小売業やサービス業など、シフト制の職場を中心に「シフト管理をシステムで行いたい」というニーズが急速に高まっています。
これまでExcelや紙で手作業していたシフト管理も、クラウド型のツールを活用することで、業務の効率化、公平な調整が実現しやすくなってきました。
とはいえ、「どんなシステムを選べばいいのか」「導入で失敗しないか」といった不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、シフト管理システムを導入するメリット、選び方・費用対効果の考え方・導入時の注意点まで、具体的に解説します。
導入を検討する方にも、すでに使い始めた方にも役立つ内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

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1.なぜシフト管理にシステムを導入する企業が増えているのか

近年、シフト管理の現場では、従来の手作業やExcel管理から、アプリやクラウド型のシステムへと移行する企業が増えています。
背景には、業務効率の改善、公正な運用の実現など、さまざまな課題を解決できる利点があります。
人手不足や多様な働き方への対応が求められる今、正確かつ柔軟にシフトを管理できる仕組みは、企業の成長に直結するといえるでしょう。
ここでは、企業がアプリやシステムの導入に踏み切る主な理由を整理しました。

• 効率化による業務負担の軽減が期待できる
  
• 人的ミスやトラブルを防げるようになる
  
• スタッフとのやりとりがスムーズになる
  
• 公平なシフト作成がしやすくなる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)効率化による業務負担の軽減が期待できる

シフト管理システムを導入することで、業務効率の向上が見込めます。
従来の手作業では、Excelや紙ベースでの作成・調整に多くの時間が取られていました。
アプリやクラウド型システムを使えば、ワンクリックでシフトのコピーや修正が可能です。
たとえば、複数店舗を展開する飲食チェーンでは、本部から各店舗のシフト状況を一括で把握できるようになり、店長の残業時間削減につながっています。
手間のかかる業務を効率化できる点が、導入の大きな理由と言えるでしょう。

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(2)人的ミスやトラブルを防げるようになる

システムの導入は、ヒューマンエラーを減らす手段として有効です。
手書きや口頭でのやりとりでは、聞き間違いや記入ミスが発生しやすくなります。
シフトの重複や欠員といったトラブルにつながることも。
希望休の管理が不安定だと、スタッフ同士のトラブルにもなりかねません。
ミスを事前に防ぎ、信頼性の高い運用が可能になることも導入が進む理由の一つです。

(3)スタッフとのやりとりがスムーズになる

シフト管理アプリを導入すると、スタッフとのコミュニケーションが円滑になります。
紙のシフト表や口頭での伝達では、変更や希望休の共有が遅れたり、見落とされたりすることが少なくありません。
スマートフォンで希望休の提出やシフト確認ができるアプリを活用すると、確認漏れや連絡忘れによる混乱を減らすことができます。
リアルタイムで情報を共有できることが、スムーズな運用の鍵です。

(4)公平なシフト作成がしやすくなる

公平性のあるシフト表を作るうえでも、アプリやシステムの導入は有効です。
属人的な判断や記憶に頼っていると、特定の人に負担が偏ったり、希望休が通りにくくなるケースが出てきます。
実際、シフト作成ルールを明文化し、システム上で自動計算・可視化することで、「あの人ばかり早番」「自分だけ土日勤務」といった不満を防ぐことが可能です。
感覚に頼らず、データをもとに調整できるため、公平な運用を実現します。

2.シフト管理システムを選ぶ際にやるべきことは？

シフト管理システムは、機能や価格、操作性などもさまざまです。
何となくの印象や口コミだけで選んでしまうと、自社の運用に合わず、逆に業務負担が増えてしまうことも。
システムを有効活用するには、導入前にしっかりと比較検討し、自社に最適なツールを見極めることが欠かせません。
ここでは、シフト管理システムを選ぶ際に押さえておきたい基本的な手順を整理しました。

• 現状の課題を洗い出す
  
• 必要な機能を明確にする
  
• 現場や業種に合っているか確認する
  
• 操作性をチェックする
  
• サポート体制を確認する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)現状の課題を洗い出す

システム選定の第一歩は、自社のシフト管理における課題を明確にすることです。
現場の声を拾いながら整理することで、必要な機能や優先度が見えてきます。
「希望休の申請が紙で煩雑」「店舗ごとにルールが異なって調整が大変」といった声があるなら、申請管理や多拠点対応に強いシステムを探すべきでしょう。
現状を正しく把握することが、ミスマッチを防ぐ第一歩となります。

(2)必要な機能を明確にする

どのような機能があれば課題を解決できるのかを具体的に洗い出しましょう。
「なんとなく便利そう」で選ぶと、使わない機能ばかりでコストが無駄になる可能性があります。
スマホでのシフト確認が必須ならモバイル対応はマストです。
本部と店舗間での連携が必要ならクラウド型が適しています。
必要な機能を明確にすることで、比較検討もしやすくなります。

(3)現場や業種に合っているか確認する

システムは一見便利でも、業種や職場環境によっては合わないこともあります。
勤務形態が多様な現場では、細かな調整や柔軟なシフト作成ができるかが重要です。
たとえば、24時間営業の店舗であれば、深夜帯の管理や変形労働時間制に対応しているかがポイントになります。
現場とのギャップがないかを見極めることが、導入成功のカギを握ります。

(4)操作性をチェックする

システム選びでは、誰でも直感的に操作できるかどうかが重要です。
使い方が複雑だと現場に浸透せず、逆にストレスの原因となってしまいます。
全員が無理なく使える設計かどうか、事前にデモ画面で確認することが大切です。

(5)サポート体制を確認する

導入後も安心して使い続けるには、運営側のサポート体制が整っているかを確認しておく必要があります。
トラブル発生時にすぐ相談できる窓口がなかったり、対応が遅かったりすると、現場に混乱が生じかねません。
チャット、メールなど複数のサポート手段を用意している企業なら、急な不具合にも迅速に対応してもらえます。
サポートの充実度は、長く安心して運用するための土台になります。

3.自社に合ったシステムを選ぶポイント

シフト管理システムは便利な一方、どの企業にも万能にフィットするとは限りません。
業種や勤務形態、スタッフ数、拠点の有無など、運用環境に合わせて選定する必要があります。
導入後に「使いこなせない」「機能が足りなかった」といったミスマッチを防ぐためにも、自社との相性を見極める視点が重要です。
ここでは、自社に合ったシステムを選ぶうえで確認すべき主なポイントを整理しました。

• 自社の勤務形態に対応しているか
  
• 拠点数や従業員数に応じた拡張性があるか
  
• 他の業務システムと連携できるかどうか
  
• セキュリティや情報管理体制が信頼できるか

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)自社の勤務形態に対応しているか

自社の勤務形態に合ったシステムを選ぶことが、無理のない運用につながります。
シフト制といっても、固定制・交代制・フレックスなど、職場によって大きく異なります。
たとえば、24時間営業のコールセンターでは、夜勤や仮眠時間の管理も必要なため、通常のシステムでは対応しきれないことがあります。
自社の運用にフィットするかどうか、細かい設定項目まで確認しておくべきです。

(2)拠点数や従業員数に応じた拡張性があるか

将来的な事業拡大も見据えて、システムに拡張性があるか確認しておきましょう。
一部のシステムは利用人数や拠点数に制限があり、増員や多店舗展開に対応できない可能性があります。
最初は1店舗だけの導入だった企業が、複数拠点の運用に切り替えた際、上位プランへの移行がスムーズなら、業務が止まる心配もありません。
将来を見据えた柔軟性があるかどうかは、見極めの大切なポイントです。

(3)他の業務システムと連携できるかどうか

シフト管理だけで完結せず、勤怠・給与計算・人事システムとの連携ができるかも重要です。
連携ができないと、同じ情報を複数のシステムに手入力する手間が発生し、ミスやタイムロスにつながります。
他システムとの連携性は、業務全体の効率化に直結するポイントです。

(4)セキュリティや情報管理体制が信頼できるか

シフト情報には、スタッフの個人情報など、機密性の高いデータが含まれます。
システムのセキュリティや運用会社の情報管理体制を確認することが欠かせません。
ログインに二段階認証を取り入れていたり、データのバックアップが定期的に行われているシステムなら、安心して導入できます。
信頼性の高い運用体制が整っているかどうかも、見極めの重要な基準です。

4.シフト管理システムの費用対効果はどう考える？

シフト管理システムを導入するにあたって、「コストに見合う効果があるのか？」という視点は非常に重要です。
一見すると月額費用がかかるだけに見えるかもしれませんが、業務効率の向上や人件費の削減、スタッフの満足度向上など、目に見えにくい部分で大きな価値を生むこともあります。
導入の是非を判断するには、「何にどれだけ効果があるのか」を具体的に考える必要があります。
ここでは、シフト管理システムの費用対効果を検討するうえで押さえておきたいポイントを整理しました。

• 人件費や残業時間の削減につながるか
  
• シフト作成や管理の工数が減るか
  
• スタッフの満足度や定着率に変化があるか
  
• 導入コストに見合った機能やサポートがあるか

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)人件費や残業時間の削減につながるか

シフト管理システムは、無駄な人件費や残業時間の削減に貢献します。
調整ミスや過剰配置を防げるため、最適な人員で業務を回すことが可能です。
たとえば、システム導入後に残業時間が月20時間以上削減されれば、その分の人件費のコストダウンにつながります。
費用対効果は「見えにくい削減効果」に着目することがポイントです。

(2)シフト作成や管理の工数が減るか

システム導入により、シフト作成・調整にかかる時間や手間を大きく軽減できます。
手作業では数時間かかる業務も、自動作成機能によって短時間で完了するように。
例えば、複数店舗のシフトを1人で管理していた担当者が、導入後は1/3の時間で作成できれば、他業務に余力を回せるようになるでしょう。
人件費以外の「時間コスト」も、効果として見逃せません。

(3)スタッフの満足度や定着率に変化があるか

費用対効果を測るうえで、スタッフの働きやすさや定着率の向上も重要な視点です。
公平なシフト作成や迅速な情報共有が可能になることで、不満や離職リスクを減らす効果が期待されます。
スタッフの希望休が通りやすくなると、従業員満足度が向上し、離職率も低くなります。
定性的な効果も中長期的なコスト削減に直結すると言えるでしょう。

(4)導入コストに見合った機能やサポートがあるか

システムにかかるコストが高すぎる場合、期待した効果が得られなければ意味がありません。
そのため、価格だけでなく、機能の充実度や導入後のサポート体制も併せて比較検討する必要があります。
月額数千円のサービスでも、日々のサポートが手厚く、アップデートが頻繁にあるシステムなら、安心して長期利用できます。
「安さ」ではなく「価格に見合った価値があるか」を基準に評価すべきです。

5.シフト管理システム導入で失敗しないための注意点

シフト管理システムは、正しく選定し活用すれば業務効率化に大きく貢献します。
しかし、導入の進め方を誤ると、コストだけがかかり、期待していた効果が得られないというケースも少なくありません。
現場とのすり合わせを軽視すると、ツールが定着せず「使えないシステム」として扱われる可能性があります。
失敗を避けるためには、注意すべきポイントをあらかじめ押さえておくことが大切です。
ここでは、導入でつまずかないために気をつけたい代表的な注意点を紹介します。

• 導入目的を明確にする
  
• 現場の声を反映させる
  
• 教育や説明の機会を設ける
  
• 現行業務とすり合わせる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)導入目的を明確にする

システム導入は目的を明確にしたうえで進めなければ、期待する効果が得られません。
「とりあえず便利そうだから」といった漠然とした理由で選んでしまうと、使い方が定まらず、結局現場に浸透しない事態を招きがちです。
「残業削減」「公平なシフト作成」など具体的な目的を事前に共有しておけば、導入後の定着も早く、現場の満足度も高くなります。
まずは、自社で何を解決したいのかを関係者で明確にしておくことが大切です。

(2)現場の声を反映させる

導入の意思決定を本部主導で進めると、現場に合わないシステムを選ぶリスクがあります。
実際に使う店舗スタッフのニーズを無視すると、使われないツールになりかねません。
たとえば、ITに不慣れなスタッフが多い職場では、シンプルな操作画面やスマホ対応が求められます。
現場の意見を早い段階から取り入れることで、導入後のスムーズな運用につながるでしょう。

(3)教育や説明の機会を設ける

どんなに優れたシステムでも、使い方が理解されなければ活用されません。
マニュアル配布だけで済ませたり、説明会を省略したりすると、導入後に「使えない」という声が増えてしまいます。
導入前に短時間でも操作体験の場を設けておくことが、スタッフの不安軽減に効果的です。
初期の教育・サポートに力を入れることが、成功への第一歩です。

(4)現行業務とすり合わせる

システム導入は、既存の業務フローとの整合性を考えながら進める必要があります。
新しいツールを使うことで作業が増えたり、無駄な手間が生まれるケースも。
導入時には、既存の業務とどう統合・置き換えるのかを明確にしておきましょう。

小売・サービス業に選ばれるシフト管理システム「R-Shift」