人手不足が続く中で、「シフトが組めない」「現場が回らない」と感じている職場は少なくありません。人数が足りない状況では、これまで通りのやり方では限界が来ます。
重要なのは、少ない人員でも無理なく仕事を回すための考え方と、仕組みを上手に使うことです。
本記事では、人手不足の現場で実践しやすいシフト管理の工夫と、シフト管理システムの活用ポイントを整理しました。
ぜひ参考にしてください。

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1.人手不足の職場でシフトが回らない理由

人手不足の現場では、単に人数が少ないだけでなく、シフトの組み方そのものが業務停滞を招くことがあります。
場当たり的な調整や情報不足が重なると、負担が偏り、結果として現場が回らなくなります。
ここでは、シフトが機能しなくなる代表的な要因を整理します。

• 必要人数と業務量が可視化されていない
• 属人的な調整に依存している
• 突発的な欠勤に対応できない
• 管理業務の負荷が現場を圧迫している

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)必要人数と業務量が可視化されていない

シフトが回らない最大の要因は、時間帯ごとの必要人数と業務量が把握されていないことです。
人手不足の状態では「とりあえず埋める」発想になりやすいもの。
実際の業務負荷が考慮されません。
その結果、忙しい時間帯に人が足りず、余裕のある時間帯に過剰配置が生じます。
例えば、来客数や作業量のピークを踏まえずに組んだシフトでは、現場の疲弊が進みます。
業務量を前提に必要人数を定義しない限り、シフトは機能しにくいと言えるでしょう。

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(2)属人的な調整に依存している

人手不足の職場ほど、シフト調整が特定の管理者の経験や感覚に依存しがちです。
急な欠勤や希望変更に対し、その場の判断で対応を続けると、全体の整合性が崩れます。
誰がどれだけ負担しているかを客観的に把握できず、同じ人に頼る構造が生まれやすくなるでしょう。
結果として、不満や疲労が蓄積し、さらなる欠勤や離職を招く可能性も。
属人化した調整は、短期的には回っているように見えても、長期的には限界を迎えます。

(3)突発的な欠勤に対応できない

人手不足の環境では、一人の欠勤がそのまま業務停止につながりやすくなります。
代替要員の候補や対応手順が決まっていない場合、調整は常に後手に回ります。
その場しのぎの応援要請は、他のスタッフの負担を増やす結果になりがちです。
欠勤が続くと、シフト全体が不安定になり、計画そのものが形骸化します。
突発対応を前提にしないシフト設計は、人手不足の現場では特に危険です。

(4)管理業務の負荷が現場を圧迫している

シフト管理そのものが重い業務負担になっているケースも少なくありません。
手作業やExcelでの調整は、修正が発生するたびに時間と労力を奪います。
管理者が調整作業に追われることで、本来注力すべき現場改善や育成が後回しになります。
業務効率はさらに低下し、人手不足が深刻化する恐れもあるでしょう。

2.人手不足でも仕事を回すためのシフト管理のコツ

人手不足の状況では、人数を増やす前にシフトの組み方を見直すことが重要です。
限られた人員でも業務が滞らないよう、考え方と運用の工夫によって負担を分散できます。
ここでは、現場で実践しやすいシフト管理のコツを整理します。

• 業務量を基準にしたシフト設計
• 優先業務を明確にする考え方
• 複数業務を担える体制づくり
• 先を見越したシフト調整

以下、詳しく見ていきましょう。

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(1)業務量を基準にしたシフト設計

人手不足の中で仕事を回すには、業務量を基準としたシフト設計が欠かせません。
単に「何人配置するか」ではなく、「その時間帯に何の業務がどれだけ発生するか」を起点に考える必要があります。
業務量が多い時間帯に人を集中させ、余裕のある時間帯は最低限の配置にすることで、全体の負荷を平準化できるでしょう。
例えば、来店数や受注数の傾向をもとに繁忙時間を特定すれば、無理のない配置が見えてきます。
業務量に沿った設計は、少人数でも現場を回すための基本と言えます。

(2)優先業務を明確にする考え方

すべての業務を同じ重みで扱うと、人手不足の現場では必ず破綻します。
限られた人員で回すには、優先すべき業務と後回しにできる業務を明確に分けることが重要です。
売上や安全に直結する業務を最優先に配置し、付随業務は余力がある時間帯に回します。
優先順位が共有されていれば、忙しい場面でも現場の判断がぶれにくくなります。
結果として、最低限守るべき業務が安定し、仕事がスムーズに進むでしょう。

(3)複数業務を担える体制づくり

特定の人しかできない業務が多いほど、人手不足の影響は大きくなります。
そのため、複数の業務をこなせるスタッフを増やすことが、シフト安定化の鍵です。
日常業務の中で役割を固定しすぎず、段階的に業務を共有していくことが重要です。
一部の業務だけでも対応できる人が増えれば、欠勤時の代替が容易になります。
柔軟な体制が整うことで、シフト調整の選択肢も広がるでしょう。

(4)先を見越したシフト調整

人手不足の職場では、直前の調整だけでは対応しきれません。
数週間から1か月先を見据え、欠勤や繁忙を想定した余白を持たせることが重要です。
連勤が続いている人や負担が偏っている人を事前に把握し、早めに調整します。
先回りした対応により、突発的なトラブルでも致命的な混乱を防げます。

3.シフト作成時に優先すべきポイント4選

人手不足の職場では、これまでと同じ考え方でシフトを組んでも仕事は回りません。
人数が足りない前提に立ち、どこを守り、どこを割り切るかを決めることが重要です。
ここでは、少ない人員でも現場を止めないために意識したいシフト作成のポイントを整理します。

• 必須業務を起点にした配置
• 稼働率を前提とした人員計画
• 負担集中を防ぐ配分意識
• 調整余地を残したシフト設計

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)必須業務を起点にした配置

人手不足のときほど、まず「絶対に止めてはいけない仕事」から考えることが大切です。
すべての業務を同じ重さで扱うと、人数が足りない中で現場が混乱します。
売上に直結する業務や、お客様対応、安全に関わる仕事を先に洗い出します。
そのうえで、それを回すために最低限必要な人数を確保しましょう。
先に守るべき仕事を決めておくことで、少ない人でも回るシフトを組みやすくなります。

(2)稼働率を前提とした人員計画

人手不足の職場では、全員が常にフルで動けると考えるのは危険です。
連勤や疲れが重なると、ミスや欠勤が増え、かえって仕事が止まりやすくなります。
そのため、最初から少し余裕を見た人員計画を立てることが重要です。
急な休みが出ても対応できる前提で組んでおくと、現場は安定します。
無理を前提にしないことが、結果的に仕事を回し続ける近道です。

(3)負担集中を防ぐ配分意識

人手不足になると、頼れる人に仕事が集まりやすくなります。
短期的には助かっても、その状態が続くと疲れや不満につながる恐れも。
勤務時間や忙しい時間帯が、同じ人に偏っていないかを定期的に見直す必要があります。
特定の人が常にきついシフトになっていないかを意識することが大切です。
負担を分け合う意識がなければ、人手不足はさらに悪化します。

(4)調整余地を残したシフト設計

人手不足の職場では、予定どおりにいかないことが当たり前です。
ぎりぎりまで人を詰めたシフトは、急な欠勤に対応できません。
あらかじめ入れ替えや調整ができる余地を残しておくことが重要です。
余白があるだけで、トラブル時の対応は大きく楽になります。
最初から崩れる前提で組むことが、人手不足下では現実的です。

4.人手不足対策に有効なシフト管理システムの機能

人手不足の職場では、気合や現場対応だけで乗り切るのは限界があります。
少ない人数でも仕事を回し続けるには、シフト管理を仕組みで支えることが欠かせません。
人手不足対策として特に効果が出やすいシフト管理システムの機能を紹介します。

• 希望や条件をまとめて管理できる機能
• 人の偏りを見える化する機能
• シフト作成を助ける自動調整機能
• 急な変更に対応しやすくする機能

以下、それぞれについて見ていきましょう。

(1)希望や条件をまとめて管理できる機能

人手不足の現場では、情報の抜けや勘違いが大きなトラブルにつながります。
誰がいつ働けるのか、どんな条件があるのかを一か所で把握できることが重要です。
シフト管理システムを使えば、希望休や勤務可能時間、対応できる業務をまとめて管理できます。
紙や口頭でのやり取りが減り、見落としによる調整ミスを防げます。
情報を集約するだけでも、シフト作成の負担は大きく下がるでしょう。

(2)人の偏りを見える化する機能

人手不足が続くと、同じ人に負担が集中していることに気づきにくくなります。
感覚ではなく、数字で状況を確認できる仕組みが必要です。
システムでは、勤務時間や時間帯ごとの実績を自動で集計できます。
誰が忙しい時間に多く入っているかが分かれば、次の調整に活かせます。

(3)シフト作成を助ける自動調整機能

人手不足の中でシフトを一から手作業で組むのは大きな負担です。
自動調整機能を使えば、必要人数や条件をもとにシフト案を作れます。
すべて任せる必要はなく、たたき台として使うだけでも効果的です。
例えば、最低限必要な人数を満たした状態を先に作れるため、考える時間が減ります。
作業時間を減らすことで、管理者は現場対応に集中できます。

(4)急な変更に対応しやすくする機能

人手不足の職場では、急な欠勤や予定変更は避けられません。
変更に弱い運用だと、そのたびに現場が混乱します。
シフト管理システムでは、変更内容をすぐ共有でき、関係者全員が状況を確認できます。
誰に連絡すべきか迷う時間が減り、対応が早くなるでしょう。
変更に強い仕組みがあるだけで、現場のストレスは大きく軽減されます。

人手不足の職場を救うシフト管理システム「R-Shift」