シフト作成は希望調整や法令遵守など考慮すべき点が多いもの。
店長にとって大きな負担となりがちです。
そこで注目されているのが、AIを活用したシフト自動作成です。
無料で試せる方法から有料システムまで幅広い選択肢があり、それぞれにメリットと注意点があります。
本記事では、AIでどこまで自動化できるのか整理し、無料の活用方法や導入時の注意点を解説します。

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1.AIでシフト作成はどこまで自動化できる？

近年、AIを活用したシフト作成ツールが注目を集めています。
人手で行うと時間がかかる作業も、AIを使えば効率的かつ正確に進められるようになってきました。
ただ、どこまで自動化できるのかは機能や仕組みによって異なります。
具体的な役割を知っておくことが大切です。
AIが得意とする自動化のポイントは次の通りです。

• スタッフの希望収集と反映
• 人員配置の最適化
• 法令遵守の自動チェック
• 急な欠勤や変更への対応

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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(1)スタッフの希望収集と反映

AIはスタッフの希望勤務日や休みたい日を自動で集約し、シフトに反映できます。
従来は紙やLINEで集まった情報を手作業で整理していたため、確認や入力に時間がかかっていました。
AIを使えば希望情報を一元化し、自動で反映できる分、店長の負担は大幅に軽減されます。
希望の取りこぼしがなくなる点も大きなメリットといえるでしょう。

(2)人員配置の最適化

曜日や時間帯ごとの来客数の傾向を学習し、必要人数を自動で割り当てることが可能です。
人が判断すると、経験や勘に頼ることが多く、結果的に人件費が膨らむ場合も。
AIならデータをもとに必要最小限の人員を配置でき、コストの最適化につながります。
効率的なシフト運営を実現するうえで有効な仕組みです。

(3)法令遵守の自動チェック

シフト作成では労働基準法に基づいた勤務時間や休憩時間の管理が欠かせません。
しかし、手作業で全員分を確認するのは膨大な時間を要し、ミスも起きやすいもの。
AIなら労働時間の上限や休憩有無を自動でチェックし、違反を未然に防ぎます。
コンプライアンスを確保しながらシフトを組める点は、大きな安心材料となるでしょう。

(4)急な欠勤や変更への対応

AIは欠勤や変更が発生した際に、条件に合う代替候補を瞬時に提示できます。
これまで店長は電話やLINEで一人ずつ確認する必要がありました。
調整に多くの時間を費やし、他の業務が滞る場面も多かったのではないでしょうか。
AIが候補者を自動で抽出すれば、短時間で対応が可能。
突発的なトラブル時でもスムーズにシフトを回せる点が強みです。

2.無料でAIのシフト自動作成を試す方法

AIによるシフト自動作成は、有料のシステムだけのものではありません。
手軽に試せる方法はいくつかあり、導入した場合のイメージをつかむのに役立ちます。
まずは無料で試せる手段を知っておくことで、効率化の第一歩を踏み出せるでしょう。
完全に無料で利用できるケースは限られるため、利用条件や制約を理解しておくことも大切です。
特にAI生成ツールを活用する場合は、ある程度知識を持ち合わせていないと余計に時間がかかる恐れもあるため注意しましょう。

無料でAIを活用できる代表的な方法は次の通りです。

• ChatGPTやGeminiにプロンプトをいれる
• 「GPTs（GPTBuilder）」でシフト作成ツールを探す
• 無料プランがあるシフト自動作成ツールを使う

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】AIによるシフト作成システム4選！AIを活用すると具体的に何ができるのか紹介

(1)ChatGPTやGeminiにプロンプトをいれる

AIチャットツールに直接プロンプトを入力してシフトを作成する方法があります。
たとえば「スタッフAは週3日、Bは週末のみ」など条件を入力すれば、表形式でシフト案を生成してくれます。
手作業で一から組み立てるよりも時間を大幅に短縮でき、アイデア出しとしても有効です。
ただし自動チェック機能はないため、最終確認は必ず人が行うことになります。
Excelなどのフォーマットに落とし込む場合はさらに細かい指示を必要とする点も注意しましょう。

(2)「GPTs（GPTBuilder）」でシフト作成ツールを探す

ChatGPTは「GPTs」という機能があり、ユーザーが作成した専用ツールを利用できます。
GPTs内で「シフト作成」などのキーワードで検索すると、AIが条件を踏まえて自動生成するカスタムGPTを見つけられる場合があります。
すでに設計された仕組みを使えるため、ゼロからのプロンプト作成に比べて効率的です。
ただし、この機能を利用するにはChatGPTの有料プラン契約が必要です。
既に有料プランでChatGPTを利用している場合にはぜひ試してみてください。

(3)無料プランがあるシフト自動作成ツールを使う

シフト管理に特化したAIツールの中には、無料プランを提供しているサービスもあります。
専用設計されているため、希望の入力や法令遵守のチェックが自動で行えるのが強みです。
無料プランでも基本的なシフト作成機能を試すことができ、操作感を体験するには十分です。
ただし「従業員5名まで」「1ヶ月分のシフトのみ作成可能」など、人数や期間に制限が設けられているケースが多いため、利用条件を確認して活用すると安心です。

3.AIシフト自動作成に有料システムを使うべき4つの理由

AIを使ったシフト作成は無料でも試すことができますが、実際の店舗運営で本格的に活用するなら有料システムの導入を検討する価値があります。
無料ツールは手軽に使える反面、機能やサポートに限界があり、実務で必要なレベルを満たせないことが少なくありません。
安心して効率的にシフトを管理するためには、有料システムならではの強みを理解しておくことが大切です。

主なポイントは次の通りです。

• 法令遵守や労務リスクに対応できる
  複雑な条件や大人数のシフトに対応できる
• 修正や共有の手間を削減できる
• サポートやセキュリティ面で安心できる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

【関連記事】シフトを自動化！AIを活用したシフト管理システムとは

(1)法令遵守や労務リスクに対応できる

シフト作成で重要なのは、労働基準法をはじめとした法令を守れるかどうかです。
無料のAIチャットや簡易ツールでは、この部分を自動でチェックする機能が不足しているケースが多く見られます。
有料システムなら労働時間の上限や休憩の有無を自動的に確認でき、法令違反のリスクを未然に防ぐことが可能です。
安心して運営を継続するためには、専用システムの導入が欠かせません。

(2)複雑な条件や大人数のシフトに対応できる

小規模なチームなら無料ツールでも十分に対応できる場合があります。
しかし、複数の勤務形態が混在したり、スタッフ数が多かったりすると手作業での修正が増えて非効率になります。
有料システムは複雑な条件を自動的に処理し、大人数のシフトもスムーズに作成できます。
規模が大きい職場ほど、専用システムの価値が際立つといえるでしょう。

(3)修正や共有の手間を削減できる

無料のAIツールで作成したシフトは、最終的にエクセル等への出力作業や別フォーマットへの転記が必要なケースも。
この過程で入力ミスや二重管理が発生し、かえって時間を浪費する原因になります。
有料システムならクラウド上でシフトを共有でき、変更もリアルタイムで反映可能です。
余計な作業を省き、管理の効率を飛躍的に高めることができます。

(4)サポートやセキュリティ面で安心できる

無料ツールは気軽に利用できる一方で、トラブルが発生したときのサポート体制が整っていない場合があります。
また、スタッフの勤務情報というセンシティブなデータを扱うため、セキュリティ対策は欠かせません。
有料システムはサポート窓口があり、データ保護の体制も充実しています。
長期的に安心して使うためには、サポートやセキュリティが保証された有料システムを選ぶことが賢明です。

4.AIでシフトを自動化する際の注意点

AIを活用すればシフト作成の効率は大きく高まりますが、万能ではありません。
データの扱い方を誤ると、思わぬトラブルや不満につながる恐れがあります。
導入効果を最大限にするためには、注意すべきポイントを理解しておくことが大切です。

代表的な注意点は次の通りです。

• データ入力の精度が結果を左右する
• 完全自動化は難しく最終判断は人が行う必要がある
• スタッフの納得感を得る工夫が必要
• ツールの使い方や機能理解に時間がかかる

以下、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

(1)データ入力の精度が結果を左右する

AIは与えられたデータをもとにシフトを作成するため、入力情報が不正確だと誤ったシフトが組まれることもあります。
たとえばスタッフの勤務可能日や労働条件に誤りがあれば、AIはそのまま計算します。
正しい結果を得るには、初期設定やデータ入力を丁寧に行うことが欠かせません。
AI導入の効果を発揮させるには、人の確認を前提に運用する意識が必要です。

(2)完全自動化は難しく最終判断は人が行う必要がある

AIは効率的にシフトを作成できますが、現場特有の事情までは理解できません。
たとえば「新人はベテランと同じ日に入れたい」といった教育上の配慮や、人間関係の調整はAIには判断できない領域です。
そのため、最終的な承認や微調整は必ず店長や管理者が行う必要があります。
AIと人の判断を組み合わせることで、最適なシフトを実現できます。

(3)スタッフの納得感を得る工夫が必要

AIが自動で作成したシフトは、スタッフから「なぜこの割り当てになったのか」と疑問を持たれることがあります。
説明ができないままでは、不公平感や不満を招く原因になりかねません。
AI導入時に「どのようなルールで作成しているのか」を共有しておくことが重要です。
納得感を高める工夫があってこそ、AIシフトは現場に根付いていきます。

(4)ツールの使い方や機能理解に時間がかかる

AIシフト作成ツールは便利ですが、初めて利用する場合は操作方法を学ぶ時間が必要です。
「思ったように動かせない」「機能を使いこなせない」といった状況では、かえって効率を下げてしまいます。
導入初期はトライアル期間を設けたり、サポートを活用して慣れることが大切です。
十分に理解して使いこなせれば、長期的に大きな効果を発揮するでしょう。

5.AIシフト自動作成機能が充実！「R-Shift」