小売業やサービス業にとって、スタッフのシフト管理と勤怠管理は非常に重要です。最近は便利なシフト管理システム、勤怠管理システムが続々登場しています。
当コラムでは、シフト管理システムと勤怠管理システムそれぞれの特徴（できること）をまとめました。
シフト管理も勤怠管理も両方行えるおすすめシステムや、シフト管理システムを選ぶ際の注意点についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.シフト管理システムでできること

シフト作成や調整は、業種を問わず多くの現場で発生する業務の一つです。
しかし、手作業で管理すると「公平なシフト作成が難しい」「急な変更対応が大変」といった課題が生じがちです。

こうした問題を解決するのがシフト管理システムです。
システムを活用することで、効率よくシフトを組み、管理業務の負担を軽減できます。
以下、シフト管理システムで具体的にどんなことができるのかを詳しく紹介します。

(1)希望シフトの申請

シフト管理システム（シフト作成システム）では、従業員の希望シフトや希望休をシステム上で申請してもらうことができます。各自スマートフォンから申請できるため、シフトを申請するためにわざわざ店舗に出向いたり、手書きで提出する必要がありません。

また、希望シフトの提出締め切りもシステム上で管理できるため、提出期限が近づいたらアラートを出したり、未提出の人に通知を送ったりすることもできます。

(2)シフト表の自動作成

曜日や時間ごとの必要人員、必要な作業、従業員情報（雇用契約内容、月間公休日数）と希望シフト内容を照合し、シフトを自動作成することができます。
ただし、自動作成の精度はシステムによって異なるため、独自性の高いシフト作成を求める際は注意が必要です。
オーエムネットワーク社が提供する「アールシフト」のようなシフト管理システムなら、複雑な条件を考慮したシフト表を最短1分で作成。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

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(3)シフトの共有・調整・変更

作成したシフトは、システムを通じて従業員に共有できます。スマートフォン向けアプリが提供されているシステムなら、従業員がいつでも自分のシフトを確認できます。

欠員募集や店舗間応援といったシフト作成後の調整も、シフト管理システムで完結できます。

2.勤怠管理システムでできること

手作業での勤怠管理は記録ミスや集計の手間が発生しやすく、管理者にとって大きな負担となります。多くの企業で導入が進んでいるのが勤怠管理システムです。
活用すれば、出退勤の記録、勤務状況の把握、休暇や残業の申請管理などをスムーズに行えます。
勤怠管理システムでは具体的にどのようなことができるのか、以下、紹介します。

(1)出退勤の打刻

勤怠管理システムなら、タイムカードを切ったり勤怠管理表に記入したり、といった手作業での管理は必要ありません。

スマートフォン、パソコン、ICカード、指紋認証、顔認証など、さまざまな方法で、従業員の出勤時刻、退勤時刻を記録することができます。

(2)勤務状況や実績の確認

従業員の勤務状況（勤務中や休憩中など）をリアルタイムで把握できます。打刻にエラーがある場合もシステム上から確認・修正可能です。

システムによっては予定と実績を比較する機能や、勤務実績から人件費の概算を出すなどの機能も備わっています。

(3)休暇・残業などの申請

従業員からの休暇や残業、出張などの申請と、それに対する上長の承認も勤怠管理システムで完結します。各々がスマートフォンやパソコンから申請できるため、スピーディにやりとりできるのもシステムを使うメリットといえます。

3.シフト管理も勤怠管理もできるシステム5選

シフト管理システムと勤怠管理システム、それぞれでできることが違いますが、利用するならどちらも兼ねているものを選ぶのが効率的です。

ここからは、シフト管理も勤怠管理も可能なシステムを5つ紹介します。

(1)アールシフト

導入企業数ナンバー1のシフト管理システム(従業員数1,000名以上の小売業/東京商工リサーチ調べ)。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
店舗向け勤怠管理システム「アール勤怠」との連携で、業務効率化や生産性向上をさらに加速させます。

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(2)Airシフト

シフト作成に関する従業員とのやりとりから勤怠管理までカバーするシフト管理サービス「Airシフト」。希望シフトの申請、人数調整だけでなく、埋まらないシフトについて1枠単位で外部にスタッフ募集できるサービスも用意しています。
スマートフォン向けシフト管理アプリ「シフトボード」との連携ができるのもAirシフトならではの強みです。

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(3)Touch On Time

勤怠管理に特化しつつ、シフト管理機能も備えているサービス「Touch On Time」は、クラウドシステムだけでなく独自開発の「タッチオンタイムレコーダー」も提供しています。
パソコンやタブレットを使わない機器のため、従業員が必ず通る場所に設置可能、「従業員の打刻忘れで打刻修正作業が頻発する」といった問題を無くすことができます。

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(4)ジンジャー勤怠

ジンジャーは、人事労務・勤怠管理・給与計算などのバックオフィス業務効率化を支援するクラウドサービスです。中でも勤怠管理に特化している「ジンジャー勤怠」は、打刻、集計、予実管理、申請機能、シフト管理などの機能が備わっています。
英語、インドネシア語やタイ語、ベトナム語など5か国の言語に対応しているのもポイントです。

ジンジャー勤怠のサイトへ

(5)ジョブカン勤怠管理

小規模事業者から従業員500名以上の大規模な企業まで、さまざまな規模・業態の会社に選ばれているのが「ジョブカン勤怠管理」です。
打刻方法はICカードや指静脈認証のほか、GPS打刻、LINE打刻、Slack打刻なども用意。さまざまな職場環境、働き方に合わせた打刻方法が備わっています。

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4.シフトと勤怠両方をシステムで管理するメリット

シフト管理と勤怠管理を別々のシステムや手作業で行っていると、データの転記ミスや管理の手間が発生しやすくなります。
また、シフトと勤怠データの照合作業にも時間がかかり、管理者の負担が増えることも。
こうした課題を解決するのが、シフト作成と勤怠管理を統合できるシステムです。
本章では、シフトと勤怠を同じシステムで管理するメリットについて詳しく解説します。

(1)勤怠情報を一元化できる

シフト作成と勤怠管理を統合したシステムを利用することで、従業員データや勤務スケジュールなどの情報が一元化されます。
管理者は1つのシステムで全ての作業を行えるので、情報の断片化や混乱を避けることが可能です。

(2)データを転記する手間がない

シフト作成と勤怠管理が同じシステム上で行われるため、両者の間でデータや情報がシームレスに連携されます。
作成されたシフト情報は勤怠管理に自動的に反映され、従業員の出勤や休暇申請などがリアルタイムで処理されるのは大きなメリットです。

(3)効率的にスケジュール管理できる

シフト作成と勤怠管理が統合されたシステムを利用することで、スケジュールの作成と管理を効率化できます。
管理者は従業員の勤務時間や休暇の要求をシフト作成と同じ画面で処理することができ、人員配置の最適化が容易になるでしょう。

(4)勤怠記録の正確性が向上する

勤怠管理機能がシフト作成システムに統合されているため、従業員の出勤時間や退勤時間などが正確に記録されます。
手動でのデータ入力ミスや漏れが減少し、勤怠データの信頼性が向上します。

(5)総合的な労務管理の強化

シフト作成と勤怠管理が一体化したシステムを利用することで、総合的な労務管理が強化されます。
労働時間や休暇の管理だけでなく、シフトの調整や従業員のスキル管理なども同じシステムで行えるため、人事部門や管理者の業務負担軽減に繋がるでしょう。

5.両方できるシステムを選ぶ際の注意点

シフトと勤怠を一元管理できるシステムを導入すれば、業務の効率化やミスの削減につながります。
しかし、すべてのシステムが同じように優れているわけではありません。
シフト管理が得意なもの、勤怠管理が中心のものなど、システムごとに特徴が異なります。

また、給与計算や労務管理との連携が不十分だと、かえって手間が増えてしまうこともあります。
シフト管理・勤怠管理のシステムを選ぶ際、特に注意すべきポイントを2つ解説します。

(1)シフトと勤怠どちらを優先するか明確に

シフトと勤怠を一元管理できるのは、両方可能なシステムの最大の魅力です。
しかし、「シフト管理システムに勤怠管理機能がオマケ程度についているだけ」の場合や、逆に「勤怠管理システムにカレンダーのシフト管理機能がついているだけ」のようなシステムも存在します。
シフト管理と勤怠管理、どちらに重きを置くか明確にした上でシステムを選ぶようにしましょう。

(2)給与計算、労務管理との連携を確認

シフト管理と勤怠管理と密接に関わるのが、給与計算や労務管理です。
たとえば給与計算ソフトと連携可能なシステムを選択することで、作成したシフトや勤務実績に基づいて自動で給与計算ができます。
すでに自社で使っているシステムとの相性を確認しておくことで、店舗業務だけでなくバックオフィス業務の効率化にも繋がります。

6.小売業・サービス業のシフト管理なら「アールシフト」