見逃せません。
この章では、システム導入によって得られる代表的なメリットを4つ紹介します。

• シフト作成時間の短縮
• 人件費の適正化
• スタッフの満足度向上
• 労務リスクの軽減

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト作成時間の短縮

最大のメリットは、シフト作成にかかる時間を大幅に減らせることです。
希望の収集から作成、共有までをシステム上で完結できるため、手作業の工程が一気に少なくなります。
「毎月丸1日かかる作業が、数時間で終わるようになった」という声も少なくありません。
店長本来の業務に集中できる環境づくりにつながるでしょう。

(2) 人件費の適正化

人件費をコントロールしやすくなるのも大きなメリットです。
シフト作成時に人件費が見える化され、過剰な人員配置に気づきやすくなります。
繁忙時間帯の人手不足も防ぎやすくなるはずです。
必要な時間帯に必要な人数を配置することで、サービスの質を保ちつつムダなコストを削減できます。
経験や勘に頼らない、根拠のあるシフト作成が実現します。

(3) スタッフの満足度向上

スタッフにとって働きやすい環境が整う点も見逃せません。
スマートフォンで手軽に希望を出せて、シフトもすぐに確認できるため、日々のストレスが減ります。
また、システムで公平にシフトを組めるので、「特定の人ばかり負担が大きい」といった不満も生まれにくくなります。
働きやすさは、スタッフの定着率にも影響する要素。
人手不足対策の一つとしても効果が期待できます。

(4) 労務リスクの軽減

労働基準法などのルールを守ったシフト作成がしやすくなります。
連続勤務日数や労働時間の上限などを設定しておけば、違反の恐れがあるシフトをシステムが警告してくれます。
手作業では見落としがちな法令違反も、事前に防げるのは安心材料です。
扶養の範囲内で働きたいパート・アルバイトの勤務時間管理にも役立ちます。
店長一人の注意力に頼らず、仕組みでリスクを防げるようになるでしょう。

4. シフト管理システムの選び方・5つのポイント

シフト管理システムは数多くの製品が提供されており、どれを選べばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。
機能の多さや価格だけで選んでしまうと、「現場で使いこなせない」「必要な機能が足りない」といった失敗につながりかねません。
導入後に後悔しないためには、比較の軸をあらかじめ決めておくことが重要です。
この章では、自店舗に合ったシステムを選ぶために押さえておきたい5つのポイントを紹介します。

• 自社の業種・業態に合っているか
• 現場スタッフが使いやすいか
• 必要な機能がそろっているか
• サポート体制が充実しているか
• 費用対効果が見合うか

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 自社の業種・業態に合っているか

まず確認したいのは、自社の業種や業態に適したシステムかどうかです。
小売業、飲食業、医療など、業種によってシフトの組み方や必要な機能は異なります。
「時間帯ごとに特定のスキルを持つスタッフを配置したい」「複数店舗間でスタッフを融通したい」など、現場特有のニーズに対応できるかを確かめましょう。
同業種での導入実績が豊富なシステムなら、運用のイメージもつかみやすくなります。
自社の働き方にフィットするかどうかが、選定の出発点です。

(2) 現場スタッフが使いやすいか

どれほど高機能でも、現場で使われなければ意味がありません。
シフト管理システムは、現場の全スタッフが日常的に使うツールです。
年齢層やITへの慣れもさまざまなため、直感的に操作できるかどうかが重要になります。
アプリの見やすさ、希望提出の手順の分かりやすさは必ずチェックしたいところ。
誰でも迷わず使えることが、定着のカギとなります。

(3) 必要な機能がそろっているか

自店舗の課題解決に必要な機能が備わっているかも重要なポイントです。
シフトの自動作成、希望収集、人件費管理など、優先したい機能を事前に整理しましょう。
多機能なシステムは便利に見えますが、使わない機能が多いと操作が複雑になり、コストも割高に。
一方で、必要な機能が足りないと別のツールを併用することになります。
「何を解決したいか」から逆算して機能を見極めることが大切です。

(4) サポート体制が充実しているか

導入時や運用中のサポート体制も比較しておきたい項目です。
初期設定のサポートや操作説明会があれば、スムーズに運用を始められます。
運用開始後も、トラブルや不明点が出てきたときにすぐ相談できる窓口があると安心です。
電話やメール、チャットなどの問い合わせ手段や、対応時間も確認しておきましょう。
長く使うツールだからこそ、サポートの有無は見逃せないポイントです。

(5) 費用対効果が見合うか

金額の良し悪しは、導入によって得られる効果とのバランスで判断することが大切です。
料金体系は、初期費用と月額費用の組み合わせや、人数に応じた従量課金などさまざま。
安さだけで選ぶと、必要な機能が不足して結局手間が減らないというケースもあります。
削減できる作業時間や人件費を試算し、投資に見合う効果が得られるかを検討しましょう。
長期的な視点での判断が、失敗しない選び方につながります。

5. シフト管理システム導入前に確認しておきたい注意点

自店舗に合ったシステムを選んでも、導入の進め方を誤ると十分な効果を得られないことがあります。
せっかくの機能も、現場に定着しなければ宝の持ち腐れ。
システムの良し悪しと同じくらい、導入準備や社内での進め方が成果を左右します。
この章では、シフト管理システムをスムーズに導入し、運用を軌道に乗せるために事前に確認しておきたい注意点を3つ紹介します。

• 導入目的を明確にする
• 現場への周知と運用ルールを整える
• 無料トライアルやデモで操作性を試す

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 導入目的を明確にする

システム選びの前に、何のために導入するのかをはっきりさせておきましょう。
「シフト作成の時間を減らしたい」「人件費を抑えたい」など、目的によって重視すべき機能は変わります。
目的があいまいだと、製品比較の軸が定まらず、導入後の効果測定もできません。
現状の課題を洗い出し、優先順位をつけておくことが大切です。
明確な目的こそが、システム選定と運用成功の土台となります。

(2) 現場への周知と運用ルールを整える

新しいシステムを導入する際は、スタッフへの丁寧な説明が欠かせません。
これまでの方法から変わることに不安を感じるスタッフもいるため、導入の目的やメリットを事前に共有しておきましょう。
あわせて、「希望の提出は毎月〇日まで」などルールを決めておくと、混乱を防げます。
操作方法をまとめた簡単なマニュアルを用意するのも効果的です。
現場の理解と協力が、スムーズな定着を後押しします。

(3) 無料トライアルやデモで操作性を試す

本格導入の前に、無料トライアルやデモで実際の使い勝手を確認しておきましょう。
資料や説明だけでは分からない操作感や画面の見やすさを、実際に触って確かめられます。
可能であれば、店長だけでなく数名のスタッフにも試してもらうのがおすすめ。
現場目線での意見を集めることで、導入後のミスマッチを防げます。
納得したうえで導入を決めることが、失敗しないための近道です。

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