シフト管理は、人件費の使い方に影響する重要な業務です。
適正人数の判断や業務量とのバランスが崩れるだけでも、月間・年間のコストに差が生まれます。
この記事では、人件費が膨らむ原因と、ムダを抑えるシフト管理のポイントを整理しました。
シフト管理システムを活用して運用を安定させる方法も紹介します。
効率よく人件費をコントロールしたい方の参考になれば幸いです。

1.シフト管理が人件費に与える影響

シフト管理は、人件費そのものを左右する重要な業務です。
適正人数で配置できているかどうかは重要なポイントです。
業務量に合わせた計画性があるかどうかも見逃せません。

小さな差の積み重ねが、月間・年間のコストに大きく影響します。
人件費とシフト管理の関係を整理しながら、特に押さえるべきポイントをまとめました。

(1)適正人数を配置できるかで人件費が大きく変わる

結論、忙しさに応じた“適正人数の把握”が人件費の増減を大きく左右します。
ピーク時に少ない人数で回そうとすると、どうしても残業が発生します。
逆に閑散時間に人を多く配置するとムダな人件費が積み上がることになるでしょう。

必要人数を正確に見積もることができないと、過剰配置の状態が続きます。
だからこそ、時間帯別の作業量を見える化し、必要な人数を根拠を持って決めることが重要です。

(2)シフトの属人化は人件費のブレを生みやすい

シフト作成が特定の担当者に依存している状態は、人件費コントロールの精度を下げる要因になります。
担当者によって「多めに入れたい」「できるだけ削りたい」など判断基準が異なり、配置のクセによって人件費が変動するためです。

「A店長は安全策で人数を多めに入れる」「Bマネージャーは極限まで削ろうとする」など、店舗間で人件費の差が大きくなってしまいます。
根拠のない判断が続けば、コストは安定しなくなります。
配置基準を統一し「必要人数の判断基準を共有できる状態」をつくることが欠かせません。

【関連記事】シフト制の職場で人件費削減を実現する方法とは？メリット・デメリットも解説

(3)計画的なシフトができていないと残業が増えやすい

業務スケジュールを踏まえずにシフトを組むと、当日の残業が増え、人件費が上昇しがちです。
棚卸しやイベント準備など“事前にわかっている業務量”を反映できていないと、想定外の作業が発生し、延長勤務に頼るケースが増えるためです。
棚卸しの存在を考慮せず通常人数でシフトを組んでしまうと、結局その日のスタッフに残業をお願いすることになります。これは毎回積み重なれば確実にコスト増につながるでしょう。
だから、年間・月間の業務スケジュールとシフトを連動させて管理する必要があります。

(4)スタッフのスキル差によって必要人数が変わる

スタッフごとの習熟度を考慮していない配置は、人件費の過不足を生みます。
同じ作業でも熟練スタッフなら短時間で終わる一方、経験が浅いスタッフだと複数名で対応しなければいけないなど、必要な人数が変わるためです。
レジ締めが得意なスタッフなら1名で30分で終わる作業でも、未経験スタッフだけの組み合わせだと倍以上の時間がかかるケースがあります。
こうした差を見落とすとコストは無駄に膨らむでしょう。

2.シフト制の職場で人件費が膨らむ原因とは？

シフト制の職場では、スタッフの入れ替わりが多く、人件費が予想以上に増えてしまう場面がよく見られます。
場当たり的な対応が続いたりすると、コストがゆるやかに膨張しやすい構造が生まれます。
ここでは、特に現場で起こりがちな“人件費が膨らむ原因”を整理しました。

• 過剰配置のクセが残っている
• 繁閑差を把握しないまま同じ人数を入れてしまう
• スタッフのスキル差を考慮できていない
• 突発的な休みに対する対応が非効率になっている

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)過剰配置のクセが残っている

必要人数の基準が曖昧なままシフトを組むと、「多めに入れておく」選択になりがちです。
閑散時間まで同じ考え方で配置してしまうと、人件費は徐々に大きくなります。
繁忙期を基準に他の時間帯も同じ人数を入れ続ければ、実働に見合わない人員が余り、結果としてムダな時間給が積み上がってしまうでしょう。
時間帯ごとの必要人数を検証し、根拠のある配置へ切り替える姿勢が求められます。

(2)繁閑差を把握しないまま同じ人数を入れてしまう

来客数や業務量には波があるのに、日々同じ配置でまわすと、人件費は膨らみます。
雨の日は来客が少なくなるのに晴天と同じ人数を入れてしまったり、イベント前後の業務量を考えずに固定人数を配置し続けたりすると、ムダな人件費が発生し続けるでしょう。
過去のデータを参照し、繁閑差を視覚的に把握できる仕組みが必要です。

(3)スタッフのスキル差を考慮できていない

人数だけを揃えても、スタッフの習熟度によって必要な人数は大きく変わります。
ベテランなら短時間で終わる業務でも、経験の浅いスタッフが担当すると複数人が必要になり、結果として人件費が増えてしまうためです。

例えば、レジ・調理・品出しなど複数業務を同時に回す場面では、誰がどの作業をどのスピードでこなせるのかを把握できないと、運営面で支障が出ます。
スキルマップを作り、担当可能業務を整理したうえで配置することで、人件費のムダを抑えましょう。

(4)突発的な休みに対する対応が非効率になっている

急な欠勤が発生した際、場当たり的に人を呼んでしまう状態では、人件費は増加します。
代わりに出たスタッフが長時間働くことになったり、別の業務を外して配置替えをしたりすると、全体のバランスが崩れます。
時間外労働が増えるケースも出てくるでしょう。
欠勤時の対応基準や“優先呼び出しリスト”を整えておくことで、ムダを避けやすくなります。

3.人件費を削減するためのシフト管理のポイント4つ

人件費を適切にコントロールするには、単にスタッフの数を減らすだけでは不十分です。
業務そのものの流れを整えたり、休暇取得の傾向を把握したりと、多面的な改善が求められます。
シフト管理は現場運営の「土台」。
少しの工夫で安定したコスト構造を作りやすくなります。
現場で取り入れやすい、人件費削減のためのシフト管理のポイントをまとめました。

• 業務手順の標準化
• 希望の偏りを把握して配置を安定させる
• 事前のコミュニケーションを重視する
• スタッフの定着率を上げる
  
  以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】シフト管理を効率化する3つのポイント！スタッフから喜ばれるシフト作成のコツも紹介

(1)業務手順の標準化

作業手順がバラバラの職場では、同じ業務でもスタッフによってかかる時間が変わります。
手順を標準化するとムダな動きが減り、少ない人数でもスムーズに回せる体制が整います。

チェックリストや動画マニュアルを用意しておくと、新人育成にも時間がかかりにくくなるでしょう。
結果として、1人当たりの生産性が上がり、人件費全体の圧縮につながります。
業務の流れを見直すことは、もっとも効果が出る改善策のひとつです。

(2)希望の偏りを把握して配置を安定させる

希望休が特定の曜日に集中しやすい職場では、その日だけ人員が不足しがちです。
休暇パターンの見える化を行うと、配置の偏りに早めに気づけるように。
傾向がわかれば、「繁忙日の出勤シフト」「人気日の希望休枠」などのルールづくりがしやすくなり、ムダな追加シフトや時間外を防ぎやすくなります。
スタッフの不満も減るため、結果として離職リスクも下がるでしょう。

(3)事前のコミュニケーションを重視する

急な休みが多い職場ほど、その都度穴埋めのために人件費が増えやすくなります。
これを防ぐには、日頃からスタッフと細かくコミュニケーションを取ることが重要です。
例えば、「今月はテスト期間に入る」「今月は参観日がある」などを把握しておくだけでも、場当たり的な呼び出しを回避できます。
必要以上のシフト補填や時間外勤務を減らしやすくなります。

(4)スタッフの定着率を上げる

離職率が高い職場ほど、採用・育成コストが膨らみ、人件費の負担が増えます。
定着率を上げること自体、大きな人件費削減のポイントです。
新人が頻繁に辞める環境では、業務効率が落ちるだけでなく、ベテランが育成で手を取られます。
結果として、余計な人数を入れざるを得ない状況が生まれます。
働きやすい環境づくりや公平なシフト運用を行うことで、採用コスト・教育コストを抑えながら、日々のシフトの安定化にもつながります。

5.システム導入で人件費を削減する際のポイント

シフト管理システムを導入するだけでは、人件費がすぐに下がるわけではありません。
効果を最大化するには、組織全体で運用ルールを整えたり、データを生かした判断ができる体制を作ったりすることが欠かせません。
導入後に“人件費削減へつなげるために押さえておきたいポイント”を整理しました。

• ルールの統一
• データ活用の習慣化
• 現場との連携強化
• 効果検証の継続

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)ルールの統一

システムを導入しても、店舗や担当者ごとに判断基準がバラバラだと効果は出ません。
基本ルールが統一されることで、システムが生み出す自動化のメリットが活かされます。
判断基準が揃うと、誰が作成しても同じ品質のシフトになり、過剰配置や偏りが起きにくくなります。
新任の店長やリーダーでもスムーズに運用でき、属人化しない体制を維持できるでしょう。

(2)データ活用の習慣化

システムを入れても、感覚でシフトを組んでしまうと効果は半減します。
日次・週次で人件費の予算比や残業状況を確認する習慣があれば、早い段階で調整が可能ｓです。
予算を超えそうな日が見えた時点で見直すことで、後から調整する必要もありません。
数字に基づく判断によって、人件費のコントロール精度が大きく高まります。

(3)現場との連携強化

本部がシステムを導入しても、現場で使われなければ効果は出ません。
日常の運用フローにしっかり組み込むためには、スタッフの疑問解消の場が必要です。
現場で「使いやすい」と感じてもらえれば、希望提出・勤怠入力の正確性が上がり、無駄な調整を減らしやすくなります。
本部と店舗が同じ基準で動ける体制が整うと、全体のコスト最適化が進みます。

(4)効果検証の継続

導入して終わりにしてしまうと、改善の余地が見えなくなります。
月ごとに「どの改善が人件費にどれくらい影響したか」を振り返ることで、次の施策につなげましょう。
改善内容を継続的に見直すと、繁閑差の変化やスタッフ構成の変動も柔軟になり、ムダな配置が自然と減っていきます。
小さな調整でも積み重なると大きな改善につながるため、検証の習慣が重要です。

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