毎月必ず発生する、シフト作成業務。
実店舗運営の上では欠かせないものですが、シフト作成を苦痛に思っている店長さんは多いようです。
なぜシフト作成で苦痛を感じてしまうのか、シフト作成の苦痛を和らげるにはどうすればいいのか。
具体的な方法も合わせて紹介します。

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1.「シフト作成が苦手」その原因は？

シフト管理業務は非常に煩雑な業務です。
どの店舗でも店長は毎月大変な思いをしてシフト表を作成しています。
そもそも、なぜシフト管理・シフト作成にこれほど苦労するのでしょうか。
店長さんがシフト作成が苦手だと感じてしまう理由をいくつか紹介します。

(1)シフト作成は店舗の数値目標と関わりが深い

シフト作成（シフト管理）の役割は「人」と「仕事」を管理することにあります。
ただし、人と仕事の管理は、お金を管理するように数値で見えるものばかりではないため、曖昧な点が多くあります。
シフト作成時に店長が考慮しなければいけない要素は以下の3つです。
シフトを作成する上では、計画から算出された金額や時間がこれらを満たすことが求められます。

①売上目標

店舗経営で最も基本となるのが売上目標です。
この売上目標を達成するために、販売、仕入、在庫、発注という業務が行われます。
同時に店長は「人の確保、作業の段取り、作業の指示」などを行います。
売上目標の大小に合わせて、シフトを上手くコントロールすることが必要です。

②人件費目標

次に関連するのが人件費目標です。
人件費予算は売上目標に見合った金額が組まれます。
その予算内でスタッフにどう勤務してもらうかを決めるのが店長の腕のみせどころです。
スタッフはそれぞれ給与単価が異なるため、人件費目標に合わせた勤務の調整は容易ではありません。
多くの企業において、かなり苦労する部分と言えます。

③人時目標

人時目標は何時間までの人員投入が許されるかを示します。
人時目標は、人件費目標を平均時給で割って算出するのが一般的です、
必要となる作業の時間を積み上げて算出することもあります。
これを必要人時ともいいます。

(2)仕事の割当も最適化する必要がある

(1)を踏まえて、店長は月間の人時予算を日別に展開した人時予算を基準に、シフト表を作成します。
レジ打ち、キッチン、棚卸、発注など、必要な作業は日々異なるもの。
それらを確実に実行できるスタッフに出勤してもらう必要があります。
「発注日に発注担当者が休み」といったことが起こらないようシフトを作成するのは非常に困難です。

(3)とにかくシフト作成は時間がかかる！

シフト作成は毎月必要な作業ですが、慣れてからも非常に時間がかかるものです。
スタッフの希望の収集、希望に基づいた作成、日毎の過不足の確認、休憩時間や法定休日を踏まえた調整など、やることも多岐に渡ります。
エクセルでシフト作成をしている場合、1時間や2時間で終わる作業ではありません。
ただでさえ店長は日常業務やスタッフのマネジメントで大忙し。
シフト作成はどうしても後回しになりがちです。
一方で、シフトの確定が遅いと今度はスタッフの不満に繋がってしまいます。

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(4)どう頑張っても全員の希望を叶えられない

提出されたシフト希望をそのまま反映するわけにはいかないのがシフト作成の難しさ。
シフトに入りたい人が多すぎる日時では誰かに休んでもらう必要があります。
逆に人数が足りない日時があれば誰かに出勤してもらわなければいけません。
「あの人と一緒のシフトは嫌」「シフトには入れるけどこの業務はできない」など、人間関係やスキルに関する要望も叶えようとすると、さらに大変です。

(5)欠員時間帯の負担が店長に偏りがち

シフト作成者が毎回頭を悩ませるのが「欠員募集」ではないでしょうか。
全員の希望を叶えようとした結果、どうしても人が足りない曜日や時間帯が発生します。
スタッフに頭を下げて追加でシフトに入ってもらうのもストレスです。
かと言って店長が自分を犠牲にして、毎回自力で欠員を埋めるのもよくありません。

(6)連勤や休日などを考慮するのが大変

シフトを作成する上では就業規則や雇用契約書、労働基準法も守らなければなりません。
本人がシフトに入れるからといって、休日を考慮せず、3週間4週間と連勤してもらうのは労働基準法の原則に反します。
労働基準法では最大で連続12日間までしか勤務できないことになっています。
また、店側の都合で本人の希望よりも少ない日数しかシフトに入れないケースも注意が必要です。
「雇用契約書では週3以上勤務できるはずだったのに」といったトラブルになりかねません。

2.シフト作成の苦痛をやわらげる４つのポイント

シフト作成の作業は、単なる表づくりではありません。
スタッフそれぞれの希望や勤務条件、店舗の営業状況などを考慮する必要があります。
そのため、店長や管理者にとって大きな負担になりがちです。
一方、工夫次第でこの「シフト作成の苦痛」を大幅に軽減することも可能です。
事前にルールを整え、情報のやり取りを効率化すれば、作業時間だけでなく精神的なストレスも減らせます。
シフト作成の負担をやわらげるために有効な4つのポイントを紹介します。

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(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

働ける曜日、時間帯、日数、時間、などを雇用契約書に明記します。
その雇用条件を約束する代わりに、スタッフには変更希望を極力控えてもらいます。
仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う、といった対応が大切です。
この方法であれば、都度スタッフの希望を聞いてシフト表に反映させる手間がなくなり、シフト作成の効率が大きくアップします。
毎月同じような申請をしなくても済むため、スタッフ側の負担も大幅に軽減します。

(2)突発的な休みを防止する

アルバイトが多い職場の場合、突発的な休みや遅刻早退なども日常的に発生しがちです。
これを防ぐために大切なのが、「先手を打ったシフト管理」。
ここでも前項の雇用契約書が活躍します。

雇用契約書には、１週間で働ける時間数や取得すべき公休日数は必ず記載されます。
都合の良い（又は悪い）曜日や時間帯なども記載があるケースは多いはずです。
まずはこの雇用契約書に則った形で次月の勤務予定表を作成します。
スタッフには「変更希望がある日だけ申請をお願いします」という形で提示します。
この方法が最も簡単で、かつ最も効果のあるやり方です。

(3)希望休などの申請はスマホを利用する

シフトの希望休などの申請は紙で行うケースが多いかと思います。
スマホを利用することで効率は大きくアップします。
申請の締切日になれば、希望が自動的に集まった状態になるため、何度も周知する必要がありません。
店長によるシフト確定後の連絡もスマホ経由で行うことが可能です。
従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

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(4)シフト自動作成システムの活用

手書きやエクセルでのシフト作成はどうしても時間がかかります。　
従来の手作業でのシフト作成に替わるのが、クラウド型のシフト作成システムです。
システムなら、雇用契約書の内容を100％満たし、かつ労働基準法を遵守したシフト表を容易に作成できます。
たとえばR-Shiftの場合、以下のような機能を利用することができます。

• シフト希望を従業員がスマホアプリから申請
• 従業員に公平なシフトを1分で自動作成
• 作業割当やレジ割当も1クリックで作成

希望を聞いてそれらを集計するよりも、先に自動作成されたシフト表をスタッフに提示した上で、個々の希望勤務を聞くことの方がはるかに効率的です。
シフト自動作成システムを使えば、従来のやり方を少し変更するだけで大きな効果を得ることができます。

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3.シフト管理システムを導入するメリット

シフト作成の負担を減らすためには、仕組みを見直すことが重要です。
システムを導入することで、作業の効率化やミス防止など、多くのメリットが得られます。
人数が多い職場ほどシステム化の効果は大きくなるでしょう。
シフト管理システムを導入することで得られる主なメリットを紹介します。

• シフト作成の時間を大幅に削減できる
• 人員配置のミスを防げる
• スタッフとのやり取りがスムーズになる
• 労務管理の正確性が高まる
• データ分析で改善点を見つけやすくなる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)シフト作成の時間を大幅に削減できる

システムを導入する最大のメリットは、シフト作成にかかる時間を大きく短縮できる点です。
従来のように紙やExcelで一人ひとりの希望を確認して調整する作業は、非常に手間がかかります。
システムを活用すれば、スタッフの希望や勤務条件を自動的に反映し、最適なシフトを作成可能です。
作業の効率化によって、店長や管理者の負担も軽減できるでしょう。

(2)人員配置のミスを防げる

シフト管理システムでは、曜日や時間帯ごとの必要人数をあらかじめ設定できるため、人員不足や重複といったミスを防げます。
人手が偏ると業務効率が下がり、スタッフの不満にもつながるため、適切な配置は重要です。
システムが自動で最適なバランスを提案してくれるため、経験に頼らず安定したシフト運用が行えます。
結果的に、店舗全体のパフォーマンスも向上するでしょう。

(3)スタッフとのやり取りがスムーズになる

シフトの提出や変更連絡をスマホで完結できるため、スタッフとのやり取りがスムーズになります。
こ紙の申請書を回収したり、口頭で確認したりする手間がなくなるのが大きな利点です。
また、システム上で申請履歴を確認できるため、「言った・言わない」といったトラブルも減少します。
コミュニケーションの効率化によって、現場の信頼関係も保ちやすくなるでしょう。

(4)労務管理の正確性が高まる

勤怠データや労働時間を自動で記録・集計できるため、手入力によるミスを防げます。
法定労働時間の超過や休憩時間の未取得なども自動的にチェックされるため、コンプライアンス面でも安心です。
さらに、システムによっては給与計算や勤怠システムとの連携も可能で、データの二重管理を防止できます。
結果として、管理業務全体の正確性とスピードが大幅に向上します。

(5)データ分析で改善点を見つけやすくなる

シフト管理システムでは、過去の勤務データや人員配置の履歴を蓄積・分析できます。
繁忙期の傾向やスタッフの稼働率を可視化し、次回のシフト作成に活かせるのが強みです。
人員過不足の原因や、勤務時間の偏りなども数値で把握できるため、より公平で効率的な運用につながります。
感覚ではなくデータに基づいたシフト改善ができるでしょう。

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