複数の店舗を展開している企業にとって、シフト管理は単なる「割り当て作業」ではありません。
スタッフの希望や勤務条件、人員確保、公平性など、多くの要素を考慮しなければならず、年々その難易度は上がっています。

さらに、拠点ごとにルールや管理者のスキルに違いがあると、情報の共有や本部との連携に支障をきたすことも。
現場任せの運用では、属人的な管理に陥り、トラブルの原因になるケースも少なくありません。

こうした課題を解消するには、シフト管理のやり方を「全社で統一する」ことが鍵となります。
この記事では、シフト管理をスムーズに統一・運用していくためのポイントをわかりやすく整理しました。
ぜひ参考にしてください。

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1.なぜ複数拠点のシフト管理は難しいのか？

複数の店舗や拠点を運営している企業にとって、シフト管理は複雑な業務です。
現場の状況に合わせて柔軟に対応する必要がある一方で、本部としては全体を見渡すことが求められます。
このバランスが取れていないと、シフトの偏りや人員不足、情報共有の不備など、さまざまな問題が発生しかねません。
なぜ複数拠点にまたがるシフト管理は難しいのでしょうか。
主な要因は以下のとおりです。

・拠点ごとにルールや文化が異なる
・店舗ごとに管理担当者のスキルがバラバラ
・全体の稼働状況がわかりづらい

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 拠点ごとにルールや文化が異なるから

複数店舗を展開していると、各店舗で独自の運営ルールが根づいてしまいがちです。
たとえば、希望シフトの提出期限や休憩時間の取り方などが異なると、全体管理が煩雑になります。
ルールのバラつきは、マネジメント側の把握や調整を困難にする要因です。
共通ルールを明文化し、全社で足並みをそろえることが、スムーズな運用につながります。

(2)店舗ごとに管理担当者のスキルがバラバラだから

各拠点のシフト作成には、作業の質やスピードにばらつきがあります。
結果として、ある店舗ではトラブルが多発し、別の店舗では順調に回っているなど、差が出てしまいます。
こうしたスキルギャップは、従業員の満足度や離職率にも影響を与える恐れがあります。
共通のシステムを導入すれば、一定の質を保った管理が実現しやすくなります。

(3) 全体の稼働状況がわかりづらいから

各拠点が独自にシフトを組んでいると、本社や本部が全体の状況を把握するのが難しくなります。
たとえば、どの時間帯に人手が足りないのか、繁忙期にどのエリアが逼迫しているのかが見えづらくなるでしょう。
採用や配置の戦略にもズレが生じやすくなります。
全社的な可視化ツールの導入によって、こうした情報のギャップを埋められるようになります。

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2.拠点ごとにシフト管理方法が違うと起こりうる問題

複数の拠点を持つ企業では、各店舗が独自のやり方でシフトを管理しているケースも珍しくありません。
一見すると、現場の裁量に任せることで柔軟な運営ができるように思えますが、実際には全体の効率や組織力に悪影響を及ぼすことも。
拠点間でルールがバラバラな状態が続くと、管理の精度に大きな差が出てしまいます。

拠点ごとにシフト管理方法が異なることで起こりうる問題は大きく3つ挙げられます。

・情報共有がうまくいかない
・管理品質にバラつきが出る
・拠点間の連携が取りづらくなる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1) 情報共有がうまくいかない

拠点ごとに異なるフォーマットや管理方法だと、情報のやり取りに手間がかかります。
ある店舗は紙のシフト表、別の店舗はエクセル、さらに別の拠点はシステムを使用している場合、共通の言語や形式がなく混乱の原因となります。
実際、急な人員調整や応援要請があっても、フォーマットが違えば確認に時間がかかり、タイムリーな判断が難しくなることがあるでしょう。
全社で統一したツールを使うことで、情報のズレや確認漏れを防ぐことができます。

(2) 管理品質にバラつきが出る

店舗ごとに担当者が独自のやり方で管理していると、シフト表の正確さや公平性に差が生じます。
一方の店舗では希望休が反映されているのに、別の店舗では反映されていないといったケースも見受けられます。
このようなバラつきは、スタッフの不満や離職にもつながりかねません。
運用ルールを標準化することで、どの拠点でも一定の品質を保ったシフト作成が可能になります。

(3) 拠点間の連携が取りづらくなる

統一されていないシフト運用は、拠点間のスムーズな連携を阻害する要因になります。
同じエリア内で応援に入ってもらいたい場合でも、管理方法が違えば調整に時間がかかり、迅速な対応が難しくなります。
結果として、全体最適ではなく、各店舗の“個別対応”に終始してしまうことも。
仕組みやルールを揃えておけば、状況に応じた柔軟な対応が可能になります。

3.全店舗でシフト管理を統一する方法とは

拠点ごとにバラバラだったシフト管理を全社で統一するには、明確なルールづくりと現場への浸透が欠かせません。
一方、ルールを押しつけるだけでは現場が混乱し、形だけの統一に終わる恐れもあります。
重要なのは、現場の実態に即した仕組みを構築し、無理なく運用できる体制を整えることです。

どのようにすれば店舗間のバラつきをなくし、全社での統一を実現できるのでしょうか。
ポイントは以下の通りです。

・共通ルールを明文化する
・シフト管理の責任者を明確にする
・共通のフォーマットやツールを導入する
・店舗間での横展開を推進する

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) 共通ルールを明文化する

シフト管理を統一する第一歩は、全店舗で共通のルールを設けることです。
具体的には、「希望提出の締切日」「最小人員数」「勤務時間帯の区分」などを全拠点共通で定めます。
このルールがあいまいだと、店舗ごとに異なる運用が続き、管理の一元化が難しくなります。
文書化した運用ルールを全従業員に共有すれば、認識のズレを防げるでしょう。

(2) シフト管理の責任者を明確にする

店舗ごとに責任者を定め、その人がルールに従って管理する体制を整えることも重要です。
責任の所在が不明確だと、シフト作成の遅れやミスが起きた際、対応が後手に回ることがあります。
一人ひとりが役割を理解し、責任を持って動ける体制を築く必要があります。
拠点ごとにリーダーを明示することで、管理の質を安定させましょう。

(3) 共通のフォーマットやツールを導入する

シフト表の形式や記入方法を統一することで、店舗間での情報連携や本部での確認がスムーズになります。
たとえば、エクセルのテンプレートを共有するだけでも一定の効果がありますが、できればシステム化する方がより効果的です。
現場で運用しやすく、本部でも把握しやすい仕組みを整えることが重要です。
一つの基盤で管理できれば、誰が見ても分かりやすい状態を維持できます。

(4) 店舗間での横展開を推進する

ある拠点でうまくいっている管理方法を、他の拠点にも展開する取り組みが有効です。
現場からの成功事例をもとに改善を進めることで、全体の納得感も高まります。
また、現場主導での取り組みは浸透しやすく、形式だけの統一に終わらない運用が実現できます。
属人的な管理から脱却し、実践的なノウハウを全体で活かすことが求められます。

4.多店舗展開の企業がシフト管理システムを利用するメリット

店舗数が増えるほど、シフト管理の複雑さは増していきます。
紙やエクセルでは限界を感じる企業も多く、業務負担や連携ミスが問題になりがちです。

そこで注目されているのが、シフト管理システムの活用です。
各拠点の情報をリアルタイムで把握しながら、全体最適な人員配置や業務効率の向上が期待できます。
具体的にどのようなメリットがあるのか、4つにまとめました。

・シフトの一元管理で全体を可視化できる
・店舗ごとの運用ルールを統一しやすくなる
・人員の応援・調整がスムーズになる
・勤怠データとの連携で管理工数を削減できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) シフトの一元管理で全体を可視化できる

シフト管理システムを導入すれば、全拠点の勤務状況を確認できるようになります。
「どの店舗で人手が不足しているのか」「シフト提出が遅れているスタッフがいるのか」などを、リアルタイムで把握可能です。
紙やエクセルでは難しかった全体の把握が容易になり、本部の判断スピードも向上します。
経営判断や人員配置の最適化にもつながると言えるでしょう。

(2) 店舗ごとの運用ルールを統一しやすくなる

システムなら、全店舗で同じ画面・同じ操作方法による運用が可能です。
「この店舗だけ提出期限が違う」「あの店舗は手書き対応」などの属人的な対応を排除できます。
誰が異動しても、同じルールで運用できる体制を作れる点も大きなメリットです。
現場の混乱を減らし、業務の標準化を促進できます。

(3) 人員の応援・調整がスムーズになる

シフト情報がシステム上でリアルタイムに共有されていれば、店舗間の応援調整もスムーズに。
「どの時間帯に誰が空いているか」「他店舗からの応援可能な人材は誰か」などを即座に確認できるため、柔軟な対応が可能です。
口頭では時間がかかっていた調整作業が、数クリックで完了します。
結果的に、人手不足時のリスク軽減にもつながります。

(4) 勤怠データとの連携で管理工数を削減できる

多くのシフト管理システムは、勤怠システムとの連携機能を備えています。
この連携により、「誰が何時間働いたか」などの実績データを自動で取り込むことができ、集計作業が不要になります。
特に拠点数が多い企業では、手入力による集計作業は大きな負担となるため、自動化による効果は非常に大きいです。
ミスも防げるうえ、事務作業の負担も大幅に軽減されます。

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