シフト作成に毎回時間がかかり、「もっと早く終わればいいのに」と感じていませんか。
実は、シフトの組み方が早くなるだけで、管理業務の負担が減り、現場やスタッフ対応に余裕が生まれます。
作成スピードは、忙しさの原因ではなく、改善できるポイントです。
本記事では、シフト作成に時間がかかる理由を整理し、作業を早くするための具体的なコツと、シフト管理システムを活用するメリットを分かりやすく解説します。

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1.シフト作成に時間がかかる原因

シフト作成に時間がかかる背景には、作業量の多さだけでなく、やり方の問題もあります。
現場では当たり前になっている手順が、実は大きなロスを生んでいるケースも存在します。
ここでは、シフト作成が遅くなりやすい代表的な原因を整理しました。

• 情報が分散して管理されている
• 調整や修正が何度も発生する
• 管理者の頭の中で判断している
• 急な変更に毎回対応している

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)情報が分散して管理されている

必要な情報があちこちに散らばっていると、シフト作成に時間がかかります。
例えば、勤務希望が紙やLINE、口頭などでバラバラに管理されていると、確認作業だけでも時間を取られるもの。
情報を集め直すたびに抜けや勘違いが起きやすく、修正が増える悪循環に陥ります。
希望休を見落としたままシフトを組み直すと、再調整が必要になります。
最初から情報がまとまっていない状態では、シフト作成はどうしても遅くなります。

(2)調整や修正が何度も発生する

一度で確定しないシフトは、そのたびに作成時間を押し上げます。
人手不足や希望の集中があると、後から変更が入りやすくなります。
その都度、全体を見直すやり方では、作業が終わりません。
修正が前提の運用になっている場合、作成スピードは上がりにくいでしょう。
最初から調整が起きにくい形で組めていないことが、時間のロスにつながります。

(3)管理者の頭の中で判断している

シフトの判断を管理者の記憶や感覚に頼っていると、作業はどうしても遅くなります。
誰がどれくらい働いているか、負担が偏っていないかを思い出しながら組む必要があるからです。
一人で抱え込むほど、確認や迷いが増えていきます。
結果として、シフト作成が後回しになり、締切直前に慌てる流れになりがちです。
判断基準が見える形になっていないことが、時間を奪う原因と言えます。

(4)急な変更に毎回対応している

急な欠勤や予定変更が多い職場ほど、シフト作成は長引きます。
その都度手作業で調整すると、最初にかけた時間が無駄になってしまいます。
変更を想定しないシフトは、崩れやすく修正も増えることに。
結果として、シフト作成そのものがストレスの高い業務になります。
変更を前提にしていない運用が、作成時間を引き延ばしているのです。

2.シフト作成を早くするメリット

シフト作成が早く終わると、単に作業時間が減るだけではありません。
現場運営やスタッフ対応にも余裕が生まれ、結果として職場全体の安定につながります。
ここでは、シフト作成を早くすることで得られる主なメリットを整理します。

• 管理業務の負担が減る
• 現場対応に時間を使える
• スタッフの不満が出にくくなる
• 変更対応が楽になる

以下、詳しく見ていきましょう。

(1)管理業務の負担が減る

シフト作成を早く終えられる最大のメリットは、管理業務の負担が軽くなることです。
時間がかかるシフト作成は、精神的にも体力的にも消耗します。
作成に時間を取られると、他の業務が後回しになりがちです。
作業が短時間で終われば、締切に追われるストレスも減ります。
結果として、管理業務全体に余裕が生まれます。

(2)現場対応に時間を使える

シフト作成が早く終わると、現場を見る時間を確保しやすくなります。
人手不足の職場ほど、現場対応の質が重要です。
スタッフの様子を確認したり、業務改善を考えたりする時間が取れます。
例えば、忙しい時間帯の動きを見直す余裕も生まれます。
管理者が現場に目を向けられることは、大きなメリットと言えるでしょう。

(3)スタッフの不満が出にくくなる

シフトが早めに確定すると、スタッフ側の予定も立てやすくなります。
直前まで分からないシフトは、不満や不安の原因になります。
早く共有できれば、私生活との調整もしやすくなります。
結果として、シフトに対する不満が表に出にくくなります。
作成スピードは、スタッフ満足度にも影響するでしょう。

(4)変更対応が楽になる

シフトを早く作成できると、変更が発生しても余裕を持って対応できます。
締切ギリギリで組んだシフトは、少しの変更でも大きな手間になります。
早めに完成していれば、修正や入れ替えも落ち着いて進めることが可能です。
急な欠勤が出た場合でも、慌てずに調整できます。
結果として、トラブル対応の負担も軽くなるでしょう。

3.シフト作成を高速化する5つのコツ

シフト作成を早くするには、作業スピードよりも準備と考え方が重要です。
やり方を少し変えるだけで、毎回の作成時間は大きく短縮できます。
ここでは、現場ですぐ取り入れやすいシフト作成を高速化するコツを5つ紹介します。

• 必要な情報を事前にそろえる
• 判断基準をあらかじめ決める
• 完璧を目指さず仮決めする
• 変更が起きにくい形で組む
• 同じ作業を繰り返さない

以下、それぞれについて見ていきましょう。

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(1)必要な情報を事前にそろえる

シフト作成を早くするためには、作業に入る前の準備が重要です。
必要な情報がそろっていない状態で始めると、途中で確認や修正が入り、時間が伸びます。
勤務できる時間、休みの希望、担当できる仕事などは、事前にまとめておきましょう。
例えば、希望提出の締切を決め、それ以降は原則変更しない運用にすると迷いが減ります。
情報がそろった状態で作成を始めるだけで、作業スピードは大きく変わります。

(2)判断基準をあらかじめ決める

毎回悩みながら判断していると、シフト作成は遅くなります。
誰を優先するか、どの時間帯を先に埋めるかなど、判断基準を決めておくことが大切です。
基準があれば、迷う時間が減り、作業が止まりにくくなります。
判断をその場で考えないだけでも、作成時間は短縮できます。
シフトを早く組むためには、考える順番を固定することが効果的です。

(3)完璧を目指さず仮決めする

最初から完璧なシフトを作ろうとすると、作業はなかなか進みません。
一度で仕上げようとするほど、細かい調整に時間を取られます。
まずは全体を埋めることを優先し、細かい部分は後から調整する方が効率的です。
仮決めでも全体像が見えれば、修正もしやすくなります。
完成度よりスピードを優先する姿勢が、高速化につながります。

(4)変更が起きにくい形で組む

変更が多いシフトは、その分だけ作成時間も延びます。
よく欠勤が出る人や調整が必要な部分を見越して組むことが大切です。
余白を持たせた配置にしておくと、後からの修正が少なくなります。
結果として、作り直しの手間が減ります。
変更を前提に考えることが、作成スピードを守るポイントです。

(5)同じ作業を繰り返さない

毎回ゼロからシフトを作るやり方は、時間がかかります。
過去のシフトやよく使う形をベースにすることで、作業は早くなります。
似た条件の週や月が多い職場ほど、この効果は大きいです。
繰り返し作業を減らす意識が、全体の時間短縮につながります。
同じことを何度もやらない工夫が、高速化の近道です。

4.シフト管理システムで実現できること

シフト作成を早く、安定して行うには、人の工夫だけでは限界があります。
シフト管理システムを使うことで、作業そのものを減らし、判断のスピードも上げられます。
シフト作成を高速化するうえで実感しやすいシステム活用のメリットを整理しました。

• 情報確認の手間が大きく減る
• シフト作成時間を大幅に短縮できる
• 修正や変更に強くなる
• 属人化を防げる

以下、詳しく見ていきましょう。

(1)情報確認の手間が大きく減る

シフト管理システムなら、必要な情報を探す時間がほぼなくなります。
手作業では、希望休や勤務可能時間を何度も見返す必要がありました。
システムでは、これらの情報が一画面で確認できます。
確認のために手を止める回数が減り、作成作業が途切れません。
情報確認に使っていた時間が減るだけでも、シフト作成はかなり早くなります。

(2)シフト作成時間を大幅に短縮できる

シフト管理システムを使うと、作成そのものにかかる時間が短くなります。
条件を設定すれば、シフト案を自動で作れる機能があるためです。
すべて手で組む必要がなく、たたき台をもとに調整できます。
例えば、最低限必要な人数を満たした状態から始められるため、考える負担が減ります。
結果として、作成時間を大幅に短縮できます。

(3)修正や変更に強くなる

シフトは、一度作って終わりではありません。
変更が入るたびに作り直す運用では、時間も気力も削られます。
システムを使えば、変更部分だけを修正でき、全体を組み直す必要がありません。
影響範囲もすぐに確認できるため、判断が早くなります。
変更に強くなることは、作成スピードを保つうえで重要です。

(4)属人化を防げる

シフト作成が特定の人しかできない状態は、スピード低下の原因になります。
その人が忙しい、休むといった状況で作業が止まるからです。
システムを使えば、判断材料や作成手順が見える形で残ります。
他の人でも同じ流れで作成できるようになります。
属人化を防ぐことが、安定して早く組める体制につながります。

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