人手不足によって「シフトが埋まらない」と悩む現場は少なくありません。
小売業やサービス業では、欠員が出るたびに対応に追われ、業務が回らなくなるケースも。
この記事では、シフトが埋まらない原因や起こりがちな問題点、具体的な解決策までをわかりやすく解説します。
人手不足の現場でシフト管理システムを活用するメリットも紹介しますので参考にしてください。

1. なぜシフトが埋まらないのか？現場でよくある課題

人手不足が深刻化する中、「シフトが埋まらない」という悩みを抱える現場は少なくありません。
シフトがうまく回らない背景には、日々の運用や仕組みに潜む課題が影響しています。
特定の時間帯に人が集まらない、シフト作成が属人化している、などの課題に気づかず放置すると、慢性的な人手不足がさらに深刻化しかねません。
シフトが「なぜ埋まらないのか」について、客観的に整理しました。

• 希望が特定の曜日・時間帯に集中している
• シフト提出の遅れや未提出者が多い
• 担当者の経験やスキルに頼りすぎている

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) 希望が特定の曜日・時間帯に集中している

シフトが埋まらない理由のひとつに、スタッフの希望勤務時間の偏りが挙げられます。
学生は夕方以降、主婦層は平日の日中など、勤務可能時間が重なる傾向は多くの職場で共通です。
そのため、特定の曜日や時間帯に必要な人手が確保できず、最終的にシフトの空白が残るといった事態に発展しかねません。
希望の傾向を可視化し、不足が予想される時間帯を早めに把握する必要があるでしょう。

(2) シフト提出の遅れや未提出者が多い

スタッフからの希望提出が遅れたり、未提出の人がいると、人員がどれだけ確保できるか見通しが立ちません。
提出状況を紙やメールで管理していると、集計や確認に手間がかかり、対応が遅れがちになります。
その結果、直前まで仮のシフトが確定せず、調整が間に合わなくなるといった問題が発生するリスクも。
提出状況をリアルタイムで確認できれば、安定したシフト作成が実現しやすくなります。

(3) 担当者の経験やスキルに頼りすぎている

シフト作成を特定の担当者に任せきりにしていると、その人の不在時や異動時に業務が止まるリスクが生じます。
勤務ルールや調整ノウハウが個人の頭の中にしかない状態では、属人化による非効率が避けられません。
状況によっては、引き継ぎがうまくできず、誰もシフト作成に着手できないという事態に陥る可能性も。
業務の標準化とルール設定を行うことで、誰でも一定の品質でシフトを組める環境を整備すべきです。

2. シフトが埋まらないとどうなる？店舗における問題点

「シフトが埋まらない状態」が一時的な出来事として繰り返されると、店舗の運営やスタッフの働き方にさまざまな悪影響を及ぼします。
人手不足の穴を無理に埋めようとすれば、現場の疲弊を招き、接客品質の低下や管理体制のひずみにもつながりかねません。
ここでは、シフトが埋まらないことで現場に生じやすい問題を整理し、どのようなリスクが潜んでいるのかをまとめました。

• タッフへの負担が増え、職場の不満が高まる
• サービス品質が低下し、顧客満足度にも影響する
• 欠員対応に追われ、管理者の業務が滞る

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) スタッフへの負担が増え、職場の不満が高まる

シフトが埋まらないと、その業務を既存のスタッフでカバーする必要があります。
業務量の偏りは、スタッフの不満や離職意向を高める要因です。
「いつも同じ人ばかり負担が大きい」と感じる状況が続き、チーム内の関係悪化にもつながりかねません。
スタッフが安心して働ける環境を守るためにも、シフトの偏りを早期に是正することが求められます。

(2) サービス品質が低下し、顧客満足度にも影響する

人手不足のまま営業を続けると、接客対応の遅れや商品の提供ミスが起きやすくなります。
ピークタイムにスタッフが不足すると、通常防げるミスも増えてしまいがち。
その結果、クレームの増加やリピート客の減少といった形で、売上や店舗の評判にも悪影響を及ぼすおそれがあります。
一時的な人員不足でも、その影響は長期的に残る可能性があるため注意が必要です。

(3) 欠員対応に追われ、管理者の業務が滞る

シフトが埋まらない状況が常態化すると、店長は欠員対応に時間と労力を割くことになります。
突発的な連絡や調整に追われ、本来行うべき業務（売上管理・教育・店舗改善など）がおろそかになり、現場全体の運営力が落ちてしまいます。
これでは管理者自身のモチベーションや健康にも悪影響を及ぼしかねません。
持続可能な店舗運営を実現するためにも、計画的な人員配置と仕組みづくりが欠かせません。

3. シフトの人手不足に悩む現場の解決策5選

人手不足が常態化している中、シフト担当者が「どうやってシフトを埋めるか」に頭を悩ませるケースが増えています。
属人的な対応やその場しのぎの調整では限界があり、結果的にスタッフへの過度な負担や業務の質の低下を招くおそれもあります。
そこで注目したいのが、シフト管理システムを活用した「仕組みで解決する方法」です。
現場が抱える課題に対してシステムを活かしながら実践できる具体的な解決策を5つ紹介します。

• シフト希望の提出ルールを明確にする
• 自動シフト作成機能を活用する
• 人員配置の傾向をデータで振り返る
• 複数拠点のシフトを一元管理する
• 欠員発生時の対応フローを整備する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト希望の提出ルールを明確にする

人手不足の背景には、希望提出の遅れやバラつきによってシフト全体が組みにくくなるという問題があります。
提出期限を明確にし、遅れた場合の対応や提出フォーマットを統一しておくことで、作成担当者の負担を軽減できます。
「なんとなく提出している」「遅れても問題ない」という空気があると、希望の集まり具合が読めず、欠員リスクが増大しかねません。
ルールの徹底は、安定したシフト運用の土台づくりにつながります。

(2) 自動シフト作成機能を活用する

シフト管理システムの自動作成機能を使えば、スタッフの希望や勤務条件を考慮しながら、最適なシフト案を短時間で生成できます。
人手で作成していると、勤務実績や偏りのチェックが後回しになり、属人的な調整が増える原因となります。
設定次第で「必要人数に達しないシフト」や「特定スタッフへの偏り」も自動的に回避されるため、作業負担とミスの両方を削減できます。
業務効率化だけでなく、配置の質を高める手段としても有効です。

(3) 人員配置の傾向をデータで振り返る

過去のシフトデータや欠員履歴を分析することで、いつ・どこで・なぜ人手不足が起きやすいかを把握できます。
感覚に頼った判断ではなく、数値や傾向をもとに補強ポイントを見極めることで、より戦略的な人員配置が可能になります。
たとえば「金曜の夜は欠勤が多い」「新人の配置率が高い時間帯はカバーが必要」といった事実が見えてくることもあるでしょう。
その気づきが、次回以降のシフト作成に確実に活かされていきます。

(4) 複数拠点のシフトを一元管理する

人員が限られている場合、店舗や部門をまたいだ柔軟なシフト調整が重要です。
PC用のシフト管理システムであれば、拠点を横断して人員配置を確認でき、ヘルプの打診や人材シェアもスムーズに行えます。
拠点ごとに分断された管理では、人員が偏っていても気づかれず、無駄が生じやすくなります。
全体を俯瞰した視点で人員調整できる環境を整えることが、人手不足解消の第一歩です。

(5) 欠員発生時の対応フローを整備する

人手が足りなくなる場面は完全にゼロにはできません。
だからこそ、欠員発生時の対応手順をあらかじめ定めておくことが大切です。
どのように代替を依頼するかルール化し、システム上で一斉連絡や勤務可能者の抽出ができれば、対応スピードが大幅に向上します。
想定外の事態にも動じない体制をつくることが、現場の安心感につながります。

4. 人手不足の企業がシフト管理システムを活用するメリット

人手が足りない状況では、毎月のシフト作成だけでなく、日々の欠員対応や人員調整にも追われ、現場の負担は大きくなりがちです。
こうした状況を改善する手段として注目されているのが、シフト管理システムの導入です。
属人化を防ぎ、効率的かつ正確にシフトを管理できる仕組みを整えることで、限られた人員でも現場を安定して回すことが可能になります。
人手不足に悩む企業がシフト管理システムを活用することで得られる主なメリットをまとめました。

• シフト作成の手間と時間を大幅に削減できる
  属人化を防ぎ、誰でもシフト作成できる環境が整う
• データを活用してシフト運用を改善できる
• 欠員発生時の対応スピードが上がる
• スタッフとの信頼関係を築きやすくなる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト作成の手間と時間を大幅に削減できる

人手不足の企業では、限られたリソースを本来の業務に集中させることが重要です。
シフト管理システムを活用すれば、希望の集計から割り当て、勤務条件の調整までを一括で処理でき、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
これまで数時間〜数日かけていた作業を、ほんの数十分で完了させることも可能です。
結果として、管理者の工数を抑えながら、ミスの少ないシフト運用が実現します。

(2) 属人化を防ぎ、誰でもシフト作成できる環境が整う

シフト作成が特定の担当者に依存していると、その人の不在や退職時に業務が滞るリスクが高まります。
システムでルールや勤務条件を一元管理すれば、誰が担当しても一定水準のシフトを組めるように。
引き継ぎや臨時対応もスムーズになり、現場の混乱を抑えやすくなるのは大きな利点です。
属人化から脱却することで、運営体制の持続可能性が高まります。

(3) データを活用してシフト運用を改善できる

人手不足の現場では、感覚頼りのシフト管理では状況の変化に対応しきれないことが増えてきます。
シフト管理システムでは、勤務実績や欠勤傾向などのデータを蓄積・分析できるため、どこに課題があるかを客観的に把握できます。
「いつ」「どのポジション」で人が足りないのか見える化され、対策を打ちやすくなるでしょう。
結果として、ムリ・ムダのない配置が実現しやすくなります。

(4) 欠員発生時の対応スピードが上がる

急な欠勤やシフトの空白に即座に対応できる仕組みがあると、現場の混乱を最小限に抑えられます。
システムのプッシュ通知や一斉連絡機能を活用すれば、勤務可能なスタッフへのヘルプ要請も迅速に行えます。
連絡の遅れや調整の手間が減ることで、対応までの時間が短縮され、売上や顧客対応への悪影響を抑えられるでしょう。
スピーディーな対応力は、日々の店舗運営に安心感をもたらします。

(5) スタッフとの信頼関係を築きやすくなる

不公平感のないシフトや、柔軟な対応ができる体制は、スタッフの満足度や定着率に直結します。
システムを使えば、希望の反映状況や勤務バランスを可視化しやすく、透明性のある運用が可能になります。
「自分の希望が考慮されている」と実感しやすくなり、不満や離職の防止になるでしょう。
スタッフが安心して働ける環境づくりにも、システムは大きく貢献します。

人手不足でも最適なシフトが組みやすい「R-Shift」