小売業やサービス業で働く店長さんにとって欠かせない、シフト作成業務。
実際の現場では「正直シフト作成は苦手」「シフトの組み方が下手で自信がない」という店長さんも少なくありません。
シフトの良し悪しによってはスタッフが不満を抱く可能性があるため、シフト作成は注意深く行う必要があります。
この記事では、なぜシフト作成は難しいのか、その原因と、職場でスタッフから生じやすい不満の例、スタッフに気持ちよく働いてもらうためのシフト作成のポイントについて紹介します。

【関連記事】シフトの自動作成おすすめツール5選＆導入事例を紹介

1.「シフト作成が苦手」その原因は？

シフト管理業務は非常に煩雑な業務です。
どの店舗でも店長は毎月大変な思いをしてシフト表を作成しています。
そもそも、なぜシフト管理・シフト作成にこれほど苦労するのでしょうか。
以下に、店長さんがシフト作成が苦手だと感じてしまう理由をいくつか紹介します。

【ポイントは3つ】店長のシフト管理を効率化！スタッフから喜ばれるシフト作成とは

(1) 売上目標や人件費目標を考慮する必要がある

シフト管理の役割は「人」と「仕事」を管理することです。
そのため、売上目標や人件費目標、人時目標（人件費目標÷平均時給で算出される、何時間までの人員投入が許されるかを示す数値）などを考慮しながらシフトを作成する必要があります。
たとえば、売上が落ちる曜日は人員を絞り、繁忙期には手厚くシフトを入れるといった調整が求められます。
こうした数値管理と人員配置を同時にこなすシフト作成は、経営感覚も問われる高度な業務です。

(2) 希望の集計から作成にかかる時間や手間が大きい

シフト作成には、スタッフのシフト希望を調整するだけでなく、労働法との兼ね合いや早番・遅番・休日のバランス、売上の予測なども考慮しなければなりません。
希望の収集・集計だけでも手間がかかる上に、複数の条件を同時に満たすシフトを組み上げる必要があります。
スタッフの人数が多いほど考慮すべき組み合わせは膨大になり、毎月この作業を繰り返すことで、店長の負担は慢性的に大きくなっています。

(3) スタッフのシフト希望が多様化している

バイトの掛け持ちやスキマ時間を活用した短期派遣など、近年アルバイト・パートの働き方は多様化しており、それに伴ってシフト希望も複雑になっています。
学生は授業や試験、主婦・主夫の方は家事や育児の都合に合わせて希望が異なるもの。
一人ひとりの事情を丁寧に把握する必要があります。
多様化する希望をうまくまとめ、店舗の運営に支障が出ないよう調整するのは、店長にとって大きな負担です。

(4) 人手不足が深刻化している

近年、小売業・サービス業では人手不足が深刻化しており、必要な人数のスタッフを確保すること自体が難しくなっています。
採用がうまくいかない時期は、少ない人数で営業をまわさなければならず、一人ひとりの負担が増えてしまうことに。
限られた人員でいかに効率よくシフトを組むかを考え続けることが、店長にとってのプレッシャーとなり、シフト作成への苦手意識につながりかねません。

(5) ミスが許されない

シフト作成においては、ミスが許されません。
勤務時間の記載ミスや人員の手配漏れが発生すると、店舗の業務が滞り、お客様やスタッフからの不満につながります。
また、労働法に関わるミスが生じた場合、法的なリスクを招く可能性もあるでしょう。
「絶対に間違えられない」というプレッシャーの中で毎月シフトを作成し続けることが、店長の苦手意識をさらに強めてしまう要因となっています。

2. スタッフが抱く「シフトへの不満」とは？

シフト制の職場においては、スタッフがシフトに関する不満を抱くことがあります。
スタッフの不満が積み重なると、モチベーションの低下や離職につながるリスクもあるため、店長はスタッフ目線でシフトを考えることも重要です。
以下に、その代表的な不満をいくつか紹介します。

【関連記事】企業事例あり！シフト管理やシフト表作成のコツを業種別に紹介

(1) シフトの希望が通らない

スタッフが希望する勤務日や勤務時間帯が、シフトに反映されない場合があります。
この場合、スタッフはプライベートの予定を思うように立てることができません。
希望が通らないことが頻繁に続くと、「他の人を優先しているのでは？」「自分だけ不公平な扱いを受けている」と不満を抱く可能性が高くなります。
完全に希望を通すことが難しい場合でも、理由を丁寧に伝えることが、スタッフの納得感につながります。

(2) 業務の割当や時間のバランスが悪い

早番や遅番など、負担の大きい時間帯に連続で割り当てられるケースや、深夜勤務のあとに午前出勤の日が続くケースなどは、働く側にとって大きなストレスです。
また、「屋外のレジばかり担当させられる」「体力的にきつい仕事ばかり割り当てられる」など、業務内容でも不満が生じてしまう場合があります。
こうした偏りは、スタッフ間の不公平感を生みやすく、チームの雰囲気にも影響を与えることがあるため、シフト作成時にはバランスへの配慮が必要です。

(3) シフトの決め方が不透明

シフトの決定プロセスが不透明だと、「なぜ自分がそのシフトに割り当てられたのか」をスタッフが理解できず、不満やクレームにつながりやすくなります。
特に、希望を出したにもかかわらず通らなかった場合、理由が説明されないと「えこひいきがあるのでは」と疑念を持たれることもあります。
シフト希望提出後、どのような手順を経てシフトが決まるのかをあらかじめスタッフに共有しておくことが、信頼関係の構築につながります。

(4) シフトが決まるのが遅い

シフトの希望提出からシフト確定までの期間が長いと、スタッフはその間プライベートの予定を立てづらくなってしまいます。
また、シフト確定後に何度も修正版が出るようなケースも、スタッフにとっては大きなストレスです。
「せっかくシフトが決まったから予定を入れたのに、また変わった」という状況が続くと、職場への不信感にもつながりかねません。
スタッフが安心して働けるよう、シフトはできるだけ早く・確実に提示することが大切です。

3. 不満の少ないシフトを作成するためには

スタッフのシフトへの不満を完全になくすことは難しいもの。
しかし、店長の工夫や心がけ次第で、不満を最小限に抑えることは十分に可能です。
ここでは、スタッフが働きやすいと感じるシフトを作成するために、店長が意識すべきポイントを4つ紹介します。

(1) 透明性の確保

店長がなるべく平等・公平にシフトを作成しようと努力していても、その思いがスタッフに伝わっているとは限りません。
「なぜこのシフトになったのか」がわからないまま働き続けると、スタッフの不信感は少しずつ積み重なっていきます。
シフト作成の手順や基準、調整時に考慮される要素（学業・育児・持病など）について、あらかじめできる限り詳しく説明し、スタッフに対して透明性を確保しましょう。
プロセスが見えるだけで、スタッフの納得感は大きく変わります。

(2) 業務の割当や休日の設定を公平に行う

可能な限り、スタッフの希望を考慮しながら、休日や業務の割当をフェアに行いましょう。
同じスタッフが負担の大きいシフトに連続で割り当てられないよう注意も必要です。
特定のスタッフへの負担の偏りは、本人のモチベーション低下だけでなく、周囲の不公平感にもつながります。
こういった場面では、条件を自動的に考慮してシフトを組んでくれる専用ツールが非常に役立ちます。

(3) シフト作成時のミスを防止する

シフト作成は、正確な情報に基づいて行われる必要があります。
スタッフの勤務時間や休暇希望などを正確に把握し、誤ったシフトを作成しないよう注意しましょう。
シフトミスによる急な変更は、店長にもスタッフにも余計なストレスを与えます。
シフト確定前のダブルチェックを習慣にするとともに、スタッフ自身が自分の予定を事前に正確に申告できる仕組みを整えておくことも、ミス防止に効果的です。

(4) スタッフとコミュニケーションを取る

一部のスタッフがシフトに不満を抱く様子は、職場の雰囲気全体に悪影響を及ぼします。
スタッフと定期的にコミュニケーションを取ることで、シフトや業務に関する不満に耳を傾け、改善していく姿勢を示すことが大切です。
店長やバイトリーダーがこまめにスタッフと対話を行うことで相互理解が深まるとともに、不満を抱えたまま働き続けるメンバーを減らすことにつながります。
日々の声かけや小さなフォローが、働きやすい職場づくりの土台となります。

4. シフト管理システムでできること

シフト管理システムを導入することで、これまで店長が手作業で行っていた業務の多くを効率化・自動化できます。
ここでは、シフト管理システムの主な機能と、その活用によって得られるメリットを紹介します。

(1) シフトの自動作成

シフト管理システムの最大の特長のひとつが、シフトの自動作成機能です。
スタッフの希望や労働時間の上限、人件費目標などの条件をシステムに入力するだけで、最適なシフトを自動で生成してくれます。
これまで数時間かけて行っていたシフト作成作業が大幅に短縮され、店長は他の業務に集中できるようになります。
毎月の煩雑な作業から解放されることで、シフト作成へのストレスも軽減されるでしょう。

(2) シフト希望のオンライン収集

シフト管理システムでは、スタッフのシフト希望をオンラインで収集する機能が備わっています。
紙やLINEでの収集と異なり、希望の記入漏れや集計ミスを防ぐことが可能です。
スタッフはスマートフォンからいつでも希望を提出でき、店長側もリアルタイムで状況を把握できます。
希望収集から集計までの工程がシステム上で完結するため、業務全体の効率が格段に向上します。

(3) 労働時間・勤怠の自動管理

シフト管理システムは、スタッフの勤怠状況をリアルタイムで管理する機能も持っています。
残業時間超過や法定労働時間の違反をシステムが自動検知し、アラートで知らせるため、労務リスクを未然に防ぐことが可能です。
手作業での集計ミスがなくなるだけでなく、給与計算システムとの連携によって給与処理の効率化も期待できます。
コンプライアンス管理の観点からも、非常に心強い機能と言えるでしょう。

(4) シフトの変更・調整をリアルタイムで共有

急な欠勤や体調不良など、確定後のシフト変更はどの職場でも起こりえます。
シフト管理システムでは、変更内容をシステム上で即時に反映し、スタッフ全員に通知可能です。
従来のように電話やLINEで個別に連絡を取る必要がなくなり、情報の伝達漏れや混乱を防げます。
変更対応にかかる時間と手間を大幅に削減できるのは、店長にとって大きなメリットです。

(5) データの可視化・分析

シフト管理システムには、勤務データを可視化・分析する機能が搭載されたものも多くあります。
曜日や時間帯ごとの人員配置の傾向、人件費の推移、スタッフの稼働状況などをグラフやデータで確認できるため、次のシフト作成に活かせる判断材料が得られます。
「なんとなく」の感覚ではなく、データに基づいた精度の高いシフト管理が実現することで、売上目標や人件費目標の達成にも近づけるでしょう。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」