シフト作成やシフト管理は、店長にとって避けて通れない重要な業務です。
スタッフの希望を踏まえながら、運営が滞らないように調整しなければなりません。
急な欠勤対応や情報整理の煩雑さなど、日常的に発生する細かな作業も時間を奪う要因に。
しかし、シフト業務の負担の正体を理解し、効率化を取り入れることで、スムーズに進めることが可能です。
本記事では、店長が直面しやすい課題やその背景、そして負担を軽減するための実践的なコツを整理しました。

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1.シフト作成で店長の負担になりがちな要素

シフト作成は単なる時間割ではなく、店舗運営全体に関わります。
しかし、スタッフの希望や変更対応など、多方面の調整が大きな負担となりがちです。
シフト作成で特に負担になりやすい要素は次の通りです。

• スタッフの希望シフトの調整
• 急な欠勤や変更対応
• 公平性を保つための配慮
• 労働基準法など法令順守への対応

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)スタッフの希望シフトの調整

シフト作成で大きな負担となるのが、スタッフごとの希望を調整する作業です。
全員の要望を反映することは難しく、繁忙期や人気の時間帯にどうしても偏りが生じます。
希望の公平性を保ちながら、店舗運営に支障が出ないようバランスを取ることが店長の悩みどころ。
希望を整理する仕組みを導入すれば、無理のない形で対応できるでしょう。

(2)急な欠勤や変更対応

突然の欠勤やシフト変更が発生すると、店長は代替要員を確保しなければなりません。
急な対応は店舗運営の継続性に直結するため、精神的なプレッシャーも大きいもの。
事前に「誰が代わりに入れるか」を把握しておくと、混乱を最小限に抑えられます。
バックアップ体制を整えておくことが、負担軽減の近道です。

(3)公平性を保つための配慮

同じ人にばかり負担が集中すると、不満や離職につながるリスクがあります。
夜勤や休日勤務など、誰もが避けたい時間帯をどう分配するかは大きな課題です。
公平性を意識した割り振りを行えば、スタッフのモチベーションも維持しやすくなります。
長期的な職場環境の安定にもつながる重要な要素といえるでしょう。

(4)労働基準法など法令順守への対応

労働時間や休憩時間の管理は、法律で定められたルールに従う必要があります。
複雑なシフトを作成する中で気づかないうちに違反につながるケースも少なくありません。
店長は運営だけでなく、法令面のチェックにも時間を割くことになります。
法律を意識したシフト管理ができれば、リスクを減らしつつ運営に集中できます。

​​2.シフト作成やシフト管理に時間がかかる原因

シフト作成に時間がかかるのは、単にスタッフ調整が難しいからではありません。
実際には、運用方法や情報の扱い方に課題があることがほとんどです。
こうした「仕組みの非効率」を解消することが、業務改善の大きなポイントになります。時間がかかる主な要因は次の通りです。

• 情報がバラバラに管理されている
• コミュニケーションに時間を取られる
• 確認・修正作業が繰り返される
• 店舗運営全体との連動が難しい

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)情報がバラバラに管理されている

シフト希望が紙、LINE、口頭などバラバラだと、それを整理するだけで時間を奪われます。
どの情報が最新なのか確認する手間も増え、間違いのリスクも高まります。
結果として、集約や確認に余計な時間がかかってしまうのです。
情報を一元管理する仕組みを持てば、この無駄を大幅に削減できます。

(2)コミュニケーションに時間を取られる

シフト調整にはスタッフとのやり取りが欠かせません。
「この日出られますか？」「ここを代わってほしい」といった調整を個別に行うと、やり取りの量が膨大になります。
一人ひとり対応しているうちに、数時間が経過することも珍しくありません。
共通のプラットフォームを使えば、やり取りを短縮し効率的に調整できます。

(3)確認・修正作業が繰り返される

一度完成したシフト表でも、変更が入るたびに再調整が必要です。
その際、他の部分との整合性を確認する作業が発生し、結果的に何度も同じ部分を見直すことになります。
こうした繰り返し作業が、シフト作成の大きな時間ロスとなります。
自動更新やアラート機能を活用すれば、修正の負担を軽くできるでしょう。

(4)店舗運営全体との連動が難しい

シフト作成は、売上予測やキャンペーン日程など店舗全体の計画とも関わります。
これらを別々に管理していると、毎回情報を突き合わせる作業が発生します。
特にイベントや繁忙期には、その調整に膨大な時間がかかりがちです。
シフトと店舗計画を連動させられる仕組みを導入すれば、管理効率が大幅に向上します。

3.シフト作成・シフト管理を効率化するコツ

シフト業務はどうしても時間と労力を伴いますが、工夫次第で効率化は可能です。
情報の整理方法やスタッフとの関わり方、ツールの活用方法を見直すことで、作業時間を大幅に短縮できます。
効率化は店長の負担を減らすだけでなく、スタッフの満足度や職場全体の安定にもつながります。
効率化のために意識すべきポイントは次の通りです。

• 情報を一元管理する仕組みを整える
• シフト作成ルールを事前に決める
• スタッフ同士で調整できる仕組みを導入する
• デジタルツールやシステムを活用する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)情報を一元管理する仕組みを整える

効率的にシフトを作成するには、希望や出勤可能日を一箇所に集約することが大切です。
情報がバラバラに集まると、確認や整理に余計な時間がかかります。
共通のフォーマットや専用フォームを使えば、集約がスムーズになり、誤りも減少します。
情報が整理されているだけで、シフト作成のスピードは格段に上がるでしょう。

(2)シフト作成ルールを事前に決める

効率化のポイントは「公平性をどう担保するか」を明確にすることです。
希望の提出締切や、連続勤務の上限などのルールを設定しておけば、調整に時間を取られにくくなります。
ルールを明示すれば、スタッフも納得感を持って協力しやすくなります。
無駄な交渉やトラブルを減らすことが可能です。

(3)スタッフ同士で調整できる仕組みを導入する

店長がすべての調整を担うと、作業量が膨大になります。
交代や変更をスタッフ同士で行える仕組みを作れば、店長の負担は大きく減ります。
最終確認は店長が行う必要がありますが、一次的な調整を任せるだけでも効率化は進みます。
自主的に動ける体制は、スタッフの責任感を育むきっかけにもなるでしょう。

(4)デジタルツールやシステムを活用する

効率化の最大の近道は、シフト管理専用のシステムを取り入れることです。
自動割当やアラート機能を活用すれば、シフト表の作成が短時間で済みます。
スマホで簡単に共有できる仕組みがあれば、確認や連絡の手間も削減できます。
手作業からデジタルへの移行は、効率化に直結する投資といえるでしょう。

4.公平なシフトを作成するポイント

シフトの公平性は、スタッフのモチベーション維持や職場の安定に直結します。
一部の人に負担が偏れば、不満や離職の原因になりかねません。
店長は希望の調整や割り当て方法に工夫を凝らす必要があります。
公平なシフトを実現するために意識すべきポイントは次の通りです。

• シフト希望のルールを明確にする
• 希望の多い時間帯を公平に分配する
• データを活用して偏りを防ぐ
• 定期的にスタッフと意見交換する

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)シフト希望のルールを明確にする

公平なシフト作成には、まず希望提出のルールを統一することが重要です。
提出期限や希望数の上限が曖昧だと、後から出した人の要望が優先されるなど不公平感が生まれます。
全員に同じルールを適用することで、シフト調整もスムーズになります。
シンプルなルールを設けるだけで、不満の芽を防げるでしょう。

(2)希望の多い時間帯を公平に分配する

人気のある時間帯は、どうしても希望が集中します。
特定のスタッフばかりに割り当てると不公平感が募り、モチベーション低下の原因に。
希望が重なったときは交代制で割り振るなど、分配方法を決めておくことが有効です。
公平な基準を設ければ、納得感のあるシフトを実現できます。

(3)データを活用して偏りを防ぐ

長期間管理していると、同じ人を特定の時間帯に割り振ってしまうことがあります。
これはまさに、「いつも頼りやすい人」へ負担が集中する典型的なパターンです。
出勤回数や時間帯の履歴を数値で確認すれば、偏りの有無を客観的に把握できます。
データに基づく判断は、スタッフの信頼を得るうえでも効果的です。

(4)定期的にスタッフと意見交換する

シフトに対する不満があっても、言い出しにくいスタッフは少なくありません。
放置すれば小さな不満が積み重なり、離職につながる恐れもあります。
定期的に意見交換の場を設け、シフトに関する要望を聞くことが大切です。
対話を重ねれば、スタッフの納得度を高めつつ柔軟な調整が可能になります。

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